งานสำนักงาน

นวัตกรรมทางการศึกษา

งานสำนักงาน

มีใครเคยคิดถึงเรื่องนี้กันบ้าง เมื่อมาทำงานอยู่ในสำนักงาน เราเกี่ยวข้องกับคู่มือต่าง ๆ เริ่มจากชีวิตประจำตัว เช่น คู่มือการใช้โทรศัพท์ ไปจนถึงชีวิตการทำงานในสำนักงานคู่มือที่หยิบมาใช้ก็คงจะไม่พ้นใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานเมื่อติดขัดจะแก้ไขเบื้องต้นหรือหาวิธีการใช้ หากถามถึงว่า คุณเคยใช้คู่มืองานสำนักงาน หลาย ๆ คนจะทำหน้างงๆ ว่า แล้วมันคืออะไรกัน

คู่มืองานสำนักงานได้แก่ คู่มือองค์การ คู่มือนโยบาย คู่มือบุคลากร คู่มือกระบวนการปฏิบัติงาน คู่มือการปฏิบัติเฉพาะอย่าง (ศิริวรรณ เสรีรัตน์และสมชาย หิรัญกิตติ, 2537, หน้า 201) ตลอดจนคู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงาน สรุปได้ว่า เป็นคู่มือที่พนักงานจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานและที่เกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน ประโยชน์คู่มือ มีตำราที่ได้พูดเกี่ยวกับเรื่องนี้จากหลายสำนักพิมพ์ ในที่นี้จะไม่ขอกล่าวถึง แต่จะกล่าวถึงสิ่งที่พบเห็นการใช้คู่มืองานสำนักงาน ว่าเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้หรือไม่

สำนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้จัดทำคู่มือการทำงาน แต่จะใช้วิธีการปฐมนิเทศสำหรับพนักงานใหม่ หรืออาจจะทำเอกสารประกอบการนิเทศ แต่ไม่ได้รวบรวมไว้เป็นคู่มือการทำงาน หากมีระเบียบหรือกฎเกณฑ์อะไรเปลี่ยนแปลง อาจจะติดประกาศหรือแจ้งเวียนให้ทราบเพื่อเป็นแนวปฏิบัติแต่ละครั้งไป

พนักงานสำนักงานไม่นิยมใช้คู่มือ เอาง่ายที่สุดยกตัวอย่างเช่น คู่มือสำหรับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานเมื่อมีปัญหาเบื้องต้นส่วนใหญ่จะทดลองทำเอง หากสุดวิสัยก็จะโทรศัพท์เรียกหาช่างซ่อมที่ให้บริการหลังการขาย ซึ่งก็มีกรณีที่หลายคนคิดว่า ไม่อยากจะศึกษาคู่มือเพราะมีขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อน ยังไม่นับรวมคู่มืองานสำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของพนักงานที่หลายคนละเลย ทั้ง ๆ ที่เป็นผลประโยชน์ต่อตัวพนักงานเอง ไม่ว่าจะเป็นสิทธิการลา การได้รับการคุ้มครองค่ารักษาหรืออื่น ๆ

พนักงานไม่ได้รับการปฐมนิเทศ มีสำนักงานหลายแห่งรับพนักงานเขามาทำงานแต่ไม่มีระบบการปฐมนิเทศที่ดี ให้พนักงานไปเสาะแสวงหาด้วยตัวเอง หากได้คำนึงเรื่องนี้ จะพบว่า ถ้าได้ทำคู่มือที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานให้ดีและเป็นปัจจุบัน พนักงานก็มีแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง ไม่ต้องเสียเวลากับฝ่ายบุคลากรหรือทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องมานั่งคอยตอบปัญหาเบื้องต้นต่าง ๆ จะได้เกิดภาพพจน์ที่ดีทั้งงานบุคลากรและองค์กรด้วย

คู่มือไม่เป็นปัจจุบัน คู่มืองานสำนักงานไม่มีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง เนื่องจากอาจจะด้วยการละเลยไม่เอาใจใส่ของผู้รับผิดชอบในการจัดทำคู่มือ เมื่อมีเรื่องใหม่ก็ทิ้งเรื่องไว้ไม่รวบรวมไว้เป็นแหล่งสำหรับการค้นคว้าอ้างอิง จึงได้ยินบ่อย ๆ ว่า ระเบียบกฎเกณฑ์นั้นล้าสมัยไปแล้วหรือทำผิดกฎเป็นต้น

ระบบการจัดเก็บคู่มือ คู่มืองานสำนักงานบางครั้งเก็บไว้ในหิ้ง หรือซุกซ่อนไว้ชั้นในสุดของลิ้นชัก ใครจะเรียกหาใช้ทีต้องใช้เวลาค้นนานหรือหาไม่เจอ ทั้ง ๆ ที่การเก็บคู่มืองานสำนักงานนั้นจะต้องอยู่ใกล้ตัวผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ ที่สุด หยิบได้ง่าย หายก็รู้

