เทคนิคการจัดประชุมให้ได้ประสิทธิภาพ
จาก วารสาร Engineering Today
เทคนิคการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในที่ประชุม
- ผู้เข้าร่วมประชุมมาสาย
- หาสาเหตุว่าจะมีแรงจูงใจใดที่จะทำให้เขามาตรงเวลา ไม่เข้ามาประชุมสายกว่าคนอื่น
- มอบหมายให้เขารับผิดชอบในที่ประชุม เช่น มอบหมายให้เขารับผิดชอบเป็นผู้ดำเนินบางวาระการประชุม หรือมอบหมายให้เขาเป็นผู้จดบันทึกการประชุม ก็จะเป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้เขามาประชุมตรงเวลาเพื่อเตรียมตัว เช่น ค่อยตรวจสอบความพร้อมของห้องประชุม เป็นต้น
- ถามเป็นการส่วนตัวถึงสาเหตุที่มาสายหลังจากเลิกประชุมแล้ว
2. ผู้เข้าร่วมประชุมออกจากห้องประชุมก่อนเวลากำหนด
- หาสาเหตุว่าเหตุใดเขาจึงชอบออกจากห้องประชุมก่อนเวลาเลิกประชุมบ่อย ๆ
- ถามในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมว่า ทุกคนสามารถอยู่ได้จนถึงเวลาเลิกได้ไหม หากมีข้อขัดข้องให้ร่นเวลาประชุมให้สั้นลง
3. ที่ประชุมเกิดภาวะติดขัดไม่ราบรื่นหรือเกิดความสับสน
- ถามในที่ประชุมว่ามีอะไรเกิดขึ้น เตือนในที่ประชุมว่าเรากำลังอยู่ในวาระใด วัตถุประสงค์ที่ต้องการของวาระนี้คืออะไรและถามถึงความสำคัญของวาระนี้สำคัญมากน้อยเพียงใด
- พยายามหาทางช่วยเหลือให้ข้อมูล ในกรณีที่ประชุมขาดข้อมูลหรือไม่ชัดเจนในข้อมูลและบทบาทที่ตัวเองต้องทำ
- ถามในที่ประชุมว่าจะมีประเด็นใดที่ต้องการเสนอเพิ่มหรือจะพิจารณาวาระอื่นถัดไปหรือไม่ ถ้าวาระนี้ติดขัดและไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้แล้ว (ให้เสนอเลื่อนวาระดังกล่าวนี้ออกไปก่อน)
- เสนอให้พักอริยาบถย่อยๆ ก่อนกลับมาเริ่มประชุมใหม่ หรือเสนอให้เลื่อนวาระนี้ไปพิจารณาท้ายสุดหรือพิจารณาใหม่ในการประชุมครั้งหน้า
4. ที่ประชุมทุกคนตกอยู่ในความเงียบ
- ปล่อยให้เงียบสักครู่ หากเห็นว่าทุกคนกำลังใช้ความคิดอยู่
- ดูว่ามีอะไรผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่ ทุกคนกำลังคิดอะไรอยู่สังเกตุพฤติกรรมของผู้เข้าประชุมแต่ละคน
- ถามในที่ประชุมว่ามีข้อสงสัยใดหรือต้องการให้ชี้แจงสิ่งใดให้ชัดเจนขึ้นหรือไม่
- ถามในที่ประชุมว่า พวกเราเองมองข้ามบางประเด็นที่สำคัญหรือสับสนข้อมูลอะไรกันหรือไม่
5. ที่ประชุมดำเนินการพูดออกนอกประเด็นหรือย้อนกลับไปประเด็นเดิม
- ชี้ให้เห็นแต่ละวาระบนกระดานหรือแผ่นพลิก (Flip Chart) เพื่อให้ทุกคนพิจารณาไปตามวาระเดียวกันไม่ออกนอกประเด็น
- ขีดเส้นหรือทำเครื่องหมายตรงหน้าหัวข้อวาระบนกระดานหรือแผ่นพลิกที่พิจารณาเรียบร้อยแล้ว เป็นเครื่องหมายแสดงให้เห็นว่าวาระนี้จบแล้วกำลังจะพูดถึงวาระต่อไป เพื่อที่ทุกคนจะได้ไม่ย้อนกลับไปประเด็นเก่า
