การบริหารจัดการที่ดี ของสมพร ศิลป์สุวรรณ์

การบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพต้องใช้ความรู้และทักษะด้าน หลักการบริหาร ความรู้ มนุษยสัมพันธ์ การปฏิบัติงาน และการบริหารทรัพยากรบุคคล

 

การบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพทำอย่างไร :                

          การบริหารจัดการที่ดีมีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหารระดับกลางในทัศนะของผู้บริหารข้างต้นโดยสรุปจะต้องใช้ความรู้และทักษะหลายด้านด้วยกัน ดังนี้

 

1. หลักการบริหาร

          หลักในการบริหารมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและในแต่ละสถานการณ์ แต่ที่สำคัญที่ได้ยึดถือกันมาโดยตลอดคือ การบริหารแบบมีส่วนร่วม (Participative Management) โดยมีการปรึกษาหารือกับผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องที่สำคัญ ๆ ทุกคนควรจะต้องรับรู้รับทราบ ร่วมกันตัดสินใจ และร่วมกันทำ รวมทั้งการใช้หลัก การบริหารแบบพี่น้อง มีปัญหาหรือเรื่องอะไรที่สำคัญ จะปรึกษาผู้อาวุโส ซึ่งเป็นที่เคารพของทุกคน ไม่มีการเข้มงวดมาก มีการให้รางวัลและพร้อมที่จะไม่ให้รางวัลแก่คนที่ไม่ดี มีอะไรก็จะพูดกันแบบตรงไปตรงมา ดูผู้อาวุโส เป็นต้นแบบ (Modeling)

          สำหรับผู้บริหารระดับกลางจะต้อง ศึกษา Style การบริหารและวัฒนธรรมของหน่วยงานของตน เพราะ style การบริหารแต่ละคนไม่เหมือนกัน ต้องปรับรูปแบบการบริหารของเราให้เข้ากับนายได้ วิธีการพูดหรือ approach กับนายบางคนก็ไม่เหมือนกัน ต้องศึกษาว่านายเป็นอย่างไร culture ของคณะเป็นอย่างไร

 

2. ด้านความรู้ ความรู้ที่ผู้บริหารระดับกลางพึงมีที่สำคัญคือ

          2.1 ต้องรู้ระเบียบทุกเรื่องที่เกี่ยวข้อง เพราะราชการมีข้อบังคับ ระเบียบและประกาศต่างๆ ที่เกี่ยวข้องซึ่งต้องบริหารงานให้เป็นไปตามที่กำหนด มิฉะนั้นแล้วก็จะทำให้มีความผิดได้ การรู้กฎระเบียบจะทำให้งานรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ ดังนั้นก่อนจะส่งงานหรือเสนองานต้องตรวจสอบว่าถูกต้องตามกฎระเบียบหรือไม่

          2.2 ต้องใช้เทคโนโลยีเป็นในระดับผู้บริหาร ผู้บริหารระดับกลางต้องใช้ IT เป็นในระดับผู้บริหาร คืออย่างน้อยใช้ด้วยตัวเองไม่เป็นแต่ต้องรู้ว่าใช้ทำอะไร ในขณะเดียวกันต้องเตรียมตัวให้พร้อมในการใช้ระบบ IT รวมทั้งพัฒนาบุคลากรของเราให้มีความพร้อมความเข้าใจใน IT มากขึ้น นอกจากนั้นแล้วทักษะด้านภาษาอังกฤษก็เป็นสิ่งสำคัญ

          2.3 ต้องแลกเปลี่ยนความรู้ การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างหน่วยงานจะช่วยทำให้เพิ่มพูนมากขึ้น ทำให้รู้จักวิธีการทำงานของแต่ละหน่วยงาน งานเลขาฯ ที่สำคัญคือ บางคณะบทบาทอาจารย์อาจจะมาก บางคณะบทบาทอาจารย์อาจจะน้อย การบริหารก็จะต่างกัน เลขาฯ ได้มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์กันจะช่วยให้งานแต่ละงานดีขึ้น

