การพัฒนานโยบายด้านทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์

การพัฒนาสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของห้องสมุด

พบบทความแปลที่ตนเองไปแปลไว้ และนำไปเผยแพร่ใน webboard ของโปรแกรมห้องสมุดทรงไทย ขอเอามาเก็บไว้ใน g2k ด้วย เพื่อการแลกเปลี่ยนด้วย

การพัฒนานโยบายด้านทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์
(Developing an electronic information resource collection development policy)

บทนำ ปัจจุบันสื่ออิเล็กทรอนิกส์เริ่มมีความสำคัญกับห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาและห้องสมุดประชาชน เพราะสามารถประหยัดงบประมาณได้มากกว่าการจัดหาสื่อประเภทสิ่งพิมพ์ แม้ว่าจะจัดหามาเพียง 1 ชื่อเรื่องเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็น CD-ROMs เครือข่ายภายในสถาบัน อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ สารสนเทศออนไลน์ อินเทอร์เน็ต และการติดต่อระยะไกลเพื่อสืบค้นฐานข้อมูลอื่นๆ ล้วนแต่อำนวยประโยชน์ในการสืบค้นข้อมูลจากสื่อประเภทนี้ ซึ่งการแพร่หลายของสื่อเหล่านี้ทำให้ห้องสมุดต้องพิจารณาในการจัดหามาใหบริการแกผู้ใช้ห้องสมุด
ปัจจุบันบรรณารักษ์ได้ยึดนโยบายการจัดหาสื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบต่างๆ รวมถึงฐานข้อมูล ที่จะทำให้สามารถสืบค้นหรือติดต่อจากหลายๆ สถานที่ทำให้การบริการสารสนเทศสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้เพื่อให้การจัดหาสื่ออิเล็กทรอนิกส์ใหม่ๆ มีความสมดุลกับวัฒนธรรมการใช้ทรัพยากรสรสนเทศที่เป็นสิ่งพิมพ์ หรือการพิจารณาร่วมกับสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เคยใช้มาในช่วงก่อนนี้ เช่น CD-ROMs standalone เพื่อให้การจัดหาสื่อดังกล่าวเกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อจัดหาเข้าสู่ห้องสมุด และสามารถใช้งานได้อย่างเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ห้องสมุดจึงต้องให้ความสำคัญในการตัดสินใจซื้อทรัพยากรสารสนเทศ บ่อยครั้งเมื่อมีการจัดหาหนังสือแล้วพบว่ามีหนังสือเล่มดังกล่าวอยู่บนชั้นภายในห้องสมุด แต่สำหรับการจัดหาสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับการซื้อหนังสือหรือวารสาร คือเมื่อใดที่ห้องสมุดมีงบประมาณและทำการสอบราคาสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น CD-ROMs หรือ Diskette ตัวแทนจำหน่ายจะทำการเสนอรายการที่เกี่ยวข้องผ่านทางออนไลน์หรืออินเทอร์เน็ต ซึ่งห้องสมุดต้องพิจารณาเลือกซื้อทรัพยากรสื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยความระมัดระวัง เอกสารฉบับนี้จะกล่าวถึงการกำหนดนโยบายที่จะทำให้ผู้รับผิดชอบในการพัฒนาทรัพยากร (Collection Development) ทำหน้าที่ได้อย่างรอบคอบ
การศึกษาวรรณกรรมที่เกี่ยวข้อง การพัฒนาประเภททรัพยากรเป็นงานที่ห้องสมุดปฏิบัติกันมานาน The American Library Association เป็นแหล่งสารสนเทศที่มีเอกสารจำนวนมาก ได้กำหนดขอบเขตของประเภทเอกสารเหล่านั้นออกเป็นจำพวก โดยมีแผนสำหรับการพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทอย่างต่อเนื่อง ในการจัดแยกเอกสารออกเป็นประเภทต่างๆ ต้องพิจารณาขอบเขตความสัมพันธ์ระหว่างปรัชญาของเนื้อหากับวัตถุประสงค์ของห้องสมุด จุดวิกฤต และการใช้ดุลยพินิจ ซึ่งปัจจัยดังกล่าวคือนโยบายที่ใช้เป็นเครื่องมือในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศเข้าห้องสมุด
