สำนักงานอัตโนมัติ

1 . สำนักงานอัตโนมัติ คืออะไร

 

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (eOffice) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะ ใกลหรือในตำแหน่งใด ๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา
กิจกรรมที่ดำเนินการ อยู่ในสำนักงาน แบ่งเป็นกลุ่มกิจกรรม ดังนี้

•  
  1. การจัดทำเอกสาร
  2. การนัดหมาย
  3. การนำเสนอข้อมูล
  4. การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป
  5. การรับส่งเอกสาร
  6. การลงทะเบียนเอกสาร
  7. การดำเนินการตามเอกสาร
  8. การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ
  9. การเรียกใช้ข้อมูล
  10. การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร
  11. การตรวจสอบกระบวนการ
  12. กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน

 

• การจัดทำเอกสาร
  เอกสารที่กล่าวถึงนี้ อาจเป็นจดหมาย รายงานการประชุม เอกสารทางวิชาการ สัญญา ประวัติการทำงาน และอื่น ๆ เอกสารหลายประเภท ต้องพิมพ์ลงในกระดาษ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ หลักฐานแสดงผลการศึกษา เป็นต้น ในปัจจุบันรูปแบบเอกสารเปลี่ยนแปลงไปอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทั้งนี้เพื่อความสะดวก ในการจัดการ เช่น จัดเก็บ ค้นหา เผยแพร่ เป็นต้น ทำให้ลดการใช้กระดาษ ซึ่งเป็นทรัพยากรที่ผลิตจากไม้ลงได้มาก เอกสารเหล่านี้อาจ อยู่ในรูป เอกสาร Hypertext , Postscript - PS และ PDF เป็นต้น เมื่อผู้ใช้ ต้องการพิมพ์ลงในกระดาษ ก็สามารถทำได้ง่าย

   

• การนัดหมาย
  การนัดหมายเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร สมุดนัดหมายเป็นสิ่งจำเป็น จนกระทั่งหลายองค์กร จัดทำสมุดนัดหมายแจกจ่าย พนักงาน หรือ ลูกค้าสำคัญในวันขึ้นปีใหม่ หรือมีขายทั่วไปตามร้านจำหน่ายหนังสือ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์มือถือ เช่นเครื่อง Palm หรือ PDA กำลังเข้ามาแทนที่สมุดนัดหมาย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เรียกเตือนได้เมื่อถึงกำหนดนัดหมาย และยัง สามารถทำงานอื่นได้อีก นอกจากนั้นยังมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์บางชนิด สามารถทำตารางนัดหมายได้ เมื่อนำมาติดตั้งใน คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานประจำ สามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลได้ และจะเตือนทันที เมื่อถึงเวลานัดหมาย หรือ ตามที่ตั้งเวลาไว้

   

• การนำเสนอข้อมูล
  การนำเสนอข้อมูล เป็นงานที่สำคัญอันดับต้น ๆ ขององค์กร เช่น การนำสนอข้อมูลในที่ประชุม มักจะใช้แผนภูมิ บนกระดาษ แผ่นโปร่งใส หรือในปัจจุบัน ทำด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ แล้วฉายภาพออกไปด้วยทีวีขนาดใหญ่ หรือ เครื่องฉายภาพวีดิโอ และในปัจจุบัน การนำเสนอเป็นเอกสาร html ก็มีแนวโน้วเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกัน

   

• การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป
  การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ในรูปแบบทั่วไป มักใช้ แผ่นพลิก ที่ทำด้วยกระดาษปรู๊ฟขนาดใหญ่ เมื่อทำข้อสรุปชัดเจนแล้ว จึงนำ ไปทำเป็นสื่ออื่น รูปแบบดังกล่าวเหมาะสำหรับการประชุมในห้องประชุม ในที่เดียวกัน รูปแบบการประชุมกำลังเปลี่ยนแปลงไปเป็นการ ประชุมทางไกล (teleconference) อาจเป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินทราเน็ต หรือเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็ได้ รูปแบบการบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับรูปแบบการประชุม แผ่นกระดานแสดงความคิดเห็น (web board) ในระบบอินทราเน็ต จะมีความจำเป็นมากขึ้น

   

• การรับส่งเอกสาร
  การรับส่งเอกสารในองค์กร เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินกิจการ ทำอย่างไร เอกสารจึงจะถึงมื่อผู้รับ โดยรวดเร็ว ทำอย่างไร เมื่อผู้รับได้รับแล้ว จะดำเนินกิจกรรม และตอบกลับ ตามเอกสารนั้นทันที

   

• การลงทะเบียนเอกสาร
  เอกสารที่เข้ามา และส่งออก มีทั้งแบบใช้กระดาษและเป็นเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ที่เข้ามาแบบออนไลน์ หน่วยงานจะต้องมี ระบบรับและส่งเอกสาร เอกสารที่รับเข้ามาทุกชิ้น จะต้องมีหมายเลขรับเข้า หรือส่งออก และผู้รับผิดชอบ เพื่อความสะดวกของ ผู้ติดตามงาน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์บางชนิด ต้องมีระบบตอบรับเป็นเอกสารแบบกระดาษ เนื่องจากเป็นผลทางกฎหมาย