          ผู้บริหารระดับกลางต้องมีการพัฒนาและแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ซึ่งกันและกัน และรวมกันให้เป็นหนึ่ง ความสำคัญที่สุดของสถาบันที่จะดำเนินการไปได้ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้บริหารระดับกลาง เพราะข้างบนทำนโยบาย วางกรอบ แต่จะขับเคลื่อนด้วยผู้บริหารระดับกลาง ถ้าผู้บริหารระดับกลางทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพก็จะดำเนินไปด้วยดี การวางนโยบายไม่ใช่เป็นเรื่องยาก องค์กรของคนญี่ปุ่นคนที่สำคัญคือคนระดับกลาง เพราะคนตรงกลางประสานระหว่างข้างบนกับข้างล่าง ต่อให้ข้างบนวางนโยบายอย่างดีแต่ถ้าไม่ได้มีการสานต่อก็จะไม่สามารถบรรลุผลได้

 

3. ด้านมนุษยสัมพันธ์

          3.1 ประสานงานอย่างไม่เป็นทางการก่อน เพื่อลดปัญหาการขัดแย้ง การโต้เถียงกัน ลดการซ้ำซ้อนของงาน

          3.2 การพูดคุยเพื่อสร้างความเข้าใจซึ่งกันและกัน ถ้ามีอะไรไม่เข้าใจกันให้มาคุยกัน อย่าไปเถียงกัน...เถียงกันแล้วก็ไม่สบายใจ ทำให้ผิดใจ

          3.3 สร้างความร่วมมือ ให้เกิดขึ้นในองค์กรด้วยการมีมนุษยสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีและบริหารความขัดแย้ง ต้องมี attitude ที่ดีต่อกัน ทำอย่างไรให้ประนีประนอมกันให้มากที่สุด ใครที่ไม่ชอบใครก็อย่าไปพูดกับคนนั้นให้มาก รายละเอียดเล็กน้อย ปลีกย่อยอย่าแคร์มาก พยายามจัดกิจกรรมให้เจ้าหน้าที่มีส่วนร่วมกันเพื่อลด conflict เป้าหมายคือประสิทธิภาพของหน่วยงาน

          3.4 อ่อนน้อมถ่อมตัว อ่อนโยนและจริงใจ อ่อนน้อมถ่อมตัว อ่อนโยนและจริงใจเป็น character ที่มีเสน่ห์ ถ้าเป็นผู้ใหญ่ก็พูดกับเด็กดี ๆ เด็กก็นับถือ ถ้าเป็นผู้ใหญ่ ๆ ก็นับถือ

 

4. ด้านการปฏิบัติงาน

          4.1 การจัดลำดับความสำคัญของงาน

          4.2 ตรงต่อเวลา จึงจะถือว่ามีคุณภาพใช้ได้ เหมือนกับสินค้าที่ต้องมีคุณภาพที่ดี ราคาถูกต้องและส่งตรงเวลา

          4.3 ลด Boundary ของกองใน สอธ. หลายๆ งานจะมีความเกี่ยวข้องกัน ใน สอธ. จะไม่มี boundary ของกอง งานบางอย่างที่สำคัญ เช่น งานออกนอกระบบก็อาจทำเป็น task force ขึ้นมา หลาย ๆ กองมาช่วยกันทำ ประเด็นคือ ใน สอธ.จะต้องทำงานร่วมกัน เป็น flat มากขึ้น

          4.4 UPDATE ข้อมูล และใช้ IT เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ

          หน้าที่ของฝ่ายสนับสนุนคือจะต้อง update ข้อมูลตลอดเวลา การบริหารการเรียนการสอนจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็ด้วยระบบ IT เข้ามามีบทบาทมากขึ้น สองส่วนคือ e-learning และ e-office เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ถ้าหากเราเรียนรู้ได้ก็จะทำให้การให้บริการการศึกษาของเรามีความรวดเร็ว มีความทันสมัย การเรียนการสอนจะพัฒนาเป็น e-learning ระบบการบริหารจัดการภายใน เป็นระบบ e-office ก็จะทำให้มีความรวดเร็ว

          4.5 ต้องกล้าที่จะเสนอแนะเพื่อพัฒนางาน

          ผู้บริหารระดับกลางคงทำอะไรใหม่ไม่ได้มากเพราะขึ้นอยู่กับคณบดี รองคณบดี เป็นหลัก เราจะตัดสินใจได้ค่อนข้างน้อย แต่เราเป็นผู้เสนอได้ว่า น่าจะทำอย่างนี้ถ้าอาจารย์เห็นดีด้วยก็ทำได้ แต่ถ้าไม่เห็นดีด้วยก็ไม่ต้องทำ เพราะเราไม่ได้อยู่ในระดับ decision maker ไม่ได้เป็นคนตัดสินใจแต่เสนอได้ซึ่งจะทำให้การปรับปรุงมีประสิทธิภาพมากขึ้น