เช่นเดียวกับการศึกษาของ John (1994) ที่เห็นว่าปัจจัยดังกล่าวช่วยในด้านงบประมาณ การจัดประเภททรัพยากรของห้องสมุด รวมถึงการพิจารณาในการยกเลิก/บอกรับวารสารด้วย ในขณะที่ Frank และคณะ (1993) เห็นว่านอกจากในการเลือกทรัพยากรแล้ว ปัจจัยเหล่านั้นยังทำให้แยกแยะการช่องว่างในการพัฒนาประเภททรัพยากรได้ ทำให้บรรณารักษ์ตอบสนองต่อจุดอ่อนได้อย่างรวดเร็วและเป็นข้อมูลที่บรรณารักษ์จะทำการพัฒนาประเภททรัพยากรครั้งใหม่ต่อไปได้
นโยบายการพัฒนาประเภททรัพยากรเป็นสิ่งที่เหมาะสมสำหรับห้องสมุดในปัจจุบันนี้หรือไม่? คำถามนี้ Hazen (1995) เรียบเรียงว่านโยบายการพัฒนาประเภททรัพยากรยังคงเหมือนแบบดั้งเดิม แต่ไม่อาจสนองความต้องการของบรรณารักษ์ในปัจจุบันได้เพราะมีสื่อสารสนเทศหลากหงายมากยิ่งขึ้น เขาเห็นว่านโยบายต้องใช้ความยืดหยุ่นของรายละเอียด หรือคู่มือของแต่ละสาขาวิชาร่วมด้วย ซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐานของห้องสมุด
ส่วน Johnson (1994) กล่าวว่าบรรณารักษ์ที่ไม่มีนโยบายด้านการพัฒนาประเภททรัพยากรนั้นเหมือนการทำธุรกิจที่ไม่มีการวางแผน ส่วนคณะกรรมการนโยบายพัฒนาประเภททรัพยากร ฝ่ายพัฒนาและประเมินทรัพยากร ของสมาคมห้องสมุดอเมริกาเห็นว่า นโยบายการพัฒนาประเภททรัพยากรนั้นเป็นพื้นฐานและเป็นเจ้าของทรัพยากรสารสนเทศที่แท้จริง เพราะว่าในการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีสารสนเทศ ห้องสมุดจะต้องทำการจัดหาและรักษาทรัพยากรสารสนเทศที่มีจำนวนการใช้งานสูง จึงทำให้เกิดความหมายของคำว่า ”ประเภททรัพยากร” ที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น เอกสารนี้ต้องการที่จะอธิบายความหมายของนโยบายการพัฒนาประเภททรัพยากรสารสนเทศ
Otero-Boisvert (1993) ให้ความเห็นว่าการงบประมาณเป็นส่วนที่ได้รับผลกระทบของเทคโนโลยีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งล้วนแต่เป็นเรื่องสำคัญซึ่งในเอกสารนี้จะวิพากษ์วิจารณ์เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อการดำเนินงานห้องสมุดในอนาคต สิ่งที่เด่นชัดของนโยบายนี้คือ การยังมีการใช้อยู่และก่อให้ประโยชน์ สามารถใช้เลือกสรรทรัพยากรสารสนเทศในสถานการณ์ปัจจุบันได้ดี หรือสามารถแบ่งแยกความแตกต่างระหว่างรูปแบบของทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทได้
ในขณะที่ LaGuardia และ Benthley (1992) Demas (1994) กล่าวว่าจากแนวคิดของห้องสมุด Mann มหาวิทยาลัย Cornell นโยบายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศหมายถึงผสมผสานรายละเอียดของรูปแบบสารสนเทศใหม่ๆ ไปสู่ประเภททรัพยากร บริการ และการผสมผสานของห้องสมุดทั้งหมดที่กล่าวมาได้แสดงให้เห็นความเด่นชัดของนโยบายการพัฒนาทรัพยากรเช่นเดียวกับความคิดของ Hazan (1995)
