การวิเคราะห์เพื่อการกำหนดจำนวนตำแหน่ง

            ในหน่วยงานของกรุงเทพมหานคร เรื่องที่เป็นประเด็นเด่นของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานด้านการบริหารงานบุคคล คงหนีไม่พ้นเรื่องของการขอกำหนดอัตรากำลัง  ไม่ว่าจะเป็นของคนเพิ่มใหม่ในหน่วยงานใหม่ หรือขอคนเพิ่มเติมให้หน่วยงานที่มีคนปฏิบัติงานอยู่แล้ว ในการปฏิบัติงานด้านนี้ เจ้าหน้าที่วิเคราะห์งานบุคคล ได้ใช้แนวทางการคิดวิเคราะห์เพื่อกำหนดจำนวนตำแหน่งจากหน่วยงานที่เป็นต้นแบบของราชการทั้งหมดในประเทศไทย นั่นคือ ก.พ. นั่นเอง 

            สำหรับในบันทึกนี้และอีกหลาย ๆ บันทึกต่อไป ผมจะได้สรุปความรู้ที่ได้จากการอ่านหนังสือ คู่มือ หรือตำราที่พี่ ๆ วิเคราะห์ ได้นำมาใช้และถือปฏิบัติกันอยู่ มาบันทึกไว้ ส่วนหนึ่ง ก็จะเป็นการทบทวนสิ่งที่อ่านตามความเข้าใจของตนเอง และอีกส่วนหนึ่ง ถ้ามีคนได้อ่านก็จะเข้าใจแนวทางไปพร้อมกัน ด้วย

            การวิเคราะห์เพื่อการกำหนดจำนวนตำแหน่ง

            เป็นการกำหนดว่าในหน่วยงานหรือส่วนราชการหนึ่งจะมีตำแหน่งใดอยู่จำนวนเท่าใด จะเป็นการกำหนดขึ้นใหม่ หรือเพิ่มเติมจากเดิมก็ได้

ขั้นตอนการวิเคราะห์เพื่อการกำหนดจำนวนตำแหน่ง  มี 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1  การสำรวจและวิเคราะห์ข้อมูลและปัญหาเกี่ยวกับกำลังคนในปัจจุบัน  เพื่อจะได้ทราบลักษณะโครงสร้างของกำลังคนปัจจุบัน  หรือเป็นการชี้ให้เห็นปัญหาที่เกิดจากลักษณะโครงสร้างของกำลังคน และเป็นพื้นฐานในการกำหนดนโยบายและแผนกำลังคนต่อไป

                ประเภทของข้อมูลที่ทำการสำรวจและวิเคราะห์

                1.  ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกำลังคน (ของบุคคล)

                2.  ข้อมูลเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของกำลังคน  เช่น  การบรรจุ  การเลื่อน/ปรับตำแหน่ง  การโอน การลาออก ฯ

                3.  ข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นในการวิเคราะห์เพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 2  การวิเคราะห์การใช้กำลังคน  วิเคราะห์ว่าปัจจุบันใช้กำลังคนได้เหมาะสมหรือไม่  ตรงไหนใช้คนเกินกว่างาน หรือคนขาดแคลนส่วนใด เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการกำหนดจำนวนคนให้เหมาะสม และเป็นแนวทางในการปรับปรุงการบริหารงานให้เหมาะกับสภาพแวดล้อม และเพิ่มประสิทธิภาพของคนในองค์การ

            แนวทางการวิเคราะห์การใช้กำลังคน  10  ประการ

                1.  มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งต่าง ๆ  หรือไม่

                2.  นโยบายและโครงสร้างเป็นอุปสรรคในการปฏิบัติงานหรือไม่

                3.  ปริมาณงานของเจ้าหน้าที่เหมาะสมหรือไม่ งานใดควรเพิ่มงานใดควรลด

                4.  ศึกษาดูว่ามีผู้ดำรงตำแหน่งที่มีคุณวุฒิไม่เหมาะสมกับภารกิจหน้าที่ และควรมอบให้ใครดำเนินการแทน

                5.  สำรวจการใช้ลูกจ้างว่าทำงานได้เต็มที่หรือไม่ มอบหมายงานเพิ่มได้หรือไม่

                6.  การจัดหน่วยงานและขั้นตอนวิธีการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดและรวดเร็วหรือไม่

                7.  เจ้าหน้าที่มีความรู้ ความชำนาญงานและความสามารถเหมาะสมกับงานหรือไม่

                8.  ควรจัดฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ในเรื่องใดเพื่อให้มีความสามารถ/ทักษะเหมาะกับงานปัจจุบันและงานอนาคต

                9.  มีการใช้คนเต็มที่หรือไม่ มีการมอบหมายและควบคุมงานเหมาะสมหรือไม่

                10.  สร้างมาตรการและสิ่งจูงใจเพื่อช่วยเพิ่มปริมาณงานและประสิทธิภาพงานอย่างไร

 ขอจบไว้ที่ 2 ขั้นตอนก่อน เนื่องจาก ขั้นตอนที่ 3 มีเนื้อหาค่อนข้างเยอะครับ