ภาระหน้าที่ของผู้นำในกลุ่มตัดสินใจ

การตัดสินใจในกลุ่ม

สวัสดีครับวันนี้ได้นั่งทำรายงานของอาจารย์ ดร สมศักดิ์ ดลประสิทธิ์ เรื่องของการตัดสินใจก็เลยได้นำเอาเนื้อหาบางตอนมาให้อ่านกันนะครับเผื่อเป็นประโยชน์ในการทำงาน

ภาระหน้าที่ของผู้นำในกลุ่มตัดสินใจ

พฤติกรรมพื้นฐานของผู้นำหรือแบบของผู้นำ พบว่ามี 2 แบบที่สำคัญ คือ พฤติกรรมผู้นำที่มุ่งงาน (Task-Oriented Behavior) และพฤติกรรมผู้นำที่มุ่งความสัมพันธ์หรือมุ่ง คน (Relationship-Oriented Behavior) ดังกล่าวแล้วในบทที่ 4 ในการนำเสนอในส่วนนี้จะแยกให้เห็นภาระหน้าที่ของผู้นำแต่ละแบบในกลุ่มที่จะทำการตัดสินใจ
         1. ผู้นำแบบมุ่งงาน (Task-Oriented Behavior) เมื่อกลุ่มมาประชุมกันเพื่อทำการตัดสินใจ ผู้นำที่มีพฤติกรรมมุ่งงานก็จะช่วยทำให้การสื่อสารเป็นระบบ ประเมินผล วิเคราะห์ข้อมูลและความคิดเห็นต่าง ๆ และช่วยแก้ปัญหาและตัดสินใจ พฤติกรรมแบบมุ่งงานที่สำคัญ ๆ ได้แก่
          1.1 กำหนดกระบวนการ (Process structuring) ได้แก่ การนำเสนอปัญหา วัตถุประสงค์ของการแก้ปัญหา แนะนำวิธีการแก้ปัญหาและตัดสินใจแก่กลุ่ม แนะนำวิธีการแก้ปัญหาแบบต่าง ๆ พยายามควบคุมไม่ให้มีการอภิปรายนอกประเด็น กำหนดเวลานัดและปิดประชุม
         1.2 กระตุ้นการสื่อสารระหว่างกัน (Stimulating communication) เป็นการหาข้อมูลที่จะใช้ในการตัดสินใจจากสมาชิก โดยการซักถามและสนับสนุนให้สมาชิก ทุกคนแสดงความคิดเห็น และเน้นให้รู้ถึงประโยชน์ของความคิดเห็นที่อภิปราย รวมทั้งเสนอ ข้อมูลที่สมาชิกไม่รู้มาก่อน
          1.3 ทำการสื่อสารให้ชัดเจน (Clarifying communication) เพื่อเป็นการลดความสับสนและการเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยการเน้นลักษณะสำคัญของทางเลือกที่เสนอ เพื่อให้เห็นว่ามีความแตกต่าง การตีความแต่ละทางเลือกของสมาชิกตรงกันหรือไม่ ก่อนที่จะนำไปสู่การสรุปเพื่อจะทำการตัดสินใจ
          1.4 การสรุป (Summarizing) คือการที่ผู้นำได้นำเอาประเด็นสำคัญ ๆ ของการอภิปรายของสมาชิก เช่น ความคิดเห็น ข้อมูลความจริงต่าง ๆ ทางเลือกที่เสนอพร้อมข้อดีและข้อจำกัด มาทบทวนให้สมาชิกได้พิจารณาเพื่อสร้างความเข้าใจให้ตรงกันก่อนร่วมกันตัดสินใจ
          การสรุปเป็นสิ่งที่สำคัญและมีประโยชน์มากต่อการตัดสินใจโดยกลุ่มดังต่อไปนี้
         1.4.1 ตรวจสอบและช่วยให้เข้าใจดีขึ้นหลังการอภิปราย
         1.4.2 ป้องกันการลืมหรือสูญเสียความคิดเห็นและข้อมูลของการอภิปราย
          1.4.3 สร้างความสนับสนุน
          1.4.4 ตรวจสอบความสนใจของสมาชิกต่อปัญหา
         1.4.5 ดึงการอภิปรายให้อยู่ที่ปัญหาเท่านั้น
         1.5 ตรวจสอบความเห็นพร้องต้องกัน (Consensus testing) เป็นการตรวจสอบระดับการเห็นด้วยของสมาชิกต่อวัตถุประสงค์ การตีความข้อมูลต่างๆ การประเมิน ทางเลือก และความพร้อมที่จะทำการตัดสินใจ
          พฤติกรรมทั้ง 5 ที่กล่าวมา เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้นำที่มีพฤติกรรมมุ่งงานในกลุ่มตัดสินใจ อย่างไรก็ตาม พฤติกรรมทั้งหมดอาจจะด้อยคุณค่าลงได้ ถ้าผู้นำขาดทักษะในการใช้พฤติกรรมแต่ละพฤติกรรม เช่น ด่วนสรุปให้ทำการตัดสินใจในขณะที่สมาชิกยังต้องการ ข้อมูลหรือความคิดเห็นของสมาชิกคนอื่นเพิ่มเติมอยู่ หรือปล่อยให้มีการอภิปรายที่ยืดเยื้อ เพื่อจะให้เห็นพร้องต้องกันให้ได้ หรือผู้นำที่ขาดทักษะในการทำให้การสื่อสารชัดเจน แต่กับทำให้ สมาชิกสับสนมากขึ้น เป็นต้น
