KM สรุปการประชุมอย่างไร ให้กระชับ จับใจผู้อ่าน

เทคนิค วิธีการสรุปรายงานการประชุม ขึ้นกับความสามารถเฉพาะตัว แต่ต้องยึดรูปแบบมาตรฐานเป็นสำคัญ

เมื่อวันที่ 24 เมษายน 2551 ที่ผ่านมา

กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ KM ทุกสัปดาห์
ส่งเสริมให้บุลากรได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ประสบการณ์ในการทำงาน
เรื่องเล่า บอกเล่า เล่าสู่กันฟัง ต่อเติม เสริมส่ง สรรค์สร้าง ต่อยอด เพื่อเกิดประโยชน์ต่อเพื่อนร่วมงาน

KM "เทคนิคการสรุป/ประเด็น รายงานการประชุม"

วัตถุประสงค์ ในการจัดการความรู้ครั้งนี้

ด้วยภารกิจของสำนักงาน คือ การประสานและสนับสนุนงานด้านการวิจัย
จัดเวที ประชุมต่าง ๆ ด้านการวิจัย
จึงอยากเล่าประสบการณ์ การทำงาน เพื่อ...
เล่าประสบการณ์ การทำงานด้านการสนับสนุนการวิจัย การเข้าร่วมประชุม การประชุมกลุ่มย่อย
การจัดเวทีระดมความคิดเห็นต่างๆ
การเรียนรู้ รูปแบบสรุปรายงานการประชุม
เทคนิค วิธีการ สรุปประเด็นการประชุม
การสรุปประชุม/ประเด็นการประชุม ที่ดี ควร ประกอบด้วย
สั้น กระชับ อ่านแล้วเข้าใจ
มีสาระสำคัญ ครบถ้วน

เทคนิคของการทำหน้าที่เลขานุการที่ประชุม (ผู้สรุปรายงานการประชุม)

การสรุปรายงานการประชุมต้องศึกษาและทำความเข้าใจในระเบียบวาระการประชุมในครั้งนั้น ๆ ก่อนการเริ่มประชุม
ศึกษาเอกสารประกอบการประชุมตามวาระต่าง ๆ ให้เข้าใจพอสังเขป มาล่วงหน้าก่อนการประชุม
จัดทำร่างรายงานการประชุม ตามหัวข้อในระเบียบวาระการประชุมให้พร้อม เพื่อการง่ายต่อการสรุปรายงานการประชุม
เมื่อประธานเริ่มดำเนินการประชุม เลขานุการที่ประชุม รับฟัง ทำความเข้าใจในการระดมความคิดเห็นของที่ประชุม ตามวาระต่างๆ
สรุปสาระสำคัญอย่างครบถ้วน สั้น กระชับ อ่านแล้วได้ใจความตามที่ประชุมเห็นชอบ

ขอบคุณค่ะ...

F คำอธิบายแบบรายงานการประชุม

1. รูปแบบการจัดทำรายงานการประชุม ประกอบด้วย หัวข้อหลัก ๆ ดังนี้

a. สรุปรายงานการประชุม เรื่อง “......”

b. ครั้งที่ ...../.......

c. วันที่ .......

d. ณ สถานที่......

e. ผู้มาประชุม หมายถึง ผู้ที่มีฐานะเป็นคณะกรรมการ, หรือผู้ที่ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุม หรือผู้ที่คณะกรรมการ ส่งชื่อผู้เข้าร่วมแทน

f. ผู้ไม่มาประชุม หมายถึง ผู้ที่มีฐานะเป็นคณะกรรมการ หรือผู้ที่ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุม แต่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้

g. ผู้เข้าร่วมประชุม หมายถึง ผู้ที่ไม่มีตำแหน่งเป็นคณะกรรมการ หรือไม่ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุม แต่มาร่วมประชุม อาจเป็นผู้ติดตาม หรือผู้สังเกตการณ์ในการประชุมนั้นๆ

h. เริ่มประชุมเวลา.............น.

i. ประธานที่ประชุม เริ่มการดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุม (จนเสร็จสิ้นตามระเบียบวาระการประชุม) โดยมีเลขานุการที่ประชุม ทำหน้าที่จดบันทึกรายงานการประชุม

j. เลิกประชุม เวลา......น.

2. ระเบียบวาระการประชุม ประกอบด้วย

a. กรณีการประชุม ซึ่งเกิดขึ้นครั้งแรก ในระเบียบวาระการประชุม จะประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

i. เรื่องแจ้งเพื่อทราบ (กรณีการประชุมครั้งแรก อาจมีการแนะนำตัวผู้เข้ามาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม)

ii. เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา

iii. เรื่องอื่น (ถ้ามี)

b. กรณีการประชุมครั้งนี้ เป็นครั้งที่สอง ในระเบียบวาระการประชุม จะประกอบด้วย หัวข้อดังนี้

i. เรื่องรับรองรายงานการประชุม (ครั้งที่แล้ว)

ii. เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

iii. เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา

iv. เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

3. การดำเนินการประชุม

a. ในการประชุมแต่ละครั้ง จะมีประธาน ทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการประชุม กรณีประธานไม่สามารถมาประชุมได้ ให้รองประธานทำหน้าที่แทน หรือ

b. หากไม่มีตำแหน่งรองประธาน ให้ผู้เข้าร่วมประชุมลงมติเสนอชื่อผู้ที่เหมาะสม ทำหน้าที่เป็นประธาน ในขณะนั้น เพื่อดำเนินการประชุม

4. การเริ่มประชุมตามระเบียบวาระ

a. เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีมีการประชุมในเรื่องดังกล่าวมาแล้ว และครั้งนี้ เป็นครั้งที่.../....

b. เรื่องสืบเนื่อง (เป็นเรื่องที่ที่ประชุมคราวก่อนได้หารือกัน แต่ยังไม่มีมติเห็นชอบ จึงให้ยกเรื่อง/หัวข้อดังกล่าว มาหารือเพิ่มเติมในครั้งนี้

c. เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา (เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพื่อหารือและพิจารณาร่วมกันระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อหาข้อสรุปและลงมติเห็นชอบในแต่ละเรื่องนั้นๆ

d. เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) กรณีในระเบียบวาระการประชุมไม่มีหัวข้ออื่นๆ ประธานจะทำหน้าที่ปิดการประชุม ตามเวลา ณ ปัจจุบันหลังเสร็จสิ้นการประชุม แต่กรณีที่ประชุมได้มีการหยิบยก หรือเสนอต่อที่ประชุมซึ่งเป็นเรื่องนอกเหนือจากวาระการประชุม ให้นำเรื่องดังกล่าวมาบรรจุไว้ในเรื่องอื่นๆ เพื่อบันทึกสรุปรายงานประชุม

5. การเลิกประชุม

a. เมื่อหลังเสร็จสิ้นการประชุมตามระเบียบวาระต่างๆ และเห็นสมควรแก่เวลา ประธานจะทำหน้าที่ในการปิดประชุม

b. ถือเป็นการสิ้นสุดการบันทึกรายงานการประชุม

เขียนใน GotoKnow โดย บัวปริ่มน้ำ
ใน วิจัยไปกับบัวปริ่มน้ำ

คำสำคัญ (Tags): #การจัดการความรู้#การทำรายงาน#หลักการสรุปรายงานประชุม#เทคนิคการสรุปรายงานประชุม

หมายเลขบันทึก: 179620เขียนเมื่อ 30 เมษายน 2008 07:41 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 19:00 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่าน