เทคโนโลยีสารสนเทศ กับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์

เทคโนโลยีสารสนเทศ กับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์

ความหมายของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Information System) หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ
นอกจากนั้นงาน HRIS จึงอาจจะหมายถึง วิธีการส่งมอบงานบริการใหม่ๆ แก่ลูกค้าของเรา ผ่านกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนกับการส่งรหัสสารสนเทศจากฝั่ง Hr ไปสู่การถอดรหัสสารสนเทศของฝั่งลูกค้า Hr โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ มาทำงานส่งมอบบริการแทนเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงการให้บริการแบบเผชิญหน้า แต่มีข้อดีกว่า คือ สามารถให้บริการโดยไม่จำกัด เวลา สถานที่ และที่สำคัญ คือ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และไม่ลดความพึงพอใจของลูกค้า

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์
มีหนังสือวิชาการหลายเล่มที่กล่าวถึง องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไว้ ซึ่งมีเนื้อหาและแนวคิดคล้ายคลึง จะเห็นว่าองค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์นั้น จะประกอบด้วย 2 ระบบงานหลัก คือ ระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับ บุคลากรในสายงาน นโยบาย ระบบงาน ระเบียบวิธีปฏิบัติต่างๆ และผู้ใช้บริการ กับ ระบบคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ทางด้านทรัพยากรมนุษย์ ที่ได้รับการออกแบบพัฒนา เพื่อเข้ามาสนับสนุนระบบการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้สามารถทำงานได้โดยสะดวก รวดเร็วและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน พนักงานผู้ใช้บริการ และผู้บริหารระดับสูงที่สามารถนำข้อมูลจากระบบมาใช้ในการตัดสินใจเชิงธุรกิจ

กระบวนการ 5 ขั้นตอนในการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์
จากแผนภาพที่ 4 (ด้านล่าง) จะเห็นว่าการจัดทำโครงการระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์นั้น เป็นสิ่งที่ไม่ยาก แต่ก็ไม่ง่ายซะทีเดียว หากคุณคิดไม่เป็นระบบหรือมองไม่ครบถ้วนในทุกด้าน คุณก็อาจจะเจอกับปัญหาที่ยุ่งยาก และมีค่าใช้จ่ายใต้น้ำที่ตามมาจากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนหรืออกแบบโครงการก็เป็นได้ Ceriello & Freeman เสนอแนวคิดว่า การจัดทำโครงการระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ก็เหมือนกับการคิดสร้างบ้าน คือ คุณต้องประเมินตนเองก่อนว่า จะสร้างบ้านแบบไหน เช่น เป็นบ้านเดี่ยว บ้านตึก บ้านไม้ทรงไทย หรือบ้านชั้นเดียว บ้านสองชั้น จะมีกี่ห้องนอน กี่ห้องน้ำ ฯลฯ เมื่อได้รูปแบบความต้องการที่ชัดเจนแล้ว คุณควรจะรู้งบประมาณโดยคร่าวๆ รู้วัสดุที่จะใช้ รู้ว่าจะใช้เวลาสร้างบ้านประมาณกี่เดือน เมื่อได้ข้อมูลมากพอคุณก็จะเขียน spec ของบ้านได้ และสามารถออกแบบโครงร่างแบบบ้านได้ ในขั้นต่อไป คือ การตัดสินใจว่าจะเลือกสร้างบ้านเอง หรือจะจ้างผู้รับเหมามาทำให้ ซึ่งทั้งสองวิธีจะมีข้อดีและข้อด้อยที่แตกต่างกันไป แต่เมื่อคุณตัดสินใจไปแล้ว สิ่งสำคัญที่ตามมา คือ คุณต้องเข้าใจว่าในระหว่างการก่อสร้าง คุณจะมีระบบการควบคุม ตรวจสอบ ประเมินผลประสิทธิภาพการทำงานของผู้สร้างบ้านได้อย่างไร และจะมั่นใจได้อย่างไรว่าบ้านที่สร้างตรงกับความต้องการของคุณ สมาชิกในครอบครัว ไม่มีปัญหาเกิดขึ้นในภายหลัง และหากมีปัญหาจะสามารถซ่อมบำรุงรักษาสิ่งเหล่านั้นให้กลับคืนสู่สภาพที่ควรจะเป็นได้อย่างไร โดยไม่ใช้งบประมาณเพิ่ม หรือใช้งบแบบบานปลาย

สำหรับในทางปฏิบัติจริงๆ พวกเราชาว Hr เองก็มีข้อจำกัดหลายด้านทีเดียว กล่าวคือ พวกเรารู้ว่าต้องการสร้างบ้านแบบใด และต้องการให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ อะไรบ้างภายในบ้านของเรา แต่จากประสบการณ์ของผมที่ทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์มาหลายปี แม้แต่ตัวผมเองก็ยังพบว่า ไม่สามารถจัดทำโครงการระบบสารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้ดีเยี่ยม ผมยังไม่สามารถค้าหาซอฟต์แวร์ที่ตอบคำถามและความต้องการของตนเองได้แบบโดนใจจริงๆ ซึ่งจากการประเมินแล้ว ผมพบว่าสาเหตุที่เป็นอย่างนี้ส่วนหนึ่งก็มาจากการที่ผมเองยังไม่มีความรอบรู้ลึกในสายงานมากพอ จนสามารถเขียนความต้องการเหล่านั้นมาเป็นคู่มือ Work Flow จนสามารถถ่ายทอดความต้องการของตนเองมาสื่อสารกับคนไอทีที่เขียนโปรแกรมให้เข้าใจได้นั่นเอง

บี เกรก มายเออร์ และแพทริกา ออบเบิร์นดอร์ฟ (2001: 147-159) ได้กล่าวถึง เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ว่า ธรรมชาติของการได้มาซึ่งระบบซอฟต์แวร์โดยทั่วไป จะมีองค์ประกอบสำคัญ 7 ประการ เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ดังนี้

• การกำหนดความต้องการ (Requirements)
• การอ้างอิงแบบจำลอง (Reference Model)
• การกำหนดองค์ประกอบและรูปแบบ

• การกำหนดมาตรฐาน (Standards)
• การนำไปใช้งาน (Implementations)

• การบูรณาการและการทดสอบ (Integration&Testing)
• การกระจายงานและการสนับสนุน

ที่มา : ศักดิ์ดา หวานแก้ว

 

 

[ครูต้อย]

ดีจ้ะ มาเยี่ยมชมจ้ะ

[เพชร]

ขอบคุณ

[ประพัฒศร มิ่งมิตร]

เข้าทักทายอีกแล้วจ้า

[ญาดา]

รวดเร็วขึ้นด้วย ICT นะจ๊ะ

[เพชร]

ขอบคุณที่ช่วยแสดงความคิดเห็น