หากว่าผู้เกี่ยวข้องไม่ท่องไปในอนาคต และไปคิดทำอะไรไว้ที่นั่น (วางแผน/จัดเตรียม/ศึกษา) ก็จะมีปัญหาแน่นอน เพราะเวลาไม่ได้อยู่นิ่งเฉย เวลาไม่เคยหลับ และไม่มีงอแง น้อยใจใคร มันทำหน้าที่ของมันอย่างเที่ยงตรง คงเส้นคงวา และสม่ำเสมอ แป็ปเดียวกำหนดเวลาที่วางไว้ก็มาเคาะประตูแล้ว หรือบ่อยครั้งมันมาโบกมืออำลาจากไป

บันทึกนี้เป็นบันทึกสไตล์ "ทำไปบ่นไป"ครับ เป็นบันทึกสืบเนื่องจากบันทึก "มีแผนแล้วใช่ว่าจะไม่มีปัญหา" เนื่องจากปัญหาที่พบจากความพยายามปฏิบัติตามแผนการประชุมที่ผ่านการอนุมัติแล้ว ดังที่บันทึกไว้ในบันทึกดังกล่าว

หลายวันมานี้ผมมีประชุมทุกวันครับ ว่างจากการประชุมก็กริ๊งกรางโทรประสานกับหัวหน้าสำนักงานคณะ/สถาบัน/สำนัก และหน่วยงานต่างๆ เกี่ยวกับระเบียบวาระการประชุมรวมถึงเอกสารประกอบการประชุมที่จะเสนอเข้าที่ประชุมคณะกรรมการบริหาร เป็นการผลิกบทบาทของงานประชุมจาก "นั่งรอ" เป็นเชิงรุกคือ "ตามขอ" เพราะประเมินแล้วว่า หากยังขืนใช้ "กลยุทธ์นั่งรอระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุม" แบบเดิม ก็คงไม่สามารถจะดำเนินให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ได้ "กลยุทํตามขอ" จึงถูกงัดออกมาใช้

เป็นการติดตามขอระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุมครั้งที่ ๒๗/๒๕๕๑ ซึ่งกำหนดประชุมในวันจันทร์ที่ ๑ ธันวาคม ๒๕๕๑ ครับ

(ในส่วนของระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุมครั้งที่ ๒๖/๒๕๕๑ นั้น ซึ่งตามแผนกำหนดประชุมในวันจันทร์ที่ ๑๗ พฤศจิกายน ๒๕๕๑ ได้แจกจ่ายไปยังคณะกรรมการบริหารไปเรียบร้อยแล้วเมื่อวันจันทร์ที่ ๑๐ พฤศจิกายน ๒๕๕๑ ตามแผนที่กำหนดไว้ แม้ว่าจะมี "บางวาระด่วนจี๋" ที่หน่วยงานและผู้บริหารแทรกเพิ่มเติมเข้ามาหลังจากที่วาระและเอกสารประกอบการประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็เป็นธรรมดาครับ คงต้องทำใจและค่อยๆปรับเปลี่ยนจนกว่าจะเข้าระบบ ซึ่งก็คงไม่ง่ายนัก แต่ก็ท้าทายพอสมควร)

จากการพูดคุยทางโทรศัพท์พบว่า บางหน่วยงานยังไม่มีระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุมสำหรับการประชุมที่จะจัดในวันจันทร์ที่ ๑ ธันวาคม ๒๕๕๑

กล่าวกันว่า "อดีต" คือปัจจุบันที่ผ่านไปแล้ว และ "อนาคต"คือ ปัจจุบันที่ยังมาไม่ถึง

ดังนั้น อดีตของเราจะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับว่า ปัจจุบันของเราเป็นอย่างไร

อนาคตจะเป็นอย่างไร ก็ขึ้นอยู่กับ ปัจจุบัน เช่นเดียวกัน

ในการบริหารงาน เราคงต้องให้เวลากับ อดีต ปัจจุบัน และอนาคต อย่างเหมาะสม

การให้เวลากับ "อดีต" ก็เพื่อกลับไปทบทวนการดำเนินงานที่ผ่านมา เรียนรู้ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น

การใหเวลากับ "ปัจจุบัน" ก็เพื่อนำสิ่งที่เรียนรู้จากอดีต (ประสบการณ์) มาปฏิบัติหรือมาแก้ปัญหา มาทำให้ดีขึ้น เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้นกว่าเดิม

และการให้เวลากับ "อนาคต" ก็เพื่อเตรียมการล่วงหน้าของงานที่จะทำ และนำปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น ณ ปัจจุบันไปคิดวางแผนแก้ไขล่วงหน้า

แต่ละตำแหน่งงานจะให้เวลากับ อดีต ปัจจุบัน และอนาคตแตกต่างกัน

การให้เวลากับอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ของแต่ละตำแหน่งงานอย่างไม่เหมาะสม จะส่งผลกระทบต่อการทำงานอย่างแน่นอน  จะมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับ หน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้นๆ

อย่างที่เกี่ยวข้องกับ "แผนการประชุม" ที่ผมรับผิดชอบอยู่ คำว่า"แผน" ก็บอกอยู่แล้วว่าเป็นเรื่องของ "การคิดไว้ล่วงหน้า" หรือเรื่องของอนาคตนั่นเอง

หากว่าผู้เกี่ยวข้องไม่ท่องไปในอนาคต และไปคิดทำอะไรไว้ที่นั่น (วางแผน/จัดเตรียม/ศึกษา) ก็จะมีปัญหาแน่นอน เพราะเวลาไม่ได้อยู่นิ่งเฉย เวลาไม่เคยหลับ และไม่มีงอแง น้อยใจใคร มันทำหน้าที่ของมันอย่างเที่ยงตรง คงเส้นคงวา และสม่ำเสมอ แป็ปเดียวกำหนดเวลาที่วางไว้ก็มาเคาะประตูแล้ว หรือบ่อยครั้งมันมาโบกมืออำลาจากไป

จำได้ว่าผมโทรไปทักทายหัวหน้าสำนักงานคณะ/สถาบัน/สำนักว่า

"โทรมาประสานและติดตามขอระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุมที่หน่วยงานจะเสนอเข้าที่ประชุมคณะกรรมการบริหารในอีก ๒ สัปดาห์ข้างหน้า (๑ ธันวาคม ๒๕๕๑) พอจะมีไหมครับ?"

นี่ถ้า หัวหน้าหน่วยงานไม่ท่องอนาคตเลยนี่ มีหวังแผนการประชุมที่วางไว้ล้มแน่นอนครับ