วิเคราะห์กรณีศึกษา “ไทยคร๊าฟท์”
1. แนะนำบริษัท
บริษัทไทยคร๊าฟท์ จำกัด เป็นผู้ส่งออกสินค้าหัตถกรรมที่ทำจากผ้า เช่น ผ้าปูโต๊ะ กระเป๋าเครื่องสำอาง ฯ บริษัทไทยคร๊าฟท์ก่อตั้งโดยคุณอภิรักษ์ เมื่อปี 2535 ซึ่งปัจจุบันคุณอภิรักษ์ สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโททางด้านการบริหารธุรกิจหลักสูตรผู้บริหาร โดยมีประสบการณ์การทำงานในบริษัทส่งออกมาแล้วกว่า 5 ปี
บริษัทไทยคร๊าฟท์ไม่ได้ผลิตสินค้าด้วยตัวเอง แต่เป็นเพียงผู้ส่งออก ทางบริษัทจะเน้นคุณภาพที่ประณีตของสินค้าและการส่งมอบที่ตรงเวลาเป็นปัจจัยสำคัญของการดำเนินธุรกิจ ดังนันไทยคร๊าฟท์จึงเลือกโรงงานที่เป็นพันธุมิตรธุรกิจกับไทยคร๊าฟจะเป็นหนึ่งในโรงงานที่ผลิตสินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์
เป้าหมายหลักของไทยคร๊าฟท์ ไม่ได้หวังที่จะเติบโตมากนัก แต่มุ่งหวังที่จะบริการลูกค้าแต่ละรายให้ดีที่สุด เพื่อให้ลูกค้าเหล่านี้กลายเป็นลูกค้าประจำ
วิสัยทัศน์ของบริษัทไทยคร๊าฟท์ จำกัด
“เป็นองค์กรสมัยใหม่ที่ประกอบกิจการค้าระหว่างประเทศ โดยการจำหน่ายสินค้าที่มีคุณภาพและให้บริการที่ดีแก่ลูกค้า ความสำเร็จของกิจการจะได้มาจากการลงทุนด้านทรัพยากรบุคคล ความรู้ ความยึดมั่นในบรรษัทภิบาล และความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับพันธมิตรธุรกิจ”
ระบบการบริหารงาน
ไทยคร๊าฟท์ต้องการสร้างองค์กรให้มีทักษะและความสามารถในการจัดหาสินค้าและบริการที่มีคุณภาพจากพันธมิตรธุรกิจรวมทั้งสร้างและพัฒนาสัมพันธภาพที่ดีกับคู่ค้าทุกราย ดังนั้นการบริหารงานจึงเน้นที่การเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนตัดสินใจเกี่ยวกับงานประจำของตนและสามารถปรึกษากับกรรมการผู้จัดการได้โดยตรง โครงสร้างการบริหารงานส่วนใหญ่งานทุกอย่างจะขึ้นตรงกับกรรมการผู้จัดการเพียงผู้เดียวไม่มีหัวหน้างานควบคุมในแต่ละฝ่ายมีการแบ่งงานออกเป็น 3 ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายขาย ฝ่ายบรรจุหีบห่อ และฝ่ายบริหารจัดการทั่วไป โดยแต่ละฝ่ายมีหน้าที่ดังนี้
ฝ่ายขาย : - ประชุมรายละเอียดของออร์เดอร์กับกรรมการผู้จัดการ
- เตรียมวัตถุดิบ
- จัดทำใบสั่งผลิตสินค้า
- ติดต่อประสานงานกับผู้จัดการโรงงานที่รับจ้างผลิตสินค้า
- ตรวจสอบคุณภาพสินค้า
- ติดต่อประสานกับบริษัทชิปปิ้ง
- รับชำระเงินจากลูกค่า
โดยผู้จัดการจะแบ่งพนักงานขายรับผิดชอบลูกค้าเป็นรายๆ คือ ลูกค้าจะอยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานคนเดิมตลอดเวลา จนกว่าสินค้าจะส่งมอบและบริษัทฯได้รับชำระเงิน
ฝ่ายบรรจุหีบห่อ : - บรรจุสินค้าลงกล่องและปิดผนึก
- ติดต่อหน่วยงานภายนอกองค์กรเกี่ยวกับการรับส่งเอกสาร ตัวอย่างสินค้า ตัวอย่างวัตถุดิบ
ฝ่ายบริหารจัดการทั่วไป : - การชำระเงิน
- จัดทำเงินเดือนและดูแลสวัสดิการพนักงาน
