16 แนวทางที่จะสร้างผลงานร่วมกับลูกน้อง

การสร้างผลงาน

16  แนวทางที่จะสร้างผลงานร่วมกับลูกน้อง

 

1.         ให้ความช่วยเหลือพนักงานที่ประสบปัญหา (Help  Employees  With  Problem)

            เมื่อพนักงานประสบปัญหา  ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว  ที่นำมาปรึกษา  ควรจะได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแสวงหาแนวทางแก้ปัญหา  หากเกินกำลังสติปัญญา  ก็ควรจะแนะนำได้ว่าพนักงานควรจะไปขอความช่วยเหลือหรือขอคำแนะนำจากใคร  พร้อมทั้งติดตามถามข่าวด้วยว่า  ปัญหาของพนักงานได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว

 

2.         เป็นมิตรกับพนักงาน (Be  Friendly  to  Your  Employees)

            ฟังแล้วดูเหมือนเป็นสามัญสำนึกพื้น ๆ แต่เป็นสิ่งที่สำคัญ  เพราะการได้มีโอกาสทักทายกับพนักงานตอนเช้าหรือแสดงออกด้วยความเป็นมิตรต่อข้อซักถามของพนักงาน  ก็จะสามารถสร้างบรรยากาศที่เกื้อกูลต่อการทำงาน  ขอเพียงแต่ให้เป็นการแสดงออกอย่างจริงใจและบริสุทธิ์ใจ  ไม่ใช่การแสดงความเป็นมิตรอย่างปลอม ๆ เฉพาะเวลาที่จะหลอกใช้พนักงานเท่านั้น

 

3.         ให้ความสำคัญและรางวัลแก่พนักงาน (Recognize  and  Reward  Employees)

            พนักงานทุกคนต่างก็ต้องการเป็นบุคคลสำคัญ  ฉะนั้นการจำวันเกิดของพนักงาน  หรือวันครบรอบปีของการเข้ามาทำงานของพนักงานได้ก็ดี  การยกย่องผลงานที่ดีเด่นของพนักงานก็ดี  หรือการจัดกิจกรรมในโอกาสพิเศษให้แก่พนักงานก็ดี  ล้วนเป็นสิ่งที่จะบำรุงขวัญและกำลังใจของพนักงานทั้งสิ้น  เพียงแค่การจดวันเกิดของคนที่เกิดในเดือนนี้ขึ้นบนกระดานเตือนความจำก็จะเกิดผลดีแก่พนักงานแล้ว

 

4.         รู้จักพนักงานทุกคน (Know  Your  Employees)

            ดูจะพื้น ๆ จังเลย  แต่เป็นสิ่งที่สำคัญมาก  การได้รู้จักและเข้าใจความต้องการด้านต่าง ๆ ของพนักงาน  จะทำให้เราสามารถแสวงหาวิธีสร้างความพึงพอใจทั้งเป็นรายบุคคลและเป็นทีมได้  พนักงานบางคนต้องการความรู้สึกเป็นกันเอง  บางคนต้องการให้ไถ่ถามสารทุกข์สุขดิบ  และบางคนต้องการการสอนงานอย่างจริงจัง  การเรียนรู้ที่จะตอบสนองต่อความต้องการของลูกน้องจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก

 

5.         ให้พนักงานได้มีส่วนเกี่ยวข้อง (Get  Employees  Involved)

            พนักงานจะมีความตั้งใจและทุ่มเทมากขึ้น  ถ้าได้มีโอกาสมีส่วนร่วมในการปฏิบัติงาน  ตั้งแต่การมีส่วนให้ข้อมูลในขั้นการวางแผน  การได้รับรู้เป้าหมายและปัญหาของทีมงาน  การได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นในกลุ่มและการได้มีโอกาสร่วมปฏิบัติการแก้ปัญหา

            การให้พนักงานเข้ามีส่วนร่วมในกิจกรรมพิเศษต่าง ๆ อย่างทั่วถึง  เช่น กิจกรรม 5 ส.  การประชุมความปลอดภัยต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งการเตรียมงานฉลองเทศกาลคริสต์มาสและปีใหม่ต่าง ๆ ก็จะทำให้พนักงานมีความตั้งใจและทุ่มเทมากขึ้น

 