- ถามในสิ่งที่เขากำลังวิตกกังวลอยู่ หากในกรณีที่สมาชิกบางคนย้อนกลับไปประเด็นเดิม เนื่องจากเขายังมีข้อกังวลหรือสงสัยในประเด็นนั้น ให้ถามและตอบข้อสงสัยที่เขากำลังกังวลหรือสงสัยเรื่องอะไรและตอบให้ชัดแจ้ง
6. สมาชิกคนใดคนหนึ่งหัวเราะดูถูกความคิดผู้อื่นในที่ประชุม
- ถามความคิดเห็น/ข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์ต่อกลุ่ม พยายามกระตุ้นให้ที่ประชุมให้เป็นไปในทางสร้างสรรค์ทางบวก
- ขอให้สมาชิกในที่ประชุมฟังทุกความคิดก่อนอย่าเพิ่งด่วนตัดสินว่าความคิดนี้ดีหรือแย่
- แจ้งในที่ประชุมว่า จะมีช่วงเวลาให้พิจารณา ณ ตอนนี้ขอให้ทุกคนฟัง อย่าเพิ่งซักค้านหรือหัวเราะเยาะความคิดของผู้ใดผู้หนึ่ง
- จัดการกับคำพูดของผู้ที่ดูถูกผู้อื่น เช่น หากมีคนพูดว่า "ความคิดนี้ คิดออกมาได้อย่างไร เป็นความคิดที่โง่มาก" หรือมีกริยาทำนองเชิงปฏิเสธ คุณควรจัดการ โดยกล่าวว่า ขอให้ทุกคนฟังก่อน ทุกความคิดล้วนสำคัญสำหรับการประชุมในครั้งนี้ หากคุณเผชิญกริยาที่ต่อต้านมากๆ ขอให้คุณตัดสินพักการประชุมก่อน และหาทางคุยกับบุคคลนั้นๆ เป็นการส่วนตัว เพื่อพูดจาทำความเข้าใจกับความคิดของเขา
7. สมาชิกมีกริยาก่อกวนโดยอาจไม่แสดงออกทางคำพูด เช่น นั่งหน้าบึ้ง กอดอกนิ่ง ๆ ไม่พูดหรือแสดงความคิดสิ่งใดทั้งสิ้น
- ถามเขาตรง ๆ ว่า มีข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะอะไรไหม
- ในช่วงเวลาหยุดพักการประชุม ใช้เทคนิคการพูดคุยกับเขาว่า สิ่งที่เขาแสดงออกมีผลต่อบรรยากาศการประชุม และสอบถามว่าเขามีอะไรอยู่ในใจหรือไม่
8. สมาชิกบางคนนั่งทำสิ่งอื่นอยู่ในระหว่างการประชุม เช่น นั่งขีดเขียนอย่างอื่นโดยไม่สนใจการประชุม
- พูดในที่ประชุมถึงข้อตกลงก่อนการเริ่มประชุม เพื่อขอความร่วมมือในการประชุม
- หากสมาชิกท่านนั้นยังไม่สนใจ ให้ใช้เทคนิคขอข้อเสนอแนะหรือความคิดจากเขา เพื่อให้เขามีส่วนร่วมในการประชุม ก็จะทำให้เขาหยุดเลิกกิจกรรมอื่น
- สอบถามถึงเหตุผลพฤติกรรมของเขาในช่วงหยุดพักการประชุม
9. สมาชิกบางคนกระซิบกระซาบคุยกันเอง
- แจ้งกับสมาชิกที่กำลังคุยกันอยู่ ขอความร่วมมือว่าให้มีวงประชุมเดียว อย่าเพิ่งคุยประชุมแตกกลุ่ม หรือขอให้เขาเสนอข้อคิดเห็นต่อที่ประชุม หรือขอให้เขาคุยกันภายหลังเลิกประชุม หากเป็นเรื่องส่วนตัว
- สำหรับในกรณีที่เป็นการคุยกันเพื่อปรึกษากันก่อน เพื่อลงมติที่ประชุม เราสามารถปล่อยเวลาให้แต่ละคนปรึกษากันได้ในเวลาที่เหมาะสม ก่อนที่จะเรียกความสนใจให้ทุกคนกลับมาจุดเดียวกับการพิจารณาลงมติ
- คุยกับสมาชิกท่านนั้นเป็นการส่วนตัวในช่วงหยุดพักการประชุม
10. สมาชิกบางคนพูดเสนอความคิดผูกขาดในที่ประชุม
- รีบพูดขอบคุณเขาเมื่อมีช่องว่างที่เราจะพูดได้และให้รีบเรียกชื่อผู้อื่นให้พูดต่อไปทันที หรือรีบเชิญท่านต่อไปพูดทันที
