หลังจากที่พี่เม่ยตามหาวงเสวนาพบแล้ว คุณเมตตาคนเก่ง ก็ชี้แจงเป้าหมายของการเสวนาในวันนี้ มีการ ลปรร. เล็กๆในวงคุณอำนวย จนได้ข้อสรุปว่าสิ่งที่ต้องการจากวงเสวนากลุ่ม "คุณกิจสารบรรณ" ในวันนี้ก็คือ
- อยากได้อะไรจากการรวมกลุ่ม CoP สารบรรณ
- ทำอย่างไรให้ชุมชนนี้ยั่งยืน
พี่เม่ยรับผิดชอบเป็น "ฟา" กลุ่มที่ 7 มีเจ้าหน้าที่ด้านสารบรรณจากวิทยาเขตปัตตานี วิทยาเขตสุราษฎร์ธานี และหลายคณะในวิทยาเขตหาดใหญ่ รวม 11 คน หลังจากเลือกท่านประธาน(น้องอ๋อง) และคุณเลขา(น้องฝน)ได้เรียบร้อย เราก็เริ่มต้นพูดคุยในประเด็นแรกกัน
 |
บรรยากาศกลุ่ม 7 ค่ะ
|
|
| บรรยากาศรวมๆ ของหลายๆกลุ่ม |
เริ่มแรกก็ตามธรรมเนียมค่ะ มีอ้ำอึ้งกันเล็กน้อย พี่เม่ยจึงเสนอว่า ให้ลองผลัดกันเล่าว่าที่ทำงานประจำอยู่มีเรื่องอะไรที่ชอบมาก หรือเรื่องที่อยากทำให้ดีขึ้นบ้างไหม เผื่อว่าการมีชุมชนจะช่วยให้พวกเราได้พัฒนางานกันบ้าง
เรื่องเล่าต่างๆจึงเริ่มพรั่งพรูออกมาจากหลายๆคน ดูเหมือนจะมีปัญหาคล้ายๆกันคือ ผู้ทำงานด้านสารบรรณยังไม่มีมาตรฐานปฏิบัติงานที่เป็นแนวทางเดียวกัน และแนวปฏิบัติในเรื่องของการจัดทำ การจัดเก็บ การทำลายเอกสารก็ไม่ชัดเจน ทุกคนจึงคาดหวังว่าการมีการรวมตัวของกลุ่มสารบรรณนี้จะช่วยผลักดันให้มีการสร้างมาตรฐาน และแนวปฏิบัติที่เป็นทางเดียวกัน
อีกประการคือ คนสารบรรณรู้สึกว่า ตนเองมักถูก ลืม บ่อยๆ ทั้งที่ต้องทำหน้าที่สำคัญขององค์กร จึงอยากให้กลุ่มช่วยกันผลักดันให้ผู้อื่นเห็นคุณค่าของคนทำงานด้านสารบรรณบ้าง
ส่วนเรื่องความยั่งยืน ทุกคนคิดว่าความร่วมมือร่วมใจของสมาชิกในชุมชน และช่องทางสื่อสารที่รวดเร็ว สามารถ ลปรร.กันได้ทั่วถึง จะช่วยสร้างความยั่งยืนให้ชุมชนได้...
และต่อไปนี้คือ AAR ของ "ฟา(พี่เม่ย)" จากการได้ร่วมวงเสวนา "CoP สารบรรณ"
ความคาดหวัง
- อยากรู้จักงานสารบรรณ
- ฝึกฝนการเป็นคุณอำนวยของตนเองในกลุ่มงานที่ไม่ได้รู้เนื้องานและไม่รู้จักคุณกิจในกลุ่มมาก่อน
ได้ดังคาด (และเกินคาดอย่างมาก)
- จากเดิมที่พี่เม่ยแทบไม่รู้จักงานสารบรรณเลย ก็ได้รู้จักมากขึ้น ได้ฟังเรื่องเล่าในการทำงาน กลเม็ดเทคนิคต่างๆในการทำงานด้านสารบรรณ
- แถมได้ความรู้เพิ่มเติมอีกสองประเด็นค่ะ คือ
- อักษรย่อของมหาวิทยาลัยสงชลานครินทร์ คือ ม.อ. แต่การออกลำดับเอกสารสำคัญ กลับใช้คำว่า มอ (ตามด้วยตัวเลข) โดยไม่ต้องมีจุด
- หนังสือหารือภายในกระทรวง ทบวง กรมเดียวกัน ใช้บันทึกข้อความไม่ต้องมีครุฑ แต่ถ้าออกจากกระทรวงแล้วละก็ ต้องมีครุฑเสมอค่ะ
น้อยกว่าที่คาด
- ยังไม่สามารถทำตนเองให้เนียนเข้ากับงานสารบรรณในวงเสวนา ยังดูเหมือนตนเองเป็นคนนอก
- เวลาน้อยไปค่ะ ยังคุยกันได้ไม่ค่อยลึกซึ้งเท่าไรนัก
ข้อเสนอแนะ
- ถ้าต้องจัดเสวนาในกลุ่มคนจำนวนมากขนาดนี้อีก คงต้องเลือกสถานที่ที่กว้างขวางขึ้น
- ไม่ต้องมีโต๊ะดีกว่าค่ะ เพื่อสร้างบรรยากาศให้การเล่าเรื่องของทุกคนเป็นกันเองมากขึ้น
การเสวนาและทำ AAR ของกลุ่มสารบรรณ จบลงในเวลา 16.35 น. ทุกคนแยกย้ายกันกลับ พี่เม่ยมองหาคุณโอ๋ ทราบว่าจะไปช่วยสอนพี่ผ่องใสสร้างบล็อกต่อ จึงเดินออกมาคนเดียว ฝนตกพรำๆ
ขอบคุณ พี่นา(คุณวิไลพรรณ) ที่ให้พี่เม่ยอาศัยติดรถกลับมาที่ทำงานพร้อมกับพี่ดวงพรขอบคุณ คุณเมตตา ที่ชักชวนพี่เม่ยไปเป็น "ฟา" ในวันนี้ ทำให้ได้รู้ ได้เห็นสิ่งดีๆ เพิ่มขึ้นค่ะ
