การประชุมปฏิบัติการอย่างมีส่วนร่วมและสร้างสรรค์ AIC : หลักการ/วิธีกาาร

                     

กลวิธีการพัฒนาคนไทยให้มีความสามารถเต็มศักยภาพ ภายใน พ.ศ. 2563 ซึ่งนโยบายในแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติฉบับที่ 8 กำหนดไว้ก็คือ

1. การเสริมสร้างพลัง (Empower) ให้คนสามารถคิด วิเคราะห์ เลือก ตัดสินใจและลงมือทำได้เอง
2. สนับสนุนให้เขาทำได้สำเร็จ (Enabling) ด้วยเงินและศักยภาพของเขาเอง ซึ่งเจ้าหน้าที่ต้องเปลี่ยนกระบวนทัศน์การทำใหม่(New Paradigm) ซึ่งตรงกันข้ามจากการทำงานในยุคพัฒนา อย่างในอดีตซึ่งเจ้าหน้าที่และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง ร่วมกันคิดและทำให้ความรู้เฉพาะของตนเอง ประชาชนผู้มีส่วนได้เสียไม่มีโอกาสได้ร่วมคิด คอยรับแต่คำสั่งวิธีทำและรับเงินส่วนน้อยไปปฏิบัติตาม การทำงานเช่นนี้ต้องมีเจ้าหน้าที่จำนวนมาก ตามควบคุม งานและเงิน บนพื้นฐานของความไม่เชื่อความสามารถของประชาชน และสำคัญผิดว่าเงินงบประมาณคือเงินของเจ้าหน้าที่

ประชาชนไม่มีโอกาส คิดเอง ทำเอง ตามสถานการณ์รอบด้าน และศักยภาพของเขา งานจึงด้อยประสิทธิภาพ ประชาชนไม่ยอมรับไปเป็นเรื่องของเขา

เจ้าหน้าที่แก้ปัญหาไปทีละเรื่อง โดยละเลยสิ่งที่เกี่ยวข้องกัน ด้วยความไม่รอบรู้องค์ประกอบอื่น ที่มีผลกระทบกันและกัน เพราะไม่ได้อยู่ในสถานการณ์จริงและไม่เข้าใจภูมิปัญญาท้องถิ่น ที่สอดคล้องกับวิถีชีวิต

กระบวนการ A.I.C. (Apprication Influence Control) เป็นวิธีหนึ่งที่พัฒนาขึ้นมาแก้จุดอ่อนเหล่านี้ เพื่อสร้างคนให้มี 2E ซึ่งประเทศที่พัฒนาและธนาคารโลกใช้ได้ผลมากว่า 30 ปีแล้ว หากเจ้าหน้าที่และประชาชนมีความเข้าใจในกระบวนการ ร่วมกันคิดสร้างสรรค์ นำความรู้และประสบการณ์ของผู้มีส่วนได้เสียมารวมกัน มุ่งสู่จุดหมายปลายทางเดียวกันตั้งแต่ต้น และช่วยกันรับงานไปรับผิดชอบตามศักยภาพและบทบาทของตน งานนั้นจะเป็นของทุกคน ไม่ซ้ำซ้อนและสำเร็จไปพร้อมกันทุกด้าน อย่างยั่งยืน

เอกสารนี้ได้เรียบเรียงจากบทบรรยาย เอกสารจากผู้เชี่ยวชาญทั้งในและต่างประเทศ ในการประชุมและการฝึกผู้ทำงานการพัฒนาคน เมื่อมีการจัดทำแผนพัฒนาฯ ฉบับที่ 8 และกรณีศึกษาที่เคยใช้จริงของบางหน่วยงาน หากจะอ่านเพื่อรู้และจดจำเฉย ๆ จะเข้าใจยากและเปล่าประโยชน์ เพราะเป็นเรื่องปฏิบัติ ต้องลงมือทำเอง ดัดแปลงหลักการให้เข้ากับสถานการณ์และบุคคล ทำไปเรียนรู้ไปเป็นประจำทุกครั้งที่จะทำโครงการพัฒนางานให้ประชาชน จะเป็นของง่ายทำได้ทุกระดับ

