จากที่ได้เข้าไปสืบค้นข้อมูลใน http://www.educause.edu/ พบบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับการวางแผนกลยุทธ์ในสถาบันอุดมศึกษา ตามสภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี ‘Strategic Planning for Technological Change’ By Bart Strong จึงขอนำมาเล่าและแลกเปลี่ยนในบางส่วนที่คิดว่าอาจจะเป็นประโยชน์สำหรับใช้เป็นแนวคิดในทางปฏิบัติได้บ้าง(http://www.educause.edu/EDUCAUSE+Quarterly/EDUCAUSEQuarterlyMagazineVolum/StrategicPlanningforTechnologi/161833)
การวางแผนกลยุทธ์ ทำขึ้นเพื่อให้เรารู้ว่า เราเป็นใคร กำลังจะไปจุดไหน และวางแผนที่จะไปถึงจุดนั้นได้อย่างไร โดยกระบวนการนี้อาจผิดพลาดได้ หากมีการพึ่งพาเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากและรวดเร็วในปัจจุบัน โดย Ralph Waldo Emerson ซึ่งอาจเป็นคนแรกๆ ที่ได้กล่าวไว้ในปี 1844 ว่า การทำนายถึงการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีนั้น เปรียบเหมือนการถือเชือกทรายไว้ในมือ [Predicting technology changes is like holding on to a rope of sand] “แต่เป็นการดี หรือความฉลาดที่ได้รู้ว่าเชือกทรายนี้ อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้ เมื่อมัน twist ไปอีกทาง” โดยในครั้งแรกที่เขาได้ถือเชือกทรายนี้ คือ การเตรียม workshop เกี่ยวกับ electronic books ที่มีการเตรียมเป็นเวลา 3 ปี/ มีการ update เครื่องมือ รวมถึงทำวิจัยตลาดอยู่โดยตลอด/ เปลี่ยนขั้นตอนงานอุตสาหกรรมที่ใช้เวลา 6 เดือน/ ทำการเปลี่ยน software และ format / แนะนำเทคโนโลยีใหม่นี้สู่ตลาด/ เปลี่ยนแนวโน้มผู้บริโภค/ กลยุทธ์ของ partnerships เริ่มเป็นรูปเป็นร่าง โดยมีการใช้ e-books เป็นสื่อในการเรียนรู้อย่างหนึ่งในตลาดการศึกษาปัจจุบัน
รูปแบบของการวางแผน (Model Planning Framework) มีการพิจารณาเป็น 2 ส่วน คือ
1. Mission: เราคือใคร เช่นคำถามว่า เป้าประสงค์ปัจจุบันของเราคืออะไร พันธกิจของสถาบันเราคืออะไร อะไรที่ควรเป็น function หรือบริการหลัก หน่วยงานภายใน/ภายนอกใด ที่เราต้องพึ่งพาหรือมีปฏิสัมพันธ์ เพื่อให้งานสำเร็จ เป็นต้น
2. Vision: เรากำลังจะไปไหน เช่นคำถามว่า กำลังเกิดอะไรขึ้นในโลกของอุดมศึกษาวันนี้ และจะทำอย่างไรในอีก 3 ปีข้างหน้า เพื่อตามสิ่งเหล่านั้นให้ทัน เช่น ข้อจำกัดจากเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน/ กระแสของเทคโนโลยีในปีหน้า หรือแนวโน้มในช่วง 5 ปีนี้/ ความต้องการของนิสิตนักศึกษาที่เปลี่ยนแปลงไป/ ตลาดการแข่งขัน ฯลฯ โดยนำประเด็นต่างๆ เหล่านี้มาทำ SWOT Analysis แล้วร่างวิสัยทัศน์ กำหนดเป้าหมาย/ตัวบ่งชี้ และวัตถุประสงค์ ผู้รับผิดชอบ ทรัพยากร และงบประมาณ ที่จะทำให้บรรลุวิสัยทัศน์ได้ในเวลาที่กำหนด รวมถึงต้องมีการทบทวนและปรับปรุงเป็นประจำทุกปี