   

• การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ
  การรับส่งเอกสารในองค์กร นอกจากจะต้องลงทะเบียนแล้ว ยังต้องมีการบันทึกผลการดำเนินการ ในแต่ละขั้นตอน ระบบ ติดตามเอกสาร จะต้องระบุได้ว่า ขณะนี้เอกสารที่เข้ามาในองค์กร ตามเลขที่ ที่รับเข้ามานั้น ขณะนี้อยู่ที่หน่วยงานใด ผลการดำเนินการ อยู่ในขั้นตอนใด ทุกหน่วยงานที่เอกสารผ่านไป จะต้องบันทึก วัน เวลาที่รับ และผลการดำเนินการ ณ หน่วยงานนั้น พร้อมบันทึก วัน เวลา ที่ส่งต่อ
  ระบบเอกสารจะดี หรือ ไม่นั้นขึ้นอยู่กับสำนึกของบุคลากรในองค์กร ระบบงานจะดีเพียงใด หากมีส่วนงานใดส่วนงานหนึ่ง ในองค์กร ละเลย ไม่ปฏิบัติตามระบบที่ออกแบบไว้ ระบบก็ล้มเหลว

   

• การเรียกใช้ข้อมูล
  ข้อมูลในองค์กร มีหลายระดับ เช่น ข้อมูลหน่วยงาน สินค้าและบริการ การบริการทางเทคนิค การดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เพื่อบริการ ลูกค้า การตอบคำถามเพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ (FAQ) เป็นข้อมูลที่เปิดเผยได้ทั่วไป ส่วนข้อมูลราคา การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ เทคโนโลยี ที่พัฒนาขึ้นมาใหม่ บุคลากรเพียงบางคนเท่านั้นที่เข้ามาเรียกดูได้ ส่วนข้อมูลประเภท นโยบาย สถานภาพของหน่วยงาน ความผิดพลาด ในการดำเนินการขององค์กร จะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น จึงจะเรียกดูได้
  การออกแบบระบบข้อมูล จะต้องมีเอกภาพ นั่นคือข้อมูลใด ๆ ก็ตาม จะต้องมีเพียงแหล่งเดียว ระบบงานจะต้องมีระบบ รักษาความปลอดภัยที่ดี สามารถจำแนกประเภทบุคลากรได้ บุคลากรทุกระดับจะต้องมีวินัยในการใช้ข้อมูล หากเปิดเผยข้อมูล ที่เป็นความลับขององค์กร ความเสียหายจะเกิดกับองค์กรโดยรวม

   

• การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร
  การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรกับบุคลากรทั้งภายในและภายนอกองค์กร จะใช้โทรศัพท์เป็นส่วนใหญ่ ทำให้เกิด ผลสำคัญ 2 ประการ คือ

  •  
    • ขัดจังหวะการทำงาน ทำให้งานที่กำลังทำอยู่นั้นช้าลง และยิ่งช้าลงมากขึ้น เมื่อทั้งคู่นั้นรู้จักกันเป็นการส่วนตัว จะพลอยคุยกัน เรื่องส่วนตัว จะนาน หรือไม่ ขึ้นอยู่กับสำนึกในการทำงานของพนักงาน หรือ ผู้ติดต่อคู่นั้น ผลผลิตโดยรวม จะลดลง
    • เสียค่าใช้จ่ายในการสื่อสารระหว่างกัน ในกรณีที่ติดต่ออกไปภายนอกหน่วยงาน หรือพนักงานผู้นั้น ไม่ได้อยู่กับที่ ไม่สามารถ ติดต่อกันด้วยโทรศัพท์ภายในผ่านตู้สาขา ต้องติดต่อถึงกันด้วยโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเป็นปัญหาที่พบได้บ่อย ๆ
  การแก้ปัญหา 2 ประการดังกล่าวแล้ว สามารถทำได้ดังนี้

  •  
    • ปรับปรุงตู้สาขาให้มีระบบฝากข้อความ หรือสามารถโอนสายอัตโนมัติ ไปยังตำแหน่งใหม่ที่นั่งทำงานชั่วคราวนั้น หรือ ติดต่อผ่านโอเปอเรเตอร์
    • จัดทำระบบข้อมูลอัตโนมัติ (call center) บริการผู้ที่มาติดต่อ เพื่อลดการติดต่อระหว่างบุคคลลง
    • ติดต่อผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล์) โดยผู้ที่ต้องการติดต่อด้วย สามารถค้นหาอีเมล์บุคลากรได้ง่าย
    • จัดทำหน้าตอบคำถามที่ถามบ่อย (FAQ) เป็นหน้าเว็บเพจ ให้ผู้ใช้เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องถาม
    • จัดทำหน้าเว็บบอร์ด เพื่อบริการพนักงานในองค์กร ให้สามารถช่วยเหลือกันได้ แต่ต้องออกแบบเว็บบอร์ด ให้สามารถควบคุมกันได้ และจะต้องเป็นพนักงานในองค์กรเท่านั้น

