สรุปมิติงานด้าน HR

สรุปมิติงานด้าน HR

 

บทความนี้จะเป็นเรื่องของบทบาทงานด้าน HR ที่มีต่อ Line Manager สรุปมิติทั้งหมดที่ Line Manager และ HR Dept. จะต้องทำงานร่วมกัน ดังนี้

มิติที่ 1 : การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของหน่วยงาน (Functional Description)

การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงาน (Job Description)

มิติที่ 2 : การสรรหาและคัดเลือก (Recruitment and Selection)

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning)

การสรรหาพนักงาน (Recruitment) และการคัดเลือกพนักงาน (Selection)

มิติที่ 3 : การบริหารประสิทธิภาพการดำเนินงาน (Performance Management System : PMS)

การกำหนดตัวชี้วัดผลงานระดับหน่วยงานและระดับบุคคล (KPIs/BSC - Function and Individual)

ความสามารถหลักและความสามารถในงาน (Core and Job Competency)

มิติที่ 4 : การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน (Training & Development)

การวางแผนฝึกอบรมพนักงาน (Training Plan)

การหาช่องว่างความสามารถของพนักงาน (Competency Gap Assessment)

การจัดทำแผนพัฒนาพนักงานรายบุคคล (Individual Development Plan : IDPs)

มิติที่ 5 : การพัฒนาสายอาชีพพนักงาน (Career development)

การจัดทำผังความก้าวหน้าในสายอาชีพของพนักงาน (Career Path)

การจัดทำผังทดแทนตำแหน่งงาน (Succession Plan)

มิติที่ 6 : ระบบบริหารค่าตอบแทน (Compensation System)

การทบทวนโครงสร้างค่าเงินเดือน และสวัสดิการ (Re - Salary and Benefit Structure)

มิติที่ 7 : ระบบการจูงใจพนักงาน (Motivation System)

การจัดสภาพแวดล้อมการทำงาน (Working Environment)

การเป็นที่ปรึกษาแก่พนักงาน (HR Clinic)

จะเห็นได้ว่ามิติต่าง ๆ ทั้ง 7 มิตินี้จะครอบคลุมถึงวงจรงานด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ใน ทุก ๆ ด้าน ซึ่งการบริหารงานให้สำเร็จ มิใช่อยู่ที่การกำหนดกลยุทธ์ การวางแผน และการบริหารงาน หรือที่เรียกว่า "มุ่งงาน" เพียงอย่างเดียวเท่านั้น การบริหารคน หรือที่เรียกว่า "มุ่งคน" เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำควบคู่กันไปด้วย และมิติทั้ง 7 จึงเป็นแนวทางให้ Line Manager ใช้ในการบริหารและพัฒนาคนในมุมมองต่าง ๆ และหาก Line Manager นำแนวคิดมาใช้ปฏิบัติในการบริหารทีมงานของคุณแล้วล่ะก็ แน่นอนว่าประโยชน์ต่าง ๆ ย่อมจะเกิดขึ้นจากการบริหารและพัฒนาคนของ คุณเอง ซึ่งได้สรุปประโยชน์ทั้งหมดที่จะเกิดขึ้นจากการนำมิติทั้ง 7 มาใช้ ดังนี้

ประโยชน์ที่ Line Manager จะได้รับ มิติที่เกี่ยวข้อง

การทำงานมีเป้าหมายเดียวกัน มิติที่ 1 : การวิเคราะห์งาน(Job Analysis)

2. หัวหน้างานมีโอกาสสร้างความเข้าใจที่ตรงกันในหน้าที่งานของลูกทีม

3. หัวหน้างานรับรู้ว่าลูกน้องแต่ละคนทำงานอะไรบ้าง ตอบสนองต่อความต้องการหรือความคาดหวังของตนหรือไม่

4. ลูกน้องตระหนักถึงหน้าที่งานของตำแหน่งงานที่ทำ

5. หัวหน้างานสบายใจในการมอบหมายงานให้ลูกน้อง ลูกน้องไม่มีข้ออ้างที่จะเกี่ยงงาน

6. ใช้เป็นเครื่องมือในการหาคนให้ตรงตามที่หัวหน้างานต้องการ

ไม่เกิดปัญหาคนล้นงาน หรืองานล้นคน มิติที่ 2 :

การสรรหาและคัดเลือก (Recruitment and Selection)

2. จัดกำลังคนให้ตรงกับความสามารถ ลักษณะงาน และเวลา

3. หาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับความต้องการของหัวหน้างาน

