GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

บรรยากาศการประชุม

ตีพิมพ์ใน 1)สารพัฒนาหลักสูตร 13(116) ม.ค-มีค.2537 หน้า 15-17 2)มิตรครู 1(2) ก.พ.2537 หน้า 36-37 3)วารสาร สสท.(สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยีไทย-ญี่ปุ่น) 20(114) หน้า 119-121
       ท่านเคยเจอการประชุมที่ไม่สร้างสรรค์ ประธานไม่เข้าท่า สมาชิก้บ้า ๆ … น่าเซ็งเหมือนผมบ้างไหม..
        ไม่ต้องตอบผมก็รู้ว่าบรรยากาศการประชุมแบบนี้ หาดูได้ไม่ยากนัก ยิ่งในพลพรรคของนักการเมือง นักบริหาร นักการศึกษา ที่บ้าน้ำลาย โดยเฉพาะผู้หลักผู้ใหญ่นั่นแหละตัวดี ลองสังเกตอย่างถ้วนถี่ ก็จะเห็นพฤติกรรมที่หลากหลายและไม่เหมาะสมของสมาชิกที่ประชุมให้เห็นเป็นประจำ เป็นต้นว่า
       ระมัดระวังตัว ปกป้องตนเอง เกะกะระราน ทำไม่สนใจแต่แอบฟัง  ทำตัวเด่น เจ้าตำราหัวหมอ เอาไหน เอานั่น (ฝีกถั่ว) นิ่งเสีย ตำลึงทอง แซวสำราญ นางอายสงวนท่าที ฯลฯ
      เราคงยอมรับว่า มนุษย์ทุกคนมีศักยภาพและความสามารถที่หลากหลายแตกต่างกันออกไป บางคนคิดดี แต่พูดไม่เก่ง บางคนพูดเก่ง แต่ความคิดไม่เอาไหน ถ้าเจอประธานที่คุมเกมไม่เป็น ก็จะเปิดโอกาสให้คนประเภทหลังโชว์ลีลา โชว์ลูกบ้าในที่ประชุม คนคิดดีเลยต้องกลุ้ม ที่ประชุมก็เลยมีพฤติกรรมอย่างที่ว่านั่นแหละ

      การประชุมเป็นวิธีการที่มีความสำคัญยิ่งในการหาเหตุผล หาแนวทางในการแก้ปัญหาโดยอาศัยข้อมูลที่เกิดจากความชำนาญการ และประสบการณ์ของสมาชิกทุกคน เป็นวิถีทางหนึ่งที่ช่วยเสริมสร้างบรรยากาศความเป็นประชาธิปไตยในวิถีชีวิต โดยผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องเคารพในหลักสิทธิเสรีภาพ หลักเหตุผล และหลักเสียงข้างมาก หลักความเสมอภาพ และหลักภราดรภาพ เพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจ เกิดความสำเร็จตามเป้าหมาย

        ที่ประชุมจะประกอบด้วย ประธาน เลขานุการ และสมาชิก  แต่ละคนจะต้องรู้บทบาทหน้าที่ของตน ประธานการประชุมจะต้องมาประชุมตรงเวลา บอกวัตถุประสงค์ เป้าหมายของการประชุมตามระเบียบวาระที่กำหนด ให้สมาชิกทุกคนได้แสดงความคิดเห็นโดยไม่ครอบงำการประชุม พูดให้น้อย สนับสนุนให้สมาชิกพูดและคอยสรุปประเด็น ดึงการอภิปรายถกเถียงให้อยู่ในประเด็น พูดตัดบทถ้าสมาชิกพูดนอกประเด็น  สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองไม่เครียด มีอารมณ์ขัน ช่วยขยายความเพื่อให้เกิดความชัดเจนในเรื่องที่สมาชิกพูด ใจกว้างยอมรับฟังความคิดเห็นของสมาชิก วางตนเป็นกลาง ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ สามารถไกล่เกลี่ยเมื่อมีความเห็นขัดแย้งกันเกิดขึ้น

       เลขานุการที่ประชุมนั้น ก่อนประชุมจะต้องเตรียมสถานที่ประชุม แจ้งวันเวลาการประชุมให้สมาชิกทราบ เตรียมรายละเอียดการประชุม วัสดุอุปกรณ์ เครืองมือเครื่องใช้ที่จำเป็นในการประชุม ขณะประชุมจะต้องจดบันทึกการประชุม ร่วมแสดงความคิดเห็นเหมือนสมาชิกคนอื่น ๆ หลังจากประชุมจะต้องจัดทำรายงานการประชุมแจ้งให้สมาชิกทราบ และเตรียมเรื่องที่จะประชุมครั้งต่อไป

