e- Procurement e-Procurement
คือ การทำธุรกรรมทางด้านการจัดซื้อผ่านช่องทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นที่รู้จักกันทั่วไป คือ Internet มาใช้ ในกระบวนการจัดซื้อของวงจรห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ที่มุ่งเน้นการทำธุรกรรมระหว่างองค์กรกับองค์กร (B2B: Business to Business) ขั้นตอนในการดำเนินการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์จะคล้ายกับการจัดซื้อแบบเดิม เพียงแต่จัดการปรับปรุงขั้นตอนการจัดซื้อให้กระชับมากขึ้น และการทำงานในแต่ละขั้นตอน ข้อมูลจะถูกจัดส่งและจัดเก็บในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นการช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษภายในองค์กรได้อย่างมาก ข้อมูลครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและเลือกสินค้าจาก e-Catalogue การออกใบขอซื้อ การรับและการอนุมัติใบขอสั่งซื้อ การออกใบสั่งซื้อ การตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อสามารถดำเนินการผ่าน website ที่จัดเตรียมไว้ ทำให้มีความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ และเกิดความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อภายในองค์กร
กระบวนการของ E-Procurement เริ่มจาก
1.การคัดเลือกผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
2.ติดต่อขอใบเสนอราคา
3.ขออนุมัติในการสั่งซื้อ
4.ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
5.ระบุจำนวนและกำหนดระยะเวลาส่งมอบ
6.การจัดส่งสินค้า
7.การออกใบเรียกเก็บเงิน และ
8.การชำระค่าสินค้าและบริการ
วิวัฒนาการของ E-Procurement สามารถแบ่ง ออกมาได้เป็น 4 เฟสดังต่อไปนี้
• ระบบจัดซื้อจัดจ้างภายใน (Internal Buy-Side System) ในเฟสแรกนี้แผนกจัดซึ้อจะทำกิจกรรมด้านการจัดซื้อแบบออนไลน์ โดยผู้ซื้อสามารถค้นหาสินค้าจากบัญชีสินค้ารวมแบบออนไลน์ ซึ่งรวบรวมจากหลากหลายบริษัท และหลายผู้ผลิต และทำการจัดซื้อสินค้าผ่านทางเว็บ ซึ่งในเฟสนี้นับเป็นรากฐานสำคัญ ในการขยายการทำงานของการดำเนินการด้าน E-Procurement ต่อไป
• ระบบจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง (Direct Purchasing System) สำหรับเฟสที่สองนี้ องค์กรของท่านและผู้ขายได้มีการต่อเชื่อมกันอย่างใกล้ชิด ซึ่งทำให้สามารถย่นและลดเวลาในด้านการเตรียมเอกสารเบื้องต้น และการขึ้นบัญชีผู้ค้า โดยยังสามารถแบ่งปันข้อมูลต่างๆ กับผู้ขายผ่านทางเว็บได้อีกด้วย ซึ่งจะสามารถย่นเวลาในการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเครดิต การตรวจสอบที่อยู่ที่จะทำ การจัดส่งและกระบวนการอื่นๆ
• การเข้าสู่ตลาดอิเล็คทรอนิกส์ (E-Marketplace Involvement) ในขั้นตอนนี้บริษัทหรือองค์กรจะเข้าร่วมหรืออาจจะเป็นผู้พัฒนา e-marketplace ขึ้นเอง โดยรูปแบบจะเป็นการทำงานผ่านทางเว็บที่รวบรวมให้ผู้ซื้อ ผู้ขาย และคนกลางเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งจะเพิ่มการแข่งขันกันระหว่างผู้ขายและ เปิดโอกาสให้ผู้ขายได้พบกับผู้ซื้อกลุ่มใหญ่ในตลาด โดย E-Marketplace ได้นำเสนอการกำหนดราคาแบบลอยตัว การรวมจำนวนการสั่งซื้อ ผู้ขายที่หลากหลาย และการทำงานร่วมกันอย่างลงตัว
• การทำงานร่วมกัน (Collaboration) ในเฟสสุดท้ายนี้ บริษัทจะทำการต่อเชื่อมระบบการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร เข้ากับระบบของผู้ขายผ่านทางโครงข่ายคู่ค้าภายนอก (Partner Extranet) ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีความปลอดภัยสูง ผ่านทางโครงข่ายอินเทอร์เน็ตสาธารณะ เมื่อไรก็ตามที่ต้องการสินค้าหรือบริการ ระบบนี้ก็สามารถทำงานตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างอัตโนมัติ ตั้งแต่ตรวจสอบว่ามีสินค้าเพียงพอหรือไม่ จัดตารางการจัดส่งสินค้า และดำเนินการชำระค่าสินค้าและบริการ ทั้งนี้ระบบ E-Marketplace สามารถต่อเชื่อมเข้า กับผู้ค้าหลายๆ รายได้ในเวลาเดียวกัน โดยอาศัยมาตรฐานกลางของระบบจัดซื้อจัดจ้าง
