การมองปัญหาเป็นสิ่งท้าทายและทำ PDCA เป็นการแก้ไขปัญหาระดับต่อไปเรื่อยๆ จนเกิดนวัตกรรม ซึ่งการดำเนินงานของโตโยต้าเป็นการดำเนินจาก " ความท้าทาย" [“The Toyota Way”]
เมื่อวันพฤหัสที่ 2 มีนาคม 2549 ทีมสคส.
สสส.
และผู้สนใจได้มีโอกาสเข้าเยี่ยมชมการทำงานของบริษัทโตโยต้าประเทศไทยจำกัด
ซึ่งมีทั้งการนำเสนอของผู้บริหารและการเดินชมกระบวนการผลิตรถยนต์รุ่น
ไฮลักซ์ วีโก้แล้ว หลังจากเยี่ยมชมแล้ว
ก็มีกิจกรรมหนึ่งที่ต้องทำนั่นคือดำเนินการ After Action Review (AAR)
ซึ่งเป็นขบวนการหนึ่งของการจัดการความรู้
เป็นการเรียนรู้ให้เติมเต็มซึ่งกันและกัน แลกเปลี่ยนเรียนรู้แบบ Deep
Listening
และเป็นการตรวจวัดผลของการทำงานว่าควรเก็บตัวอย่างที่ดีไว้ปรับและพัฒนาให้เข้ากับงานของตนให้ดีขึ้น
(Best Practice) โดยครั้งนี้ ศ. นพ. วิจารณ์ได้ตั้งโจทย์ไว้ 6
ข้อซึ่งขอสรุปผลการ AAR ดังนี้
- วัตถุประสงค์ที่มา
- อยากทราบว่าบริษัทใหญ่อย่าง Toyota
มีวิธีการทำงานและมีนโยบายบริษัทในการทำ KM อย่างไร
มีกระบวนการและรูปแบบอย่างไร
- การจัดทำ KM มีความแตกต่างกันระหว่างเอกชนและราชการอย่างไร
- มีโอกาสเรียนรู้มากทีสุดและสามารถนำไปใช้ในองค์กรหน่วยงานนั้นๆ
ได้
- ศึกษาการสร้างค่านิยมในองค์กรของบริษัท Toyota
และจะเริ่มสร้างค่านิยมอย่างไรในหน่วยงานของตน
- บรรยากาศในการทำงานโดยใช้ KM
เป็นเครื่องมือแล้วผู้ปฏิบัติงานมีความสุขในการทำงานหรือไม่
- ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการทำ KM จากการดูงานครั้งนี้
มีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร ถึงดำเนิน KMไปได้
2.
วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายส่วนไหนได้เกินที่คาดหวังไว้
เพราะอะไร
-
วัฒนธรรมองค์กรที่ชัดเจนโดยมีนโยบายที่ให้ความสำคัญกับคนอย่างมาก
มีการพัฒนาพนักงานอยู่ตลอดเวลา
และเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนแสดงความคิดเห็นและ
เรียนรู้กระบวนการทำงานของฝ่ายผลิต
เพื่อผลิตผลิตภัณฑ์ให้มีคุณภาพ
- ได้เข้าไปดูกระบวนการผลิตรถยนต์ ไฮลักซ์ วีโก้
และเห็นบรรยากาศในการทำงานในเวลาที่จำกัด
และในโรงงานที่มีเสียงเพลงสร้างบรรยากาศเพื่อผ่อนคลายความเครียดด้วย
- กระบวนการทำงานบริหารจัดการอย่างมีระบบระเบียบแบบแผน
ขั้นตอนที่ชัดเจนของบริษัท
-
ได้พบผู้บริหารและมีใจพร้อมที่จะเปิดเผยข้อมูลของบริษัท
- กระบวนการผลิตมีเวลาการสูญเสียน้อยเพราะใช้ระบบ“ Kaizen”
มาแก้ไขการทำงานตลอดเวลา
- ได้แนะนำคุณสร้อยทองจากกรมอนามัยให้เป็นวิทยากร KM
แก่สถาบันทันตกรรม
3.
วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายส่วนไหนได้น้อยตามที่คาดหวังไว้
เพราะอะไร
- ไม่เห็นบรรยากาศการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ใน Line การผลิต
ซึ่งมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะเกิดขึ้นช่วงเวลาเย็น
เพราะพนักงานต้องมีสมาธิในการทำงานแต่ละจุด
- ไม่พบการ sharing ในกระบวนการ F2F เป็นอย่างไร
อาจมีวิธีการอื่นหรือไม่
4. เห็น KM ส่วนไหนบ้าง
- มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของฝ่ายการผลิต เช่น เวลา 4
โมงเย็นหัวหน้างานแต่ละฝ่ายมีการประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้และแก้ไขปัญหา
ปรับปรุง เพื่อพัฒนาระบบการผลิต
และเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็นของพนักงานทุกคน
และมีการยกย่องและให้รางวัลกับพนักงานที่พบข้อบกพร่องและแก้ไขปัญหาได้ดีที่สุด
เผยแพร่วิธีการแก้ไขปัญหาและสามารถนำมาใช้ได้กับทุกคน
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- มีเป้าหมายชัดเจนในการทำงาน โดยมีเป้าหมายเป็น “ผู้นำยานยนต์”
และมีการเน้นคนและกระบวนการ คล้ายกับการทำงานของสคส.
- การนำ “Kaizen” มาแก้ไข โดยมองทุกจุดมีปัญหา
ซึ่งการมองปัญหาเป็นสิ่งท้าทายและทำ PDCA
เป็นการแก้ไขปัญหาระดับต่อไปเรื่อยๆ จนเกิดนวัตกรรม
และพยายามหาในจุดที่ตนเองปรับแก้และเสนอและพัฒนาต่อไปเรื่อยๆ
ซึ่งคิดว่าไม่ต่างจาก KM ที่สคส. ขับเคลื่อน
นั่นคือการดำเนินงานของโตโยต้าเป็นการดำเนินจาก " ความท้าทาย" สามารถอ่านใน Blog
ของอ. วิจารณ์ “The Toyota Way”
ซึ่งสามารถเปลี่ยนภาพลักษณ์ของโตโยต้าได้อย่างขัดเจน
นั่นคือ
- ความท้าทายที่โตโยต้าสามารถผลิตรถยนต์ของผู้บริหารคือ
Lexus และเป็นรถที่ขายดีที่สุดของโลก
- สร้างรถยนต์แห่งอนาคต
ไม่ทำลายสิ่งแวดล้อมจึงกำเนิดรถยนต์ไฮบริด คือกำเนิด Prius
ซึ่งโตโยต้าสามารถผลิตรถรุ่นนี้ใช้เวลาเพียง 15 เดือน
(ปกติการเปลี่ยนรุ่นรถยนต์จะใช้เวลาคิดค้นจนถึงการผลิตออกมาใช้เวลาถึง
4 ปี)
- มีการนำ KM มาสอดแทรกในส่วน “Kaizen”
ของการปรับปรุงห้ามเก็บไว้คนเดียวให้นำมาเผยแพร่ต่อ
แลกเปลี่ยนกันเพื่อเรียนรู้
- การมุ้งเน้นความสัมพันธ์ ของคน/ respect เป็นส่วนที่ KM
ดำเนินงานต่อไปได้ ไม่เน้นการเป็นเจ้านายลูกน้อง
เมื่อเกิดความผิดพลาดแล้วต่อว่า โดยการพูดคุยเปิดใจ รับฟังความเห็น
ให้ความสำคัญกับพนักงานและการทำงานเป็นทีม
- KM แทรกสอดทุกส่วนของกระบวนการทำงาน
พบภาวะผู้นำที่ดีของผู้บริหารตั้งแต่
การมีวิสัยทัศน์ที่ดีในการวางนโยบาย
การเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็น
การทำงานในโรงงานที่เป็นขั้นตอน เอื้อให้ KM ขับเคลื่อนไปได้
เมื่อมีข้อเสนอแนะให้พนักงานเขียน proposal เป็นการฝึกให้เขียน
