การจัดการความรู้ กองแผนงาน มหาวิทยาลัยขอนแก่น ปี 2551 เรื่องที่ 6

การจัดการความรู้ กองแผนงาน มหาวิทยาลัยขอนแก่น ปี 2551 เรื่องที่ 6

วิธีการวิเคราะห์ วิจัยข้อมูลสารสนเทศเพื่อใช้ในการกำหนดกลยุทธ์

รัศมี  สาโรจน์  เจ้าหน้าที่วิเคราะห์นโยบายและแผน

กลุ่มงานยุทธศาสตร์ กองแผนงาน  สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

25 กรกฎาคม 2551

                การปฏิรูประบบราชการไทยเป็นความพยายามในการเปลี่ยนแปลงการบริหารของภาครัฐขนานใหญ่ โดยอาศัยการจัดการเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic management) เป็นการนำแผนยุทธศาสตร์ (Strategic plan) มาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการกำหนดวิธีปฏิบัติงาน นับเป็นครั้งแรกที่รัฐบาลได้เชื่อมโยงผลงานของหน่วยงานภาครัฐในแผนระดับยุทธศาสตร์กับคำของบประมาณ กล่าวคือ ผลผลิตหลักในแผนยุทธศาสตร์กับเม็ดเงินงบประมาณจะต้องสอดรับกัน เรียกว่า การวางแผน “การงบประมาณที่มุ่งเน้นผลงาน” หรือ PBB (Performance Based Budgeting) หน่วยงานภาครัฐจะต้องแสดงต้นทุนกิจกรรม (Activity based costing) และต้นทุนต่อหน่วย (Unit cost) เป็นการบริหารงานที่มุ่งผลผลิตมากกว่าการขยายคน เพิ่มเงิน จัดหาจัดซื้ออุปกรณ์ ซึ่งเป็นปัจจัยการบริหารงาน การบริหารคนก็เช่นเดียวกัน ได้ให้น้ำหนักไปในการเน้นหลักความสามารถในการบริหารเชิงกลยุทธ์ตามโครงการแต่งตั้งผู้บริหารระดับสูง หรือ SES (Senior Executive Service) มีการจูงใจด้วยระบบการให้รางวัลพิเศษประจำปี หรือ โบนัสแก่ผู้ที่มีผลงานตามตัวชี้วัดผลงานหลักที่ได้มีการตกลงไว้ล่วงหน้า การบริหารงานก็เน้นให้มีการวัดและประเมินผลงาน โดยการติดตามงานตามระบบตัวชี้วัดผลงานที่เรียกว่า “การบริหารงานที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์” หรือ RBM (Results Based Management) และให้ราชการไทยใสสะอาดตามหลักธรรมาภิบาล (Good governance) และบรรษัทภิบาล (Good corporate governance)

 

กระบวนการในการจัดการเชิงยุทธศาสตร์

                การจัดการเชิงยุทธศาสตร์ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

                1. การจัดวางยุทธศาสตร์ (Strategy Formulation) หรือ การวางแผนยุทธศาสตร์ (Strategic Planning)  เป็นการถ่ายทอดนโยบายรัฐบาล แผนการบริหารราชการแผ่นดิน มากำหนดเป็นทิศทางการปฏิบัติราชการ (ยุทธศาสตร์)ของแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้เกิดประโยชน์สุขแก่ประชาชน โดยมีกระบวนการ คือ 1.1 การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกเพื่อหาโอกาสและ       ภัยคุกคาม โดยพิจารณาในแง่ต่างๆ เช่น การเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี  การต่างประเทศ ตลาด ลูกค้า คู่แข่ง ผู้สนับสนุนวัตถุดิบ และตลาดแรงงาน ฯลฯ 1.2 การวิเคราะห์สถานการณ์ภายในเพื่อหาจุดแข็งและจุดอ่อน เช่น ความสามารถด้านการตลาด การผลิต การเงิน สารสนเทศ กฎระเบียบ การจัดการ และ ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ 1.3 การกำหนดหรือทบทวนวิสัยทัศน์และภารกิจขององค์การเพื่อกำหนดให้แน่ชัดว่า องค์การของเราจะมีลักษณะเช่นใด มีหน้าที่บริการอะไร แก่ใครบ้าง โดยมีปรัชญาหรือค่านิยมหลักในการดำเนินการเช่นใด 1.4 การกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การในระยะของแผนกลยุทธ์ 1.5 การวิเคราะห์และเลือกกำหนดกลยุทธ์และแนวทางพัฒนาองค์การ

