การประเมินผลการดำเนินงานของสำนักงานเลขานุการที่ผ่านมา
ผมใช้แบบสอบถามความพึงพอใจของผู้มารับบริการ แต่ปีนี้ลองปรับเปลี่ยนจากความพึงพอใจของผู้รับบริการเป็น
สิ่งที่ผู้รับบริการในคณะฯ คาดหวังจากงานต่าง ๆ
ในสำนักงานเลขานุการ
และให้บุคลากรในงานลองกลับไปพิจารณาเพื่อทำให้เป็นไปตามสิ่งที่ผู้รับบริการคาดหวัง คงไม่ได้ทั้งหมดแต่อย่างน้อยเป็นการให้ผู้ใช้บริการกับผู้รับบริการได้มีความเข้าใจซึ่งกันและกัน
ผมเริ่มต้นจากการใช้แบบสอบถาม พิมพ์ไว้ที่หัวกระดาษว่า
"สิ่งที่ท่านคาดหวังจากการให้บริการของสำนักงานเลขานุการ"
มีงานต่าง ๆ ดังนี้
ใช้กระดาษ A4
ใบเดียวแต่ได้ความคาดหวังครบทุกงานในสำนักงานเลขานุการ
บันทึกนี้ขอนำความคาดหวังของผู้รับบริการในงานธุรการมาลงบางส่วนครับ
สิ่งที่ผู้รับบริการคาดหวังจากการให้บริการของงานธุรการ
-
วางระบบจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นง่าย เอกสารไม่สูญหาย
ไม่คั่งค้าง
-
คิดค้นวิธีประหยัดพลังงาน ทั้งที่เป็นไฟฟ้า และน้ำมัน
พร้อมฐานข้อมูลเพื่อการตรวจสอบ
-
ปรับปรุง พัฒนาภูมิทัศน์ของอาคารสถานที่ให้ ดูสะอาด ปลอดภัย
มีสุขลักษณะที่ดีเสมอ
-
มีฐานข้อมูลงานธุรการทุกด้าน ทั้งประกาศ คำสั่ง อาคาร สถานที่
งานวิจัย แบบฟอร์มเพื่อขอรับบริการด้านต่าง ๆ ในสำนักงาน ฯลฯ
ครบสมบูรณ์ ทั้งนอกและใน MIS
-
ยานพาหนะของคณะได้รับการบำรุงรักษาให้มีสภาพดี พร้อมใช้งาน
-
ข่าวสารประชาสัมพันธ์ทันเวลา และน่าสนใจ
-
มีความเชี่ยวชาญในงานสื่อโสต ทัศนูปกรณ์ ที่ทันสมัย
ให้บริการได้ทุกรูปแบบ
-
พัฒนางานธุรการแต่ละด้านให้มีคุณภาพได้ตามเกณฑ์สูงสุดของการประกันคุณภาพมหาวิทยาลัย
ฯลฯ
หมายเหตุ ตัวอย่างที่นำมาลงเป็นความคาดหวังของท่านคณบดี
(รศ.มาลินี)
เมื่อผมได้ความคาดหวังจากผู้รับบริการแล้ว
ผมได้แจกให้ผู้ปฏิบัติงานธุรการได้นำไปพิจารณาเพื่อทำตามความคาดหวังของผู้รับบริการ
โดยให้ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนได้เขียนสิ่งที่จะทำอย่างเป็นรูปธรรมชัดเจน
และส่งกลับมาให้ผมครับ เพื่อแจ้งให้ผู้รับบริการได้ทราบ
สิ่งที่ผมจะทำต่อไป คือ
การส่งแบบสำรวจให้ผู้รับบริการได้ประเมินต่อไปว่า
ท่านได้อะไรตามความคาดหวัง
หรือน้อยกว่าความคาดหวังบ้าง เป็นการนำคำถาม AAR
มาประยุกต์ใช้ในการพัฒนางานธุรการ
บอย
ชุมชนสำนักงานเลขานุการ