ในปัจจุบันเป็นที่ยอมรับกันแล้วว่า สารสนเทศได้กลายเป็นปัจจัยที่สำคัญในการพัฒนา ประเทศสำหรับในระบบการศึกษาก็ได้ตระหนักถึงความสำคัญของข้อมูลและสารสนเทศเช่นเดียวกัน โดยหน่วยงานทางการศึกษาและที่เกี่ยวข้องได้สนับสนุนให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต การจัดเก็บ การให้บริการและ แลกเปลี่ยนข้อมูล และสารสนเทศที่ใช้ในการกำหนดนโยบาย การวางแผนพัฒนาการศึกษา การบริหารการศึกษา และ การจัดการศึกษาให้เป็นระบบที่มีรูปแบบและมีมาตรฐานเดียวกันรวมทั้งส่งเสริมให้มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนการสอนในทุกระดับการศึกษาอย่างไรก็ตาม การดำเนินงานพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษาของหน่วยงานทางการศึกษาและที่เกี่ยวข้องมีลักษณะเป็นไปอย่างอิสระ ทำให้ขาดความเป็นเอกภาพ ประกอบกับขาดความพร้อมทั้งทางด้านงบประมาณ บุคลากร และอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ ต่อเชื่อมระบบซอฟต์แวร์ เป็นต้น ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ อันได้แก่ ปัญหาการผลิตข้อมูลปฐมภูมิ ที่มีข้อมูลไม่ครบถ้วนตามที่ผู้ใช้ต้องการ ปัญหาการจัดเก็บข้อมูลทุติยภูมิ ปัญหาการประสานงาน เครือข่าย รวมทั้งปัญหาการดำเนินงานสารสนเทศ ปัญหาต่างๆ เหล่านี้ส่งผลไปถึงการจัดการศึกษา ที่ต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการดำเนินงาน จากสภาพปัญหาข้างต้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการศึกษา โดยให้มีพื้นฐานอยู่บนหลักการพัฒนาร่วมกันระหว่างหน่วยงานทางการศึกษาและที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ สามารถประสานการดำเนินงานและการนำทรัพยากรมาใช้ในการบริหาร การวางแผน การจัดการ ศึกษาและการฝึกอบรมร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
ในส่วนของสถานศึกษา การมีสารสนเทศที่เป็นระบบ ก็มีความจำเป็นและมีความสำคัญต่อการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษาเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะความสำคัญของการจัดการสารสนเทศอย่างมีระบบ ทำให้สามารถมีข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาคุณภาพการศึกษาด้านต่าง ๆ ผู้บริหารจึงต้องตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ ว่าต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับจัดการและระดับกลยุทธ์ เพราะส่งผลต่อคุณภาพการศึกษาอย่างต่อเนื่อง มีประสิทธิภาพและโปร่งใส ระบบสารสนเทศในสถานศึกษา ประกอบด้วยระบบงานต่าง ๆ ดังนี้
• การวางแผนจัดการเรียนการสอนและอัตรากำลัง
• การจัดชั้นเรียนตามความต้องการของผู้เรียน วิชาเลือกเสรี พื้นฐานอาชีพ
• การจัดกิจกรรมการศึกษาเพื่อสนองตอบความต้องการของชุมชน
• การจัดทำทะเบียนประวัติ และพัฒนาการของนักเรียน
• การวัดวิเคราะห์และประเมินผลการเรียน
• ธนาคารข้อสอบ
• ระบบงานห้องสมุด
• ระบบงานปกครอง
• ระบบงานบุคลากร
• ระบบงานธุรการ การเงิน และพัสดุ
• ระบบสาธารณูปโภค อาคารสถานที่
• ระบบงานแนะแนว
• ระบบงานสหกรณ์
• ระบบงานสุขอนามัยและโภชนาการ
• ระบบแผนงานและโครงการ
ระบบสารสนเทศในสถานศึกษา ที่กล่าวมาที่มีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์ ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน เรียกใช้ได้สะดวกและตรงตามความต้องการ จะช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างความมั่นใจที่ตั้งอยู่บนรากฐานของหลักวิชา หลักฐานข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้ มีกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ หลักตรรกและความสมเหตุสมผล เพราะสารสนเทศทั้งหลายนั้นนอกจากจะใช้ในการวางแผนการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาแนวความคิด และสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการดำเนินการต่างๆ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2549 : 25) โดยระบบสารสนเทศที่จำเป็นต่อการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา ที่ประกอบด้วย (1) ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา (2) ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับผู้เรียน (3) ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานวิชาการ (4) ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ โดยระบบสารสนเทศแต่ละระบบเหล่านี้มีรายละเอียดโดยสังเขปดังต่อไปนี้
1. ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา
ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับภาพรวมของสถานศึกษา สภาพเศรษฐกิจ การเมือง สังคม ความต้องการของ ชุมชน สภาพการบริหารและการจัดการตามโครงสร้างและภารกิจ เป็นต้น โดยมีตัวอย่างรายงานในระบบสารสนเทศ เช่น ข้อมูลทั่วไปของสถานศึกษาศักยภาพของสถานศึกษา ความต้องการของชุมชน แนวโน้มการพัฒนาท้องถิ่น แนวทางการจัดการศึกษา และการมีส่วนร่วมของคณะกรรมการสถานศึกษา/คณะกรรมการนักเรียน เป็นต้น