         2. ผู้นำแบบมุ่งความสัมพันธ์ (Relationship-Oriented Behavior) พฤติกรรมผู้นำแบบมุ่งงานเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อประสิทธิภาพของการตัดสินใจโดยกลุ่ม แต่พฤติกรรมมุ่งสร้างความสัมพันธ์ก็มีความสำคัญต่อการตัดสินใจไม่น้อยไปกว่ากันเลย เพราะ ผู้นำที่มุ่งความสัมพันธ์จะทำให้ความสามัคคีและความเป็นกันเองระหว่างสมาชิกดีขึ้น ช่วยลดความขัดแย้งและสามารถสนองตอบความต้องการการยอมรับซึ่งกันและกัน และความอยากมีส่วนเกี่ยวข้องของสมาชิกได้ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลก็เช่นเดียวกับเครื่องจักรที่ต้องการ การดูแลรักษาตลอดเวลา ไม่ใช่รอจนกระทั่งเครื่องจักรเสียหายอย่างร้ายแรงก่อนจึงจะได้ ทำการดูแลซ่อมแซม ดังนั้นการสร้างความสัมพันธ์จึงต้องดำเนินการตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง โดยการออกแบบงาน หรือกิจกรรมที่จะให้โอกาสได้สร้างทีมงาน เพื่อป้องกันการเฉื่อยชา ความขัดแย้ง การถดถอย และการเกาะอยู่กับอำนาจของตำแหน่งที่จะเกิดขึ้นของสมาชิก ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมานี้จะเป็นสาเหตุของการบั่นทอนประสิทธิภาพของกลุ่ม พฤติกรรมมุ่งความสัมพันธ์ของผู้นำที่สำคัญ ๆ ได้แก่
         2.1 ผู้รักษาประตู (Gatekeeping) คือการที่ผู้นำจัดและสนับสนุนให้มีความร่วมมือระหว่างสมาชิกด้วยกัน แนะนำวิธีเพิ่มการมีส่วนร่วมระหว่างสมาชิก กระตุ้นให้สมาชิกที่ค่อนข้างเงียบให้มีส่วนร่วมในการอภิปราย และพยายามลดบทบาทของสมาชิกที่ชอบผูกขาดการอภิปรายคนเดียวลงบ้าง
         2.2 ความสามัคคี (Harmonizing) โดยการพยายามขจัดความขัดแย้งระหว่างสมาชิก เป็นผู้ไกล่เกลี่ยให้สมาชิกยอมเห็นพร้องต้องกัน ใช้อารมณ์ขันในการลดความตึงเครียด เน้นให้ทุกคนยอมรับในความแตกต่างระหว่างกันของสมาชิก ห้ามปรามหรือขัดขวางการโจมตีดูถูกและข่มขู่ระหว่างกัน
          2.3 การสนับสนุน (Supporting) คือการที่ผู้นำให้ความเป็นเพื่อน และสนับสนุนสมาชิกของกลุ่ม ตอบสนองความต้องการและความรู้สึกของสมาชิก พยายามรักษา หน้าและแสดงการซาบซึ้งในความตั้งใจของสมาชิกที่ร่วมกันอภิปรายให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ
         2.4 จัดตั้งมาตรฐาน (Standard setting) คือการที่ผู้นำแนะนำปทัสฐาน และมาตรฐานของพฤติกรรมของกลุ่ม เช่น ความใจกว้าง การยอมรับในความแตกต่าง ความมีเหตุผล และความยุติธรรม เป็นการสนับสนุนให้กลุ่มมีปทัสฐานพฤติกรรมของกลุ่ม จัดตั้งปทัสฐานของกลุ่มและดูการยอมรับหรือความรู้ต่อปทัสฐานของสมาชิก
          2.5 วิเคราะห์กระบวนการ (Process analysis) คือการตรวจสอบกระบวนการตัดสินใจทั้งกระบวนการว่ามีปัญหาใดบ้าง หรือพฤติกรรมของสมาชิกอย่างใดบ้าง ที่จะทำให้การตัดสินใจไม่มีประสิทธิภาพ ชี้ให้สมาชิกเห็นช่องทางที่จะเกิดปัญหาได้ และถามความรู้สึกของสมาชิกเกี่ยวกับการสื่อสาร ความศรัทธาระหว่างกัน ความร่วมมือ ประสิทธิภาพของวิธีการและกระบวนการตัดสินใจ จะเห็นได้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างกันของสมาชิกจะเกิดขึ้นในทุกขณะของการประชุมของกลุ่ม แต่ผู้นำบางคนก็ไม่ให้ความสนใจ เพราะไม่เข้าใจถึงความสำคัญของความสัมพันธ์ของกลุ่มต่อคุณภาพและประสิทธิภาพของการตัดสินใจ ส่วนการตั้งปทัสฐานของพฤติกรรมของ สมาชิกในกลุ่มการตัดสินใจและการวิเคราะห์กระบวนการตัดสินใจ พบเห็นน้อยมาก อย่างไร ก็ตาม พฤติกรรมทั้งหมดของผู้นำไม่ว่าจะเป็นแบบมุ่งงานหรือมุ่งความสัมพันธ์ก็ต้องการทักษะที่จะใช้ในแต่ละพฤติกรรม รวมทั้งเวลาด้วย เพื่อให้เข้าใจแต่ละพฤติกรรมดีขึ้น จึงได้เสนอวัตถุประสงค์เฉพาะของแต่ละพฤติกรรมให้เห็นชัดเจนยิ่งขึ้น