คนไทยจะเป็นคนพัฒนาเต็มศักยภาพทันยุคโลกาภิวัฒน์ได้ ก็อยู่ที่เราจะยอมทำโครงการ โดยออกแบบ กลวิธีดำเนินงานแบบมีส่วนร่วมนี้ได้จริงเพียงใด

นายแพทย์วีระ นิยมวัน

การประชุมปฏิบัติการอย่างมีส่วนร่วมและสร้างสรรค์ AIC

(Appreciation - Influence - Control)

 

ภาคที่ 1 ความเป็นมาของ AIC

ย้อนอดีต AIC

การทำงานเพื่อแก้ปัญหา มีวิวัฒนาการมาเป็นลำดับ ในยุคแรก ค.ศ.1900 ผู้เชี่ยวชาญเป็นผู้คิด และทำการให้ เป็นยุคของคนด้อยพัฒนา ค.ศ.1950 ทุกคนร่วมแก้ปัญหา เป็นยุคของคนกำลังพัฒนา ค.ศ.1965 ผู้เชี่ยวชาญจัดระบบการแก้ปัญหา ให้เท่าที่มีข้อมูล และประชาชนทำตาม ค.ศ.2000 ทุกคนมีส่วนร่วมสร้างระบบ เป็นยุคของคนพัฒนา ซึ่งจะเป็นคนพัฒนาได้ต้องจัดการให้คนที่มีความรู้ ประสบการณ์ที่แตกต่าง มีความคิดเห็นของตนเอง (Human Centered) มาร่วมกันคิดสร้างสรรค์ เปลี่ยนจากคนที่เรียนรู้ จากการสอนให้ จด จำ และทำตาม เป็น แลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด และประสบการณ์ เพื่อวิเคราะห์ และร่วมกันเลือกเอง ตัดสินใจเองได้ มีวุฒิภาวะ

ดังนั้น วิธีการทำงานจึงต้องเริ่มที่การประชุม ร่วมกันคิดสร้างสรรค์ เพื่อเขียนแผน กลวิธี และโครงการ แบบมีส่วนร่วมกันตั้งแต่ต้น ซึ่งธนาคารโลกใช้มาตั้งแต่ พ.ศ.2513 และมีวิวัฒนาการตลอดมาหลายรูปแบบ แต่ที่นิยมกันมากในปัจจุบันนี้ คือ รูปแบบของวิลเลี่ยม อีสมิท ซึ่งสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาเศรษฐกิจ และสังคมแห่งชาติ ได้นำมาใช้ในการเขียนแผนพัฒนาฯ ฉบับที่ 8 และหน่วยงานกระทรวงมหาดไทย และองค์กรเอกชน ได้นำมาใช้ในการพัฒนาชุมชน และประชาชนอย่างมีส่วนร่วม

 

หัวใจ AIC

แนวคิดของการเขียน แผนงาน / โครงการอย่างมีส่วนร่วม ต้องมีความเชื่อมโยงกันอย่างดี ระหว่าง

1. แกนกลาง คือ สภาพแวดล้อมทุกด้าน
2. กรอบนอกออกไป คือ พลังของความมีสัมพันธภาพ
3. กรอบนอกสุด คือ พลังของการทำงานของผู้ทำงาน ที่มีความมุ่งหมายเดียวกัน

C = สภาพแวดล้อมของตัวบุคคล และกลุ่ม เกิดการควบคุมกันเองได้ (control power)

I = กรอบวงรอบออกไป คือ สิ่งนำเข้า และผลผลิตที่ได้ เป็นอิทธิพลต่องาน (Influence)

A = กรอบวงนอกสุด คือ ความพึงพอใจที่จะทำงาน (Appreciation)

 

นานาทัศนะ AIC

ศ.ประเวศ วะสี

บุคคล/กลุ่มคน มีความคิด ความเข้าใจกันคนละทิศละทาง มุ่งหมาย และปฏิบัติกันไปคนละอย่าง แต่ผลที่เกิดขึ้น กระทบ และมีอิทธิพลต่อกัน (Influence) หากไม่มีการควบคุม (Control) จะไม่เกิดความพอใจ และไม่เห็นคุณค่า (appreciation)

