ความหมายของ MIS

Management Information System ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

       (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ                        เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

            แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ

            ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System : MIS

            เป็นระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานขององค์การ   

  การจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับ

การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้

  1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

   2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง

  3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน

  4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล

            ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่

             ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)

             ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)

             ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)

             ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)

  ( MIS คือ .( มปก ). ค้นเมื่อ 18 สิงหาคม 2552 , จาก http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/index.html)

โครงสร้างระบบสารสนเทศ

   ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องระหว่าง มนุษย์ กับ เทคโนโลยี ด้าน     ข้อมูล – ข่าวสาร

                                  ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) จึงเกี่ยวข้อง และ สัมพันธ์กับระบบต่าง ๆ เช่น

          - การบริหารศาสตร์                  ( Management Science )

         - บัญชีจัดการ                           ( Management Accounting )

         - การจัดการ                            ( Management )

         - พฤติกรรมบุคคล                    ( Human Behavior )

          - การประมวลผลข้อมูล             ( Data Processing )

        - คอมพิวเตอร์ศาสตร์               ( Computer Science )

                             MIS Technology ประกอบด้วย

                                     - Hardware

                               - Software

                           - Peopleware

                               - Database

                                     - Procedure                                                  

MIS จะทำหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวเนื่อง กับ ระบบ หรือ กิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งถ้ามองสภาพแวดล้อมในองค์กรเป็นระบบชนิดหนึ่งแล้ว จะมี ระบบ ย่อย ๆ ดังนี้

           1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem )

              หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร

            2. งานเฉพาะด้าน ( Technical Subsystem )

           หมายถึง ส่วนของผู้ที่ทำงานเฉพาะด้าน ภายในองค์กร เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการตลาด ฝ่ายวิจัย ฯลฯ

           3. การบริหาร ( Managerial Subsystem )

            หมายถึง ส่วนที่เกี่ยวข้องกับการ ตัดสินใจ กำหนดนโยบาย วางแผน และ ออกแบบโครงสร้างขององค์กร

          4. สภาพสังคม และ จิตวิทยา ( Psychosocial Subsystem )

            หมายถึง พฤติกรรม การจูงใจ สถานภาพ บทบาท และ การแบ่งกลุ่มบุคคลต่าง ๆ

          5. กำหนดโครงสร้าง ( Structure Subsystem )

             หมายถึง วิธีการที่องค์กร ได้จัดการแบ่งงานตามหน้าที่ การประสานงาน อำนาจหน้าที่ การติดต่อสื่อสาร และ รูปแบบการทำงาน

    ตัวอย่างความสัมพันธ์ของ MIS กับระบบย่อย เช่น แผนกบัญชี เป็น ระบบเฉพาะด้าน ที่ MIS จะช่วยการจัดการในการประมวลผลข้อมูลทางการเงิน หรือ มีส่วนสัมพันธ์กับการกำหนดโครงสร้างขององค์กร โดยให้ข้อมูลว่า

การมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้น

    MIS มีการประสานงานที่ดี กับ ระบบอื่นภายในองค์กร รวมถึง การเข้าใจถึงสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กรแล้ว จะเห็นว่า MIS มีส่วนสำคัญในการช่วยให้องค์กร บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้โดยช่วยจัดเตรียม สารสนเทศ ที่ถูกต้อง เป็นประโยชน์ ซึ่งถือได้ว่า เป็น ทรัพยากรที่มีมูลค่ามากที่สุด แก่ ผู้ใช้ หรือ ผู้บริหารองค์กร ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ

               - การวางแผนกลยุทธ ( Strategic Planning )

                   - การควบคุมการบริหาร ( Management Control )

                      - การควบคุมด้านปฏิบัติการ ( Operational Control )

          เทคนิคการกำหนด สารสนเทศ ให้แก่ผู้บริหาร

   John F. Rockart ระบุ วิธีกำหนด หรือ จัดเตรียม สารสนเทศ ให้แก่ผู้บริหาร ดังนี้

1. By – product Technique

2. ไม่มีการกำหนด สารสนเทศ เป็นการเฉพาะ ได้จากการประมวลผลการปฏิบัติงาน ของ ระบบต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น สรุปยอดขาย งบประมาณ เป็นต้น

                    ข้อดี      ต้นทุนการประมวลผล ต่ำ

                    ข้อเสีย   สารสนเทศที่ได้ ไม่ใช่การ วิเคราะห์ หรือ เน้น หรือ สัมพันธ์ กับ ข้อมูลอื่น ๆ

