ทักษะการบริหาร
การเป็นหัวหน้าคุณจำเป็นต้องมีทั้งพรสวรรค์และพรแสวงอยู่ในตัว เพราะการยืนอยู่ในตำแหน่งของผู้นำทีมนั้น คุณจำเป็นต้องเรียนรู้กลยุทธ์มากมายหลายอย่าง อาศัยทั้งการแสวงหาความรู้ เก็บเกี่ยวประสบการณ์ที่ผ่านมาเพื่อนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์
สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการเป็นหัวหน้าคือ คุณจำเป็นต้องรู้ว่างานของคุณมีอะไรบ้าง แน่ล่ะว่ามันย่อมจะแตกต่างจากเมื่อครั้งที่คุณยังนั่งเป็นลูกน้องอยู่อย่างแน่นอน ในอดีตคุณอาจจะทำงานเพื่อความสำเร็จให้กับตัวเอง แต่เวลานี้คุณกลับต้องทำงานเพื่อความสำเร็จของส่วนรวม และที่สำคัญคุณคือแม่ทัพคนสำคัญ หากคุณสามารถเดินนำทัพได้ถูกทางใช้กลยุทธ์ที่ถูกต้อง งานของคุณก็จะประสบความสำเร็จได้ด้วยดีอย่างแน่นอน
ดังนั้น ทักษะในการบริหารจึงมีความสำคัญในอันดับต้น ๆ เพื่อช่วยให้คุณสามารถกำหนดแนวทางสร้างเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถเดินบนเส้นทางสายบริหารได้อย่างไม่ผิดพลาด งานของคุณคืออะไร หากคุณอ่านเจอหัวข้อที่รู้สึกว่าตัวเองยังทำได้ไม่ดีพอแล้วละก็ อย่าลังเล รีบลงมือฝึกปรือเสียแต่วันนี้ เพื่อก้าวสู่ความเป็นหัวหน้าที่ประสบความสำเร็จที่สุดอีกคนหนึ่งในวงการอาชีพของคุณ
เป้าหมายที่ชัดเจน
บรรลุเป้าหมายในขณะนี้และตั้งเป้าหมายครั้งต่อไป เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานชิ้นหนึ่งมาจากผู้บริหารระดับสูง คุณควรรีบระดมพลบรรดาลูกน้องทั้งหลายมาร่วมมือร่วมแรงร่วมใจกันคิดและลงมือทำเพื่อให้งานชิ้นนั้นสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
หลังจากนั้นคุณก็ควรเตรียมงานชิ้นต่อไป เพื่อให้ลูกน้องได้ทำงานอย่างต่อเนื่อง ฝีมือของพวกเขาจะมีการพัฒนาอยู่เสมอ การที่คุณตั้งเป้าหมายของการทำงานให้ชัดเจน ก็จะช่วยให้ลูกน้องทุกคนไม่ไขว้เขวและสามารถทำงานทุกอย่างให้สำเร็จลุล่วงได้ง่ายขึ้น ผลงานที่ได้จึงมีคุณภาพเป็นที่ยอมรับของทุกคน
เป้าหมายในอนาคต
ถ้าคุณเปิดร้านค้าสักร้าน ในฐานะของเจ้าของร้านคุณก็หวังว่ากิจการจะดี ช่วยให้คุณคืนทุนและสร้างผลกำไรได้ภายในระยะเวลา 3 ปี ถ้าคุณเป็นหัวหน้างานก็ตั้งเป้าว่าปีนี้ยอดขายจะต้องเพิ่มขึ้นอีก
10 เปอร์เซ็นต์ เป็นต้น
การตั้งเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหัวหน้า คุณควรตั้งเป้าหมายระยะยาวเอาไว้ล่วงหน้า แต่ไม่ควรเกินกว่า 5 ปี เพราะโครงการระยะยาวจะทำให้คุณขาดความกระตือรือร้น และไม่ควรตั้งเป้าหมายให้หลากหลายนัก เอาเป็นเรื่องเด่น ๆ ที่ท้าทายสัก 5 เรื่องก็พอ จัดอันดับความสำคัญและมุ่งความสนใจไปที่ 2-3 อันดับแรก ชี้แจงเป้าหมายเหล่านี้ให้ลูกน้องเข้าใจ และแบ่งงานให้ทั่วถึง คุณจะประสบความสำเร็จอย่างที่ตั้งใจ
ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
ถ้าคุณได้รับคำติชมว่าร้านอาหารของคุณบริการไม่ดีนัก ทั้งๆ ที่รสชาติอาหารก็ยอดเยี่ยม สิ่งแรกที่ผู้บริหารอย่างคุณต้องหันมามองคือ นี่เรามัวยุ่งอยู่กับงานจนละเลยเรื่องบางเรื่องไปหรือเปล่า เอาเป็นว่าถึงเวลาที่คุณควรจะยกเครื่องให้ร้านของคุณใหม่เสียที หรือปรับปรุงตามคำแนะนำของลูกค้า
การเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเป็นสิ่งที่ดี เพราะการเปลี่ยนแปลงย่อมสร้างความแปลกใหม่ แต่ก่อนอื่นคุณต้องแสดงให้ลูกน้องเห็นถึงข้อเสียหรือสาเหตุที่คุณต้องเปลี่ยนแปลง ในกรณีข้างต้นก็บอกไปตรง ๆ ว่าลูกค้าตำหนิมา จากนั้นก็อาศัยช่วงเวลากลางวันที่ร้านยังไม่เปิดอบรมมารยาทให้พนักงาน คำชมที่ย้อนกลับมาหลังการเปลี่ยนแปลงคือ กำลังใจสำคัญที่ช่วยให้คุณและลูกน้อง ก้าวไปข้างหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง
เลือกใช้คนให้เหมาะสมกับงาน
หากคุณต้องทำงานออกแบบ เช่น ออกแบบโปสเตอร์โฆษณาสินค้า ก่อนอื่นคุณควรมอบหมายชิ้นนี้ให้ลูกน้องที่มีทักษะทางด้านคอมพิวเตอร์อย่างยอดเยี่ยมไปทำ หากคุณต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย แต่ไม่มีพนักงานบัญชี คุณก็ควรมอบหมายให้ลูกน้องที่มีความละเอียดถี่ถ้วนที่สุดเป็นคนรวบรวม
การเลือกให้คนให้เหมาะสมกับงานถือเป็นบันไดก้าวแรก ๆ ของความสำเร็จที่หัวหน้าอย่างคุณควรระลึกถึงตลอดเวลา ถ้าคุณใช้พนักงานบัญชีมาออกแบบโปสเตอร์ หรือใช้นักออกแบบมานั่งทำบัญชี บริษัทของคุณคงยุ่งเหยิง หัวหน้าอย่างคุณจึงมีหน้าที่ป้อนงานที่เหมาะสมกับความรู้ และความสามารถของลูกน้อง หากคุณรู้จักเลือกใช้ลูกน้องให้ถูกต้อง งานของคุณก็สำเร็จไปแล้วกว่าครึ่ง
รู้จักปฏิเสธเสียบ้าง
คุณไม่ใช่ทศกัณฐ์ หากคุณรู้ว่างานที่มีอยู่ล้นมือหนักหนา ทั้งลูกน้องและตัวคุณเองต่างก็หน้าดำคร่ำเครียดอยู่กับงานตั้งแต่เช้ายันค่ำ คุณก็ไม่ควรรับงานจากผู้บริหารระดับสูงกว่าคุณมาเพิ่มอีกจนกว่าคุณจะสามารถเคลียร์งานเก่าที่ทำค้างอยู่ให้เสร็จเสียก่อน
ผู้บริหารระดับสูงมักจะมอบหมายให้ลูกน้องคนสนิทหรือแผนกที่มีผลงานดีของคุณทำงานที่สำคัญๆ เป็นประจำเพราะงานที่ออกมามักจะประสบความสำเร็จเป็นส่วนใหญ่ แต่หัวหน้าอย่างคุณก็ไม่ควรใจอ่อน ถ้ารู้ว่าตอนนี้งานล้นมืออยู่แล้ว ก็ควรบอกปัดเสียบ้าง เพราะถ้าคุณรับทุกงานที่ผู้ใหญ่มอบหมายให้ ลูกน้องของคุณคงคางเหลืองแน่