Harry Beckwith ได้กล่าวถึงประโยคน่าสนใจไว้ในหนังสือ “Selling the Invisible” ว่า “Don’t value planning only for its results: The Plan. The greatest value is in the process: The Thinking” สิ่งสำคัญในการทำแผนก็คือ การได้เข้ามามีส่วนร่วมของทุกคนในองค์กร โดย Pooling ความรู้และประสบการณ์ที่มีอยู่ นำมาสร้างเป็น Ideas ให้แก่กันและกัน จึงจะประสบความสำเร็จร่วมกันได้ แล้วไม่ว่าจะเรียกแบบไหน จุดแข็ง/จุดอ่อน ของกระบวนการวางแผนกลยุทธ์ อยู่ที่ความร่วมมือ การเปิดกว้างให้ได้แสดงความคิดเห็น และนั่นต่างหากคือกลยุทธ์
ชอบประโยคที่ว่า "The greatest value is in the process: The Thinking" ค่ะ ! เพราะการวางแผนกลยุทธ์ที่ดี ผู้บริหารต้องเปิดใจ เปิดโอกาส ให้บุคลากรในองค์กรร่วมกันคิด ร่วมกันระดมสมอง คิดหาวิธีการ/กลยุทธ์ใหม่ๆ ที่ท้าทายมาพัฒนาองค์กรให้เจริญก้าวหน้า กล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ Creative Thinking เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนกลยุทธ์ค่ะ
ถ้าย้อนกลับไปศึกษา รากเง้า การบริหารงานของบ้านเราในอดีต โดยเฉพาะด้านการศึกษา ดูเหมือนว่า ผู้มีอำนาจหน้าที่ ในการบริหาร จัดการ วางแผน ก็พยายามจะทำ มาตลอด
เรามีแผน พัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ใช้ปัจจุบัน คือฉบับที่ 10 โดยท่านผู้ทรงคุณวุฒิ จาหลากหลายสาขา ของประเทศมาร่วมกัน คิด วิเคราะห์ ทำแผนแม่บทของประเทศ ซึ่งแผนนั้น มีครอบคลุม ในทุกบริบทของการพันฒนาประเทศ ในองค์รวม
แต่พวกเรา คงคุ้นเคยกับคำ"สัพยอก" ที่ว่า Planing (อ่านว่า แพลนนิ่ง ; แต่เพี้ยน ความหมายเป็น แพลน "นิ่ง" คือ วางไว้นิ่งๆ ,ไม่ได้ทำ) คล้ายๆ กับ Research ขึ้นหิ้ง อะไร ประมาณนั้น ....
อย่างไรก็ตาม วันนี้ บ้านเรา มีหลายสิ่งเปลี่ยนแปลงไป ... คิดใหม่ ทำใหม่ ...เราก็อาจจะเก็บ สิ่งเก่า ๆ มาปัดฝุ่น ใช้ประโยชน์ ได้ไม่มากก็น้อยนะคะ
บทความของอ.รัชนีพร ทำให้ตัวเองตระหนักและเข้าใจยิ่งขึ้น ว่าการที่จะพัฒนาเทคโนโลยีในหน่วยงาน ไม่ใช่เพียงแต่ว่าจะทำโน่น ทำนี่ ได้ตามชอบใจโดยไม่มีหลักคิด หรือแม้กระทั่งการบริหารงานในองค์กรก็ตาม จำเป็นต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดี ดังคำกล่าวที่ว่า "วางแผนดีมีชัยไปกว่าครึ่ง" และการวางแผนที่ได้มุมมองอย่างครอบคลุม คือ การมีส่วนร่วมของคนในองค์กร ตรงประเด็นนี้คิดว่าเป็นสิ่งสำคัญในการจัดทำแผน เพราะทุกคนในองค์กรจะได้มีความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์กร รู้พันธกิจ วิสัยทัศน์ และรู้บทบาทของตนเองว่าจะต้องทำอะไร ทำอย่างไร เพื่อที่จะได้นำองค์กรไปสู่จุดหมายที่ตั้งไว้ร่วมกัน.