ไพบูลย์ วัฒนศิริธรรม

ผู้นำการพัฒนาชุมชน ให้แนวทางไว้ว่า

1. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในเรื่องเดียวกัน (Stakeholder) ต้องกำหนดความประสงค์ร่วมกันก่อน ต้องทำความเข้าใจสถานการณ์ มีความปรารถนาดี และเป็นมิตร เคารพความเห็นของกันและกัน ให้เกิดความพอใจเสียก่อน
2. ต้องร่วมกันหากลวิธีให้บรรลุความประสงค์ ด้วยการริเริ่ม คิด วิเคราะห์ แยกแยะด้วยปัญญา และการแลกเปลี่ยนที่คุ้นเคย จึงจะได้วิธีการที่สำคัญ มีพลัง มีประสิทธิภาพ
3. ต้องทำแผนปฏิบัติการระบุว่า จะทำอะไร เพื่อให้ได้อะไร มีเหตุผลอย่างำร ใครรับผิดชอบ ใครร่วมมือ ติดตามประเมินผลอย่างไร มีอะไรเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จ (ทรัพยากรได้จากไหน)
4. การปฏิบัติตามแผน ความยืดหยุ่นตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้
5. มีการติดตามผล เรียนรู้ ปรับปรุงภารกิจ จากประสบการณ์ที่ทำงาน

 

หลักการ AIC

หลักของวิธีประชุมแบบ AIC ตั้งอยู่บนพื้นฐานของความพึงพอใจ และมีจุดมุ่งหมายเดียวกัน ในอันที่จะสร้างสรรค์ และจัดการร่วมกัน

ภาคที่ 2 กระบวนการ AIC ภาคปฏิบัติ

6 ขั้นตอนก่อนเริ่มกระบวนการ AIC

1. การคัดเลือกผู้เข้าประชุม
2. เตรียมประเด็น
3. เขียนวัตถุประสงค์ของประเด็น
4. การแบ่งกลุ่ม
5. การเตรียมห้องประชุม
6. เตรียมอุปกรณ์

1. การคัดเลือกผู้เข้าประชุม เนื่องจากเป็นวิธีประชุมที่ต้องการผู้มีส่วนได้ส่วยเสีย ทุกระดับ จึงเลือกจากระดับนโยบาย ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติ นักวิชาการ ผู้นำในสังคม และชุมชน ประชาชนกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะพิจารณา ทำแผน/โครงการ ด้วยหลักการที่ว่า ทุกคนมีทักษะชีวิต และประสบการณ์หลากหลาย
2. เตรียมประเด็น หัวข้อเรื่องที่จะทำแผน / โครงการ สำหรับอนาคต
3. เขียนวัตถุประสงค์ของประเด็น ต้องชัดเจน เพื่อเสนอในที่ประชุมรวม ให้ผู้ร่วมประชุมซึ่งหลากหลายประสบการณ์ เข้าใจง่าย
4. การแบ่งกลุ่ม
   1. เลือกบุคคล แบ่งกลุ่ม ไว้ล่วงหน้า ให้มีกลุ่มละ 8 คน แตกต่างกัน ให้ครบทั้งระดับนโยบาย ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติ ผู้นำประชาชน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อเรื่องที่พิจารณา
   2. เตรียมผู้สนับสนุนกลุ่ม (facilitator) ซักซ้อมทำความเข้าใจกับกระบวนการ ซึ่งมีหลักการให้ทุกคนได้มีโอกาสเท่าเทียมกัน ในการแสดงความคิดเห็น
   3. เตรียมอุปกรณ์ให้ครบ
5. การเตรียมห้องประชุม
   1. ห้องรวม พร้อมม้านั่ง ครบคน จัดเป็นครึ่งวงกลม
   2. มุมกลุ่มย่อย จัดม้านั่งรอบโต๊ะเขียนหนังสือ กลุ่มละ 8 คน ตามจำนวนกลุ่มที่เตรียมไว้
6. เตรียมอุปกรณ์
   1. เครื่องฉายแผ่นใส แผ่นใสพร้อมปากกา 1 ชุด
   2. ปากกาเส้นใหญ่ หรือดินสอสี ประจำกลุ่ม กระดาษ A4 ตัดแบ่ง 4 ส่วน แล้วแจกคนละ 20 แผ่น
   3. กระดาษแผ่นพลิก พร้อมขาตั้ง ประจำกลุ่ม พร้อมกับปากกาเขียน
   4. แผ่นใส พร้อมปากกา ประจำกลุ่มกลุ่มละ 6-10 แผ่น