6.         ให้พนักงานเห็นว่าเราห่วงใย  (Show  Employees  That  You  Care)

            พนักงานมักประทับใจในความรู้สึกห่วงใยที่เรามีต่อเขา   การถามถึงหรือแสดงออกเพียงง่าย ๆ ว่าเราเป็นห่วงในสวัสดิภาพของเขา  จะทำให้พนักงานขยันทำงานมากยิ่งขึ้น  ไม่ว่าจะเป็นความห่วงใยด้านการตรวจสอบแนะนำงาน  ด้านการปรับค่าจ้างตามสิทธิ์ที่พนักงานพึงได้รับ  ยามเจ็บไข้ได้ป่วยควรไปเยี่ยมที่โรงพยาบาลหรืออย่างน้อยก็ถามถึง  การจัดกระเช้าเยี่ยมไข้และการถามถึงเมื่ออกจากโรงพยาบาลมาแล้ว  ก็จะทำให้พนักงานมีกำลังใจทั้งสิ้น

            หากพนักงานต้องทนอึดอัดทำงานที่ไม่ถนัดหรือไม่ชอบก็ควรได้ปรึกษาหารือกันและแสวงหาแนวทางที่จะให้พนักงานมีโอกาสได้ทำงานที่ถนัด 

 

 7.         สื่อความเข้าใจอย่างเปิดเผยและสุจริต  (Communicate  Openly  and  Honestly)

            การสื่อสารสร้างความเข้าใจให้แก่พนักงานเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง  อาจใช้การเขียนประกาศบนกระดานสื่อสารหรือติดประกาศบนป้ายประกาศ  ตลอดจนการกระจายเสียงตามสายในเวลาอันควร  ว่าเรากำลังทำอะไรและมีการเปลี่ยนแปลงอะไรกันบ้าง

            การจัดประชุมพนักงานเป็นประจำทุกเดือนและเปิดโอกาสให้พนักงานได้อภิปรายหรือซักถามประเด็นต่าง ๆ ที่ยังค้างคาใจอยู่  นับเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง  การได้มีโอกาสสะสางสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องเป็นโอสถอันวิเศษยิ่งของทีมงาน 

 

8.         ตักเตือนพนักงานเป็นการส่วนตัว (Criticize  Employee  in  Private)

            เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขหรือตำหนิพนักงานที่มีความบกพร่อง  ควรกระทำเป็นการส่วนตัว  ด้วยความเยือกเย็นและด้วยความตั้งใจจริงที่จะเห็นพนักงานปรับปรุงตัวเอง  อย่าใช้ถ้อยคำรุนแรง  มุ่งแก้ปัญหา  ไม่ไปยุ่งเกี่ยวเรื่องส่วนตัวของพนักงาน  ควรให้ความเป็นธรรมกับพนักงานและคำนึงถึงมนุษยธรรมด้วย  และจะพบว่าพนักงานจะกล้าขอคำแนะนำในการปรับปรุงตัวเองให้ดีขึ้น

 

9.         เป็นตัวอย่างที่ดีแก่พนักงาน (Set  an  Example  For  Employees)

            พนักงานจะไม่เกี่ยงการทำงานที่หัวหน้าที่หรือเป็นนายก็ทำอยู่เช่นเดียวกัน  การทำตัวอย่างที่ดีทั้งในด้านความกระตือรือร้นในการทำงาน  การปรับปรุงแก้ไขไปสู่ความถูกต้อง  การรายงานความก้าวหน้าของงานให้ทีมงานทราบ  หรือการแสดงความรับผิดชอบต่องานที่ทำต่างก็เป็นตัวอย่างที่ดี  จงทำอย่างที่ประสงค์จะให้พนักงานทำ  อย่าเพียงแต่เทศนาให้ลูกน้องฟังเท่านั้น

 

10.       พัฒนาทีมงาน  (Development  Team  Work)

            ทีมงานจะสัมฤทธิ์ผลได้ก็ต่อเมื่อพนักงานทุกคนในทีมร่วมกันปฏิบัติงานโดยมีเป้าหมายร่วมกัน  สัมพันธภาพที่ดีภายในทีมจำเป็นต้องได้มาจากความร่วมมือของทุกฝ่ายในทีมงาน