Best practice
ซึ่งเป็นการเก็บความรู้ขององค์กรและสามารถนำข้อมูลความรู้ต่างขององค์กรๆ
ไปใช้ได้
- กระบวนการ KM ของบริษัทสอดคล้องกับ slogan คำว่า “ Zero accident”
ต้องการทำงานให้มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด นั่นคือ KM
สอดคล้องกับเป้าหมายตาม slogan
และทุกคนมีโอกาสพัฒนาตนให้เป็นหัวหน้างาน
เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงศักยภาพได้เต็มที่
- ผู้บริหารเห็นความสำคัญของพนักงานทุกคนโดยนำนโยบายมาเผยแพร่
เพื่อให้พนักงานรับทราบถึงนโยบายข้างหน้าและเพื่อชี้ทิศทางการดำเนินงานของบริษัท
และเห็นคุณค่าของพนักงานจากการที่ผู้บริหารสูงสุดของบริษัทโตโยต้าจากญี่ปุ่น
จับมือกับเจ้าหน้าที่
การให้ความสำคัญกับพนักงานส่งผลให้ได้ใจของพนักงานทันที
นั่นคือพนักงานเป็น factor ของความสำเร็จ
- ในสายงานการผลิต วิธีการตรวจสอบการทำงานโดยดูจาก Check list 25
แผ่นสามารถทำงานตามขั้นตอนต่อจากคนเดิมได้
และหัวหน้างานอยู่ในพื้นที่ทันที
ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีที่สามารถนำมาใช้ได้กับหน่วยงานอื่นๆ ได้
- การทำ KM เริ่มจากใจ และเริ่มจากการพัฒนาคน
มีการสร้างแรงจูงใจเพื่อให้พนักงานพร้อมแลกเปลี่ยน
พร้อมปฏิบัติทุกอย่าง ทำให้การดำเนินงานต่างๆ เป็นไปได้ด้วยดี
- จากคำว่า “ พนักงานคนต่อไปคือลูกค้าของเรา” มีมุมมองว่า
การทำงานของตนมีผลกระทบต่อการทำงานของคนอื่นอย่างไร
ไม่ได้มองเฉพาะลูกค้าภายนอกแต่ยังคำนึงถึงลูกค้าภายในของบริษัทเองด้วย
5.ข้อปรับปรุงและแนะนำเสนอแนะ
- การปรับปรุงในการแจ้งเวลาในครั้งต่อไป
เพิ่มระยะเวลามากขึ้น
- การดูงานครั้งถัดไป
อยากให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หลังจากดูงาน
จากหลายๆ หน่วยงานที่ดูงาน
- อยากดูงานในสายงานการทำ KM ใน office
-
อยากให้ทีมงานช่วยสร้างบรรยากาศการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับบริษัทดูงานมากกว่านี้
- การไปดูงานครั้งถัดไป อยากให้มีกลุ่มที่เกี่ยวข้องเช่น
ตัวแทนสหภาพ ประธานบริษัทนั้นร่วมงานด้วย
- อยากให้จัดการดูงานในช่วงเช้า เพราะบางคนมาสะดวกในช่วงเย็น
- เมื่อมีกิจกรรมใดของสคส. จะ E-mail
ส่งไปให้กับภาคีทุกท่าน
6.
นำไปใช้ประโยชน์ในงานส่วนตัวคืออะไร
- เป็นประโยชน์ต่อองค์กร
คือการมุ่งพัฒนาคนไปพร้อมกับการพัฒนางาน
1. ต้องมีกำหนดว่าทำอย่างไร
2. มองเห็นปัญหา
3. ให้ขวัญและกำลังใจกับพนักงาน
4. การแสดงความคิดเห็น
5. การทำงานเป็น team work
-
นำแนวคิดและหลักการต่างๆที่ได้รับจาการดูงานครั้งนี้ไปใช้ในการทำงานของตน
- นำระบบ “Kaizen” ไปใช้ในงาน
เพื่อลดการสูญเสียเวลาในการทำงานให้น้อยลง
- จะชักชวนบริษัท Toyota มาในงานมหกรรมการจัดการความรู้