-จัดหา ดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน
- จัดเตรียมเอกสารและประสานงานกับสำนักงานบัญชีภายนอกเพื่อจัดทำบัญชีและเสียภาษีอากร
- รับผิดชอบงานโฆษณาประชาสัมพันธ์
2. การวิเคราะห์ธุรกิจของไทยคร๊าฟท์ ด้วย SWOT
2.1. จุดแข็งของบริษัทประกอบด้วย
- การที่บริษัทฯ ได้โรงงานที่ผลิตสินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์เป็นพันธมิตรธุรกิจทำให้สินค้าที่บริษัทฯสั่งทำมีคุณภาพสูง และมีความประณีตเป็นอย่างมาก ทำให้เป็นที่พอใจของลูกค้า
- การที่บริษัทใส่ใจในรายละเอียดของสินค้าทุกๆ ประเภทที่ได้รับออเดอร์ ตั้งแต่คัดสรรวัสดุ เลือกผ้า ตามความต้องการของลูกค้าได้อย่างครบถ้วน ทำให้ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าค่อนข้างสูง และมีสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน
- ทักษะและความสามารถในการทำงานที่ดีของพนักงาน ทำให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเต็มที่
- การที่บริษัทไม่ได้ตั้งเป้าหมายที่การเติบโต แต่มุ่งหวังที่จะบริการลูกค้าให้ดีที่สุด ทำให้บริษัทฯ มีลูกค้าประจำ
2.2. จุดอ่อนของบริษัทประกอบด้วย
- การที่บริษัทฯ มียอดการสั่งสินค้าที่เพิ่มมากขึ้น ทำให้เกิดภาวะงานล้นมือ ทำให้พนักงานแต่ละฝ่ายต้องทำงานล่วงเวลาในปริมาณที่มาก
- การที่บริษัทฯ ขาดหัวหน้างานดูแลในแต่ละฝ่ายทำให้งานทุกอย่างต้องขึ้นตรงกับกรรมการผู้จัดการเพียงผู้เดียวทำให้งานเกิดความล่าช้า
- เนื่องจากบริษัทฯ ส่งสินค้าออกนอกประเทศเพียงอย่างเดียว ทำให้ต้องใช้ภาษาในการสื่อสารเป็นสำคัญ แต่พนักงานในฝ่ายขายของบริษัทยังขาดทักษะทางด้านภาษาทำให้งานในการตอบรับออเดอร์กับลูกค้าขึ้นกับกรรมการผู้จัดการเพียงอย่างเดียวทำให้งานเกิดความล่าช้า
2.3. โอกาสของบริษัทประกอบด้วย
- การที่ประเทศไทยมีการส่งเสริมสินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์ทำให้บริษัทฯ น่าจะมีโรงงานที่ร่วมเป็นพันธมิตรธุรกิจเพิ่มมากขึ้น ซึ่งก็สามารถรับยอดจากลูกค้าเพิ่มมากขึ้นเช่นกัน
- การที่ต่างประเทศให้ความสนใจในความเป็นไทย ศิลปวัฒนธรรมไทย และสินค้าไทย ทำให้บริษัทฯ มีโอกาสที่จะขยายธุรกิจได้อย่างต่อเนื่องและสามารถนำสินค้าไทยไปตีตลาดโลกได้
2.4. อุปสรรคของบริษัทประกอบด้วย
- การที่ภาวะเศรษฐกิจของต่างประเทศตกต่ำ ทำให้มีผลกระทบต่อยอดการสั่งซื้อสินค้าด้วย
- จากการที่สถานการณ์ทางการเมืองของประเทศไทยยังไม่ดีเท่าที่ควรทำให้ลูกค้าเกิดความไม่ไว้วางใจในและชะลอการสั่งซื้อสินค้า
- จากการที่รัฐบาลไม่มีมาตรการที่แน่นอนในการจัดการกับสินค้าหนีภาษีทำให้บริษัทอาจสูญเสียลูกค้าและหมดโอกาสที่จะมีลูกค้ารายใหม่เพิ่มขึ้นด้วย
บทสรุป
จากข้อมูลการวิเคราะห์ธุรกิจสามารถสรุปผลได้ดังนี้