อะไรคือกระบวนการในการพัฒนานโยบายทรัพยากรสารสนเทศประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์? นั่นได้แก่หน่วยงาน รวมถึงกลุ่มบุคคลที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษในรูปแบบคณะกรรมการ ซึ่งทำให้นโยบายที่กำหนดขึ้นมีลักษณะพิเศษด้วย ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ยากในกระบวนการกำหนดนโยบายทั้งหมด มีบางทฤษฎีให้ใช้คู่มือประกอบ ซึ่งมีคู่มือเล่มหนึ่งที่เขียนโดย Cassell and Futas (1991a) ในการใช้เป็นแบบฝึกหัดสำหรับการวิเคราะห์การพัฒนาประเภททรัพยากรที่มีส่วนคล้ายคลึงกับของหน่วยงานนั้น คู่มือที่เขียนโดย Futas (1995) Cassell and Futas (1991b) ได้แสดงถึงขอบเขตพื้นฐานของกระบวนการจัดทำนโยบาย เริ่มจากการเตรียมวางแผน ซึ่งต้องเริ่มภายในหน่วยงาน การประชุมจัดการ และจัดตั้งคณะกรรมการเฉพาะกิจ จัดตั้งผู้นำกลุ่ม การให้ความรู้ด้านห้องสมุดแก่คณะกรรมการที่จัดตั้งขึ้น ท้ายสุดนำข้อมูลที่ได้จากคณะกรรมการมาใช้ในขั้นตอนของการพัฒนานโยบาย Demas (1994) อธิบายเกี่ยวกับข้อมูลของ Electronic Resource Council เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการเลือกสื่ออิเล็กทรอนิกส์ การเลือกสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้องค์ประกอบในการพิจารณามากกว่าการเลือกสื่อประเภทสิ่งพิมพ์ ซึ่งมีความเด่นชัดในการพิจารณาคัดเลือก โดยคำนึงถึงเครื่องมือวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ประกอบ พื้นที่ในการจัดเก็บทรัพยากร การแลกเปลี่ยนทรัพยากร การสนับสนุนข้อมูลด้านเทคนิค และการบริการของร้านตัวแทนจำหน่าย
ประสบการณ์ของ The Penn State Harrisburg (PSH) ที่ PSH เริ่มใช้นโยบายพัฒนาทรัพยากรเมื่อมีการจัดหาสื่อสารสนเทศ CD-ROMเข้าห้องสมุด บรรณารักษ์ต้องใช้ประสบการณ์เพื่อแก้ปัญหากับเกี่ยวกับการจัดหาสื่ออิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในยุคปัจจุบัน เช่น ราคาของสื่อ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงจากสื่อสิ่งพิมพ์สู่ยุคคอมพิวเตอร์ ตลอดจนผู้ใช้ห้องสมุด ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งช่วยทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง รวมถึงการแลกเปลี่ยนทรัพยากรสารสนเทศประเภทสิ่งพิมพ์ ล้วนทำให้เกิดปัญหาในงานพัฒนาทรัพยากร จึงมีการเริ่มจัดตั้งคณะกรรมการที่ให้ข้อแนะนำหรือคำปรึกษาหารือเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าวขึ้นในปี 1993 ขึ้น เรียกว่า Electronic Service task Force (ESTF)
โดยการให้คำแนะนำที่เป็นแนวทางในการพัฒนาประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่อไป เริ่มแรก ESTF ได้กำหนดแนวทางในการพัฒนาทรัพยากรขึ้น (Collection Development Statement for Electronic Information Resource) ซึ่งเป็นนโยบายที่ใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจ กรณีที่ผู้ใช้ห้องสมุดมีความต้องการสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ และช่วยสำหรับการวางแผนงานที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต วัตถุประสงค์พื้นฐานของนโยบายที่กำหนดไว้คือ การกำหนดค่า (Parameters) ที่ใช้ในการตัดสินใจในการเลือกทรัพยากร เช่น การเลือกรูปแบบสื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างเดียว การเลือกทั้งรูปแบบสื่ออิเล็กทรอนิกส์พร้อมด้วยฉบับพิมพ์ หรือการเลือกรูปแบบสิ่งพิมพ์เพียงรูปแบบเดียว เพื่อให้เลือกทรัพยากรสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการ รวดเร็ว และเกิดความคุ้มค่า
