โครงร่างการเขียนจดหมายขออนุมัติ

เพื่อให้เอกสารหรือจดหมายที่เราจะนำเสนอขออนุมัติ ไม่ว่าจะเป็นการขอซื้อของ ขออนุมัติไปสัมมนา ขออนุมัติเข้าอบรม หรือนำเสนอเรื่องต่างๆได้รับการพิจารณาอนุมัติจากผู้จัดการ ผู้อำนวยการ หรือกรรมการผู้จัดการ ของบริษัทฯ เราจะต้องมีการนำเสนออย่างมืออาชีพ คือจะต้องมีข้อมูลครบถ้วน สมบูรณ์และถูกต้อง ไม่ต้องมีการส่งเรื่องกลับไปกลับมา เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ดังนั้นเราจะต้องมีการกำหนดโครงร่างในการเขียนเอกสารที่จะนำเสนอ จะต้องประกอบด้วย หัวข้อต่อไปนี้

    1.) ข้อมูลหรือข้อเท็จจริง  จะต้องอธิบายถึง

          1.1) ที่มาคราวๆ ของเรื่องที่เราจะนำเสนอ ว่าเรื่องนี้มีที่มาอย่างไร

          1.2) การใช้งานในปัจจุบัน ใครใช้บ้าง ฝ่ายหรือแผนกไหนใช้

          1.3) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ต้องมีประกอบ หากเป็นเรื่องของข้อมูล

    2.) ปัญหาหรือสาเหตุของปัญหา คือแสดงปัญหาที่เกิดขึ้นคืออะไร หากบอกเป็นข้อๆได้จะดีมาก

    3.) แนวทางแก้ไข นำเสนอทางทางแก้ไขหรือทางเลือก โดยต้องระบุข้อดีข้อเสียของแต่ละแนวทางประกอบการพิจารณา

    4.) เราต้องนำเสนอจากแนวทางแก้ไขในข้อ(3) ว่าเราเลือกแนวทางไหน ด้วยเหตุผลอะไร สรุปคือเรามีความเห็นอย่างไร ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีเสมอ 

    5.) ต้องพยายามเขียนให้อยู่ภายใน 1 หน้ากระดาษ หากมีรายละเอียด ให้ทำเป็นเอกสารแนบ