4. ฝึกคนให้มีทักษะที่หลากหลาย (Multi Skills)

5. เป็นเทคนิคหนึ่งในการจูงใจ และสร้างขวัญกำลังใจแก่พนักงาน

เป็นเครื่องมือในการวัดผลการทำงานของลูกทีม มิติที่ 3 : การบริหาร ประสิทธิภาพการ

ดำเนินงาน (PMS)

1. สร้างโอกาสให้หัวหน้าและลูกทีมพูดคุยกันถึงผลการทำงาน และสิ่งที่คาดหวังในการทำงานสำหรับปีถัดไป

2.  หัวหน้างานรู้ถึงจุดแข็ง และจุดที่ต้องพัฒนาปรับปรุงของลูกทีมแต่ละคน

3. ทำให้พนักงานรับรู้ และปรับปรุงศักยภาพของตนเอง

พัฒนาจุดแข็ง และปรับปรุงข้อบกพร่องได้ตรงจุด มิติที่ 4 : การฝึกอบรมและ พัฒนาพนักงาน (Training & Development)

1. ลูกทีมมีการพัฒนาความสามารถและศักยภาพอย่างต่อเนื่อง

2.  สร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้กับลูกทีม

3.  เป็นช่องทางหนึ่งในการแจ้งสิ่งที่คาดหวังในการทำงานแก่ลูกทีม

4. หากพนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หัวหน้างานมีเวลาในการทำงานด้านการวางแผน ออกแบบ และปรับปรุงระบบ มีความคิดริเริ่มใหม่ ๆ

 

เตรียมความพร้อมของกำลังคน ยามขาดแคลน มิติที่ 5 : การพัฒนาสายอาชีพพนักงาน (Career development)

1. ฝึกให้พนักงานพร้อมรับกับการทำงานในหลากหลายรูปแบบ

2. สร้างขวัญและกำลังในการทำงานให้กับพนักงาน

3. พัฒนาความสามารถและศักยภาพของคนได้ตรงจุด

คน งาน ค่าตอบแทนสอดคล้องและสัมพันธ์กัน มิติที่ 6 : ระบบบริหาร ค่าตอบแทน

(Compensation System)

1.  รักษาคนในองค์กร ไม่ให้เกิดปัญหาสมองไหล

2. ดึงดูด และจูงใจให้คนสนใจเข้ามาทำงาน

3. หัวหน้างานหมดห่วงปัญหาเรื่องความขัดแย้งส่วนบุคคล

4. สร้างความสามารถในการแข่งขันกับบริษัทอื่น

พนักงานมีความรู้สึกอยากมาทำงาน-มาจากใจ ไม่ถูกบังคับ มิติที่ 7 : ระบบการจูงใจ

พนักงาน (Motivation System)

1. มีการทำงานเป็นทีม ช่วยเหลือ เกื้อกูลกัน

2. อยากคับขัน หัวหน้างานหมดห่วงว่าจะไม่มีใครช่วยเหลือ

3. ลูกน้องรัก พร้อมที่จะอุทิศตนได้ทุกเมื่อ ทุกเวลา

 

จะเห็นได้ว่าผู้ที่ได้รับประโยชน์ทั้งหมดโดยตรง นั่นก็คือ Line Manager ทั้งนี้การบริหารและพัฒนาคนที่ดี จะทำให้ Line Manager มีเวลาในการคิดทบทวน วางแผนงาน และคิดริเริ่มสิ่งใหม่ ๆ เพื่อให้การบริหารงานดีขึ้น และในที่สุดผลงานของหน่วยงานคุณเองย่อมเป็นที่ต้องตา ต้องใจของผู้บริหารในหน่วยงานต่าง ๆ และ ผู้บริหารขององค์กร

 

ปัญหาและอุปสรรค

การนำเอามิติงานด้านทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 7 มาใช้นั้น Line Manager อาจพบกับปัญหาและอุปสรรคที่จะเกิดขึ้น ดังต่อไปนี้