2 ภารกิจของผู้เข้าร่วมประชุม

ภารกิจผู้สนับสนุนกลุ่ม (Facilitator)

1. เป็นผู้ควบคุมขั้นตอน กำกับเวลา
2. กระตุ้นให้สมาชิกทุกคนเขียน
3. รวบรวมผล มติจากการถกเถียง อภิปรายของสมาชิก
4. แนะนำวิธีเขียน วิธีรวมมติ วิธีเสนอแผ่นใส
5. ไม่ต้องมีความรู้ และชี้แนะเนื้อหา หรือเรื่องที่พิจารณา เนื่องจากสมาชิกกลุ่ม คือ ผู้มีทักษะ ประสบการณ์มาก
6. รวบรวมผลขั้นตอนสุดท้ายของการประชุมกลุ่ม ไปสรุป พิมพ์ นำเสนอผู้รับผิดชอบในหน่วยงาน

ภารกิจสมาชิกกลุ่ม

1. เขียนภาพ หรือข้อคิดเห็น ตามขั้นตอนที่ผู้สนับสนุนการประชุม แจ้งให้ปฏิบัติ
2. เขียนอักษรบรรจง ตัวโต เพื่อแปะบนกระดาศขาตั้ง ให้สมาชิกในกลุ่มอ่าน แทนการพูด
3. เขียนประโยคสั้นๆ 1 บรรทัด เฉพาะสาระสำคัญ ไม่พรรณนา แผ่นละ 1 ข้อคิดเห็น เพราะต้องนำไปรวมกับข้อความที่คล้ายกัน ของสมาชิกอื่น
4. ทุกคนมีอิสระในการเขียน ตามขั้นตอนที่กำหนดให้ จากที่คิดเองจากประสบการณ์ หรือเห็นส่วนดีได้จากผู้อื่น โดยไม่ต้องถูกโน้มน้าว หรือแย่งกันพูด
5. ข้อเขียนของทุกคน นำไปติดแปะบนขาตั้ง หรือผนัง ให้อ่านทั่วกัน ให้ซักถาม หรืออธิบาย ไม่วิจารณ์ว่า ถูกหรือผิด เรียนรู้ความคิดเห็นของกันและกัน แล้วรวมความที่คล้ายกัน เข้าเป็นข้อเดียว ที่ต่างกันให้แยกไว้ เพื่ออภิปราย เลือกรอบที่ 2 จนกว่าจะได้มติร่วม (หลายข้อรับเป็นมติกลุ่ม บางข้อเก็บไว้ เพราะข้อคิดเห็นแปลกๆ ของวันนี้ ยังไม่เป็นที่ยอมรับ แต่บางคนนำไปทำต่อ กลายเป็นเรื่องที่ดีก็มีบ่อยๆ)
6. การเขียน ได้จากการกลั่นกรองหลายชั้น มีเวลาคิดวิเคราะห์ เลือกเอง สั้น กระชับ การรวบรวมข้อเขียนที่เหมือนกัน ก็คือ มติของที่ประชุม ซึ่งทำได้ง่ายมากกว่าการพูด ที่อาจยืดยาว ควบคุมไม่ได้ มีสาระน้อย และประธานสรุปไม่ได้
7. กลุ่มไม่จำเป็นต้องตั้งประธานถาวร ให้ผลัดกันนำ ผลัดกันจด รวบรวมมติ เขียนแผ่นใส และนำเสนอ เพื่อสร้างบรรยากาศเป็นมิตร รับผิดชอบร่วมกัน มีพลัง บทบาทเท่าเทียมกัน

 

วิธีประชุมด้วย AIC (ภาคปฏิบัติ)

ทุกขั้นตอนของการทำงานในกลุ่ม เป็นการเสริมพลัง ให้เกิดทักษะชีวิต รู้จักเลือก และปฏิบัติ เข้าใจวิธี สื่อสัมพันธ์ และยอมรับกันและกันด้วยเหตุผล จากการอภิปราย อันเป็นลักษณะของคนพัฒนา