การวางแผนกลยุทธ์ทางเทคโนโลยีนั้น ต้องมีการคิดและวางไว้อย่างเหมาะสม เนื่องจากเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงเร็วและมีราคาสูง หากวางแผนไว้อย่างไม่รัดกุม คงเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่า
เห็นด้วยค่ะ กับกลยุทธ์ Thinking โดยการเปิดโอกาสให้คนในองค์กรได้แสดงความคิดเห็น เป็นการดึงไอเดียและศักยภาพของบุคลากรออกมาใช้ให้เป็นประโยชน์อย่างสูงสุดต่อองค์กรค่ะ
"การวางแผนกลยุทธ์ในสถาบันอุดมศึกษา ตามสภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี" เป็นหัวข้อที่ดีนะคะ โดยเฉพาะการวางแผนกลยุทธ์ของสถาบันอุดมศึกษาในประเทศไทย และจะดียิ่งขึ้นไปอีกถ้าเราสามารถทำตามแผนที่วางไว้ได้ และการทำแผนกลยุทธ์ก็คงไม่ใช่เฉพาะผู้บริหารที่จะมานั่งวางแผนเพียงฝ่ายเดียว คงจะต้องมีบุคคลอื่นที่อยู่ในองค์กรมาร่วมกันวางแผนด้วย เพราะเราจะได้มองเห็นแผนที่ควรจะกำหนดขึ้นมาได้ครอบคลุมทุกด้าน นอกจากนั้นในเรื่องเทคโนโลยีปัจจุบันซึ่งก้าวไปเร็วมากจนเราอาจจะตามไม่ทัน ถ้าเรามัวแต่มาคำนึงถึงเทคโนโลยีก็คงจะไม่ดีเช่นกัน เพราะแผนเราคงจะไม่สำเร็จถ้ามัวแต่หาเทคโนโลยีมา support แต่เพียงอย่างเดียว ดังนั้น เราควรจะวางแผนกลยุทธ์ตามสภาพเทคโนโลยีที่เราสามารถหามาได้คงจะดีกว่า
ได้มีโอกาสอ่านบทความในhttp://net.educause.edu/ir/library/html/cem/cem99/cem9943.html เรื่อง Enterprise System Implementations: Lessons from the Trenches เหมือนกันค่ะ เป็นบทความในปี 1999 เรื่องข้อแนะนำของการนำเทคโนโลยีมาใช้ในสถาบันสถาบันอุดมศึกษา เห็นว่ามีประโยชน์กับบทความของอาจารย์ปุ๋ย เลยนำมาเสนอและเล่าสู่กันฟัง ในบทความมีข้อแนะนำหลักๆ ตามความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีบริหารจัดการในสถาสบันอุดมศึกษา ดังนี้ค่ะ
1.ควรกำหนด Frame work เพื่อนำเสนอผู้บริหารให้ความเห็นชอบและพิจารณางบประมาณในการดำเนินงานให้ครอบคลุมวงงานทั้งหมด
2.ควรศึกษาการใช้และบำรุงรักษา Hardware และ Software
3.ควรมีทีมงานจากทุกฝ่ายที่ต้องการใช้ข้อมูลสารสนเทศในองค์กรและให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมและพัฒนาความรู้ความสามารถอยู่เสมอ
4.ควรมีที่ปรึกษาจากภายนอกเพื่อประเมินการทำงานของระบบ
5.เน้นการทำงานเป็นกลุ่มและผลิตผลงานให้มีความคุ้มค่า มากกว่าติดยึดอยู่กับความประหยัด
ในปัจจุบันควรตระหนักว่างบประมาณในการดูแลระบบจะให้ประโยชน์กับผู้ใช้ทุกกลุ่มได้เพียงพอ ตรงตามความต้องการและมีความถูกต้องหรือไม่ ตอนนี้ตัวเองใช้ระบบหลายอย่างของจุฬา ..ถือว่าคุ้มค่าจริงๆ ค่ะ