การบริหารจัดการวารสารในห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา

ทำไมห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาต้องให้ความสำคัญกับการจัดหาวารสาร นี่คงเป็นส่วนหนึ่งของคำตอบ

มีเวลาว่างจากการลาพักผ่อน 2-3 วัน จึงมาจัดการไฟล์คอมพิวเตอร์ พบบทความแปลเรื่องหนึ่งที่ตนเองได้แปลไว้เมื่อคราวทำงานเกี่ยวกับวารสาร เมื่อประมาณสัก 3  ปีผ่านมาแล้วเห็นจะได้ แต่ที่แย่จัง คือ การลืมบอกแหล่งอ้างอิงว่าบทความนี้แปลมาจากบทความเรื่องอะไร  แต่หากจะลบทิ้งเสียเลยก็น่าเสียดาย เอาเป็นว่าขอบันทึกไว้เป็นข้อคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการวารสารในสถาบันอุดมศึกษาที่สัมพันธ์กับวงจรวารสารก็แล้วกัน

วงจรสารสนเทศประเภทวารสารประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ ได้แก่ 

1) ผู้ใช้บริการ 

 2) สำนักพิมพ์ 

3) การให้บริการวารสาร

4)ห้องสมุด

โดยมีความสัพมันธ์กัน เช่นตัวอย่างนี้

-          Professor Jones ซึ่งเป็นผู้ใช้บริการ ทำงานเกี่ยวกับการศึกษาเด็ก ต้องการข้อมูลการอ้างถึงในวารสารเพื่อใช้ประกอบในการสอนและการทำวิจัย  ซึ่งไม่มีวารสารนั้นในห้องสมุด ต้องการให้ห้องสมุดบอกรับวารสาร

-          บุคลากรห้องสมุดจะตรวจสอบราคาวารสารจากแหล่งข้อมูลต่างๆ และหมวดงบประมาณเพื่อบอกรับ หากเป็นวารสารที่จัดเป็นประเภทวารสารหลัก จะเลือกร้านค้าเพื่อติดต่อซื้อ อาจติดต่อผ่านตัวแทนจำหน่วยวารสาร  วางบิลส่งของและรับตัวเล่มวารสารในลำดับต่อไป

-          Professor Jones ได้ใช้บทความในวารสารที่ห้องสมุดบอกรับในการสอนและการวิจัย  วารสารการอ้างอิงช่วยให้ Professor Jones เข้าถึงทรัพยากรห้องสมุดประเภทอื่นด้วย โดยติดตามตัวเล่มที่มีอยู่ในห้องสมุด  กรณีที่ตัวเล่มไม่หาย และไม่มีผู้ใช้อื่นยืม สามารถที่จะค้นคว้าบทความที่อยู่ในวารสารนั้น ซึ่งจำนวนการใช้บทความจะสัมพันธ์กับการถ่ายเอกสาร จากข้อมูลที่ค้นคว้าทำให้ Professor Jones เป็นผู้เชี่ยวชาญสามารถเปิดศูนย์ข้อมูลเฉพาะวิชาได้ นอกจากนั้น Professor Jones ได้ส่งบทความเพื่อตีพิมพ์เผยแพร่ในวารสาร และได้ขอบคุณห้องสมุดที่ได้บอกรับวารสาร ซึ่งเมื่อบทความได้ตีพิมพ์ก็เป็นองค์ประกอบที่ทำให้ทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดเพิ่มมากขึ้นด้วย

ข้อดี  จากวงจรความสัมพันธ์ขององค์ประกอบ 4 ประการ คือ

1.        ผู้ที่ต้องการข้อมูลตรงกัน สามารถใช้ข้อมูลจากวารสารร่วมกันได้

2.        สามารถสร้างองค์ความรู้และผู้เชี่ยวชาญในสาขาวิชาได้จากการค้นคว้าและวิจัย

3.        การบอกรับวารสารสนับสนุนอุตสาหกรรมจัดหาสิ่งพิมพ์ โดยบรรณารักษ์จะเลือกซื้อจากผู้ที่สามารถบริหารจัดการได้ดี และให้บริการดี