                  2. Null Approach

             จากวิธีที่ 1. สารสนเทศ ไม่มีประโยชน์ต่อ ผู้บริหาร มากนัก ประกอบกับการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นเรื่องยากที่จะคาดการณ์ล่วงหน้า ดังนั้น การใช้คอมพิวเตอร์ ผลิต สารสนเทศ จึง ไร้สาระ และ ไม่มีประโยชน์  แนวความคิดนี้ เห็นได้ว่า ผู้บริหาร จะได้ข้อมูลจากการ รับฟัง พูด คุย กับ ผู้ร่วมงาน มากกว่าที่จะได้จาก คอมพิวเตอร์ ด้วยเหตุนี้ การกำหนดความต้องการของผู้บริหาร ที่ดี ควรจะใช้วิธีการสื่อสารด้วยคำพูดมากกว่า

                    ข้อดี      ก. เป็นการรวบรวมข้อมูลอย่างไม่เป็นทางการ ( Informal Information Gathering )

  ข. ประหยัดต้นทุนจากการประมวลผลที่ไม่มีประโยชน์

                  ข้อเสีย   มองข้ามความสามรถของคอมพิวเตอร์ ที่สามารถช่วยรวบรวมข้อมูลได้

                   3. Key Indicating System

                       เป็นการกำหนดปัจจัยทุกอย่าง ที่มีผลต่อความมั่นคง หรือ อยู่รอด ของ องค์กรทั้งหมด รวมถึง การจัดทำรายงานสำคัญ ที่เรียกว่า Exception Report ซึ่งเป็นการรายงาน ถึง ปัจจัยที่ทำให้การปฏิบัติงานจริง แตกต่างจากแผนที่กำหนดไว้

                         ข้อดี      ได้ สารสนเทศ ที่เป็นประโยชน์

                      ข้อเสีย    การเตรียม สารสนเทศ ที่สำคัญขององค์กร สิ้นเปลืองมาก

            4. Total Study Process

                     เป็นกระบวนการที่ศึกษาถึง ความต้องการ สารสนเทศ ทั้งหมดขององค์กร โดยกำหนดสภาพแวดล้อม วัตถุประสงค์ ปัจจัยสำคัญต่อการตัดสินใจ และ ความต้องการ สารสนเทศ ทั่ว ๆ ไป เป็นแนวทาง การศึกษา ภาพรวมขององค์กร

                           ข้อดี       ทำให้เข้าใจถึงภาพรวม และ รู้ว่า ยังขาด สารสนเทศ ในระบบใดบ้าง

                         ข้อเสีย     ก. ข้อมูลมากเกินไป ค่าใช้จ่ายสูง

                                      ข. อาจเกิดอคติในการออกแบบ เนื่องจากเป็นการศึกษาจากระดับสูงลงมา

            5. Critical Success Factors Approach ( CSF )

               เป็นวิธีที่ผู้บริหารแต่ละคน ระบุ สารสนเทศ ที่ต้องการในขณะนั้น เป็นการกำหนดความต้องการที่มีประสิทธิภาพ และ มีประสิทธิผล

วิธีการอาจได้แก่ การสัมภาษณ์ผู้บริหาร หาเป้าหมายที่ต้องการ หรือ การอภิปรายถึงความสัมพันธ์ของ เป้าหมาย กับ CSF

                  ข้อดี       ผู้บริหารมีส่วนร่วม และ ให้ความสนใจต่อการกำหนด CSF

                 ข้อเสีย    ต้องการความร่วมมือ สูง

     ปัจจัยที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จ = CSF คือ ปัจจัย หรือ หัวข้อต่าง ๆ ที่มีผลต่อความสำเร็จในการแข่งขันทางธุรกิจ ซึ่ง ผู้บริหาร ควร ดูแลเอาใจใส่ และ ประเมินผลความก้าวหน้าขององค์กร

                    ตัวอย่าง CSF ที่ Rockart ได้ทำงานวิจัย                                                                                                                    ธุรกิจ / แผนก ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จ

