แผนปฏิบัติการ (3) : ประชุมอะไร? ทำไมต้องแปลงแผนกลุ่ม

สืบเนื่อง การจัดทำแผนปฏิบัติการ จากบล็อกที่ผ่านมา

การทำแผนปฏิบัติการ ครั้งที่ 1 http://gotoknow.org/blog/resaerch/208635

การทำแผนปฏิบัติการ ครั้งที่ 2 http://gotoknow.org/blog/resaerch/209651

และเมื่อ วันที่ 25 กันยายน 2551 เวลา 10.30 น. ณ ตึกสถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยขอนแก่น

การประชุมเพื่อระดมความคิดเห็นในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี 2552 ของกลุ่มงานส่งเสริมและพัฒนางานวิจัย ซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุม ประกอบด้วย

1. คุณนันทพร สอนศีลพงศ์

2. คุณรัชนี รุ่งวงษ์

3. คุณสิริชัย กิตติกำจร

4. คุณปิยะนุช บุษราคัม

5. คุณนฤมล ทองน้อย

6. คุณพัชรินทร์ พิทักษ์เขื่อนขันธ์

การระดมความคิดเห็นในการประชุม มีขั้นตอนสรุปได้ดังนี้

1. ซักซ้อมแผนปฏิบัติการ ประจำปี 2552 รายกลุ่ม และแปลงแผนปฏิบัติการลงสู่รายคน เพื่อถือเป็นคัมภีร์ ในการปฏิบัติงานต่อไป

2. ทำความเข้าใจโดยภาพรวมในกิจกรรมของกลุ่ม

3. ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนในกลุ่ม โดยจัดทำข้อมูลลงแบบฟอร์มรายคน อันประกอบด้วยหัวข้อ

a. ชื่อโครงการ/กิจกรรม

b. วิธีการ/ขั้นตอน การดำเนินกิจกรรม

c. จำนวนครั้ง/วัน (ขึ้นกับกิจกรรมนั้นๆ)

d. ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัด

e. ค่าใช้จ่ายแต่ละกิจกรรม (ถ้ามี)

f. ผู้รับผิดชอบหลัก

g. ผู้รับผิดชอบร่วม (รอง)

4. เมื่อระดมความคิดเห็นและเข้าใจตรงกันภายในกลุ่มแล้ว จึงซักซ้อมการจัดทำข้อมูลแปลงลงสู่รายคน และให้กลุ่มงานได้ดูในภาพรวมอีกครั้ง ก่อนนำเข้าที่ประชุม รวมทั้งสำนักบริหารการวิจัย ในวันที่ 6 ตุลาคม 2551 นี้

5. การทำงานในกลุ่ม จะมีการพบปะ หารือ กันเป็นประจำทุกเดือน เพื่อเป็นการสรุปงานที่ดำเนินการในแต่กิจกรรม ร่วมกัน

ผลของการจัดทำแผนปฏิบัติการของกลุ่ม เพื่อแปลงแผนลงสู่รายคน คือ

ภาระงานที่ได้รับมอบหมาย มีความชัดเจน เป็นไปตามแผน
เป็นการทบทวนงานในแต่ละปี ที่ทำแล้วเสร็จ ระหว่างทำ หรือยังไม่ได้ทำ นำมาทบทวนเพื่อดำเนินการตามแผน
แผนชัดเจน การดำเนินงานจึงเป็นไปตามแผนที่วางไว้ตามที่กำหนดได้
งานต่างๆ ภายในกลุ่ม ไม่เกิดความซ้ำซ้อน อีกทั้งแต่ละคนในกลุ่มสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้ (ในขณะที่ผู้รับผิดชอบหลักไม่อยู่) ผู้รับผิดชอบร่วมสามารถทำงานแทนได้ โดยใช้แบบรายงานแผนปฏิบัติรายคน เป็นคู่มือในการปฏิบัติงาน
สามารถนำไปสู่การวิเคราะห์ภาระงาน ขององค์กร ในการวางแผนอัตรากำลัง
เกิดความเหมาะสมทั้งตำแหน่งหน้าที่ และงานที่ได้รับมอบหมายของแต่ละคน
เกิดความสามัคคีในหมู่คณะ
เกิดความไว้วางใจในการทำงาน ไม่เอารัดเอาเปรียบต่อกัน
เกิดการช่วยเหลือ พึ่งพา ซึ่งกันและกัน
เกิดความร่วมมือ สร้างและพัฒนางาน ให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำพาองค์กรเจริญก้าวหน้าต่อไป
ฯลฯ