การบริหารเวลา แบบขงเบ้ง‏

ในแต่ละวันของทุกคนบนโลกนี้มีเวลาเท่าเทียมกับคือ 24 ช.ม. อย่างไรก็ดีถ้ามองจากแง่มุมของเศรษฐศาสตร์เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึง
ความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้ ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน ดังนั้นสถาบันต่างๆที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารเวลา
ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ ขอให้ขงเบ้งแนะนำวิธีสร้างตนเองเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน

ขงเบ้ง จึงกล่าวว่า "งานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ"เล่าปี กล่าวว่า "ข้าเห็นด้วยในหลัก แต่ทว่า ข้ามีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย"
ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียม ก้อนหิน ก้อนกรวด ทราย และ น้ำ จำนวนหนึ่ง
พร้อมถังเหล็กใบใหญ่ใบหนึ่งเล่าปีถามด้วยความแปลกใจ "ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร ?"ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า "ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด ?"เล่าปี่ตอบว่า "ข้าเคยคิดว่า ข้ามีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือใช้วิธีมอบหมาย ข้ามีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่ กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ในด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้มีประสิทธิ์ภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้""เดิมข้าคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง"
ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า "เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็นสามขั้น สูง กลาง และ ต่ำ"ขั้นต่ำ เน้นการใช้เศษกระดาษบันทึกขั้นกลาง ใช้ตารางและโปรแกรมประจำวัน ซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน

ขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรี เน้นการใช้แผนดำเนินงาน
???????? ตามความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว

ทั้งสามขั้นอันดับ ต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตาม ความต้องการของปริมาณงาน และ ลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น
เล่าปีสารภาพว่า "หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว
ข้ายอมรับว่าวิธีของข้าอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งเศษกระดาษบันทึก"ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ลูกน้องได้เตรียมไว้ที่มุมห้อง พร้อมกล่าวว่า
"คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี้แหล่ะ! ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆหนึ่ง ในช่วงเวลาหนึ่ง
ก้อนกรวด เปรียบได้กับงานที่สำคัญ และเร่งด่วน
ก้อนหิน คือ ภาระที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทราย เปรียบเทียบได้กับภาระที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
และ น้ำ คือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน"

ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบายดังนี้

?งาน?	?เร่งด่วน?	?ไม่เร่งด่วน?
?สำคัญ	?ก. (ก้อนกรวด)	?ข. (ก้อนหิน)
?	- วิกฤติการณ์ - ปัญหาที่ประชิดตัว - งานที่มีกำหนดแน่นอน	- โครงการใหม่ หรือการริเริ่มใหม่ - กฎระเบียบ - การปฏิรูปประสิทธิภาพการผลิต - การสร้างความสัมพันธ์กับหุ้นส่วน - มาตรการการป้องปราม
?ไม่สำคัญ	?ค. (เม็ดทราย)	?ง. (น้ำ)
?	- รับรองแขกที่ไม่ได้รับเชิญ - จัดการกับจดหมายหรือเอกสารทั่วไป - การเข้าประชุมและกิจกรรมทั่วไปที่ไม่สำคัญ	- งานจุกจิกทั่วไปที่ทำหรือไม่ทำก็ได้ - งานเลี้ยงสังสรรค์ทั่วไปที่ไม่จำเป็น - กิจกรรมที่น่าสนใจทั่วไป

ขงเบ้งถาม "ปรกติท่านเน้นงานประเภทใด ?"

เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล "ก็ต้องเป็นประเภท ก. สิ"

ขงเบ้งถามต่อไป "แล้วงานประเภท ข หล่ะ"

เล่าปีตอบว่า "ข้าตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่จะสนใจมัน"ขงเบ้งถาม "เป็นอย่างนี้ใช่ไหม"พรางใส่ก้อนกรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็ม แล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไป ซึ่งใส่ไม่ได้เล่าปีตอบว่า "ใช่"
ขงเบ้งถามต่อ "หากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่หล่ะ?"ขงเบ้งเทก้อนกรวดในถังเหล็กออก แล้วใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปจนเต็มถังขงเบ้งถามเล่าปี่อีกว่า "ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้ว จะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม ?"เล่าปีจึงตอบว่า "ใช่"

ขงเบ้งถาม "จริงหรือ ?"
ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถัง แล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด

ขงเบ้งถามต่อ "บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่ ?"
พรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด

ขงเบ้งถามต่ออีก "แล้วทีนี้หล่ะ ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม ?"
ก่อนที่เล่าปีจะมีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด
ขงเบ้งถามต่อว่า "ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของเรื่องนี้แล้วหรือยัง"เล่าปีตอบว่า "เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับ การจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม"ขงเบ้งตอบว่า "ใช่แล้ว หากถังเหล็กเติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำตั้งแต่แรก ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อน ในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ
เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก"เล่าปี่จึงถามต่อว่า "แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรหล่ะ"ขงเบ้งจึงตอบว่า "บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดัน และวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า""พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทราย จะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดที่ไพเพราะหูคนแบบผิวเผิน""พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำ มักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง"เล่าปีถามว่า "เป็นไปได้ไหมที่ว่า ถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวดเพราะก้อนกรวดจะมาพร้อมกับความเร่งด่วน ?"ขงเบ้งตอบ "ท่านทราบไหมว่า ก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง!"

และเสริมว่า "คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อย
คนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด"
ขงเบ้งสอนต่อไปว่า "คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนที่มีประสิทธิภาพ
เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วน และควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุกล้าฟันธง และใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบสามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้"เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฏี "ใส่หินก้อนใหญ่ก่อน" เป็นอย่างมาก พร้อมกับสารภาพว่า
"มาวันนี้ข้าถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าทำไลจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ
แม้ว่าข้ามีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไร
ตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อยกับทำงาน
ในลักษณะ เก็บเม็ดงานแต่ทิ้งแตงโม (เจี่ยนเลอจือหมาติวเลอซีกวา)
ขืนดำเนินตามวิธีเดิมต่อไป ความพยายามของข้าที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีในแผ่นดิน
ก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน!"
แล้วคุณหล่ะ... จัดการกับตัวเองและงานที่ทำแบบไหน ?
ลองนำบทเรียนเทคนิคการบริหารเวลาของขงเบ้งไปใช้ดู
จะช่วยให้เวลาของคุณมีคุณค่ามากกว่าเดิม

ที่มา บทความเทคนิคการบริหารเวลาแบบขงเบ้ง