  อุตสาหกรรมรถยนต์ 1. รูปแบบ

 2. ระบบตัวแทนจำหน่ายที่มีคุณภาพ

 3. การควบคุมต้นทุน

 4. มาตรฐานการใช้พลังงาน

  ซุเปอร์มาร์เก็ต 1. ส่วนผสมผลิตภัณฑ์

  2. การควบคุมสินค้าคงคลัง

  3. การส่งเสรมการขาย

  4. ราคา

 อิเล็กทรอนิกส์ 1. สนับสนุนการขาย

  2. ความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้า

  3. ปรับปรุงผลผลิต

  4. พัฒนาสินค้าใหม่

  5. ใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่มีความสามารถสูง

  6. ได้รับการสนับสนุนด้านการวิจัย และ พัฒนา

  ระบบ สารสนเทศ เพื่อการจัดการ 1. การพัฒนาระบบ

  2. การประมวลผลข้อมูล

  3. การพัฒนาบุคลากร

  4. การบริหารการเปลี่ยนแปลง

  5. การควบคุมแผนก Information System

  6. สนับสนุน วัตถุประสงค์ และ มีความสัมพันธ์ที่ดี   ต่อการบริหารขององค์กร

                                หล่งข้อมูล ของ CSF

               1. ภายในองค์กร ( Internal Source of Information ) เป็นการศึกษาจาก ระบบต่าง ๆ ภายในองค์กร

              2. ภายนอกองค์กร ( External Source of Information ) ประกอบด้วย

              2.1 ลักษณะของโครงสร้างอุตสาหกรรม ( Structure of Particular Industry )

              การศึกษาถึงโครงสร้างขององค์กร ( ซึ่งถูกจัดให้เป็นอุตสาหกรรม หรือ ธุรกิจ ประเภทหนึ่ง ๆ ) โดยทั่วไปจะทำให้ช่วยกำหนด CSF ได้ดียิ่งขึ้น เช่น ธุรกิจรถยนต์ จำเป็นต้องคำนึงถึง รูปแบบของรถยนต์ เป็น CSF ที่สำคัญตัวหนึ่ง

               2.2 กลยุทธเชิงแข่งขัน ฐานะของบริษัทในอุตสาหกรรมนั้น และ ทำเลที่ตั้ง (Competitive Strategy Industry Position and Geographic Location )

             ระดับความได้เปรียบ ในเชิงธุรกิจจะแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับ ขนาด หรือ ฐานะขององค์กรในอุตสาหกรรม รวมถึงทำเลที่ตั้ง เช่น CSF ของบริษัทขนาดเล็ก คือ กลยุทธ ของ คู่แข่งขัน ที่มีขนาดใหญ่กว่า หรือ CSF ของผู้ผลิต Minicomputer คือ การที่ IBM เปลี่ยนกลยุทธไปขาย Microcomputer ที่มีราคาถูกกว่า เป็นต้น

            2.3 ปัจจัยที่เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมภายนอก ( Environmental Factors )

                เช่น ปัจจัยด้านการเมือง ปัจจัยด้านจำนวนประชากร เป็นต้น

             2.4 ปัจจัยที่เกิดเฉพาะหน้า ( Temporal Factors )

                ปัจจัยบางอย่างไม่ใช่ ปัจจัยที่สำคัญมากนักในช่วงเวลาขณะหนึ่ง เช่น การควบคุมสินค้าคงคลัง มักจะไม่เป็น CSF สำหรับผู้บริหารระดับสูง แต่ ในช่วงที่วัตถุดิบขาดแคลน การควบคุมสินค้าคงคลัง จะกลายเป็น CSF ที่สำคัญได้

  สรุปCSF เป็นปัจจัยสำหรับการตรวจ และ ปรับตัว ให้เข้ากับ สภาพแวดล้อม และ สภาพการแข่งขันในธุรกิจแผนก MIS มีบทบาทสำคัญต่อการให้ข้อมูล เพื่อช่วยกำหนด CSF ให้แก่ผู้บริหาร ตามระยะเวลา และ สภาพการแข่งขัน ฯลฯ

    บริหาร MIS สามารถให้ สารสนเทศ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิผล และ มากขึ้น หากผู้บริหารองค์กรมีส่วนร่วมในการกำหนด CSF ผู้บริหาร สารสนเทศ มีบทบาทนอกเหนือจาก ระบบ MIS คือ ผู้ประสานกับ ระบบอื่น ๆ ภายในองค์กร

(อ้างอิงจาก,http://www.rta.mi.th/chukiat/story/MIS00.htm)

[ธนิตย์]

ดีคับ