วิธีประชุมทำงาน การประชุมแบ่งเป็น 6 ขั้นตอน คือ A-1, A-2, I-1, I-2, C-1, C-2 ในบางกลุ่มมีความเข้าใจเร็ว ก็ต้องปล่อยให้ทำรวดเดียวต่อเนื่องไปได้ เพื่อไม่เป็นการยับยั้งความคิดที่กำลังลื่นไหล ในทางปฏิบัติ ผู้สนับสนุนการประชุมไม่ต้องบอกชื่อ ขั้นตอน บอกแต่กิจกรรมทีละขั้นตอน

เริ่มประชุมนั่งรวมกันก่อน ผู้นำการสนับสนุนการประชุม จะชี้แจงหัวข้อ ประเด็น และวัตถุประสงค์ ของเรื่องที่จะให้ ประชุมพิจารณา ให้ซักถามจนเข้าใจเรื่อง จึงแยกเข้ากลุ่มเล็ก นั่งคละกัน

1. ขั้นตอน A - 1 (15 นาที)

เข้าใจสถานการณ์ สภาพความเป็นจริง (reality)

ผู้สนับสนุน แจ้งให้ทุกคนวาดภาพบนกระดาษของตน สะท้อนให้เห็นว่า ในปัจจุบันนี้ เรื่องที่จะพิจารณากัน มีรูปลักษณ์อย่างไร ภาพเป็นลายเส้น หรือระบายสี หรือภาพสัญลักษณ์ (logo) แทยภาพก็ได้ เช่น ภาพต้นไม้ ภาพคนจับมือ ภาพสามเหลี่ยมฯ (การเขียนภาพแทนการพูด หรือเขียนข้อความเป็นการฝึกสมอง (ซีกขวา) มีศิลป จินตนาการ สร้างสรรค์ ยิ่งเขียนเป็นสัญลักษณ์ หรือให้สี ที่สื่อความหมายได้ โดยไม่ต้องอธิบาย ยิ่งแสดงความลึกซึ้งของความคิดคนนั้น) ในกลุ่มเล็ก นำภาพของทุกคนเวียนดู หรือปิดแปะ แล้วอธิบายความหมายร่วมกัน รวมให้เป็นภาพเดียวของกลุ่ม ลงแผ่นใส นำเสนอที่ประชุมรวม ให้ซักถาม ปรับปรุงร่วมกัน

ขั้นตอนนี้ เป็นการเริ่มให้ทบทวน ระบายอารมณ์ ความคิด มีศิลปะ มีสัมพันธ์กับคนอื่น ไม่เคร่งครียด

2. ขั้นตอน A - 2 (20 นาที)

สร้างวิสัยทัศน์ สภาพที่คาดหวังในอนาคต (ideal vision หรือ scenario)

เข้ากลุ่มเล็ก ทุกคนเขียนภาพแสดงให้เห็นว่า ในอนาคต 10 ปี ภาพเดิมจะเปลี่ยนไป คาดหวังจะให้เป็นอย่างำร ที่มีความเป็นไปได้ นำมาแลกเปลี่ยน อธิบาย และรวมกันเป็นภาพเดียวของกลุ่ม ลงแผ่นใส นำเสนอที่ประชุมใหญ่ ซักถามความหมาย แล้วรวมกันเหลือภาพเดียว อาจให้ผู้แทนกลุ่มนำไปรวม และยกร่างความหมาย เป็นปณิธาน คำขวัญ ของโครงการนี้ ภาพนี้ต้องเก็บไว้ ยึดเป็นแนวทางหลักของความคาดหวัง ที่จะนำไปคิดกลวิธี และโครงการเพื่อให้บรรลุผล

ขั้นตอนนี้ เป็นมติที่ทุกคนเข้าใจความเป็นมา และคาดหวัง มีความประสงค์ร่วมกันตั้งแต่ต้น เริ่มมีพลัง

3. ขั้นตอน I - 1 (30 นาที)

คิดหากลวิธี (solution design)

กลุ่มเล็ก ทุกคนเขียนกิจกรรมที่คิดว่าต้องทำ เพื่อเกิดผลสำเร็จ ให้ได้ภาพรวมของ A-2 เขียนกิจกรรมละ 1 แผ่น ให้มากเท่าที่ตนมีศักยภาพ และประสบการณ์ นำมาร่วมกันเลือกข้อที่เหมือนกัน เป็นมติ 3-5 ข้อ ที่แตกต่างเก็บไว้ (บางคนนำไปใช้เอง) เขียนลงแผ่นใส หรือแผ่นพลิก นำเสนอต่อที่ประชุมรวม ให้ซักถาม และร่วมกันคัดไว้ 5-6 เรื่อง และอาจมีข้อย่อยภายในข้อใหญ่ก็ได้

