AAR : การวิเคราะห์ TOWS และการจัดทำแผนยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดตามแนว Balanced Scorecard (ตอน 1)

ทำไมห้องสมุดจึงต้องทำวิสัยทัศน์ พันธกิจ และแผนยุทธศาสตร์ (ตอนความเป็นมา)

       หลังจากที่คณะกรรมการตรวจสอบและประกันคุณภาพสำนักหอสมุด ได้ประเมินการตรวจสอบตนเองของสำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยนเรศวร ในช่วงธันวาคม 2548 ที่ผ่านมา (อ่านผล SAR) ซึ่งการประเมินปีที่ผ่านมามองย้อนไปถึงปี 2547 เราอ่อนในเรื่องของการมีส่วนร่วมของบุคลากรส่วนใหญ่ในการวางวิสัยทัศน์(Vision) และพันธกิจ (Mision) ขององค์กร ซึ่งจำได้ว่าความใจแข็งของผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายประกันคุณภาพสมัยนั้น ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในวันนี้คือวันที่เรามาวางวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กรร่วมกัน รวมถึงผลการประเมินด้านองค์ประกอบที่  1 และให้ข้อเสนอแนะไว้เกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวดังนี้

         "1. เนื่องจากห้องสมุดมีการอบรมเรื่อง Balance scorecard ดังนั้นเสนอแนะให้นำภารกิจหลัก และผลที่ได้จากการทำ TOWS Analysis มาจัดทำเป็นกลยุทธ์ และกำหนด KPI ระดับกลยุทธ์ เพื่อลงสุ่การปฏิบัติ และจัดทำเป็นโครงการที่สอดคล้องกัน" 

          "2.วิสัยทัศน์ ควรใช้คำที่มีความท้าทาย และแสดงถึงเป้าหมายที่หอสมุดต้องการจะก้าวไปเป็นในอนาคต "

              ส่วนในเรื่องของการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีเดิมเราใช้วิธีการให้ฝ่ายงานเสนอโครงการแผนงานประจำปีขึ้นมาและนำมาพิจารณากันในระดับบริหาร ซึ่งมีข้อดีในการให้ฝ่ายงานมีส่วนร่วมในการจัดทำแผน แต่สิ่งหนึ่งที่เป็นจุดอ่อนคือเราไม่ได้มีการนำแผนมาวิเคราะห์ร่วมกันว่าแผนงานที่แต่ละฝ่ายเสนอมาบรรลุวัตถุประสงค์ ตาม KPI ขององค์กรหรือไม่ ซึ่งถ้าดูในภาพรวมๆ แล้วงานที่ปฏิบัติก็สอดคล้องกับแนวทางขององค์กรแต่ถามว่าแล้วองค์กรสามารถตอบได้ชัดเจนหรือไม่ว่าสิ่งที่ปฏิบัติอยู่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์หรือไม่ ซึ่งคำถามนี้เองถ้ามาดูเครื่องมือที่จะทำให้คำตอบของสำนักหอสมุดชัดเจนหรือไม่มีหลากหลายเครื่องมือ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ Sixsigma หรือBalanced Scorecard and KPIs หรือกระบวนการ ISO แต่ในช่วงนั้นเราก็ใช้วิธีการตามแนวทางการพัฒนาคือ ศึกษาดูงาน ระดมความคิด

              โดยเราได้ไปศึกษาดูงานที่คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ ซึ่งที่คณะวิทย์แพทย์ ได้นำแนวทาง BSC มาวางแผนกลยุทธ์ของคณะ ส่วน CITCOMS เลือกเอา ISO มาพัฒนาองค์กร แต่จากแนวทางที่ กพร.นำแนวทาง BSC มาใช้ในการวัดประสิทธิภาพหน่วยงานต่างๆใน 4 มิติ และสำนักหอสมุดซึ่งเป็นงานในเชิงบริการ กลุ่มลูกค้า หรือผู้ใช้บริการคือ หัวใจของเรา ตลอดจนความได้เปรียบของการที่สำนักหอสมุดพัฒนาคนของเรามาอย่างต่อเนื่อง ทำให้พวกเรามีความคิดเห็นร่มกันว่าควรนำแนวทาง BSC มาใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ของสำนักห้องสมุด