-  ขาดการสื่อสารแบบสองทาง หรือ Two Way Communication ระหว่าง Line Manager และพนักงานอย่างจริงจังและต่อเนื่อง ทั้งนี้อาจเนื่องมาจากเวลาที่ไม่เอื้ออำนวย หรือ Line Manager ไม่ได้เห็นความ สำคัญในการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์มากนัก เพราะคิดว่าเป็นหน้าที่ของ HR Dept. ที่ควรรับผิดชอบโดยตรง พนักงานมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการเปลี่ยนแปลง ยึดติดกับระบบและแนวทางปฏิบัติแบบเดิม ๆ บางคนไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง บางคนต่อต้านการเปลี่ยนแปลง และบางคนชักชวนให้ผู้อื่นไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ถึงแม้ว่า Line Manager พยายามชี้แจงและทำความเข้าใจถึงการปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ก็ตาม ขาดการสนับสนุนและมีส่วนร่วมอย่างจริงจังของ HR Dept. ทั้งนี้ไม่มีระบบการติดตามผล ตรวจสอบ และปรับเปลี่ยนกลยุทธ์เพื่อพัฒนางานด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้สามารถสนับสนุน Line Manager ได้ นอกจากนี้ในบางครั้ง HR Dept. ยังไม่สามารถให้คำปรึกษาแนะนำแก่ Line Manager เกี่ยวกับปัญหาต่าง ๆ ในการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ได้

การเตรียมความพร้อม

ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของ HR Dept. โดยตรงในการเตรียมความพร้อมสำหรับการนำเอามิติด้านงานทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 7 มิติมาใช้ปฏิบัติ โดยมีวิธีการหรือขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. HR Dept. จะต้องชี้แจงความสำคัญของมิติทั้ง 7 ที่จะมีช่วยในการบริหารและพัฒนาคนของ Line Manager ทั้งนี้ HR Dept. ควรทำความเข้าใจแก่ Line Manager ให้ตระหนักถึงประโยชน์ และการจัดสรรเวลาเพื่อชี้แจงระบบการบริหารและพัฒนาทรัพยากรให้กับพนักงานของตน

2.  HR Dept. จะต้องหาวิธีการช่วย Line Manager ในการปลุกจิตสำนึกให้กับพนักงานได้ตระหนักและเห็นความสำคัญ ขั้นตอนการทำงาน บทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานที่มีต่อระบบงานด้านทรัพยากรมนุษย์ในมิติทั้ง 7

3.  HR Dept. จะต้องสามารถให้คำปรึกษาแนะนำต่าง ๆ ได้ หาก Line Manager มีข้อสงสัยหรือประเด็นปัญหาเพิ่มเติม

4.  HR Dept. จะต้องติดตามผลจาก Line Manager ในการนำมิติทั้ง 7 ด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ไปประยุกต์ใช้ รวมทั้งจะต้องทบทวนและปรับปรุงระบบงานในมิติต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง ตลอดจนการชี้แจงและสร้างความเข้าใจแก่ Line Manager ถึงมิติต่าง ๆ ทั้ง 7 ด้านที่ได้รับการออกแบบและปรับปรุงใหม่

จากบทความจะเห็นได้ว่า Line Manager และ HR Dept. จะต้องทำงานร่วมกัน เพื่อทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในด้านการบริหารงานด้านต่างๆ เพราะว่างานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นนับว่าเป็นส่วนที่สำคัญขององค์กรอีกอย่างหนึ่งที่จะทำให้องค์การมีการพัฒนาในอนาคต ซึ่งบทบาทงานด้าน HR ที่มีต่อ Line Manager ในมิติทั้ง 7 ด้านที่ได้กล่าวถึงไปแล้วนั้น จะได้รับความสำเร็จและเป็นที่ยอมรับจากทุกหน่วยงาน เนื่องมาจากการทำงานร่วมกันอย่างจริงจังระหว่าง HR Dept. และ Line Manager ซึ่ง HR Dept . และ Line Manager จะต้องเริ่มสำรวจระบบงานด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ว่าปัจจุบันเป็นอย่างไร Line Manager มีส่วนร่วมมากน้อยแค่ไหน …พนักงานมีความคิดเห็นอย่างไรในการนำระบบการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ใหม่ ๆ มาใช้เพื่อที่ว่าจะได้นำข้อมูลต่าง ๆ มาประกอบการพัฒนาและปรับปรุงระบบในมิติ 7 ด้านของงานด้านทรัพยากรมนุษย์ให้ดีขึ้นต่อไป

 

 

ที่มา  :  ผู้เขียนบทความ : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์

 

 

 

   

 

 

 

 

[เสงี่ยม บำรุงพงษ์]

บทความให้ความรู้ดีมากค่ะน้องจิ๊บ

[ดร. ดิศกุล เกษมสวัสดิ์]

มาเยี่ยมให้กำลังใจในการสร้างสรรค์ผลงานครับ