ย้อนรอยระบบที่คลุมเครือ (1 )

          ปัญหาที่เราเผชิญเข้ามา เราย่อมมีการจัดการแก้ไขปัญหานั้น ๆ แต่ถ้าหากต้องการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเหล่านั้นอีก แน่นอนทีเดียวเราต้องจัดการแก้ไข โดยการวางระบบ

         ระบบที่ชัดเจนและคลุมเครือ เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร

บ่อยครั้งที่เราพูดว่า มีระบบ แต่ทำไมถึงไม่มีใครรู้ หรือรู้เฉพาะส่วนเท่านั้น

ปัญหาที่เราเผชิญมีสองลักษณะ คือ ปัญหาที่ชัดแจ้ง กับปัญหาที่คลุมเครือ

         ปัญหาที่ชัดแจ้ง (hard problems) คือ ปัญหาที่สามารถกำหนดลักษณและขอบเขตของปัญหาได้ชัดเจน มีคำตอบ สามารถกำหนดเป้าหมายของการแก้ปัญหาได้ สามารถระบุได้ถึง "สิ่งที่จะต้องปฏิบัติ" (what) และ "วิธีการปฏิบัติ" (how) ตั้งแต่ระยะแรก ๆ ของการแก้ปัญหา

         ปัญหาที่คลุมเครือหรือปัญหาที่ไม่ชัดแจ้ง (soft problems) เป็นปัญหาที่ยากจะกำหนดขอบเขต มักจะมีองค์ประกอบทางด้านสังคมและการเมืองรวมอยู่ค่อนข้างมาก เรามักจะระบุได้เพียงสถานการณ์ของปัญหา เรารู้ว่าสิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามที่เราปรารถนา แต่ไม่สามารถบอกได้ชัดว่าเป็นเพราะเหตุใด หรือจะแก้ไขปัญหาได้อย่างไร

        แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าอย่างไหนจะเป็นปัญหาที่ชัดแจ้งหรือปัญหาที่คลุมเครือ มีเครื่องมือที่ใช้คือ soft system methodology  หรือ SSM

       SSM เป็นเครื่องมือที่ใช้ตามรอยเพื่อทำความเข้าใจปัญหาและแก้ปัญหาที่มีลักษณะคลุมเครือ  ซึ่งมักพบเสมอในงานพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาล

    ระบบนี้ได้พัฒนาและถูกใช้ในงานอุตสาหกรรม  มีกำเนิดมาจากประเทศอังกฤษ ใช้เพื่อหาหนทางทำความเข้าใจและแก้ไขปัญหา  ปรับปรุงงาน และใช้ในองค์กร แต่สถานการณ์ในงานอุตสาหกรรมและองค์กรแตกต่างกัน ทำให้มีการพัฒนาแบบจำลองสถานการณ์ นำไปสู่การเรียนรู้ พัฒนา SSM เป็นระบบการเรียนรู้ต่อมา

 

      กระบวนการ SSM

     สถานการณ์ปัญหาในโลกแห่งความเป็นจริง    นำไปสู่ทางเลือก   สร้างแบบจำลอง   มีการเปรียบเทียบ    การค้นพบ/ค้นหา     พร้อมปรับเข้าหากัน   และกระทำการเพื่อปรับปรุง  เพื่อให้สถานการณ์ที่เป็นปัญหาได้รับการแก้ไขและวางระบบ

        ขั้นตอนของ SSM

1.ระบุสถานการณ์ปัญหา (problem situation unstructured)เป็นการที่ผู้บริหาร และ/หรือผู้ปฏิบัติงาน(เจ้าของปัญหา) คิดว่าอาจจะมีปัญหาหรือช่องทางที่จะปรับปรุงให้ดีขึ้น คิดจะทบทวนและเปลี่ยนแปลงระบบ

คำว่า "สถานการณ์ปัญหา ( the problem situation ) หมายถึง มีปัญหามากกว่าหนึ่งปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไขไปพร้อม ๆ กัน

2. นำเสนอสถานการณ์ปัญหา (problem situation expressed) เป็นการรวบรวมข้อมูล จัดระบบ และหาวิธีการนำเสนอสถานการณ์ปัญหา

ข้อมูลที่มองหาได้แก่ โครงสร้างองค์กร กระบวนการทำงานหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระบบ ความรู้สึกและการแสดงออกของผู้คน

เทคนิค ตั้งแต่ไม่เป็นทางการ เช่น การสังเกต  การจัดทำบันทึก  วาดภาพโครงสร้าง/แผนผัง   บันทึกวีดีโอ  การสัมภาษณ์

3. เลือกแนวคิดเพื่อให้ความหมายระบบที่เกี่ยวข้อง (naing of relevant systems) เป็นการให้ความหมายหรือตั้งชื่อระบบที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เข้าใจระบบได้อย่างง่าย ๆ และนำไปใช้ในการสร้างแบบจำลองความคิดต่อไป

   เช่น ขณะที่แพทย์พยาบาลให้ความสำคัญสูงกับการดูแลผู้ป่วย ผู้บริหารอาจจะให้ความสำคัญกับการลดค่าใช้จ่าย ทั้งสองมุมมีโอกาสเกิดความขัดแย้ง แต่ก็ถูกต้องสำหรับบทบาทที่แต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบ ซึ่งผู้วิเคราะห์ต้องรับรู้และยอมรับมุมมองทั้งสองด้านอย่างเข้าใจ

 

          ฟัง ๆ ดู ก็ไม่ค่อยแตกต่างกันเท่าไร ในกระบวนการคิด หากจะพูดเรื่องนี้ก็ยาวและยากต่อการทำความเข้าใจ หากจะคิดว่าเป็นเรื่องใหม่ แต่หากเราเตือนตนไว้ว่า "ไม่มีอะไรใหม่ หากใจเราต้องการใฝ่รู้"

        แล้วค่อยมาต่อ ข้อ 4 - 7 นะค่ะ   แลกเปลี่ยนได้ค่ะ

---------------------

ที่มาเนื้อหา  เอกสารแนวคิดนวตกรรม ตามรอยและวัดผลคุณภาพ

[แก้ว..อุบล จ๋วงพานิช]

ตามมาอ่านค่ะ

ขอบคุณนะคะที่นำเรื่องดีดี มาให้อ่านค่ะ

[นายช่างใหญ่]

สวัสดีครับคุณเพชรน้อย

                       จะนำไปปรับใช้ครับ...

                                               ขอบคุณครับ

[เพชรน้อย]

สวัสดีค่ะอาจารย์อุบล

- ขอบคุณนะคะที่อาจารย์ติดตาม

ขอข้อเสนอแนะด้วยคะอาจารย์

 

[เพชรน้อย]

สวัสดีค่ะนายช่างใหญ่

- ติดตามท่านเหมือนกันค่ะ

- ระบบ SSM ก็พัฒนามาจากระบบงานอุตสาหกรรมนั้นเองค่ะ

ขอบคุณค่ะ