- อาจใช้คำพูดเชิงเป็นห่วงว่า "ดูวันนี้คุณ......พกพาความคิดข้อเสนอแนะมามากมาย พูดให้เราฟังเป็นเวลานาน จนพวกเราเป็นห่วงว่าวันนี้กลับไปบ้าน จะเจ็บคอ จึงอยากขอให้ช่วงต่อไปนี้ให้คุณ......ช่วยถนอมเสียงไว้ก่อน" การใช้คำพูดควรคำนึงมิให้เขาเสียหน้า แต่เป็นการเตือนโดยทางอ้อมว่าเขาพูดเป็นเวลานานแล้ว พวกเราเป็นห่วงสุขภาพ
11. สมาชิกบางคนพูดโจมตีสมาชิกคนอื่นในที่ประชุม
- สอบถามว่าเป็นปัญหาอะไร,อันใด หากไม่เกี่ยวกับที่ประชุม ขอร้องให้เขาคุยจัดการหลังเลิกประชุมแล้ว
- บันทึกประเด็นต่าง ๆ ที่เป็นข้อถกเถียงหรือโต้แย้งในที่ประชุมลงบนกระดานหรือแผ่นพลิก (Flip Chart)
- อาจใช้คำพูดเทคนิคอื่นๆ เตือนเขาทางอ้อม
12. สมาชิกบางคนพูดสรุปคำพูดของผู้อื่นแทน สมาชิกบางคนที่คิดว่าตนเองเหนือกว่าผู้อื่น ในบางครั้งอาจมีพฤติกรรมชอบพูดแทรกและสรุปความคิดผู้อื่นแทน คิดว่าคนอื่นที่พูดออกมาไม่รู้เรื่อง จึงชอบพูดขัดและสรุปความคิดแทนให้ เพื่อทำให้ดูว่าตนเสนอความคิดได้กระชับและดีกว่า
ขอร้องให้เขาฟังผู้อื่นพูดเอง โดยอาจใช้คำพูดเตือนเขาทางอ้อมว่า ข้อสรุปของคุณฟังแล้วน่าสนใจครับ แต่ก่อนอื่นขอฟังความคิดคุณธีระที่อาจมีประเด็นอื่น ๆ ให้จบก่อนดีไหมครับ?
ตรวจสอบว่าสิ่งที่สมาชิกท่านนั้นสรุปคำพูดของผู้อื่นแทนนั้นถูกต้องหรือไม่ โดยอาจพูดทวนซ้ำถามกับผู้ที่ถูกสรุปแทนว่าถูกต้องหรือไม่และมีประเด็นอื่น ๆ เสริมอีกหรือไม่?
ขอให้เขาช่วยแบ่งปันถึงความเชี่ยวชาญของเขาให้ที่ประชุมฟัง
คุยกับเขาเป็นการส่วนตัวว่าขอให้เขาอดทนฟังความคิดหรือข้อเสนอแนะของท่านอื่นในมุมต่าง ๆ บ้าง เพื่อให้เขาเปิดใจรับฟังผู้อื่นในแง่มุมที่ต่างออกไป จะได้มุมมองที่กว้างมากขึ้น
13. สมาชิกบางคนทำกริยาบางอย่างที่บอกเป็นนัยว่าฉันรู้ดีทั้งหมดแล้ว โดยเฉพาะสมาชิกที่เป็นผู้เชี่ยวชาญบางคนที่เข้าร่วมประชุมกับผู้อื่น อาจมีพฤติกรรมเช่นนี้ได้
จากที่ได้กล่าวมาทั้งหมดทั้งในเรื่องบทบาทของผู้จัดการประชุมที่สามารถสวมได้หลายบทบาท และข้อแนะนำการดำเนินประชุม ซึ่งจะทำให้ที่ประชุมดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย อย่างไรก็ตามสิ่งที่จัดการยากที่สุดคือสถานการณ์และพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมที่เราไม่สามารถคาดเดาได้ ในที่นี้ก็ได้เสนอเทคนิคการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ด้วยกัน 13 สถานการณ์ ซึ่งอาจเป็นตัวอย่างแนวทางให้ได้เรียนรู้จัดการเฉพาะหน้า
สิ่งสำคัญเราในฐานะผู้ดำเนินการประชุมจะต้องใช้วาทศิลป์ให้เป็นประโยชน์ในการจัดการ โดยจะต้องให้เกียรติแก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ไม่ทำให้เขารู้สึกเสียหน้า พร้อมทั้งให้กำลังใจและคำชมด้วยความจริงใจทั้งสีหน้าและคำพูดเมื่อมีเขามีพฤติกรรมและให้ความร่วมมือ มีทัศนคติในแง่บวก สร้างสรรค์บรรยากาศในการประชุมให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้
