เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับเอกสารและรายงานการประชุม

"เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับเอกสารและรายงานการประชุม"  เป็นกิจกรรมเรียนรู้ในแผนพัฒนาบุคลากรสำนักงานคณบดี  คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์  รับผิดชอบโดย งานบริหารและธุรการ  จัดเมื่อวันที่  15  มีนาคม  2549  เวลา  13.30-16.30 น.  ณ ห้องประชุม A 501 อาคารบริหาร

มีผู้สนใจสมัครเข้าร่วมกิจกรรม  46 คน  ทีมหัวหน้างานที่รับผิดชอบโครงการอีก 6 คน (ได้แก่คุณดวงพร  คุณสุรางค์  คุณชุติมา  คุณอุษณีย์  คุณชลัมพร และวิไลพรรณ) เป็นคุณอำนวย  คอยช่วยเหลือกลุ่มในการแลกเปลี่ยนความรู้  เราเล่าให้ฟัง เรื่อง Mind Map  โปรแกรม Mind Manager ที่คณบดีดำริ ให้มีการอบรมในคณะให้กว้างขวางเพื่อเป็นเครื่องมือให้เลขานุการที่ประชุมนำมาใช้บันทึกประเด็นสำคัญ  เรามีตัวอย่างของเอกสาร หนังสือราชการจำนวน 7 เรื่องให้สมาชิกในกลุ่มแลกเปลี่ยนประสบการณ์  ผู้เข้าร่วมกิจกรรมมีประสบการณ์การทำงานตั้งแต่น้อยกว่า 1 ปี และหลายคนก็มากกว่า 15 ปี 

การเข้ากลุ่มแลกเปลี่ยน  ทำให้ได้มุมมองที่หลากหลาย  มีหลายจุดที่คุณอำนวยเองก็ไม่ได้นึกถึงมาก่อนด้วยซ้ำ  จึงเห็นประโยชน์ชัดเจนของการทำกิจกรรมแลกเปลี่ยน  ว่าทำให้ทุกคนได้เรียนรู้มากขึ้นจากเพื่อนร่วมงาน  มีหลายเรื่องไม่ได้กำหนดไว้ในระเบียบงานสารบรรณ  ไม่สามารถชี้ชัดว่าผิดถูก  แต่กลุ่มก็จะได้ความเห็นจากที่ประชุมว่า อะไรดูดี  อะไรไม่น่าทำ

ผู้เข้าร่วมกิจกรรมน่ารักมาก  แม้ว่าจะล่วงเลยเวลาที่กำหนด  แต่การสนทนาติดพัน  ความอยากรู้ในประเด็นที่ไม่ชัดเจน  ทำให้อยู่สนทนายาว  รวมทั้งมีเสียงเรียกร้องจากแบบประเมินผลโครงการว่า  เวลาที่จัดน้อยเกินไป  จึงแอบหวังอยู่ในใจว่า  จะเป็นจุดเริ่มต้นให้เกิด CoP กลุ่มงานธุรการ/เลขานุการที่ประชุม  เพื่อพัฒนาความรู้ร่วมกันในอนาคตต่อไป