- บริษัทไทยคร๊าฟท์ถือได้ว่าเป็นบริษัทส่งออกสินค้าชั้นนำที่ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าในด้านการคุณภาพของสินค้าสูง ทั้งนี้เพราะบริษัทฯ มีโรงงานที่เป็นพันธมิตรธุรกิจที่เป็นหนึ่งในการผลิตสินค้าคุณภาพสูง
- จากการที่เศรษฐกิจโลกอยู่ภาวะตกต่ำ และสถานการณ์ทางการเมืองไม่ได้รับความไว้วางใจทำให้มีผลกระทบต่อยอดการสั่งซื้อ
3. วัตถุประสงค์
3.1. เพื่อเป็นการจัดสรรโครงสร้างขององค์กรให้เหมาะสมกับการดำเนินงานของบริษัทฯ
3.2. เพื่อให้ไม่เกิดภาวะงานล้นมือ และพนักงานไม่ต้องทำงานล่วงเวลา
3.3. เพื่อเพิ่มทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานให้กับพนักงาน
4. การกำหนดปัญหา สาเหตุทางเลือกและการดำเนินการแก้ไขปัญหา
- ปัญหาด้านโครงสร้างขององค์กรไม่เหมาะสม สาเหตุมาจากการที่บริษัทไม่มีหัวหน้างานควบคุมในแต่ละฝ่ายทำให้งานต้องขึ้นตรงกับกรรมการผู้จัดการเพียงผู้เดียว การที่งานต้องรอการตัดสินใจจากคนเพียงคนเดียวทำให้งานเกิดความล่าช้าอาจส่งผลสืบเนื่องทำให้ลูกค้าเกิดความไม่วางใจในบริษัทฯก็ได้
หากบริษัทไทยคร๊าฟท์มีหัวหน้างาน หัวหน้างานจะคอยทำหน้าที่ในการตัดสินใจ
ในระยะสั้นในการครอบคลุมการดำเนินงานประจำวัน ให้ความช่วยเหลือในการแก้ปัญหา กระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจ และรับผิดชอบกับผู้ปฏิบัติงานโดยตรงในแผนกของตนเอง โดยควรมีผู้บริหารอย่างน้อย 2 ตำแหน่ง คือ ผู้จัดการฝ่ายและผู้จัดการทั่วไป ผู้จัดการฝ่ายมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างใดอย่างหนึ่งในองค์กร ผู้จัดการทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบกิจกรรมต่างๆ ของทุกฝ่ายในบริษัท (ศิริวรรณ เสรีรัตน์, สมชาย หิรัญกิตติ และธนวรรธ ตั้งสินทรัพย์ศิริ, 2550)
แนวทางการแก้ไขปัญหาคือ แต่งตั้งหัวหน้างานขึ้นมาในแต่ละฝ่ายเพื่อทำการควบคุมดูแลในแต่ละส่วนงานให้เป็นระบบแบบแผน โดยหัวหน้างานมีหน้าที่รับงานโดยตรงจากกรรมการผู้จัดการ และทำงานที่ได้รับมาถ่ายทอดให้กับพนักงานใต้การดูแลของหัวหน้างาน และยังเป็นการปรับโครงสร้างของบริษัทให้มีมาตรฐานและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
- บุคลากรไม่เพียงพอต่อการปฏิบัติงาน สาเหตุมาจากการที่บริษัททำงานมาหลายปีการมีลูกค้าที่เพิ่มขึ้นแต่บริษัทไม่มีความเติบโตขึ้น คือ พนักงานมีจำนวนเท่าเดิม ไม่ได้รับพนักงานเพิ่ม ทำให้พนักงานในแต่ละฝ่ายต้องทำงานเพิ่มมากขึ้น และต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อให้งานเสร็จตามกำหนดที่ตกลงกับลูกค้าไว้ ซึ่งอาจจะส่งผลให้พนักงานเกิดความเบื่อหน่ายและไม่รักในองค์กรเหมือนที่ผ่านมา
หากบริษัทไทยคร๊าฟท์มีบุคลากรที่เพียงพอต่อการปฏิบัติงานแล้ว การวางแผน
