การจัดการสารสนเทศ เป็นลักษณะที่พบเห็นทั่วไปในแวดวงที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศและจัดการด้านต่าง ๆ โดยเป็นที่ยอมรับกันว่าการจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์กรและหน่วยงาน โดยเฉพาะสารสนเทศที่ได้มีการบันทึกไว้เป็นหลักฐาน ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของบันทึก จดหมายโต้ตอบ รายงาน เทปบันทึกการประชุม วีดีทัศน์ประกอบการนำเสนอ ฐานข้อมูลบุคลากร ฐานข้อมูลบัญชี แบบฟอร์มการลา ฯลฯ โดยสารสนเทศเหล่านี้ล้วนแล้วแต่มีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรเป็นอย่างยิ่ง
ระบบสารสนเทศในองค์กรหรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในยุคโลกาภิวัตน์ที่เกิดกระแสความเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ ทั้งเศรษฐกิจ การเมือง และสังคมอย่างรวดเร็ว ดังนั้นองค์กรต่าง ๆ ต่างเล็งเห็นถึงความจำเป็นของระบบสารสนเทศเพื่อรองรับการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2549 : 25)
สถานศึกษาที่มีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์ ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน เรียกใช้ได้สะดวกและตรงตามความต้องการ จะช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างความมั่นใจที่ตั้งอยู่บนรากฐานของหลักวิชา หลักฐานข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้ มีกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ หลักตรรกและความสมเหตุสมผล เพราะสารสนเทศทั้งหลายนั้นนอกจากจะใช้ในการวางแผนการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาแนวความคิด และสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการดำเนินการต่างๆ โดยระบบสารสนเทศที่จำเป็นต่อการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา ที่ประกอบด้วย (1) ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา (2) ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับผู้เรียน (3) ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานวิชาการ (4) ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ โดยระบบสารสนเทศแต่ละระบบเหล่านี้มีรายละเอียดโดยสังเขปดังต่อไปนี้
1. ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา
ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับภาพรวมของสถานศึกษา สภาพเศรษฐกิจ การเมือง สังคม ความต้องการของ ชุมชน สภาพการบริหารและการจัดการตามโครงสร้างและภารกิจ เป็นต้น โดยมีตัวอย่างรายงานในระบบสารสนเทศ เช่น ข้อมูลทั่วไปของสถานศึกษา
ศักยภาพของสถานศึกษา ความต้องการของชุมชน แนวโน้มการพัฒนาท้องถิ่น แนวทางการจัดการศึกษา และการมีส่วนร่วมของคณะกรรมการสถานศึกษา/คณะกรรมการนักเรียน เป็นต้น
2.ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับผู้เรียน
ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับผู้เรียน เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เรียนทั้งหมด โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของผู้เรียน คุณลักษณะที่พึงประสงค์ของผู้เรียน ผลงานและการแสดงออกของผู้เรียน รูปแบบการเรียนรู้ของผู้เรียน เป็นต้น
3.ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานวิชาการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารวิชาการ เป็นการจัดระบบสารสนเทศเกี่ยวกับหลักสูตรและการเรียนการสอน การวัดและการประเมิน ผลการพัฒนากิจกรรมแนะแนวและการจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น หลักสูตรและการเรียนการสอน การวัดและการประเมินผลการเรียน การจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน/กิจกรรมแนะแนว การวิจัยในชั้นเรียน เป็นต้น
4.ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ เป็นระบบสารสนเทศที่ต้องมีการประมวลผลรวม มีการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างถูกต้องและทันสมัยจึงมีความหมายต่อการจัดการและการบริหารงานอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพ โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น สภาพการบริหารและการจัดการ ความสอดคล้องระหว่างวิสัยทัศน์ ภารกิจและเป้าหมายการพัฒนา สภาพและบรรยากาศการเรียนรู้ ทรัพยากรและสิ่งอำนวยความสะดวก การพัฒนาวิชาชีพ ความสัมพันธ์ระหว่างสถานศึกษากับผู้ปกครองและชุมชน เป็นต้น