ประโยชน์ของระบบ E-Procurement คือ ช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายได้ ทั้งทางตรงและทางอ้อม ไม่ว่าจะเป็นราคาของวัตถุดิบ ไปจนถึงค่าใช้จ่ายในกระบวนการผลิตที่ลดลง นอกจากนี้ยังสามารถควบคุมขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างได้ โดยเป็นผลจากการจัดการในการเลือก ผู้ผลิต/ผู้จำหน่ายสินค้าและบริการ ที่ให้สินค้าคุณภาพดี และราคาเป็นที่น่าพอใจ และการลดต้นทุนจากการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ของเจ้าหน้าที่ในแผนกจัดซื้อ ซึ่งรวมไปถึงการลดกระบวนการที่อาศัยระบบเอกสารที่เป็นกระดาษออกไป ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้ว E-Procurement สามารถช่วยท่านประหยัด ได้ประมาณ 15-35 เปอร์เซนต์ โดยขึ้นอยู่กับระดับของการใช้งาน ทางด้านระบบบัญชี และระบบรายงานนั้น ก็สามารถตรวจสอบ และติดตามการสั่งซื้อสินค้าและบริการต่างๆ ได้แบบออนไลน์ ซึ่งช่วยให้มีความถูกต้องมากกว่าการทำงานในอดีต ที่อาจเกิดความผิดพลาดจากการใช้ระบบเอกสารได้ และที่สำคัญที่สุดก็คือ ความสะดวกรวดเร็ว
โดยสรุปแล้วกิจกรรมด้าน E-Procurement เป็นระบบที่ช่วยลดขั้นตอน เวลาดำเนินการ และค่าใช้จ่ายในกระบวนการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน อีกทั้งช่วยลดงานเอกสารด้านจัดซื้อและเบิกจ่าย รวมถึงความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำเอกสาร และลดปริมาณการจัดซื้อนอกระบบ (Maverick Purchasing) ซึ่งทั้งหมดนี้นับเป็นต้นทุนการผลิตแอบแฝงที่สำคัญ ที่หลายๆองค์กรมักจะมองข้ามไป ทั้งนี้องค์กรจะต้องเตรียมพร้อมในการจัดการสำหรับความเปลี่ยนแปลงในด้านกลยุทธ์ กระบวนการ บุคลากร และเทคโนโลยีที่จะเกิดขึ้นด้วย
Performance Assessment Rating Tool : PART
PART ย่อมาจากคำว่า Performance Assessment Rating Tool สำนักงบประมาณเรียกเป็นชื่อไทยว่า "การวิเคราะห์ระดับความสำเร็จของการดำเนินงานจากการใช้งบประมาณ" หลักการเกิดขึ้นมาจากประเทศนำระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงานตามยุทธศาสตร์มาใช้ ในระบบการบริหารงานเชิงยุทธศาสตร์จะประกอบด้วย กระบวนงานหลัก 3 กระบวนงาน คือ กระบวนงานวางแผนยุทธศาสตร์ กระบวนงานการนำแผนยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ และกระบวนงานประเมินผลยุทธศาสตร์ จุดนี้เองที่สำนักงบประมาณนำเครื่องมือนี้มาใช้ในกระบวนงานประเมินผลยุทธศาสตร์ โดยใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินตนเอง ( Self Assessment) องค์ประกอบของเครื่องมือ ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบ ในแต่ละองค์ประกอบก็จะมีคำถาม ซึ่งรวมแล้วมี 30 ข้อ โดย
องค์ประกอบที่ 1 แสดงจุดมุ่งหมายและรูปแบบ มีคำถามให้ตอบ 6 ข้อ ก็จะถามเกี่ยวกับความเชื่อมโยงกับเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ของรัฐบาล การกำหนดกิจกรรมนำส่งผลผลิต เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 2 เป็นเรื่องของการวางแผนกลยุทธ์ มีคำถาม 6 ข้อ ถามเกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ความสอดคล้องกับจุดมุ่งหมาย รายละเอียดของแผน การรองรับการเปลี่ยนแปลง เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 3 ชื่อว่าการเชื่อมโยงงบประมาณ มีคำถาม 5 ข้อ เป็นคำถามเกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมายรายปี ขั้นตอนการดำเนินงาน การจัดทำต้นทุน เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 4 การบริหารจัดการ มี 7 คำถาม เช่น การจัดการข้อมูล การกำหนดผู้รับผิดชอบการวัดผล การจัดทำระบบบัญชีและการรายงานฐานะทางการเงิน เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 5 เป็นเรื่องผลผลิต/ผลลัพธ์ มีคำถาม 5 ข้อ ถามเกี่ยวกับการเปรียบเทียบความก้าวหน้าของผลผลิต ผลลัพธ์ การแสดงประสิทธิภาพ การเปรียบเทียบผลงานกับหน่วยงานอื่น เป็นต้น
สรุปได้ว่า PART เป็นการประเมินตนเอง ซึ่งผู้ถูกประเมินจะต้องทำงานกันเป็นทีมและยอมรับความเป็นจริง คะแนแนที่ได้ คือ ภาพที่สะท้อนออกมาว่าองค์กรมีลักษณะเป็นอย่างไรนั่นเอง
อ้างอิง
“การวิเคราะห์ระดับความสำเร็จของการดำเนินงานจากการใช้งบประมาณ” .[ออนไลน์ ] เข้าถึงได้จาก http://store.tkc.go.th/multimedia/tkcteam/Flash/PHASE3/WU98_Part- 2008-01-31/PART.html 2008.
“สิ่งจำเป็นสำหรับระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ (E-Procurement) ” .[ออนไลน์].เข้าถึงได้ http://www.cisco.com/web/TH/technology/e-procurement.html 2008.