                2. การนำยุทธศาสตร์ไปสู่ปฏิบัติ (Strategic Implementation) เป็นการถ่ายทอดยุทธศาสตร์มาเป็นแผนการปฏิบัติงานราชการประจำปี คือ โครงการที่แสดงรายละเอียดผลผลิต ผลลัพธ์ ทรัพยากรที่จะใช้ มีการวิเคราะห์ความเสี่ยงในการดำเนินงานด้านต่างๆ แผนการใช้เงิน การบริหารเงินสดผ่านระบบ GFMIS  ทั้งนี้ ให้มีการวิเคราะห์ gaps ในการขับเคลื่อนยุทธศาสตร์ เพื่อจัดทำการบริหารการเปลี่ยนแปลง ในด้านต่างๆ เช่น โครงสร้าง กระบวนงาน เทคโนโลยี พัฒนาขีดความสามารถ กระบวนทัศน์ ค่านิยมของบุคลากร โดยมีกระบวนการ คือ 2.1 การกำหนดเป้าหมายการดำเนินงาน 2.2 การวางแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ที่ระบุกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องดำเนินการ 2.3 การปรับปรุงพัฒนาองค์การ เช่น ในด้านโครงสร้าง ระบบงาน ทรัพยากรบุคคล วัฒนธรรมองค์การและ ปัจจัยการบริการต่างๆ ในองค์การ

                3. การควบคุมและประเมินผลเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic Control and Evaluation)               เป็นการทบทวน ติดตาม ประเมินผลตามแผนการปฏิบัติราชการ โดยให้หน่วยงานจัดทำ SAR และให้มีการเข้าไปตรวจสอบ ทานผล รวมทั้งให้ผู้ประเมินอิสระเป็นผู้ประเมินผลด้วย ให้มีการให้รางวัลตอบแทนผลการปฏิบัติงานที่บรรลุตามเป้าหมาย โดยมีกระบวนการ คือ 3.1 การติดตามตรวจสอบผลการดำเนินงานตามแผนกลยุทธ์ 3.2 การติดตามสถานการณ์และเงื่อนไขต่างๆ ที่อาจเปลี่ยนแปลงไปซึ่งอาจทำให้ต้องมีการปรับแผนกลยุทธ์

 

SWOT  Analysis

                เครื่องมือสำคัญในกระบวนการจัดวางยุทธศาสตร์ (Strategy Formulation) คือ SWOT  Analysis  ซึ่งหมายถึง การวิเคราะห์ทรัพยากรและสิ่งแวดล้อมในการปฏิบัติงานให้บรรลุ วิสัยทัศน์ พันธกิจหรือเป้าประสงค์ขององค์กรมี 4 องค์ประกอบ คือ S (Strength) คือ การาวิเคราะห์จุดแข็งขององค์กรว่ามีอะไรเป็นจุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ  W(Weakness) คือ การวิเคราะห์จุดอ่อน หรือจุดด้อยขององค์กร  O(Opportunity) คือ โอกาสที่จะทำให้สำเร็จได้  T(Threat) คือ อุปสรรคที่อาจจะทำให้ไม่สามารถทำงานได้สำเร็จ

                      การวิเคราะห์สถานการณ์ หมายถึง การคาดคะเนแนวโน้มของสถานการณ์ต่างๆ                ทั้งภายนอกและภายในองค์กร โดยการวิเคราะห์สถานการณ์ภายนอกจะบ่งชี้ปัจจัยที่ควรนำมาพิจารณาเพื่อวิเคราะห์หรือมองหาโอกาส (Opportunities) และภัยคุกคาม (Threats) ขององค์กร   การวิเคราะห์สถานการณ์ภายในจะบ่งชี้ปัจจัยเหล่านี้เป็นปัจจัยที่ควรนำมาพิจารณาเพื่อระบุ จุดแข็ง (Strengths) และจุดอ่อน (Weaknesses) ขององค์กร

1.1       การวิเคราะห์สถานการณ์ภายนอก (Environmental Analysis) ได้แก่ การพิจารณาถึงแนวโน้มของตัวแปรต่างๆ ดังนี้

P :  Political                           (ด้านการเมืองและกฎหมาย)

E :  Economic                       (ด้านเศรษฐกิจ)

S :  Social                              (ด้านสังคม)

T :  Technology                   (ด้านเทคโนโลยี)

B :  Brain Storming            (ด้านความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย)

1.2       การวิเคราะห์สภาพการณ์ภายใน (Organizational Analysis)  ซึ่งสิ่งที่ควรพิจารณาได้แก่ปัจจัยต่อไปนี้

I  :  Input               (ด้านทรัพยากรปัจจัยหลักขององค์กร)

P :  Process           (ด้านมาตรการและกระบวนการทำงาน)

O : Output            (ด้านผลงานขององค์กร)

                SWOT  Analysis  เป็นการกำหนดกลยุทธ์หรือเลือกใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมกับปัจจัยแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกจากการวิเคราะห์ มี 4 ประเภท คือ

                                SO  Strategies   การกำหนดกลยุทธ์ในกรณีนี้โดยใช้จุดแข็งประสานกับโอกาสจากภายนอก

WO  Strategies  การกำหนดกลยุทธ์ในกรณีนี้โดยใช้โอกาสจากภายนอกมาปิดจุดอ่อน

ST  Strategies  การกำหนดกลยุทธ์ในกรณีนี้โดยใช้จุดแข็งและหลบหลีกอุปสรรค

WT  Strategies  การกำหนดกลยุทธ์ในกรณีนี้โดยการระมัดระวังจุดอ่อนและหลบหลีกอุปสรรค