งานที่คุณควรทำเป็นอันดับแรก
งานชิ้นไหนที่คุณหยิบขึ้นมาทำเป็นอันดับแรก บางคนเลือกทำงานที่ค้างอยู่ตั้งแต่เมื่อวาน บางคนเลือกงานที่วางอยู่ใกล้ตัวที่สุด แต่ความเคยชินแบบนั้นของคุณอาจจะไม่ถูกต้องนัก เพราะงานที่คุณควรทำเป็นอันดับแรกคือ งานที่เกี่ยวข้องกับเงินหรือโครงการระยะยาวที่ต้องใช้สมาธิอย่างมาก
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นเจ้าของโปรเจกต์ใหญ่กำลังจะปรับปรุงร้านของคุณใหม่หมด ก็เริ่มเลือกแบบร้านที่ต้องการปรับรูปแบบของสินค้า หรือเสื้อผ้าของพนักงานฯ เป็นต้น งานเหล่านี้จะมีรายละเอียดมากมายที่คุณจำเป็นต้องคิดพิจารณาอย่างถี่ถ้วน ดังนั้นจึงเหมาะกับการลงมือทำในขณะที่สมองยังคงปลอดโปร่งในเวลาเช้าตรู่นั่นเอง
งานที่ควรทำเป็นอันดับที่สอง
เป็นงานที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากนัก เช่น การเขียนรายงาน การร่างจดหมาย หรือวางแผนในการปรับปรุงแผนงาน หรือมองหาลู่ทางทำการค้าแบบอื่น ๆ หรือสินค้าตัวใหม่ งานเหล่านี้คุณควรให้เวลากับมันประมาณสัปดาห์ละหนึ่งวัน
เลือกเอาสักวันที่คุณรู้สึกว่าสมองปลอดโปร่งกำลังดี งานอื่น ๆ ก็ไม่ยุ่งยากนัก หยิบกระดาษ
กับปากกาขึ้นมาร่างแนวทาง จากนั้นก็ส่งให้ลูกน้องหรือเลขาช่วยพิมพ์เดี๋ยวเดียวก็เสร็จเรียบร้อย
งานที่ควรทำเป็นลำดับที่สาม
งานที่ควรหยิบขึ้นมาทำเป็นอันดับสุดท้ายคือ งานเอกสารทั่วไปนั่นเอง งานเหล่านี้มักเป็นงานจิปาถะที่มีมากมายและรอให้คุณจัดการ เช่น งานเอกสารที่คุณจำเป็นต้องอนุมัติ หรือพิจารณาใบสั่งซื้อของลูกน้อง ยอดค่าใช้จ่ายในแต่ละสัปดาห์ ฯลฯ
งานง่าย ๆ เหล่านี้เป็นงานที่ไม่ต้องใช้เวลามากนัก หากงานชิ้นไหนไม่เร่งด่วนมากนักก็นำมารวมกันแล้วจัดการเพียงสัปดาห์ละหนึ่งครั้ง ใช้เวลาเพียง 1-2 ชั่วโมงก็เสร็จ หรืออาจจะส่งต่อให้ลูกน้องช่วยทำก็ได้เช่นกัน ส่วนตัวคุณเองก็หันไปจับงานที่สำคัญกว่านี้
ลงมือทำ
มาจนถึงวันนี้แล้ว คุณขึ้นแท่นมายืนอยู่ในระดับแนวหน้าของบริษัทหรือของร้านที่คุณกำลังบริหารงานอยู่ คุณไม่ควรปล่อยให้ตัวเองลังเล คิดแบบกล้า ๆ กลัว ๆ พอเอาเข้าจริงก็ไม่ลงมือทำเสียที “ฉันว่าเราน่าจะทำไอ้นั่น” “ฉันว่าเราน่าจะทำไอ้นี่” หากคุณไม่ลงมือเสียทีคุณก็คงไม่มีโอกาสได้สัมผัสกับความหอมหวานของความสำเร็จหรือความเจ็บปวดจากความล้มเหลวสักที