กำลังคนให้เพียงพอต่อการปฏิบัติงาน เป็นงานในหน้าที่แรกๆ ในกระบวนการบริหารงานบุคคล และเป็นกระบวนการต่อเนื่องกับกระบวนการอื่นๆ ดังนั้น หากจัดบุคลากรให้ตรงตามความต้องการในปริมาณที่เหมาะสม จะทำให้ระบบงานของบริษัทเป็นระบบมากยิ่งขึ้นและจะส่งผลให้กระบวนการต่างๆ ที่ต่อเนื่องกันมีประสิทธิผลตามไปด้วย ทำให้บริษัทไม่ต้องประสบปัญหาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นจากสาเหตุที่บุคลากรไม่เพียงพอต่อการปฏิบัติงาน (บุตรี จารุโรจน์, 2548)
แนวทางแก้ไขปัญหาคือ ดำเนินการสรรหาบุคลากรที่เป็นกลุ่มเป้าหมายที่บริษัทต้องการ เพื่อที่เมื่อรับบุคลากรเข้ามาปฏิบัติงานแล้วบุคลากรจะมีความรู้ความสามารถตรงตามหน่วยงานที่ต้องการ โดยสิ่งที่ต้องคำนึงมากที่สุด คือ ความต้องการกำลังคนที่จะใช้ปฏิบัติงาน และความเหมาะสมของคนกับลักษณะงานที่จะทำงาน
- บุคลากรขาดทักษะทางด้านภาษา สาเหตุมาจากการที่บริษัทเป็นบริษัทที่ส่งออกสิ้นค้าออกนอกประเทศต้องมีการติดต่อประสานงานกับลูกค้าอยู่ตลอดเวลาเกี่ยวกับรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสั่ง ทำให้ต้องใช้ภาษาอยู่เป็นประจำแต่พนักงานในฝ่ายขายที่ต้องทำหน้าที่เกี่ยวกับออเดอร์ของลูกค้าขาดทักษะทำให้การติดต่อกับลูกค้าขึ้นอยู่กับกรรมการผู้จัดการ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการตอบเมลล์กับลูกค้า เพราะจำนวนลูกค้าที่เพิ่มมากขึ้น และรายละเอียดของสินค้าที่มีค่อนข้างสูง นอกจากนั้นกรรมการผู้จัดการยังต้องเสียเวลามานั่งอธิบายรายละเอียดต่างๆ ให้กับพนักงานในฝ่ายฟังอีก
หากบริษัทไทยคร๊าฟท์มีบุคลากรที่ร่วมงานที่มีทักษะทางด้านภาษาค่อนข้างดีแล้ว
จะทำให้การปฏิบัติงานของบริษัทไทยคร๊าฟท์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้การทำงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว เรียบร้อย และเป็นที่ไว้วางใจของลูกค้าที่ร่วมธุรกิจ เพราะมีบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถมารองรับความต้องการของตน (สายหยุด ใจสำราญ และสุภาพร พิศาลบุตร, 2543)
แนวทางการแก้ไขปัญหา คือ การจัดการฝึกอบรมให้แก่บุคลากร เพื่อเป็นการเพิ่มพูนสมรรถภาพในการทำงานของพนักงานทั้งในด้านความคิด ความสามารถ ความรู้ ความชำนาญ โดยปัจจุบันที่ต้องพัฒนาคนให้สามารถปฏิบัติงานได้ตามที่องค์กรต้องการ หรือมีการจัดให้บุคลากรได้ไปศึกษาต่อเพื่อพัฒนาความรู้ความสามารถของตนเอง และเพื่อเป็นพื้นฐานที่สำคัญในการพัฒนาองค์กร
ข้อคิดเห็น/ข้อเสนอแนะ
บริษัทไทยคร๊าฟท์ควรที่จะมีการกฎระเบียบข้อบังคับที่ชัดเจน เพราะการที่บริษัทจะต้องขยายธุรกิจเพิ่มมากขึ้น และการที่มีบุคลากรที่เพิ่มขึ้นทำให้การดูแลของกรรมการผู้จัดการอาจไม่ทั่วถึง ดังนั้นการมีกฎระเบียบ ที่ชัดเจนจะทำให้เป็นการง่ายที่จะควบคุมดูแลบุคลากรขององค์กรที่มีเป็นจำนวนมากให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และอยู่ในความดูแลของกรรมการผู้จัดการ