         สมาชิกในที่ประชุมจะต้องมาประชุมตามกำหนดเวลา หากมาประชุมไม่ได้ต้องแจ้งให้ทราบศึกษาเรื่องที่ประชุมเตรียมข้อมูลกำหนดแนวคิดหลักการไว้ล่วงหน้า แสดงความเห็นในเรื่องที่กำลังประชุมอย่างอิสระ สร้างสรรค์ เสนอความคิดเห็นที่ตรงประเด็น มองผลประโยชน์หรือเป้าหมายของส่วนรวมเป็นหลัก มีเหตุผล ใจกว้าง ยอมรับฟังความคิดเห็นของคนอื่น ส่งเสริมให้สมาชิกคนอื่นแสดงความคิดเห็น และเคารพประธานที่ประชุม

      อย่างไรก็ตามการจะทำให้ผลของการประชุม ได้แนวคิด แนวปฏิบัติ ที่แยบยล สร้างสรรค์ ที่ประชุมควรมีการระดมความคิด ระดมพลังสมองให้มากที่สุด ซึ่งอาจเลือกใช้วิธีการระดมพลังสมองได้หลายวิธี เช่น การใช้บัตรให้สมาชิกทุกคนเขียน ใช้แผนภูมิก้างปลาวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของเหตุและผลของปัญหา ใช้การระดมพลังสมองแบบธรรมดาที่ให้สมาชิกแสดงความคิดเห็นอย่างอิสระแล้วรวบรวมวิเคราะหื สรุปความคิดเห็นทั้งหมด เป็นต้น

    ผมเคยได้ฟังคุณหมอท่านหนึ่งเล่าประสบการณ์ตรงของท่านให้ฟังว่า วันหนึ่งท่านได้รับเชิญจากบริษัทมีชื่อแห่งหนึ่งให้เข้าร่วมประชุมในฐานะที่ปรึกษาของบริษัท โดยมีระเบียบวาระที่สำคัญจะต้องพิจารณา คือ การกำหนดคุณสมบัติของพนักงานบริษัทที่จะรับเข้ามาใหม่

      เมื่อถึงวันเวลาประชุมปรากฎว่า มีกรรมการระดับอาวุโสของบริษัทเข้าร่วมประชุม ประมาณ 30 คน ภายในห้องที่ปรับอากาศเย็นฉ่ำ มีเครื่องอำนวยความสะดวกครบครัน อาหารการกินเพียบ

       บรรยากาศการประชุมเริ่มจาก ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ผสมกับมีผู้อภิปรายสอดแทรก ใช้เวลาร่วมชั่วโมง จากนั้นก็มีการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว โดยใช้เวลากับการแก้ถ้อยคำที่พิมพ์ผิดเป็นส่วนใหญ่ แล้วมีผู้อภิปรายเรื่องสืบเนื่องไปในตัว

       สำหรับระเบียบวาระที่สำคัญคือ เรื่องเสนอเพื่อพิจารณาเกี่ยวกับการกำหนดคุณสมบัติของพนักงานบริษัทที่จะรับเข้ามาใหม่นั้นกลับใช้เวลาไม่มากนัก เริ่มจากประธานกล่าวนำ แล้วให้ที่ประชุมแสดงความคิดเห็น ปรากฎว่ามีผู้อภิปรายเพียง 2-3 คน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นผู้ที่ชอบพูดและมีอิทธิพลในที่ประชุมอยู่แล้ว จากนั้นประธานก็อภิปรายเสริมและกล้อมแกล้มสรุปเป็นมติที่ประชุมว่า พนักงานที่บริษัทจะรับเข้ามาใหม่นั้นต้องมีคุณสมบัติ 3 ประการ คือ "ขยัน ซื่อสัตย์และรับผิดชอบ"

        คุณหมอรู้สึกคลางแคลงใจในผลการประชุมครั้งนี้ว่าคุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่ายที่เสียไปหรือไม่  เมื่อกลับถึงบ้านคุณหมอจึงเรียกลูกชายวัย 11 ปีมาถาม

     "ไอ้หนู.. พ่อถามอะไรเอ็งหน่อยเถอะ สมมติว่าเอ็งเป็นเจ้าของบริษัทแห่งหนึ่ง เอ็งจะรับพนักงานที่มีคุณสมบัติอย่างไรเข้าทำงานในบริษัทของเอ็ง"

       "จะยากอะไรล่ะพ่อ ก็หาคนที่ขยัน ซื่อสัตย์ และรับผิดชอบ ซีพ่อ"

     ลูกชายคุณหมอวัย11 ปี ตอบแทบจะไม่ต้องคิด ใช้เวลาเพียงไม่ถึงนาทีก็ได้ผลเท่ากับผู้ใหญ่ 30 คน ใช้เวลาประชุมตั้งครึ่งวัน

      เห็นหรือยังว่า การประชุมที่ไม่มีการระดมพลังสมองของสมาชิกอย่างทั่วถึงนั้น ผลการประชุมจะได้แต่สามัญสำนึกที่เป็นความรู้สึกของคนไม่กี่คน ที่ไม่เกิดความสร้างสรรค์แต่อย่างใด

****************

ธเนศ  ขำเกิด  [email protected]

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 23954
เขียน:
แก้ไข:
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (0)