การครอบครองคู่มือ ให้เป็นสมบัติส่วนตัว หากคู่มือนั้นไม่มีความจำเป็นต้องแจกทุกคน การที่คนใดคนหนึ่งเก็บไว้ไม่ให้ใครแตะต้องได้ เช่นเดียวกันกับที่ ก็มีคนในสำนักงานบางประเภทที่ต้องการให้คนอื่นเห็นความสำคัญของตัวเองว่า เป็นผู้ที่ยึดระเบียบกฎเกณฑ์เป็นของตัวเอง หากอยากรู้อยากเห็นต้องปรึกษาได้แค่คนคนเดียวเท่านั้น ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเป็นห่วงสำหรับสำนักงานแห่งนั้นเช่นกัน จุดมุ่งหมายของคู่มือจะต้องทำอย่างไรให้พนักงานสำนักงานอ่านและใช้ประโยชน์จากมันให้มากที่สุด

รูปเล่มของคู่มือ คู่มือสำนักงานควรออกแบบให้น่าอ่าน ทนทานสำหรับการใช้งานหากเป็นคู่มือที่ใช้ร่วมกัน ขนาดของคู่มือสามารถหยิบใช้ได้สะดวก ไม่หนาหรือหนักเกินไปยากแก่การใช้งาน

คู่มือภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะคู่มือเกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน ก่อนหน้านี้ยากที่จะพบเห็นเป็นภาษาไทย หลังจากนั้นมาเมื่อสินค้าเหล่านั้นมาเปิดอย่างเต็มตัวในบ้านเรา ก็เริ่มมีคู่มือที่เป็นภาษาไทย อาจจะเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่นิสัยคนไทยไม่นิยมอ่านคู่มือจนติดมาถึงปัจจุบัน

วิธีการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงาน

ในฐานะที่เลขานุการเป็นพนักงานสำนักงานคนหนึ่ง ดังนั้น จะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาททั้งการเป็นผู้ใช้คู่มืองานสำนักงาน การที่จะทำให้คู่มือนั้นทันสมัยเหมาะสมกับการใช้งานได้จริงและเก็บรักษาดูแลให้คู่มืองานสำนักงานนั้นเรียกหาใช้ได้ทันทีที่ต้องการ ซึ่งประการหลังเป็นหน้าที่โดยตรงของเลขานุการนั้นคือ การจัดเก็บเอกสาร ซึ่งมีข้อที่จะเสนอแนะในการจัดเก็บคู่มืองานสำนักงานดังนี้

เก็บคู่มืองานสำนักงานไว้เฉพาะตัวและเก็บไว้ใกล้ตัวให้มากที่สุด หยิบได้ทันทีที่ต้องการ หากเป็นคู่มือที่จะต้องใช้ร่วมกันจะต้องตกลงกันว่า มุมหรือจุดใดที่จะต้องเก็บคู่มือ ซึ่งทุกคนก็สามารถหยิบใช้ร่วมกันได้

กรณีที่มีกฎระเบียบหรือประกาศต่าง ๆ ใหม่ล่าสุดที่จะต้องปฏิบัติและเป็นแนวทางให้พนักงานทุกคน เมื่อมีเพิ่มเติมจากคู่มือ จะต้องเก็บรวบรวมไว้ในแฟ้มเฉพาะเรื่องนี้ สำหรับไว้จัดทำคู่มือใหม่เพิ่มเติม กรณีที่สำนักงานมีงบประมาณและเห็นว่า เรื่องนี้จะต้องทำ หรือหากเห็นว่า ยังไม่มีความจำเป็นก็เก็บรวมไว้เป็นแฟ้มเฉพาะเรื่อง “คู่มืองานสำนักงาน”

สร้างจิตสำนึกในการใช้คู่มืองานสำนักงาน นั่นคือ เมื่อใช้งานเสร็จจะต้องเก็บไว้ที่เดิม หรือไม่ละเลยเมื่อพบว่า มีคนที่นำวางทิ้งไว้ที่อื่น ก็ต้องเก็บให้กลับมาไว้ที่เดิม อย่าบอกว่าธุระไม่ใช่

สำรองข้อมูลของคู่มืองานสำนักงานหรือสำรองคู่มืองานสำนักงานไว้ หากสูญหายก็สามารถมีข้อมูลเดิมสำรองอยู่ หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงก็สามารถปรับเปลี่ยนได้บางส่วนไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด หรือกรณีที่หายก็มีสำรองไว้ใช้ได้ แต่คงจะไม่ต้องเก็บไว้เป็นจำนวนมากให้สิ้นเปลืองงบประมาณและสถานที่จัดเก็บ

นำเทคโนโลยีมาใช้ในการเก็บคู่มือ อาจจะใช้เว็บไซต์ของสำนักงานเป็นที่เผยแพร่และแหล่งเก็บคู่มืองานสำนักงาน หากพนักงานต้องการใช้สามารถค้นหาเข้าถึงได้ง่าย แม้ว่าไม่ได้อยู่ในสำนักงานก็ตาม รวมถึงการทำระบบติดต่อโดยนำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาปรับระบบข้อมูลข่าวสารให้ทันสมัยรวดเร็วเพื่อให้พนักงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ในทุกสถานการณ์

