ก้าวแรกของการทำประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักทะเบียนและประมวลผล มกค.

สิบปากว่าไม่เท่าตาเห็น สิบตาเห็นไม่เท่าลงมือทำ

ปีการศึกษา 2544 เป็นปีแรกที่ทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยหอการค้าไทย รู้จักกับการประกันคุณภาพการศึกษา และต้องทำรายงานการประเมินตนเอง การแสวงหาความรู้และต้องทำความเข้าใจในเรื่องใหม่ของบุคลากรทั้งสำนักฯ ซึ่งมีบุคลากรรวม 30 คน ไม่ใช่เรื่องง่าย ด้วยความที่ตนเองที่มีประสบการณ์ การทำงานจากองค์กรธุรกิจมาตลอดระยะเวลามากกว่า 15 ปีในการทำงาน และเพิ่งเข้ามาสู่แวดวงการศึกษาเป็นปีแรก ดังนั้นความยากจึงมีมากเป็นเท่าตัว เพราะต้องศึกษา เรียนรู้ ทำความเข้าใจงานของสำนักฯ ที่เพิ่งเข้ามารับผิดชอบ ซึ่งไม่เคยมีประสบการณ์ตรงมาก่อน และต้องเรียนรู้เรื่องการทำประกันคุณภาพการศึกษา ไปแทบจะพร้อมๆกัน จึงต้องตั้งหลักเรียงลำดับความสำคัญของงานให้ดี ในตอนนั้นต้องยอมรับความจริงว่าทั้งสองเรื่องนั้นเป็นเรื่องใหม่ ที่ไม่มีความรู้มาก่อนเลย

ในช่วงแรกที่ต้องเรียนรู้งานในสำนักฯ ทั้งหมดเพื่อที่จะสามารถกำกับดูแล บริหารจัดการ หน่วยงานได้ ต้องอาศัยการอ่านเอกสาร ค้นหาข้อมูลเดิม สอบถาม จากผู้ร่วมงานในหน่วยงานโดยไม่อายที่จะบอกผู้ใต้บังคับบัญชาว่าเราไม่มีความรู้เรื่องนี้มาก่อน ขอให้ทุกคนช่วยเป็นพี่เลี้ยงในช่วงแรกโดยตั้ง เป้าหมายไว้ในใจว่าต้องรู้และเข้าใจงานทุกงานของสำนัก ภายในระยะเวลา 2 เดือน กับงาน 7 แผนกคือ แผนกบริการและรับลงทะเบียนเรียน แผนกรับเข้าศึกษาและงานปริญญาบัตร แผนกทะเบียนประวัติและหนังสือสำคัญ  แผนกประมวลผลและสารสนเทศ แผนกตรวจสอบและรับรองผลการศึกษา แผนกตารางเรียน/ตารางสอบ และแผนกธุรการ การเรียนรู้จากการอ่านเอกสารและคำบอกเล่าคงไม่เพียงพอที่จะทำให้เกิดความเข้าใจและสามารถบริหารจัดการได้ดี จึงเพิ่มการลงมือปฏิบัติจริงด้วยตัวเองในทุกงานจนทำให้เกิดความเข้าใจลึกซึ้งขึ้น อีกทั้งยังได้เรียนรู้ปัญหา อุปสรรค ข้อจำกัด ต่างๆ ทำให้สามารถให้ข้อแนะนำ คำปรึกษา บริหารจัดการงานที่รับผิดชอบได้เป็นที่พอใจในระดับหนึ่ง และเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