คุณก้าวขึ้นมาถึงระดับนี้แล้ว บางครั้งคุณอาจจะต้องสลัดความกังวลออกจากหัวเสียบ้าง อย่ามัวแต่กังวลว่ามันจะล้มเหลว หากคุณไม่ลงมือทำเสียทีก็จะไม่มีอะไรเกิดขึ้น งานของคุณก็ยังคงเป็นเพียงจินตนาการที่อยู่ในหัวของคุณ ไม่มีวันเป็นความจริงได้ หยิบมันขึ้นมาปัดฝุ่นแล้วลงมือทำเสีย หากครั้งนี้คุณประสบความสำเร็จ คุณก็จะมีความกล้าที่จะทำงานชิ้นใหม่ต่อไปได้ หากรูปการเป็นไปในทางตรงกันข้าม ความล้มเหลวก็จะสอนให้คุณได้รู้จักโลก ได้เรียนรู้และเก็บเกี่ยวประสบการณ์จากมันได้อีกมาก
จัดการประชุมให้กระชับ
คุณเคยนั่งประชุมท่ามกลางความเยิ่นเย้อหรือเปล่า กว่าจะสรุปได้ก็ปาเข้าไปกว่า 3 ชั่วโมง เป็นการประชุมที่ยาวนานราวกับการประชุมสภา แน่นอนว่าคงมีคนแอบนั่งหาวเป็นแน่
ถ้าเป็นการประชุมกำหนดไว้ที่ประมาณครึ่งชั่วโมงก็ควรใช้เวลาอย่างเต็มที่ เพราะการประชุมคือการมอบหมายงานต่าง ๆ และแสดงความคิด ตัดการพูดยาวเหยียดในสิ่งที่ไร้สาระออกไปแล้วคุณจะประชุมอย่างกระชับและได้ใจความและไม่น่าเบื่อ ผู้เข้ารุ่มประชุมทุกคนก็จะได้ใช้เวลาที่เหลืออยู่ไปสะสางงานของเขาให้เรียบร้อย ดีกว่ามานั่งจับเจ่าอยู่ในห้องประชุมที่ไม่มีทีท่าว่าจะจบลงเสียทีอย่างนี้ทั้งวัน
ยืนเคียงข้างลูกน้องเสมอ
เมื่อโครงการอะไรสักอย่างจวนจะถึงกำหนดแล้วเสร็จหรือกำลังตกอยู่ในภาวะวิกฤติ อย่างลูกน้องของคุณกำลังเร่งทำงานกว่า 1,000 ชิ้นหามรุ่งหามค่ำเพื่อให้เสร็จทันตามกำหนดส่งของ แต่เครื่องจักรก็ดันเกิดติด ๆ ดับ ๆ หัวหน้าอย่างคุณไม่ควรกลับไปหลับสบายที่บ้าน แล้วทิ้งให้ลูกน้องทำงานหรือเผชิญกับปัญหากันเอง เพราะจะทำให้พวกเขาไม่พอใจและรู้สึกตัวเองจะทุ่มเททำงานทำไมเมื่อไม่มีใครเห็นค่าของสิ่งที่พวกตนกำลังทำอยู่
ถ้าคุณเพียงแต่ไปเยี่ยมเยียน หรืออยู่ร่วมกับเขาในเหตุการณ์เหล่านั้น หรืออย่างน้อยก็เปิดโอกาสให้เขาได้ติดต่อคุณตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อขอความช่วยเหลือ พวกเขาก็ยินดีใช้ความพยายามมากขึ้นเพื่อให้งานสำเร็จลงด้วยดี
ให้ลูกน้องเลือกเครื่องใช้หรืออุปกรณ์ในการทำงานด้วยตัวเอง
แม้ว่าการสั่งซื้อสินค้าเข้าร้านหรือเข้าบริษัทจะเป็นหน้าที่ของคุณก็ตาม แต่สิ่งหนึ่งที่คุณไม่ควรมองข้ามคือ เปิดโอกาสให้ผู้ใช้ได้เป็นคนสั่งของด้วยตัวเอง ยกตัวอย่างเช่น ปล่อยให้พนักงานทำความสะอาดกับแม่บ้านได้เลือกผลิตภัณฑ์ทำความสะอาดยี่ห้อที่เธอโปรดปราน เปิดโอกาสให้พ่อครัวเลือกเครื่องปรุงที่เขาต้องการเพื่อจะได้ทำอาหารที่รสชาติดีที่สุดด้วยเครื่องปรุงที่คุ้นมือ
เมื่อจะซื้อเครื่องมือเครื่องใช้ให้ยึดผู้ที่จะเป็นคนใช้ของนั้นเป็นหลัก ว่าสามารถตอบสนองการทำงานของเขาได้ดีที่สุดหรือไม่ เพราะตัวของเขาเองคือผู้ที่รู้ดีที่สุดว่าเขาต้องการของแบบใด ยี่ห้อใด หรือมีรายละเอียดอย่างไร เพื่อที่จะได้ตอบสนองการทำงานของเขาได้ตามต้องการ เปิดโอกาสให้เขาเป็นฝ่ายเลือกจะช่วยให้ลูกน้องของคุณทำงานด้วยความสบายใจมากยิ่งขึ้น