คู่มืองานสำนักงานเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ถึงแม้วันนี้คู่มืออาจจะไม่ได้มีเฉพาะเป็นรูปเล่มกระดาษเหมือนก่อนเก่า มีคู่มือที่เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาเพิ่มเติม ทั้งนี้ การจัดระบบการเก็บที่ดีและทันสมัยเท่าไรก็ตาม หากคู่มือเหล่านั้นยังวางอยู่ไม่หยิบขึ้นมาและปฏิบัติตาม ก็คงจะเป็นการสูญเปล่าในการจัดทำ และยิ่งเมื่อหันมามองสิ่งที่ต้องเสียเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นผลประโยชน์ขององค์กรหรือแม้แต่ของพนักงานเองจากการละเลยไม่ใช้คู่มืองานสำนักงานแล้ว เมื่อรวมกันอาจจะมีมูลค่าของต้นทุนที่สูงลิบลิ่ว ที่ทุกฝ่ายไม่ควรมองข้ามไปได้เลย

ที่มา http://www.nsdv.go.th/commerce/text2009/officemanual.htm

เขียนใน GotoKnow โดย จ๊าบ
ใน อยากให้อ่าน

คำสำคัญ (Tags): #สำนักงาน

หมายเลขบันทึก: 334567เขียนเมื่อ 7 กุมภาพันธ์ 2010 14:59 น. ()แก้ไขเมื่อ 4 มิถุนายน 2012 23:13 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกันจำนวนที่อ่าน

ความเห็น (19)

สุดสวย

เขียนเมื่อ 7 กุมภาพันธ์ 2010 15:23 น. ()

เม้นแล้วค่ะคุงพี่

งานสำนักงานไหนละค่ะ .... อิอิ

pomwing7

เขียนเมื่อ 7 กุมภาพันธ์ 2010 19:09 น. ()

ความหมายของสำนักงาน

คำว่าสำนักงาน มีผู้คำจำกัดความไว้ดังนี้

สำนักงาน หมายถึง สถานที่ทำการของรัฐวิสาหกิจ หรือบริษัท ห้างร้าน เป็นต้น เช่น สำนักงานสลากกินแบ่ง สำนักงานใหญ่ธนาคารออมสิน สำหนังานทนายความ (พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542,2542:หน้า1187)

สำนักงาน (Office) หมายถึง สถานที่ที่ทำงานของรัฐบาลหรือหน่วยงานราชการ หรือที่ทำการของธุรกิจเอกชน บริษัท ห้างร้าน ที่ผู้ทำงานหรือผู้ประกอบอาชีพอย่างใดอย่างหนึ่งใช้เป็นที่ปฏิบัติงาน (กรมอาชีวศึกษา,2525: หน้า 1.)

สำนักงาน หมายถึง หน่วยงานที่มีการปฏิบัติงานเพื่อให้ได้ข้อเท็จจริงหรือข้อมูลต่าง ๆ ในการดำเนินงาน (ชัชวาล ขำเจริญ และคณะ,ม.ป.ป.: หน้า 3.)

สำนักงาน หมายถึง ที่ทำการบริหาร โดยดำเนินให้เป้นไปตามนโยบายและโครงการของกิจกรรมนั้น และแต่ละแผนกจะมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน งานจะดำเนินไปอย่างสะดวกหรือไม่ย่อมขึ้นกับการจัดการของสำนักงานด้วย ถ้าหากการจัดการงานในสำนักงานดี งานของกิจการก็ย่อมมีประสิทธิภาพ (สุพัฒน์ฐ์เสฎฐ์ พสุธาธรรม และคณะ ,ม.ป.ป.: หน้า 3.)

จากคำจำกัดความดังกล่าวข้างต้น เป็นการมองสำนักงานในด้านหน้าที่ (Functions) กิจกรรม (Activities) ต่าง ๆ ที่ปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยมิได้เน้นในด้านสถานที่ ดังนั้นสำนักงาน (Office) จึงหมายถึง สถานที่ที่พนักงานทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็นระดับผู้บริหารหรือระดับปฏิบัติการมาร่วมชุมนุมเพื่อปฏิบัติภารกิจหน้าที่การงานประจำวัน ให้การดำเนินงานของหน่วยงานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี และบรรลุวัตถุประสงค์หรือนโยบายของหน่วยงาน

สำนักงาน

สำนักงานแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

สำนักงานของภาครัฐ ได้แก่ กระทรวง กรม กอง หรือสถานที่ของทางราชการทั้งหมด

สำนักงานของภาคเอกชน ได้แก่ บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด ร้านค้า ห้างร้านหรือสถานประกอบการอื่น ๆ

ลักษณะของงานสำนักงานที่สำคัญมี 7 ด้าน ได้แก่

ด้านบริการผู้บริหาร

ด้านข้อมูลและเอกสาร

ด้านอาคารสถานที่ พัสดุและอุปกรณ์

ด้านการจัดการบุคลากร

ด้านการเงินและการบัญชี

ด้านการจัดการประชุม

งานประชาสัมพันธ์