จากประสบการณ์การเรียนรู้ของตัวเองดังกล่าว จึงนำมาปรับใช้กับการเริ่มดำเนินการประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักทะเบียนและประมวลผล โดยมีแนวคิดที่จะผลักดันให้บุคลากรเข้ามามีส่วนร่วมในการปฏิบัติจริง ไม่เพียงแต่เข้ารับการฝึกอบรมเพียงอย่างเดียว แล้วปล่อยให้คนเพียงกลุ่มเดียวดำเนินการต่อไป ซึ่งจะทำให้ระบบการประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักฯ ไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่จะให้เกิดระบบบริหารจัดการที่มีคุณภาพ
การดำเนินการพอจะสรุปเป็นขั้นตอนได้ดังนี้
1. ความสำคัญและเอาจริงเอาจังกับงานประกันคุณภาพการศึกษา
2. เข้าอบรม เรียนรู้ และนำมาถ่ายทอดภายในหน่วยงาน
3. สนับสนุนให้ทุกคนเข้ารับการอบรม เพิ่มพูนความรู้อย่างต่อเนื่อง
4. รับผิดชอบและจัดทำรายงานการประเมินตนเองปี 2544 ซึ่งเป็นเล่มแรกด้วยตัวเอง
5. แต่งตั้งคณะทำงานการดำเนินงานประกันคุณภาพการศึกษาภายในสำนักทะเบียนและระมวลผลทุกปี โดยผลัดเปลี่ยน หมุนเวียน คนใหม่ ให้ทุกคนมีโอกาสเข้ามาเป็นคณะทำงานปีละ 8-9 คน มาจากทุกแผนก โดยเริ่มที่ปี 2546 (รายงานการประเมินตนเองปี 2545 ) ให้ ผช.ผอ. เป็นประธาน   คณะทำงาน และมีหัวหน้าแผนกทุกคนเป็นคณะทำงาน และ ผอ. เป็นที่ปรึกษา หลังจากนั้นในปีถัดๆ ไป ก็จะมีหัวหน้าแผนกบริการฯ เป็นประธานคณะทำงาน และมีสมาชิกจากทุกแผนกมาร่วมเป็นคณะทำงาน และให้คณะทำงานชุดก่อนหน้าทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง และมี ผอ. และ ผช. เป็นที่ปรึกษา
6. ติดตามการดำเนินงาน ให้กำลังใจผู้ปฏิบัติ อย่างต่อเนื่อง

 เมื่อดำเนินการอย่างต่อเนื่องมา 4 ปี พบว่า คุณพิบูลย์ นาคสีดี หัวหน้าแผนกบริการและรับลงทะเบียน มีศักยภาพที่สามารถพัฒนาต่อให้เป็นผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ตรวจประเมินได้  ตอนนี้จึงต้องหาโอกาสให้คุณพิบูลย์ในการพัฒนาต่อไปได้

สุภาษิตที่เคยเรียนมาตั้งแต่ชั้นประถมที่ว่า "สิบปากว่าไม่เท่าตาเห็น" ขอต่อเองด้วย " สิบตาเห็นไม่เท่าลงมือทำ " น่าจะเป็นคำอธิบายเรื่องนี้ได้ดี คือ การอบรม อ่านหนังสือ ฟังคำบอกเล่า ก็เป็นเพียง สิบปากว่า  ถ้ามีคนทำให้ดูเป็นตัวอย่าง หรือไปดูงาน หรือ เป็นผู้สังเกตการณ์ ก็เท่ากับ ตาได้เห็น ก็เข้าใจชัดเจนขึ้น  แต่จะให้ดี ต้องลงมือทำ ซึ่งจะได้ทั้งกระบวนการคิด กระบวนการทำงาน ทักษะ และอาจค้นพบสิ่งใหม่ๆ หรือความรู้ใหม่ๆ ด้วยตัวเอง

[jeab]

ข้อความของพี่น่าสนใจมากเลยค่ะ..jQA

[ravevan]

การประกันคุณภาพของคณะเศรษฐศาสตร์เมื่อ 2-3 ปีที่ผ่านมาใช้วิธีการหมุนเวียนผู้รับผิดชอบโดยมีการสอนงานกันโดยเป็นกรรมการก่อนแล้วจึงหมุนเวียนเป็นประธานกรรมการ ซึ่งวิธีการนี้ทำให้งานประกันคุณภาพของคณะดีขึ้น