ขั้นตอนนี้ ทุกคนได้แสดงพลัง ประสบการณ์ มีส่วนร่วม หากความคิดของตนมีเหตุผล ได้รับการยอมรับ จะเกิดความภูมิใจ ถ้าของผู้อื่นดีกว่า ก็ยอมรับกัน งานนี้จะเป็นของทุกคนตั้งแต่ต้น

4. ขั้นตอน I - 2 (30 นาที)

จัดความสำคัญ จำแนกกิจกรรม (priority)

กลุ่มเล็ก ทุกคนเขียนแผ่นละ 1 กิจกรรมที่ได้รับรู้จากการอภิปรายมา เลือกกิจกรรมตามความถนัดของตนว่า กิจกรรมใดสำคัญ และเป็นไปได้ องค์กร หรือหน่วยงานใดที่น่าจะทำได้ แยกออกเป็น 1. กิจกรรมที่จะทำได้เอง 2. กิจกรรมที่ต้องทำร่วมกันคนอื่น 3. กิจกรรมที่ต้องให้คนอื่นทำให้ นำไปแปะ อ่าน ชี้แจง ร่วมกันคัดเลือกไว้ เขียนชื่อกลวิธี หรือกิจกรรม ลงแผ่นพลิก หรือแผ่นใส นำเสนอต่อที่ประชุมรวม ร่วมกันเลือกให้เหลือชุดเดียว เรียงลำดับความสำคัญ ตามจำนวนแผ่นข้อเขียนที่เหมือนกัน เขียนลงแผ่นใส ฉายให้ทุกคนรับทราบผลของ I-2 เก็บไว้เป็นแนวทางหลักของการทำขั้นตอนต่อไป และประกอบการเขียนโครงการ

ขั้นตอนนี้ ทุกคนจะได้แสดงประสบการณ์ให้ผู้อื่นเลือกใช้ประโยชน์ กิจกรรมเป็นสิ่งควบคุมความสำเร็จ

5. ขั้นตอน C - 1 (30 นาที)

วางแผน หาผู้รับผิดชอบ (responsibility)

กลุ่มเล็ก ทุกคนเลือกหาหัวข้อกลวิธี กิจกรรมที่ได้จาก I-2 เขียนลงแผ่นละ 1 กิจกรรม มากน้อยตามแต่ที่ตนมีบทบาท หน้าที่ ความสามารถที่จะทำได้เอง หรือร่วมทำกับใคร หรือต้องขอให้ใครทำให้ เขียนชื่อคนทำกิจกรรมด้วย นำไปรวมกันให้เป็นชุดเดียว เขียนแผ่นใส นำเสนอที่ที่ประชุมรวม ให้อภิปราย เรียนรู้งานกันและกัน

ขั้นตอนนี้ ทุกคนได้วิเคราะห์ตนเอง แสดงพลังความสามารถ และภารกิจที่จะร่วมทำงานในเรื่องใดได้บ้าง

6. ขั้นตอน C - 2 (30 นาที)

จัดทำแผน / กิจกรรม / โครงการ (Action plan)

แบ่งกลุ่มใหม่ ให้เข้าตามระดับงานที่รับผิดชอบ เช่น กลุ่มนโยบาย กลุ่มนักวิชาการ กลุ่มผู้บริหาร กลุ่มผู้นำชุมชน กลุ่มประชาชน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับเรื่องนี้ ภารกิจขั้นตอนนี้สำคัญ คือ ต้องร่วมกันเขียนแผนงาน / โครงการ ตามรูปแบบมาตรฐาน คือ 1. ชื่อโครงการ / แผนงาน 2. หลักการเหตุผล 3. สาเหตุที่ต้องทำ 4. ความมุ่งหมาย หรือความประสงค์ หรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้เป็นผล 5. กลวิธี ทำอย่างไร 6. วิธีทำ กิจกรรมที่ต้องทำ 7. ชื่อหน่วยงาน หรือบุคคล ผู้รับผิดชอบแต่ละกิจกรรม (มีหลายชื่อได้) 8. ระยะเวลาเริ่มต้น สิ้นสุด 9. วิธีการประเมินผลสำเร็จ ตามข้อชี้วัด และวัตถุประสงค์ 10. งบประมาณ วัสดุ อุปกรณ์ คนที่ต้องการ พร้อมกับแหล่งที่สนับสนุน (อาจมีรายละเอียด งบประมาณแสดงรายกิจกรรม และประเภทหมวดเงิน อาจมีผังกำกับเวลา / กิจกรรมแนวท้าย หรือแต่ละกลุ่ม นำกลับไปเขียนภายหลังการประชุม)