          สิ่งที่น่าจะช่วยกันได้ก็คือ ถึงแม้เราจะไม่ได้ตัดสินใจ แต่ควรจะเสนอได้ว่าควรเป็นแบบนี้ ผู้บริหารมาแล้วก็ไป ความต่อเนื่องอยู่ที่ผู้บริหารระดับกลาง

 

5. ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล

          5.1 อย่ายึดติดกับการปรับเปลี่ยนโยกย้ายคน

              ขอให้มองภาพของการโยกย้าย การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องของการพัฒนาคน การเปลี่ยนงานมีอยู่ 2 อย่าง คือ หนึ่งเพื่อให้งานไหลลื่นขึ้น สอง ประสบการณ์ บางทีทำงานสัก 4-5 ปีมันเริ่มเบื่อหน่าย ไม่ใช่การลงโทษแต่ความจริงแล้วมันทำให้มีประสบการณ์มากขึ้น ทำให้ fresh ขึ้นด้วย มองภาพแบบนี้ซึ่งคงจะ dynamic มากขึ้น

          5.2 การแบ่งโครงสร้างที่มีอยู่เราจะเน้นเรื่องของความรวดเร็ว

              ความเที่ยงตรง และความมีประสิทธิภาพ บุคลากรทุกคนต้องมี Job Description สิ่งเหล่านี้จะต้องทำให้เจ้าหน้าที่เข้าใจ เจ้าหน้าที่ของเราทุกคนต้องมี Job Description ถ้ามี Job Description ครบ ในฐานะหัวหน้าหน่วยงานเราจะรู้ว่างานแต่ละงานมีผู้รับผิดชอบหรือยัง และจะรู้ว่ามีงานบางงานมีความซ้ำซ้อนกันไหม งานอะไรที่ขาดยังไม่มีคนทำ เพราะฉะนั้นจาก Job Description จะทำให้จัดบุคลากรได้เหมาะสม เป็นเรื่องที่จะช่วยว่ามีงานครอบคลุมมากน้อยแค่ไหน

          5.3 พัฒนาบุคลากรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริการ

                ในฐานะที่เป็นหัวหน้าหน่วยงาน ต้องดูแลบุคลากรสายสนับสนุนว่าจะทำอย่างไรให้บุคลากรของเราทำงานให้มีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้นเรื่องของการดูแล การบริหาร การพัฒนาบุคลากรเป็นหัวใจสำคัญ ที่จะต้องเน้นว่าให้ผู้ที่ทำงานกับเราได้รับการพัฒนา ในแต่ละปีต้องทำแผนพัฒนาบุคลากร ทำอย่างไรให้เจ้าหน้าที่ของเราทุกคนมีการพัฒนาตนเอง ทำให้ระบบงานของตนเองมีความก้าวหน้า มีความรวดเร็วโดยตลอด ถือเป็นนวัตกรรมใหม่ขององค์การคือ ทุกคนจะต้องขวนขวายหาความรู้ และในขณะเดียวกันการอบรม การสัมมนาของหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ควรเพิกเฉยหรือละเลยในเรื่องของการสร้างองค์การแห่งการเรียนรู้ ให้พนักงานทุกคนรู้และเข้าใจองค์การแห่งการเรียนรู้

          5.4 สนับสนุนให้ลูกน้องก้าวหน้าในอาชีพ

              สิ่งจูงใจประการหนึ่งซึ่งโดยปกติคนเราทุกคนทำงานไม่ว่าจะอยู่สายไหนก็ต้องการความก้าวหน้าทั้งสิ้น ในทางทฤษฎีของเรื่องสิ่งจูงใจถ้าหากเราไม่เอามาใช้หรือทำให้คนที่ทำงานกับเราก็จะทำให้เป็นข้อติดขัด ถ้าผู้ใต้บังคับบัญชามีโอกาสที่จะเติบโตได้สนับสนุนทุกกรณี เพราะถือเป็นขวัญและกำลังใจที่สำคัญ เมื่อเราดูแลความก้าวหน้า ขวัญกำลังใจและค่าตอบแทนต่าง ๆ ที่สมควรจะได้รับ ก็ต้อง demand กลับว่าทุกคนต้องทำงานด้วยความตั้งใจ

