ความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ

เรื่องที่ต้องทราบและทำความเข้าใจ

ความแตกต่างของหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และบันทึก

ความแตกต่างของหนังสือที่มักเป็นปัญหาในการเลือกใช้ ได้แก่ หนังสือภายในและบันทึก  ต่างก็ใช้กระดาษบันทึกข้อความเหมือนกัน  เมื่อเห็นคำว่า  บันทึกข้อความ  จึงคิดว่าเป็นบันทึกทั้งหมด  ความจริงแล้วบันทึก  อาจใช้กระดาษอื่นก็ได้  หรือมีแต่  เรียน  ไม่มี  เรื่อง  ก็ได้  กล่าวคือมีตั้งแต่ระดับเป็นทางการ  จนถึงระดับไม่เป็นทางการ  แต่หนังสือภายในจะต้องมีความเป็นทางการ  (ที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก) เพียงแต่เป็นการติดต่อของหน่วยงานภายในกระทรวงเดียวกันเท่านั้น

                                หนังสือภายนอก  หนังสือภายใน  และ  บันทึก  มีความแตกต่างกันบางประการ  ซึ่งมักเข้าใจผิดกันอย่างมากว่า  ควรจะใช้หนังสือประเภทใดในกรณีใด  จึงขอสรุปให้เห็นความแตกต่างดังต่อไปนี้

 

หนังสือภายนอก	หนังสือภายใน	บันทึก
1. ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือติดต่อกับหน่วยงานและบุคคลอื่น 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง  หรือ  ผู้ได้รับมอบหมาย 3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้กระดาษครุฑ  มีเรื่อง เรียน  และอ้างถึง  สิ่งที่ส่งมาด้วย  (ถ้ามี) 4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ  ออกเลขทุกครั้ง   5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย  6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน	1.  ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน 2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย   3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ  เรื่อง  กับ  เรียน 4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า   5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนา	1.  ติดต่อภายในกรมเดียวกัน   2.  หัวหน้าส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่ก็สามารถลงนามได้   3.  ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  หรือกระดาษอื่นก็ได้  อาจไม่มี  เรื่องก็ได้   4.  เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ ก็ได้  ออกเลขที่ภายใน  หรือไม่มีเลขที่ก็ได้ 5.  พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ 6.  อาจไม่มีสำเนาก็ได้

 

 

อ้างอิง    :  เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ  หนังสือโต้ตอบ และรายงานการประชุม 

รองศาสตราจารย์นภาลัย   สุวรรณธาดาและคณะ

 

 

ส่วนลงท้าย

                การเขียนส่วนลงท้ายควรเป็นประโยคสั้น ๆ   เป็นการสรุป เน้นย้ำ และจะต้องตรงกับเรื่อง

เรื่อง	คำลงท้าย
1.  ขออนุญาต  หรือขออนุมัติ	ก.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา ข.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณยิ่ง
2.  รายงานผลการปฏิบัติงาน	ก.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ข.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ  และพิจารณาดำเนินการต่อไป
3.  ชี้แจงข้อเท็จจริง	ก.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ข.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ  และดำเนินการต่อไปด้วย  จะขอบคุณยิ่ง
4.  ส่งข้อมูล	ก.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
5.  เชิญเป็นวิทยากร	ก.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญด้วย  จะขอบคุณยิ่ง ข.      กรมหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านด้วยดี  และขอขอบคุณมา ณ  โอกาสนี้
6.  ขอความร่วมมือหรือขอความอนุเคราะห์	ก.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ  ขอขอบคุณ ข.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ (อนุเคราะห์)  ด้วย         จะขอบคุณยิ่ง ค.      (สถาบัน)  หวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านด้วยดีเช่นเคย  และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
7.  ซักซ้อมความเข้าใน  ยืนยัน  หรือให้ดำเนินการ	ก.      จึงเรียนซักซ้อมมาเพื่อให้เข้าใจตรงกัน ข.      จึงเรียนยืนยันมาเพื่อโปรดเข้าใจให้ตรงกัน ค.      จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป ง.       จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป  จะขอบคุณยิ่ง
8.  ตอบปฏิเสธ	ก.      จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ ข.       จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ  และขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย

 

 

อ้างอิง    :  เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ  หนังสือโต้ตอบ และรายงานการประชุม 

รองศาสตราจารย์นภาลัย   สุวรรณธาดาและคณะ

[นู๋นิด]

เป็นความรู้ที่น่าสนใจมาก ๆ เลยคะ

เพื่อน ๆ ฝ่ายพัฒนาฯ

น่ารักทุก ๆ คนเลย

[ผศ. ไพฑูรย์ พุทธมงคล]

อ่านแล้วได้ความรู้เพิ่ม ถ้ามีตัวอย่างประกอบด้วยจะยิ่งทำให้เข้าใจมากขึ้น