ผลจากการประชุมขั้นตอน C-2 นี้ ผู้จัดประชุมต้องนำไปรวบรวมพิมพ์ส่งกลับ ให้หน่วยงานของผู้เข้าประชุม เช่น ฝ่าย กอง กรม องค์กรชุมชน ที่ต้องทำแผนพัฒนาประจำปี ให้นำไปเขียนเป็นโครงการขออนุมัติ หัวหน้างานตามลำดับขั้น และไปชี้แจง ต่อสู้ เพื่อให้ได้งบประมาณ และการสนับสนุน

ภายหลังการประชุม

มีความสำคัญยิ่งกว่าการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมย่อมรู้ตนเองว่า ได้เสนออะไรไป หน้าที่ บทบาทของตนเกี่ยวกับงานนี้ เป็นของแต่ละคน ที่จะต้องรับไปเสนอหัวหน้าหน่วย และผู้ร่วมงาน นำไปปฏิบัติตามแผน และประชุมสามเส้า ทบทวนงาน ตามข้อชี้วัดและเป้าหมาย ปรับเปลี่ยนกลวิธี และการสนับสนุนเพื่อขจัดอุปสรรค ที่ทำไม่สำเร็จ กิจกรรมใดที่สำเร็จแล้ว ก็ต้องพัฒนาโครงการ (programme development) คิดกิจกรรมใหม่ๆ เพราะความสำเร็จในเรื่องหนึ่ง จะมีปัญหาตามมาใหม่

กิจกรรม / โครงการใดที่ทำซ้ำนานๆ ไม่ปรับเปลี่ยน แสดงว่าไม่ได้ผล หรือกำลังสูญเปล่า เป็นความด้อยของผู้บริหาร

 

สรุป 6 ขั้นตอนการประชุม AIC

ขั้นตอน	เวลาที่ใช้	ภารกิจหลัก
A - 1	15 นาที	เข้าใจสถานการณ์ สภาพที่แท้จริง (reality) เป็นการเริ่มให้ทบทวน ระบายอารมณ์ ความคิด มีศิลป มีสัมพันธภาพกับคนอื่น ไม่เคร่งเครียด
A - 2	20 นาที	สร้างวิสัยทัศน์ สภาพที่คาดหวังในอนาคต (ideal vision หรือ Scenario) เป็นมติที่ทุกคนเข้าใจความเป็นมา และคาดหวัง มีความประสงค์ร่วมกันตั้งแต่เริ่ม
I - 1	30 นาที	คิดค้น หากลวิธี (solution design) เป็นขั้นตอนที่ทุกคนได้แสดงพลัง และประสบการณ์ มีส่วนร่วม หากความคิดของตนมีเหตุผล ได้รับการยอมรับ จะเกิดความภูมิใจ ถ้าของผู้อื่นดีกว่า ก็ยอมรับเช่นกัน งานนี้จะเป็นของทุกคนตั้งแต่ต้น
I - 2	30 นาที	จัดความสำคัญ จำแนกกิจกรรม (priority) เป็นขั้นตอนที่ทุกคนได้แสดงประสบการณ์ให้ผู้อื่นเลือกใช้ประโยชน์ โดยใช้กิจกรรมเป็นสิ่งควบคุมความสำเร็จ
C - 1	30 นาที	วางแผน หาผู้รับผิดชอบ (responsibility) เป็นขั้นตอนที่ทุกคนได้วิเคราะห์ตนเอง แสดงพลังความสามารถ และภารกิจที่จะร่วมทำงานในเรื่องใดได้บ้าง
C - 2	30 นาที	จัดทำแผน / กิจกรรม / โครงการ (Action Plan) ขั้นตอนนี้ ต้องร่วมกันเขียนแผนงาน / โครงการ