เมื่อต้องไล่ลูกน้องออกจากงาน
อย่าไล่พนักงานออกโดยไม่มีการเตือนล่วงหน้า เพราะนอกจากจะเป็นการไม่ยุติธรรมกับพนักงานแล้ว ยังเป็นการทำลายขวัญและกำลังใจของลูกน้องคนอื่น ๆ ด้วย พวกเขาคงใจตุ๊ม ๆ ต่อม ๆ เพราะไม่รู้ว่าตัวเองจะโดนหางเลขเข้าบ้างหรือเปล่า เพราะเมื่อคุณทำอย่างนั้นกับคนหนึ่งได้ คุณก็ทำกับคนอื่นได้ด้วยเหมือนกัน
ถ้าคุณไม่พอใจการทำงานของใครก็ตักเตือนและให้เวลาเขาในการปรับปรุงตัวสักระยะหนึ่ง แต่ถ้าเขายังไม่รู้จักปรับตัว ยังคงมีพฤติกรรมแบบเดิมอยู่ คนเป็นหัวหน้าก็จำเป็นจะต้องเชิญให้ลูกน้องคนนั้นออกจากงานไปเสีย แต่ก่อนอื่นคุณก็ควรบอกเหตุผลให้เขาทราบ แล้วจ่ายค่าทำขวัญให้ตามสมควรด้วย เพื่อให้เขาได้มีเวลาปรับตัว และมีสตางค์ใช้ในช่วงเวลาที่ยังหางานใหม่ ก็ถือว่าคุณได้ช่วยเหลือเขาเป็นครั้งสุดท้ายเช่นกัน
จ่ายเงินเดือนให้ตรงเวลา
มนุษย์เงินเดือนอย่างเรา ๆ ก็มักจะมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนที่จำเป็นต้องจ่ายให้ตรงเวลา เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ เงินผ่อนรถ ผ่อนบ้าน บัตรเครดิต ฯลฯ ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี่จะไม่สามารถผ่อนผันหรือผัดวันประกันพรุ่งได้เลย หากชำระเงินล่างช้าดอกเบี้ยก็จะทบเท่าทวีคูณจนต้องชดใช้กันไม่หวาดไม่ไหวเลยทีเดียว
ลูกน้องของคุณก็เป็นเช่นเดียวกันกับคุณ พวกเขาก็มีภาระและมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนเช่นกัน ดังนั้นคนเป็นหัวหน้าจึงควรพิจารณาอนุมัติเรื่องเงินเดือนให้ตรงตามกำหนด เช่น เมื่อพนักงานบัญชีส่งบัญชีเงินเดือนมาให้ คุณก็ควรรีบอนุมัติให้เรียบร้อยล่วงหน้าก่อนวันเงินเดือนออกสัก 3 วัน เพื่อให้พนักงานบัญชีนำไปดำเนินการต่อ เพื่อให้ทุกคนได้รับเงินเดือนตรงเวลาเสมอ เพราะในบางครั้งลูกน้องต้องใจจดใจจ่อกับการรอคอยที่จะได้รับเงินเดือนจากเจ้าหน้าที่การเงิน ผู้บริหารก็ไม่อนุมัติเงิน เจ้าหน้าที่ก็ช้า สิ่งต่างๆเหล่านี้ เป็นสิ่งผู้บริหารทุกท่านควรเอาใจใส่ และให้ความสำคัญเป็นสิ่งแรก
********************************************************************************
แหล่งอ้างอิง
ฐิติกร แสนเจริญ. ก้าวสู่ความสำเร็จ เคล็ดลับหัวหน้างาน. กรุงเทพฯ : ไพลิน, 2549. 144 หน้า.
เข้ามารับอาหารสมอง ขอบคุณนะจ๊ะ!!!
บริหารอย่างมีทักษะ
ทักษะดีมากเลย
เรียกได้ว่า
บริหารอย่างมีคุณภาพ
เลยนะคะ