การพัฒนานโยบาย          สมาชิก ESTF ได้ร่วมกันพิจารณาขอบเขตของนโยบายที่กำหนดขึ้นเพื่อให้สามารถใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ร่วมกับผู้ที่รับผิดชอบการพัฒนาประเภททรัพยากร  สมาชิกบางคนรู้สึกว่าควรนำภาษามาเป็นสิ่งที่สามารถแยกประเภททรัพยากรสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ เห็นได้ชัดจากการสืบค้นข้อมูลในระบบออนไลน์ CD-ROMs เป็นต้น  สมาชิกบางคนรู้สึกว่าต้องเริ่มจากรูปแบบของสื่อ ภายหลังการวิพากษ์วิจารณ์ ESTF สรุปว่านโยบายนี้ไม่ต้องระบุชนิด/ประเภทของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ แต่ควรพิจารณาเรื่องของภาษาและเนื้อหา ในที่สุดความคิดดังกล่าวจึงเป็นกลยุทธ์ประการหนึ่งที่ในกระบวนคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ แต่ไม่รวมถึงการพิจารณาทรัพยากรสารสนเทศประเภทการติดต่อเพื่อสืบค้นข้อมูลทางไกล รวมถึงสื่อประเภทเอกสารฉบับเต็ม
        ความคล้ายคลึงที่สมาชิก ESTF  ใช้กำหนดประเด็นของนโยบาย คือการติดต่อเพื่อสืบค้นสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ มากกว่าการจัดหาทางกายภาพของสื่อ  ซึ่งเป็นผลกระทบจากอินเทอร์เน็ตและ WWW   ESTF จึงจำแนกการติดต่อเพื่อการสืบค้นทางไกลดังกล่าวออกจากนโยบายพัฒนาทรัพยากร
        มีหน่วยงานบางแห่งเสนอให้มีการใช้งบประมาณเป็นประเด็นในการพิจารณานโยบายนี้ แต่ไม่เคร่งครัดในประเภทงบประมาณที่ใช้ในการซื้อสื่อ ซึ่งงบประมาณในการใช้จัดซื้อสื่ออิเล็กทรอนิกส์จะมีความชัดเจนที่แตกต่างจากการใช้สำหรับการซื้อประเภทสื่ออื่นๆ ที่ไม่ใช่สิ่งพิมพ์ เช่น ระบบออนไลน์ หรือ CD-ROM เป็นต้น ESTF เห็นว่าอาจจะดีกว่าถ้าใช้งบประมาณในการพิจารณามากว่าภาษา ซึ่งสมาชิกบางคนรู้สึกว่างบประมาณเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดอยู่แล้วใช้ในกระบวนการตัดสินใจในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ  ในความเป็นจริงสิ่งที่จูงใจและสนับสนุนนโยบายคือการสืบค้นสารสนเทศจากสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง  โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างด้านงบประมาณ แม้ว่างบประมาณการบอกรับสื่ออิเล็กทรอนิกส์จะมีราคาสูง แต่ผู้ทำหน้าที่ในการเลือกทรัพยากรต้องใช้งบประมาณสำหรับเลือกสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพียงรูปแบบเดียวในเฉพาะสาขาวิชานั้นๆ
        ประเด็นสุดท้ายของนโยบายที่สำคัญคือการเลือกกระบวนการตัดสินใจของห้องสมุด เมื่อเริ่มร่างนโยบายการจัดหาสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นพบว่าเดิมส่วนใหญ่มาจากการตัดสินใจของผู้อำนวยการเพียงคนเดียว สมาชิก ESTF ต้องการให้มีการเปลี่ยนแปลงประเภทของเกณฑ์ที่สามารถทำให้การตัดสินในการคัดเลือกดีขึ้น โดยไม่เกี่ยวข้องกับระบบการตัดสินใจ โดย ESTF ต้องการให้ภาษาเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย เช่นเดียวกับการพิจารณาสื่อสิ่งพิมพ์ ซึ่งเกณฑ์เหล่านี้จะทำให้ผู้ทำหน้าทีคัดเลือกสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของห้องสมุดตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วขึ้น