                แล้วเราจะให้ใครดีที่มาช่วยเรา ช่วงแรก เราใช้วิธีให้คนในองค์กรมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง BSC กันก่อน โดยเราเชิญ ผศ.ดร.เสมอ ถาน้อย ซึ่งสมัยก่อนอาจารย์เป็นรองคณบดีฝ่ายวิจัยและประกันคุณภาพของคณะวิทยการแพทย์มาเล่าให้เราฟังถึงเรื่องการนำ BSC มาใช้ในการพัฒนาองค์กร ซึ่งตอนนั้นเราก็ยังงงกันอยู่ว่าแล้วสุดท้ายเราจะนำมาปรับใช้กับองค์กรของเราอย่างไร จากนั้นเราก็ประชุมระดมความคิดกันและวางแผนกันว่า เราคงต้องวางวิสัยทัศน์ พันธกิจ และยุทศาสตร์ขององค์กรกันใหม่ แล้ววิทยากรเราจะเชิญใครดี จากการสอบถาม อ.เสมอ วิทยากรที่วิทย์การแพทย์เชิญมา เฉพาะค่าวิทยากรอย่างเดียวก็ 6หมื่นแล้ว เราเลยปรึกษาพบว่ามีวิทยากรอีกหลายท่าน เช่น ผศ.ดร.พสุ เตชะรินทร์ ผู้ช่วยอธิการบดีที่จุฬา คุณเรืองศรี จุลละจินดา แต่ปรากฏว่าแต่ละท่านติดภาระกิจไม่ว่างเลย แต่นับว่าโชคดีมากๆ ที่คณะศึกษาศาสตร์ซึ่งได้ทำแผนกลยุทธ์ไปก่อนหน้าเรา และได้เชิญ อาจารย์ ดนัย เทียนพุทธ (DNT online) ซึ่งมีความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับ BSC ในการเป็นที่ปรึกษาและวางกลยุทธ์ในเชิงธุรกิจให้กับบริษัทเอกชน รวมทั้งศูนย์หนังสือจุฬา มาช่วยเป็นพี่เลี้ยงในการวางแผนกลยุทธให้กับเรา โดยเราได้วางวิธีการไว้ว่า ให้อาจารย์ ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ BSC กับเราในช่วงแรก แต่เราไม่ต้องการเสียเวลามาก เราต้องการเรียนแล้วปฏิบัติได้ด้วย ดังนั้นเรียนแล้วเราขอลงมือทำ พอทำแล้วทำถูกทำผิดอย่างไร เราอยากให้อาจารย์วิจารณ์ และที่วางกลยุทธ์ไว้ว่า วางแผนกันอย่างดี คนสำคัญที่จะรับความคิดที่เราวางแผนลงแรง ลงมือกันไปอย่างมากมายกรือไม่ก็คือฝ่ายแผนของมหาวิทยาลัย ดังนั้นเราจึงเชิญรองอธิการฝ่ายวางแผนมาวิพากษ์แผนกลยุทธ์ของเราด้วย

                 ดังนั้นสิ่งที่ผมหวังไว้ลึกๆ ก่อนไปทำแผนกลยุทธกัน ก็คือ เราคงจะได้วิสัยทัศน์ขององค์กรที่ชัด วัดได้และท้าทาย และแตกวิสัยทัศน์พันธกิจ ไปสู่แผนที่ยุทธศาสตร์ โครงการและกิจกรรมของฝ่ายงานได้ ส่วนได้หรือไม่ได้อย่างไรผมจะได้มาเขียนเล่าในตอนต่อไปครับ

สามหนุ่ม สามมุม (ไม่รู้ได้ขี่ Honda Dream หรือปล่าว)	นานๆ ออกไปนำเสนอที เข้าท่าๆ
อ.ดนัย   เทียนพุทธ	ประชาสัมพันธ์ห้องสมุด
อ.พี่เลี้ยง ด้านกลยุทธ Life Long Learning	ประชุมกลุ่ม

 

[ศศิธร]

สัมมนาครั้งนี้ได้ความรู้มากทีเดียว โดยเฉพาะแนวคิด BSC การคิดและวางแผนเชิงกลยุทธ์ ทำให้รู้ว่าวิทยาการทุกแขนงบูรณาการกันได้อย่างน่าทึ่งจริงๆ สิ่งที่คงต้องกลับมาเขียนกันคือ AAR ที่อ. หนึ่งได้ฝากไว้  และต้องทำการบ้านไปศึกษาต่อหากมีโอกาสคือ แนวคิดการตลาด ที่ยอมรับว่าห้องสมุดอ่อนด้อยเรื่องนี้มาก แต่เป็นเรื่องใหม่ที่น่าสนใจจริงๆ ...

(หนังสือเกี่ยวกับการวางแผนกลยุทธและการตลาด ที่วิทยากร ดร ดนัย เทียนพุฒ เขียนมีตัวเล่มในห้องสมุดหลายเล่มนะคะ สนใจลองหาอ่านดูได้ค่ะ)