4.        บทคัดย่อและดัชนีช่วยทำให้เข้าถึงตัวบทความได้ง่ายขึ้น จากการพัฒนาระบบ MARC ในการถ่ายโอนข้อมูลบรรณานุกรม

ส่วนข้อเสีย แม้ว่าจะทราบวงจรของสารสนเทศประเภทวารสารจะมีข้อดีดังกล่าว แต่เหมือนการโยนเหรียญที่มีทั้งสองด้าน ด้านมืดหรือข้อเสียนั้นคือ การระเบิดของสารสนเทศทำให้องค์ความรู้มีจำนวนมากเกินกว่าจะตีพิมพ์ในรูปของวารสาร เป็นขณะที่ค่าของเงินลอยตัวเกิดวิกฤติทางภาวะเศรษฐกิจ ส่งผลให้ห้องสมุดไม่สามารถที่จะจัดหาวารสาร หรือสิ่งพิมพ์ได้ตามความต้องการ สำนักพิมพ์ต้องชะลอตัว หลายบทความค้างการตีพิมพ์

                ในระบบวารสารไม่เหมือนหนังสือที่จบกระบวนการลงเมื่อมีผู้ซื้อซื้อหนังสือ แต่การบอกรับวารสารต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอย่างน้อย 3 หน่วยงาน (ห้องสมุด สำนักพิมพ์ ตัวแทนจำหน่าย)

จึงรวมถึงการทำรายงานและระบบการเงินด้วย ขั้นตอนของห้องสมุดจะเสร็จสิ้นเมื่อมีการส่งวารสารมาแต่ละฉบับ มีการรวบรวม และจัดเก็บในรูปของเย็บเล่ม? อาจเกิดผลในแง่ลบเมื่อมีผู้ใช้ต้องการใช้วารสารนั้นขณะที่มีผู้อื่นใช้อยู่

 

สิ่งที่เลวร้ายกว่านั้น คือ   มีด้านที่ไม่ดีนอกเหนือจากข้างต้นอีก 3 ประการ คือ

1) ปัญหาที่เกิดจากการบริการบรรณานุกรม ดัชนีและสาระสังเขปที่บรรณารักษ์จะจัดทำขึ้นจากชื่อวารสาร ที่เกิดผลกระทบการควบคุมทางบรรณานุกรม ที่สืบค้นบทความจากวารสารหนึ่งชื่อเรื่อง  ในขณะที่ระบบคอมพิวเตอร์สามารถสืบค้นสารสนเทศได้ 3 ระดับ ซึ่งนักวิจัยสามารถที่จะค้นรายการที่ต้องการได้  ดังนั้นต้องคำนึงถึงจำนวนสารสนเทศที่มากมายตามความเป็นจริง

2) ปัญหาที่เกิดจากองค์ประกอบด้านเศรษฐกิจของห้องสมุด  ซึ่งห้องสมุดมีหน้าที่ในการรวบรวมสารสนเทศและความรู้ที่ทันสมัยให้มีจำนวนมากเพียงพอต่อการใช้ของผู้ใช้  จากการสังเกตของ Lois Upham ที่พบว่างบประมาณที่ใช้ในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศส่วนใหญ่มาจากค่าธรรมเนียมการศึกษา ซึ่งเป็นสิ่งที่นักศึกษายินดีจ่ายก่อนที่จะได้ใช้บริการ ดังนั้นบรรณารักษ์จะต้องประกันว่าจะสามารถใช้งบประมาณที่ได้รับมาอย่างฉลาด สามารถจัดหาวารสารได้ตรงกับความต้องการของนักศึกษา

 3) วิกฤตเศรษฐกิจ ซึ่งส่งผลต่อวงจรสารสนเทศโดยตรง เช่น มหาวิทยาลัยจ้าง Jones ให้ผลิตองค์ความรู้ใหม่ๆ ซึ่งเธอได้ค้นคว้าข้อมูลจากวารสาร ซึ่งตัวแทนจำหน่ายสามารถคิดค่าบริการในการขายวารสารนั้นให้กับห้องสมุด

                                      

อ่านขำๆ เนาะ...แล้วคราวต่อไปจะไม่ลืมให้รายการบรรณานุกรม....ไม่สมกับเป็นบรรณารักษ์เลย....ว้า...แย่จัง