งานหลักของฝ่ายสารบรรณก็จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับหนังสือ หรือกระดาษ ซึ่งก็ไม่รู้ว่าทุกคนจะชอบหรือเปล่า แต่ที่แน่ๆทุกคนชอบกระดาษ
ที่เป็นสีแดง สีม่วง ใช้ซื้ออะไรต่ออะไรได้ ก็เงินไงละครับ...จริงไหม มาเข้าเรื่องของฝ่ายสารบรรณกันดีกว่าครับ เดี๋ยวเงินที่ชอบกันนั้นมันจะติดปีก
บินไปเสีย... ขั้นตอนการรับหนังสือ จะเป็นหนังสือภายนอกที่ส่งไปยังกรมปศุสัตว์ กอง/สำนักฯ/ศูนย์ฯ/กลุ่มงานฯ จะต้องมาลงเลขทะเบียนรับ
ตามระบบงานสารบรรณที่สำนักงานเลขานุการกรม ก่อนโดยมีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้
๑. จัดลำดับความเร่งด่วนและความสำคัญของหนังสือ เพื่อดำเนินการก่อนหลังโดยให้ผู้เปิดซองตรวจสอบเอกสาร หากไม่ถูกต้อง
ให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดำเนินการให้ถูกต้องหรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วจึงดำเนินการ
เรื่องนั้นต่อไป
๒. กรมปศุสัตว์ได้นำเครื่องคอมพิวเตอร์มาทำงานโดยใช้โปรแกรมระบบงานสารบรรณ เมื่อทำการประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้าน
ขวาของหนังสือแล้ว เจ้าหน้าที่จะบันทึกข้อมูลของหนังสือตามโปรแกรมของระบบงานสารบรรณและออกเลขที่ทะเบียนรับเรียงติดต่อกันตามลำดับ
ตลอดปีปฏิทินพร้อมลงวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ
๓. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วพิมพ์ใบนำส่งโดยจะมีชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือและวัน เดือน ปี ที่จัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ดำเนินงานต่อไป โดยให้ผู้รับหนังสือลงชื่อรับและวัน เดือน ปี ไว้เป็นหลักฐานในใบนำส่งหนังสือภายนอก กอง/สำนักฯ/ศูนย์ฯ/กลุ่มงานฯ ต่างๆ
ขั้นตอนการรับหนังสือใช้เวลาในการปฏิบัติ 3 นาที/เรื่อง
ขั้นตอนการออกเลขที่หนังสือส่งภายนอก
๑. ลงทะเบียนรับหนังสือที่อธิบดี รองอธิบดี ลงนาม ในเครื่องคอมพิวเตอร์
๒. ออกเลขที่ทะเบียนส่งเรียงตามลำดับของปีปฏิทินโดยเจ้าหน้าที่จะบันทึกข้อมูลต่างๆของหนังสือลงในโปรแกรมระบบงานสารบรรณ
โดยเครื่องคอมพิวเตอร์
๓. ลงเลขที่ออก วัน เดือน ปี ในหนังสือต้นฉบับพร้อมสำเนา ให้ตรงกับเลขที่ออกในเครื่องคอมพิวเตอร์
๔. ประทับตราตำแหน่งผู้ลงนามในหนังสือที่ส่งออกหรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
๕. ส่งหนังสือคืน กอง/สำนักฯ/ศูนย์ฯ/กลุ่มงานฯ ต่างๆ ที่เป็นเจ้าของเรื่องในระบบคอมพิวเตอร์
๕. หนังสือเรื่องใดที่กอง/สำนักฯ/ศูนย์ฯ/กลุ่มงานฯ ต่างๆที่จะส่งไปรษณีย์ เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ ตลอด
จนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่งแล้วจึงปิดผนึกซอง
๖. การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการสื่อสารแห่งประเทศไทยที่กำหนดไว้
๗. เมื่อจัดส่งทางไปรษณีย์เสร็จแล้ว ก็จะทำการส่งคืนเรื่องเดิมพร้อมสำเนาให้กับกอง / สำนักฯ/ศูนย์ต่าง ๆ ที่เป็นเจ้าของเรื่องเดิม
ทั้งนี้ขั้นตอนการส่งหนังสือให้เวลาปฏิบัติ 3 นาที / เรื่อง
หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วหว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางงานสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ โดยแบ่ง
ความเร่งด่วนของหนังสือ แบ่งออกเป็น 3 ชั้น คือ
๑. ด่วนที่สุด เจ้าหน้าที่จะต้องปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่ทำได้
ชั้นความลับของข้อมูลข่าวสารลับ แบ่งออกเป็น 3 ชั้น คือ
๑. ลับที่สุด หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายประโยคแห่งรัฐอย่าง
ร้ายแรงที่สุด
๒. ลับมาก หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ
อย่างร้ายแรง
๓. ลับ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่าง
ร้ายแรง
ผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับ ได้แก่หัวหน้าหน่วยงานของรัฐมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดชั้นความลับ พร้อมทั้งให้เหตุผลประกอบ
การกำหนดชั้นความลับ ของข้อมูลข่าวสารลับนั้นด้วยว่า เป็นข้อมูลข่าวสารประเภทใด และเพราะเหตุใด ในการนี้อาจมอบหมายหน้าที่ดังกล่าว
ตามความจำเป็นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาก็ได้
หนังสือที่ส่งมาทางไปรษณีย์ เจ้าหน้าที่บริษัท ไปรษณีย์ไทย มหาชนจำกัด จะมาส่งที่กรมปศุสัตว์ ดังนี้
- หนังสือ EMS จะมาส่งเวลาประมาณ ๑๐.๐๐ น. และเวลา ๑๕.๐๐ น.
- หนังสือธรรมดา จะมาส่งเวลาประมาณ ๑๒.๐๐ น. ของทุกวันในเวลาราชการ