ตัวอย่างระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา ประเภทข้อมูลครูและบุคลากร ด้านวุฒิการศึกษา โดยมีจุดประสงค์เพื่อนำไปใช้ในการวางแผนในการจัดบุคลากรให้ปฏิบัติงาน (งานสารสนเทศโรงเรียนสตรีทุ่ง, 2551 : 5)
สารสนเทศข้อมูลเกี่ยวกับครู / บุคลากร จำแนกตามระดับวุฒิการศึกษาและเพศ
กลุ่มสาระ / งานที่ปฏิบัติ ระดับวุฒิสูงสุด เพศ รวม ป.โท ป.ตรี อนุปริญญา ชาย หญิง บริหาร 2 2 - 3 1 4 ภาษาไทย - 9 - 3 6 9 คณิตศาสตร์ - 12 2 3 11 14 วิทยาศาสตร์ 5 10 1 5 11 16 สังคมศึกษาศาสนาและวัฒนธรรม 2 13 - 11 4 15 สุขศึกษาและพลศึกษา 4 5 - 5 4 9 ศิลป - 6 - 2 4 6 การงานอาชีพและเทคโนโลยี 1 13 2 2 14 16 ภาษาต่างประเทศ 4 15 - 1 18 19 งานสนับสนุนการสอน 2 4 - – 6 6 รวมบุคลากรข้าราชการครู 20 89 5 35 79 114 ครูจ้างสอน - 5 - 2 3 5 ลูกจ้างประจำ - - 5 - 5 ลูกจ้างชั่วคราว - - - - - - รวมครูจ้างและลูกจ้าง - 5 - 7 3 10 รวมบุคลากรทั้งหมด 20 94 5 42 82 124
2.ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับผู้เรียน
ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับผู้เรียน เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เรียนทั้งหมด โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของผู้เรียน คุณลักษณะที่พึงประสงค์ของผู้เรียน ผลงานและการแสดงออกของผู้เรียน รูปแบบการเรียนรู้ของผู้เรียน เป็นต้น
ตัวอย่างระบบสารสนเทศเกี่ยวกับผู้เรียน ประเภท คุณลักษณะที่พึงประสงค์ของผู้เรียน
โดยมีจุดประสงค์เพื่อ ใช้ในการส่งเสริมและพัฒนาพฤติกรรมของนักเรียน (งานสารสนเทศโรงเรียนสตรีทุ่งสง, 2550 : 25)
แผนภูมิเปรียบเทียบแสดงจำนวนนักเรียนที่ผ่านการประเมินคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานวิชาการ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารวิชาการ เป็นการจัดระบบสารสนเทศเกี่ยวกับหลักสูตรและการเรียนการสอน การวัดและการประเมิน ผลการพัฒนากิจกรรมแนะแนวและการจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น หลักสูตรและการเรียนการสอน การวัดและการประเมินผลการเรียน การจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน/กิจกรรมแนะแนว การวิจัยในชั้นเรียน เป็นต้น ตัวอย่างสารสนเทศเพื่อการบริหารวิชาการ ประเภท การวัดและการประเมินผลการเรียน เพื่อใช้ในการวางแผนการจัดชั้นเรียนและการพัฒนาหลักสูตร (งานสารสนเทศโรงเรียนสตรีทุ่งสง, 2550 : 5) สารสนเทศแสดงจำนวนนักเรียนที่ได้ระดับผลการเรียน ปีการศึกษา 2550 กลุ่มสาระการเรียนรู้ จำนวนนักเรียนที่ได้ระดับผลการเรียน 4 3.5 3.0 2.5 2 1.5 1 0 ร มส ภาษาไทย 172 192 286 228 256 247 246 278 - - สังคมศึกษา 367 288 388 343 351 171 139 133 - - คณิตศาสตร์ 207 105 153 169 251 252 459 456 - - วิทยาศาสตร์ 275 180 302 340 378 279 399 193 - - สุขศึกษาพลศึกษา 332 273 282 237 205 124 105 98 - - ภาษาต่างประเทศ 155 155 227 273 458 410 471 160 - - การงานอาชีพฯ 597 345 386 198 224 125 102 183 - - ศิลปะ 432 142 188 147 146 97 95 134 - - รวม 2537 1680 2212 1935 2269 1705 2015 1639 0 คิดเป็นร้อยละ 15.87 10.51 13.83 12.1 14.2 10.66 12.61 10.23 0 0
4.ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ เป็นระบบสารสนเทศที่ต้องมีการประมวลผลรวม มีการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างถูกต้องและทันสมัยจึงมีความหมายต่อการจัดการและการบริหารงานอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพ โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น สภาพการบริหารและการจัดการ ความสอดคล้องระหว่างวิสัยทัศน์ ภารกิจและเป้าหมายการพัฒนา สภาพและบรรยากาศการเรียนรู้ ทรัพยากรและสิ่งอำนวยความสะดวก การพัฒนาวิชาชีพ ความสัมพันธ์ระหว่างสถานศึกษากับผู้ปกครองและชุมชน เป็นต้น
ตัวอย่างสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ประเภทแผนการดำเนินงานกลุ่มงาน บริหารงานวิชาการ โดยมีจุดประสงค์ เพื่อ ใช้ในการดำเนินงานโครงการ ให้ไปสู่เป้าหมาย (งานแผนงานโรงเรียน สตรีทุ่ง, 2551 : 8)
สารสนเทศแผนงบประมาณประจำปี กลุ่มงาน/กลุ่มสาระ/งาน งาน / โครงการ เงินอุดหนุน เงินอื่น ๆ ( ระบุ ) วัสดุ ครุภัณฑ์ รวม 1. สำนักงานวิชาการ 1.1 งานพัฒนาสำนักงานวิชาการ 65,000.- - 65,000.- - 1.2 งานจัดอบรมและพัฒนาครูด้านวิชาการ 10,000.- - 10,000.- - 1.3 โครงการสอนเสริมความรู้นักเรียน - - - 25,000.- 1.4 โครงการส่งเสริมความสามารถพิเศษ - - - 25,000.- ด้านวิชาการ ( สปค. )
