การประเมินผลการดำเนินงานของสำนักงานเลขานุการที่ผ่านมา ผมใช้แบบสอบถามความพึงพอใจของผู้มารับบริการ แต่ปีนี้ลองปรับเปลี่ยนจากความพึงพอใจของผู้รับบริการเป็น สิ่งที่ผู้รับบริการในคณะฯ คาดหวังจากงานต่าง ๆ ในสำนักงานเลขานุการ และให้บุคลากรในงานลองกลับไปพิจารณาเพื่อทำให้เป็นไปตามสิ่งที่ผู้รับบริการคาดหวัง คงไม่ได้ทั้งหมดแต่อย่างน้อยเป็นการให้ผู้ใช้บริการกับผู้รับบริการได้มีความเข้าใจซึ่งกันและกัน

    ผมเริ่มต้นจากการใช้แบบสอบถาม พิมพ์ไว้ที่หัวกระดาษว่า "สิ่งที่ท่านคาดหวังจากการให้บริการของสำนักงานเลขานุการ" มีงานต่าง ๆ ดังนี้

  • งานธุรการ ...................
  • งานการเงินและพัสดุ .................
  • งานนโยบายและแผน ...................
  • งานบริการการศึกษา .................
  • งานห้องปฏิบัติการ ...................

     ใช้กระดาษ A4 ใบเดียวแต่ได้ความคาดหวังครบทุกงานในสำนักงานเลขานุการ บันทึกนี้ขอนำความคาดหวังของผู้รับบริการในงานธุรการมาลงบางส่วนครับ

      สิ่งที่ผู้รับบริการคาดหวังจากการให้บริการของงานธุรการ

  • วางระบบจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นง่าย เอกสารไม่สูญหาย ไม่คั่งค้าง
  • คิดค้นวิธีประหยัดพลังงาน ทั้งที่เป็นไฟฟ้า และน้ำมัน พร้อมฐานข้อมูลเพื่อการตรวจสอบ
  • ปรับปรุง พัฒนาภูมิทัศน์ของอาคารสถานที่ให้ ดูสะอาด ปลอดภัย มีสุขลักษณะที่ดีเสมอ
  • มีฐานข้อมูลงานธุรการทุกด้าน ทั้งประกาศ คำสั่ง อาคาร สถานที่ งานวิจัย แบบฟอร์มเพื่อขอรับบริการด้านต่าง ๆ ในสำนักงาน ฯลฯ ครบสมบูรณ์ ทั้งนอกและใน MIS
  • ยานพาหนะของคณะได้รับการบำรุงรักษาให้มีสภาพดี พร้อมใช้งาน
  • ข่าวสารประชาสัมพันธ์ทันเวลา และน่าสนใจ
  • มีความเชี่ยวชาญในงานสื่อโสต ทัศนูปกรณ์ ที่ทันสมัย ให้บริการได้ทุกรูปแบบ
  • พัฒนางานธุรการแต่ละด้านให้มีคุณภาพได้ตามเกณฑ์สูงสุดของการประกันคุณภาพมหาวิทยาลัย
                                                          ฯลฯ
    หมายเหตุ ตัวอย่างที่นำมาลงเป็นความคาดหวังของท่านคณบดี (รศ.มาลินี)

    เมื่อผมได้ความคาดหวังจากผู้รับบริการแล้ว ผมได้แจกให้ผู้ปฏิบัติงานธุรการได้นำไปพิจารณาเพื่อทำตามความคาดหวังของผู้รับบริการ โดยให้ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนได้เขียนสิ่งที่จะทำอย่างเป็นรูปธรรมชัดเจน และส่งกลับมาให้ผมครับ เพื่อแจ้งให้ผู้รับบริการได้ทราบ

    สิ่งที่ผมจะทำต่อไป คือ การส่งแบบสำรวจให้ผู้รับบริการได้ประเมินต่อไปว่า ท่านได้อะไรตามความคาดหวัง หรือน้อยกว่าความคาดหวังบ้าง  เป็นการนำคำถาม AAR มาประยุกต์ใช้ในการพัฒนางานธุรการ



                                                                                                         บอย
                                                                          ชุมชนสำนักงานเลขานุการ