          5.5 ประเมินผลการปฏิบัติงานต้องถูกต้องและยุติธรรม

              การประเมินต้องมีลักษณะ Objective มากขึ้น ถ้าเป็น Subjective มากไม่สามารถแยกให้เห็นว่าคนนี้ต่างกับคนนั้นอย่างไร ต้องทำให้มี Objective ให้ชัด ๆ เลยว่า ข้อไหนประเด็นไหนคะแนนเป็นอย่างไร ก็จะทำให้แยกความแตกต่างได้ ถ้าหากเป็นลักษณะ Subjective ก็ขึ้นอยู่กับหัวหน้า ระบบที่สำคัญที่จะทำให้คนทำงานกับเรามีขวัญกำลังใจก็จะต้องทำให้เขาได้รับการประเมินที่ถูกต้อง และยุติธรรม อาจจะต้องใช้การประเมิน 360 องศา

          5.6 Empower ให้ฝ่ายสนับสนุน

              มีการ empower ไปยังหัวหน้างาน ทำให้การทำงานได้เร็วขึ้น ทุกเรื่องไม่ต้องไปลงที่เลขานุการคณะหรือผู้อำนวยการกองก็จะทำให้แต่ละคนทำงานได้คล่องตัวขึ้น

          5.7 การสร้างคุณภาพชีวิตในการทำงานที่ดีแก่บุคลากร

              เพราะงานจะเดินหรือไม่ต้องมีกองทัพที่เข้มแข็งและมีความสุขในการทำงาน ดูแลและเอาใจใส่ลูกน้อง ให้กำลังใจลูกน้อง เพื่อนร่วมงานไม่ใช่ลูกน้อง ต้องดูแลไม่ให้อดอยาก ให้กินดีอยู่ดีพอสมควร..ถามลูกน้องว่าเขาเป็นอย่างไร สบายดีหรือไม่ ..คำพูดดี ๆ ก็ทำให้เขาดีใจ..ผู้บริหารต้องทำให้เป็นธรรมชาติ

         

การบริหารจัดการที่ดี

          โครงการความร่วมมือในการพัฒนาประเทศด้านการบริหารจัดการที่ดีและการปฏิรูประบบราชการ (CDP-G)

 

ระยะที่ 1

          วัตถุประสงค์หลักของ CDP-G ในระยะแรก คือ

              (1) ส่งเสริมการปฏิรูประบบรายจ่ายของภาครัฐโดยสนับสนุนการดำเนินงานของระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน (performance-based budgeting) และการปฏิรูปในระบบอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

              (2) ปรับปรุงการปฏิรูปการบริหารรายรับของภาครัฐ โดยสนับสนุนการดำเนินการด้านระบบข้อมูลสารสนเทศและการจัดการด้านเทคโนโลยี และระบบการจัดเก็บภาษีที่เกี่ยวข้อง

              (3) ส่งเสริมการปรับปรุงระบบบริหารงานของภาครัฐ โดยสนับสนุนการดำเนินการของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

              (4) สนับสนุนการถ่ายโอนภารกิจและการกระจายอำนาจสู่ท้องถิ่นโดยการเสริมสร้างขีดความสามารถให้แก่องค์กรท้องถิ่น และ

              (5) ส่งเสริมความรับผิดชอบต่อสาธารณะและความโปร่งใสในภาครัฐ  โดยสนับสนุนการทำงานขององค์กรอิสระ รัฐสภา และภาคประชาสังคม

          ในระยะแรก ผู้ร่วมโครงการหลักของ CDP-G ประกอบด้วย เจ้าหน้าที่หน่วยงานหลักที่มีส่วนในการปฏิรูป เช่น สำนักงานคณะกรรรมการข้าราชการพลเรือน สำนักงานบริหารเงินกู้เพื่อปรับโครงสร้างภาคราชการ สำนักงบประมาณ กรมบัญชีกลาง กรมสรรพากร สำนักงานคณะกรรมการการกระจายอำนาจให้แก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น กระทรวงมหาดไทย องค์กรอิสระ  สถาบันพระปกเกล้า และภาคประชาสังคม