วัตถุประสงค์ของนโยบายที่กำหนดใหม่นี้ไม่เหมือนนโยบายในการพัฒนาประเภททรัพยากรเดิมที่มีอยู่แล้ว เพราะชนิดของทรัพยากรเป็นตัวกำหนดให้ใช้เฉพาะประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ความแตกต่างของนโยบายฉบับนี้คือ มุ่งไปที่รูปแบบของสื่อและราคา ซึ่งเป็นส่วนที่ใช้ร่วมกันกับนโยบายพัฒนาประเภททรัพยากรแบบเดิม ที่มีแนวทางจากการเลือกทรัพยากรจากความสัมพันธ์ของเนื้อหา ซึ่งไม่สามารถใช้ทดแทนกันในแต่ละสาขาวิชาได้ นโยบายนี้จึงกำหนดออกเป็น 2 ส่วน เพื่อให้เห็นความชัดเจน ได้แก่ แนวปฏิบัติทั่วไป และแนวปฏิบัติเฉพาะแนวปฏิบัติทั่วไปจะช่วยให้ผู้ทำหน้าที่คัดเลือกสามารถเลือกรูปแบบของสื่อจากสิ่งพิมพ์ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องการซื้อได้ โดยพิจารณาลักษณะของรูปแบบที่เลือกได้ตรงประเด็นที่ส่งผลทั้งในระยะยาวและระยะกลาง ความต้องการวัสดุอุปกรณ์ที่ต้องการใช้ร่วมเมื่อจัดเลือกสื่อเข้ามา และการสนับสนุนทางด้านเทคนิค
ส่วนแนวปฏิบัติเฉพาะได้เพิ่มเติมบางส่วนจากแนวปฏิบัติทั่วไปสำหรับผู้ทำหน้าที่คัดเลือก เช่น ข้อมูลที่ช่วยในการตัดสินใจว่าการซื้อเพียงรูปแบบเดียวและการทำซ้ำจะช่วยลดด้านงบประมาณอย่างไร รายละเอียดตอนที่ 2 มีความสำคัญมากเพราะได้แสดงขั้นตอนให้เห็นการเลือกสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากกว่ารูปแบบสิ่งพิมพ์ แต่ไม่ใช่รูปแบบเดียวที่เตรียมพร้อมสำหรับการบริการในอนาคต แต่การจัดเลือกสื่อมาบริการขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้ใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์มากกว่าสื่อสิ่งพิมพ์จริงหรือไม่ รายละเอียดตอนที่ 3 เป็นแนวทางบริหารของห้องสมุดนำเอาเทคโนโลยีสื่ออิเลกทรอนิกส์มาใช้ ซึ่งเทคโนโลยีนั้นมีอายุการใช้งานระยะสั้น ส่วนรายละเอียดตอนที่ 4 แสดงให้เห็นว่าสื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่สื่อสารสนเทศพื้นฐานเพียงอย่างเดียว
บทสรุป เมื่อนำนโยบายการพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้จะก่อให้เกิดประโยชน์ด้านต่างๆ ดังนี้ อันดับแรกคือ นโยบายเดิม ซึ่งช่วยในการดำเนินงานด้านการจัดหาและสอดคล้องกับพันธกิจของห้องสมุด อันดับสองเป็นสิ่งที่ช่วยให้ห้องสมุดสามารถจำกัดประเภททรัพยากรจากการจัดหาได้ตรงความต้องการ อันดับสามเป็นแนวทางช่วยให้บรรณารักษ์ทำหน้าที่จัดหาสื่อที่มีลักษณะเฉพาะได้อย่างเหมาะสม หรือเลือกสื่อเพียง 1 รูปแบบจากสื่อทั้งหมดได้ ท้ายสุดยังสามารถใช้ในการตัดสินใจในการเลือกทรัพยากรสารสนเทศอย่างคุ้มทุน โดยคำนึงถึงงบประมาณที่ได้รับ
วัตถุประสงค์ของการนำนโยบายการพัฒนาทรัพยากรของ Heindel Library มหาวิทยาลัย PSH เพื่อใช้ในการจัดหาทรัพยากรที่มีคุณภาพสูงสำหรับการให้บริการในงบประมาณที่จำกัด ซึ่งจากการศึกษาพบว่านโยบายดังกล่าวสามารถช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้เป็นอย่างดี
เอกสารอ้างอิง