ระบบการควบคุมการเงินสำหรับหน่วยงานย่อย พ.ศ. 2515 เป็นระบบควบคุมเงินในโรงเรียนมัธยมศึกษา
เอกสารทางบัญชี ระบบบัญชีเป็นระบบบัญชีคู่ ประกอบด้วย
1. สมุดเงินสดแบบหลายช่อง ทำหน้าที่เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นและเป็นสมุดบันทึกรายการ
ขั้นปลาย แบ่งหน้าบัญชีเป็น 2 ด้าน คือ
- ด้านซ้ายมือ เป็นด้านรับเงิน
- ด้านขวามือ เป็นด้านจ่ายเงิน
และทั้ง 2 ด้าน มีช่องสำหรับประเภทเงินอีก 3 ช่อง คือ เงินงบประมาณ, เงินรายได้แผ่นดิน และเงินนอกงบประมาณ
2. ทะเบียนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย
1. ทะเบียนคุมเงินงบประมาณ ใช้ในกรณีโรงเรียนรับเงินแล้วจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินต่อ สำหรับรายการเงินเดือน,ค่าจ้าง,ค่ารักษาพยาบาล หรือเงินอื่น ๆ ที่โอนเข้าบัญชีโดยตรงไม่ต้องบันทึกในทะเบียนคุมเงินงบประมาณ
2. ทะเบียนคุมเงินรายได้แผ่นดิน ใช้สำหรับบันทึกการรับเงินรายได้แผ่นดิน
3. ทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ (แยกย่อยตามประเภทของเงิน) ใช้สำหรับบันทึกการรับและจ่ายเงินนอกงบประมาณ โดยแยกตามประเภทของเงินที่ได้รับ
4. ทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก ใช้สำหรับบันทึกหลักฐานขอเบิกเงินจากเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ ส่งให้ส่วนราชการผู้เบิกเพื่อดำเนินการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิโดยตรง เช่น ค่าเช่าบ้าน, ค่ารักษาพยาบาล
5. ทะเบียนคุมเอกสารแทนตัวเงิน ใช้สำหรับบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่ให้ถือเสมือน
เงินสด เช่น เช็คหรือธนาณัติที่ได้รับจากบุคคลภายนอก ใบสำคัญรองจ่าย สัญญายืมเงิน
การบันทึกบัญชี
เมื่อมีรายการรับ-จ่ายเงินเป็นเงินสด จะใช้หลักฐานบันทึกในสมุดเงินสดก่อน แล้วจึงผ่านรายการไปทะเบียนต่าง ๆ สำหรับรายการอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับ-จ่ายเงินสด ใช้หลักฐานบันทึกในทะเบียนที่เกี่ยวข้อง
ทุกสิ้นวันที่มีการรับจ่ายเงินหรือเปลี่ยนสภาพเงิน โรงเรียนต้องจัดทำรายงานเงินคงเหลือประจำวัน โดยเจ้าหน้าที่การเงินโรงเรียนเป็นผู้จัดทำ เก็บยอดเงินคงเหลือจากเงินสดในมือ เอกสารแทนตัวเงิน
สมุดเงินฝากธนาคารแต่ละเล่ม และสมุดคู่ฝาก(ถ้ามี)
รายงานการเงิน
1. รายงานที่ต้องนำส่ง สพท. ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
- รายงานเงินคงเหลือประจำวัน ณ วันสิ้นเดือน
- รายงานประเภทเงินคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือน
- รายงานงบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร กรณีมีบัญชีเงินฝากประเภทกระแสรายวัน(มีการจ่ายเช็ค)
- รายงานการรับและนำส่ง/นำฝาก กรณีสถานศึกษานำส่ง/นำฝากเงินกับ สพท.โดยตรง
2. รายงานการรับ-จ่ายเงินรายได้สถานศึกษา ทุกสิ้นปีการศึกษา เสนอคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐานทราบ(ตามประกาศ สพฐ. ว่าด้วยหลักเกณฑ์ อัตรา และวิธีการนำเงินรายได้สถานศึกษา ไปจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดการศึกษาของสถานศึกษาขั้นพื้นฐานที่เป็นนิติบุคคลในสังกัดเขตพื้นที่การศึกษา ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2549)
การสอบทานยอดเงินคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน
1. เงินสด ต้องเท่ากับเงินสดหรือเอกสารเทียบเท่าเงินสดในมือที่เก็บไว้ในตู้นิรภัย
2. เอกสารแทนตัวเงิน ต้องถูกต้อง สมบูรณ์ ตามทะเบียนคุมเอกสารแทนตัวเงิน
3. เงินฝากธนาคาร ต้องเท่ากับยอดที่ปรากฎในบัญชีเงินฝากธนาคาร
4. เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก ต้องเท่ากับยอดที่ปรากฎในสมุดคู่ฝาก
5. ยอดคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ต้องเท่ากับยอดคงเหลือในสมุดเงินสด
6. ยอดคงเหลือในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ต้องเท่ากับยอดคงเหลือในทะเบียนคุมแต่ละ
ประเภทรวมกัน
การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบรับ-จ่ายเงินประจำวัน
ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ พ.ศ. 2520
ข้อ 20 ให้ส่วนราชการจัดให้มีการตรวจสอบจำนวนเงินที่เจ้าหน้าที่จัดเก็บและนำส่งกับหลักฐานและรายการที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคารว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ หากการตรวจสอบตามวรรคแรกปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ก็ให้ผู้ตรวจแสดงยอดรวมเงินรับทั้งสิ้นตามใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ได้รับในวันนั้นไว้ในสำเนา
ใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้ายและลายมือชื่อกำกับไว้ด้วย
ข้อ 37 เมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินให้ส่วนราชการจัดให้ผู้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บันทึกไว้ในบัญชี
เงินสด หรือบัญชีเงินฝากธนาคารกับหลักฐานการจ่ายในวันนั้น
การตรวจสอบตามวรรคแรก หากปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ให้ผู้ตรวจสอบลงลายมือชื่อกำกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีนั้น ๆ
ไม่มีความเห็น