            การได้มีโอกาสคิดร่วมกัน  ประสานงานไปด้วยกันและร่วมมือกันด้วยความทุ่มเทเสียสละอย่างจริงจังของทุกฝ่ายจะทำให้ทีมมีพลังเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ  

            เป็นเรื่องที่ค่อนข้างยาก........แต่ต้องทำ 

 

11.       แสวงหาความคิดริเริ่มและแนวทางใหม่ ๆ (Look  For  New  Ideas  and  New ways)

            อย่ากลัวที่จะลองใช้ความคิดริเริ่มใหม่ ๆ ในการปฏิบัติงานควรจะสร้างการเปลี่ยนแปลงในบางอย่างเมื่อถึงเวลาอันควร  หากการเปลี่ยนแปลงนั้นดำเนินไปเพื่อการปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่องได้

 

12.       ให้และรับความร่วมมือจากหน่วยอื่น (Give  and  Get  Cooperation  From  Other  Department)

            การขอความร่วมมือและให้ความร่วมมือกับหน่วยงานหรือทีมงานอื่นเป็นสิ่งที่ควรกระทำด้วยความจริงใจและตั้งใจและการรู้จักแสดงความขอบคุณหน่วยงานอื่นที่ให้ความร่วมมือกับเรา  จะยิ่งทำให้เราได้รับความร่วมมือมากขึ้น

            บางครั้งอาจเขียนบันทึกสั้น ๆ ชมเชยพนักงานของหน่วยงานอื่นส่งไปให้หัวหน้าหรือผู้จัดการของเขา

            หากเกิดความล่าช้าในการได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานอื่น  ก็ควรจะติดตามงานในฐานะมิตรที่ดี  ความร่วมมือที่ดีก็จะคงอยู่ต่อไป  ลูกน้องของเราก็จะทำงานสะดวกขึ้น

 

13.       สร้างการควบคุมและการติดตามงาน (Establish  Controls  and  Follow-up)

            การเป็นหัวหน้าหรือผู้จัดการที่ดี  จำเป็นต้องมีการติดตามงานอย่างต่อเนื่อง  เพื่อให้แน่ใจว่างานไม่เกิดการบกพร่องโดยจะต้องไม่ผัดวันประกันพรุ่ง  ทั้งนี้ควรมีการทำเป็นบันทึกการติดต่อระหว่างหน่วยงานและมีการติดตามอย่างสม่ำเสมอ

            อย่าลืมควบคุมงบประมาณอย่าให้เกิดบานปลาย  เพราะการแก้ไขงานอย่างเร่งด่วน  มักมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเสมอ

14.       จัดระบบการจัดการให้ดี  (Stay  Organized)

            วิธีเดียวที่จะคงประสิทธิภาพในการบริหารงานเอาไว้ให้ได้คือการจัดระบบให้ดี  ควรจัดสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละวันให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ  และอย่าลืมกำหนดวันติดตามผลของงานที่ทำไว้ในปฏิทินและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด  โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานนั้นเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูงและหน่วยงานอื่น

 

15.       วางแผนรองรับอุปสรรค  (Plan  For  Interruptions)

            การปฏิบัติงานย่อมมีอุปสรรคเกิดขึ้นเสมอ  การวางแผนและเตรียมการที่ดีจะทำให้เกิดความราบรื่นในการปฏิบัติงานได้มากขึ้น  ก่อนเริ่มโครงการใหม่ ๆ ในแต่ละครั้ง  ควรจะมีโอกาสได้ร่วมกันคิดถึงอุปสรรคและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นแล้วหาทางป้องกันหรือแสวงหาวิถีทางที่จะแก้ปัญหาเมื่อเกิดอุปสรรคขึ้น

 

16.       บรรลุทุกความรับผิดชอบให้ได้  (Meet  All  Responsibilities)

            การทำงานทุกอย่างจะต้องคำนึงเสมอว่าจะต้องบรรลุทุกความรับผิดชอบไปพร้อมกัน  ทั้งเป้าหมายโดยตรงของงาน  ค่าใช้จ่าย  ความปลอดภัยในการทำงาน  ความเป็นระเบียบเรียบร้อย  ตลอดจนการปฏิบัติอย่างถูกต้องตามกฎเกณฑ์ระเบียบข้อบังคับและข้อกำหนดของมาตรฐานต่าง ๆ