   

• การตรวจสอบกระบวนการ
  การตรวจสอบกระบวนการ เป็นกิจกรรมที่สามารถพบได้ ในกระบวนการผลิตที่มีระบบคอยตรวจสอบการดำเนินการ แบบออนไลน์ทำให้ผู้ดูแลกระบวนการสามารถตรวจสอบระบบได้ตลอดเวลา เช่นระบบ SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition ) อย่างไรก็ตาม ระบบการตรวจสอบกระบวนการ มีเฉพาะ ในสำนักงานบางประเภทเท่านั้น

   

• กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน
  เป็นระบบที่ออกแบบเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว ความถูกต้อง แม่นยำ ในการทำงานของหน่วยงาน ลักษณะของระบบ ที่ออกแบบ จะแตกต่างกันไปตามลักษณะเฉพาะของหน่วยงาน

 

2 . บทสรุป

 

สำนักงานอัตโนมัติ เกิดขึ้นจากความพยายามขององค์กร ที่จะทำให้งานขององค์กร ถูกต้อง รวดเร็ว ตรวจสอบได้ และพนักงานขององค์ ไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ในการทำงาน แต่งานสำนักงานอัตโนมัติ ต้องการบุคลากรที่มีคุณภาพ พัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง ตามความก้าวหน้า ของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องมีกิจกรรมพัฒนาบุคลากร อย่างต่อเนื่องด้วย เช่นเดียวกัน งานสำนักงานอัตโนมัติ มีผลกระทบต่อเนื่อง ดังต่อไปนี้

• บุคลากรมีความรู้สึกว่า ตนเองเหมือนเครื่องจักร ถูกเฝ้ามอง และตรวจสอบตลอดเวลา เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ต้องทำให้ บุคลากร มีความรู้สึกผ่อนคลาย มีเวลาเป็นส่วนตัว เมื่ออยู่นอกเวลางาน การจัดสำนักงานให้น่าทำงาน มีความรู้สึกเป็นอิสระ ในขณะทำงานตามควร ก็เป็นเรื่องจำเป็น
• ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นทรัพย์สินทางปัญญา มีผลกระทบต่อชื่อเสียง และการลงทุนของหน่วยงาน หน่วยงานมีทางเลือกปฏิบัติ ดังนี้
  • ซอฟต์แวร์ที่ใช้ ต้องมีลิขสิทธิ์ ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นต้น การใช้ซอฟต์แวร์ คัดลอก เป็นการละเมิดลิขสิทธิ์ องค์กรอาจเสียหายทั้งเป็นตัวเงิน และเสียชื่อเสียง หากเจ้าของซอฟต์แวร์ตรวจพบ
  • หาซอฟต์แวร์ฟรี มาใช้ เช่น ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน อาจใช้ โปรแกรมปลาดาว หรือ StarOffice ซอฟต์แวร์แต่งภาพอาจใช้ โปรแกรม Gimp เป็นต้น
• หน่วยงานต้องมีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ดี ประหยัด และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เพื่อป้องกันการบุกรุก เข้ามาทำลายระบบ หรือข้อมูล หรือเข้ามาดูความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน

บรรณานุกรม

• ยืน ภู่วรวรรณeOffice กับการพิทักษ์รักษาความปลอดภัย ในอินทราเน็ต, ไมโครคอมพิวเตอร์ Vol. 20, No. 198,
  
  มกราคม 2545, หน้า 82 - 97.
• ปัญญา เปรมปรีด์ Office Automation ในโลกของความเป็นจริง, ไมโครคอมพิวเตอร์ Vol. 20, No. 198,
  
  มกราคม 2545, หน้า 88 - 93.
• กองบรรณาธิการปฏิวัติออฟฟิศ พร้อมรักษาจิตใจกับ IBM, ไมโครคอมพิวเตอร์ Vol. 20, No. 198,
  
  มกราคม 2545, หน้า 94 - 95.
• http://www.pladao.com/ - โปรแกรมปลาดาว ออฟฟิสฟรี
• http://www.openoffice.org/ - Openoffice Project
• http://www.staroffice.com/ - StarOffice Users Group
• http://www.praxxis.net/gimp.htm - โปรแกรมตกแต่งภาพ Gimp for Win32 จาก gimp.org
• http://www.mysql.org/ - ฐานข้อมูล MySQL ดาวน์โหลดได้ฟรี
• http://www.postgresql.org/ - ฐานข้อมูล PostgreSQL ดาวน์โหลดได้ฟรี
• http://www.php.net/ - โปรแกรมพัฒนา Web Application ดาวน์โหลดได้ฟรี มักใช้กับ MySQL หรือ PostgreSQL หรือ Commercial Database อื่น ๆ
• http://www.perl.org/ - โปรแกรมพัฒนา Web Application ดาวน์โหลดได้ฟรี
• http://www.activestate.com/ - Perl for Win32/NT