          ภาคีการพัฒนาที่ร่วมงานในเรื่องการปฏิรูประบบราชการ ได้แก่ ธนาคารเพื่อการพัฒนาเอเชีย (ADB) มูลนิธิเอเชีย (Asia Foundation) องค์การความร่วมมือระหว่างประเทศเพื่อการพัฒนาแห่งประเทศออสเตรเลีย (AusAid) และโครงการเพื่อการพัฒนาแห่งสหประชาชาติ (UNDP)  ในการนี้เพื่อที่จะหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนในการให้การสนับสนุนและประสานความร่วมมือ ได้มีการจัดตั้งกลุ่มทำงานระหว่างภาคีซึ่งได้มีการพบปะหารือกันเป็นประจำ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล ข่าวสาร ความก้าวหน้าและคำแนะนำเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้อง มีการจัดทำตารางภาคีในการพัฒนาประเทศด้านการบริหารจัดการที่ดี (CDP-G Development Partnership Matrix) ซึ่งจะใช้เป็นเครื่องมือในการติดตามกิจกรรมของภาคีการพัฒนาแต่ละฝ่าย

          ทางฝ่ายธนาคารโลกเองนั้นก็ได้มีการตรวจสอบติดตามประเมินผลเป็นการภายใน มีการประเมินแผนงานของ CDP-G โดยกลุ่มประกันคุณภาพ ( Quality Assurance Group: QAG) ของธนาคารโลกในช่วงเดือนธันวาคม 2545 ข้อค้นพบของการประเมินดังกล่าวได้ถูกนำมาช่วยในการออกแบบการทำงานของ CDP-G ในขั้นต่อไป

 

ระยะต่อไป

          ทำงานระยะต่อไป ผู้ร่วมโครงการหลักของ CDP-G จะประกอบด้วย คณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ ซึ่งจัดตั้งขึ้นเมื่อเดือนตุลาคม 2545 และเข้ามาทำหน้าที่แทนคณะกรรมการปฏิรูประบบราชการในการกำกับดูแลการปฏิรูประบบราชการ ผู้ร่วมโครงการอื่นๆ ได้แก่ สำนักงานคณะกรรมการการกระจายอำนาจให้แก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น สำนักงบประมาณ กรมบัญชีกลาง  สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน และกระทรวงการคลัง การหารือกับภาคีการพัฒนาอื่นๆ เพื่อลดความซ้ำซ้อนและเพื่อประสานความช่วยเหลือ จะยังคงเป็นองค์ประกอบสำคัญของ CDP-G ต่อไป

          ในการนำแผนงานไปสู่การปฏิบัตินั้น ได้มีการจัดตั้งคณะกรรมการกำกับ CDP-G ซึ่งประกอบด้วย ผู้แทนที่เป็นข้าราชการระดับสูงจากหน่วยงานหลัก รวมทั้งจาก สำนักงานสภาพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ซึ่งมีผู้แทนจากภาคประชาสังคม เป็นประธานคณะกรรมการกำกับนี้ คณะกรรมการกำกับจะทบทวนกิจกรรมและข้อกำหนดการทำงาน เพื่อให้สอดคล้องกับการปฏิรูปที่ประเทศไทยกำลังดำเนินการอยู่ และสอดคล้องกับแผนยุทธศาสตร์ ควบคู่ไปกับการให้แนวทางและระบุข้อจำกัดในการปฏิบัติงานตามแผนงาน CDP-G

          ในระยะถัดไป กิจกรรมของ CDP-G จะได้รับการสนับสนุนทางการเงินจาก กองทุนเงิน ASEM II Trust Fund  เงินอุดหนุนของกองทุนพัฒนาสถาบัน IDF รวมทั้งเงินทุนสนับสนุนจากธนาคารโลกและจากหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง  ในเดือนพฤศจิกายน 2545 สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้รับจัดสรรเงินช่วยเหลือ รวมทั้งสิ้น 996,600 เหรียญสหรัฐจาก กองทุนเงิน ASEM Trust Fund ซึ่งจะใช้สนับสนุนการทำกิจกรรมในอนาคต นอกจากนั้นยังได้รับเงินอุดหนุนอีก 93,000 เหรียญสหรัฐ จากกองทุนพัฒนาสถาบัน (IDF) ของธนาคารโลก เพื่อการปฏิรูปการบริหารระบบงบประมาณของสำนักงบประมาณ