การประชุมที่หนีหรือฉีกแนวไปจากวิธีการประชุมเดิมๆ ให้คณะกรรมการมีเวลาและสมองพิจารณาเรื่องสำคัญ เรื่องเชิงยุทธศาสตร์ หรือเชิงอนาคต มักจะใช้สถานที่ที่ไม่ใช่ ห้องประชุมสภา เพื่อลดความจำเจ อาจไปใช้สถานที่ที่มีธรรมชาติร่มรื่นสวยงามเพื่อกระตุ้นสมองซีกขวา

การประชุมแบบ retreat 

        ผมไปเสนอแนะต่อ ม. สงขลานครินทร์ ว่าสภามหาวิทยาลัยน่าจะมีการประชุมแบบ retreat สักปีละครั้ง    เพื่อให้สภาฯ ได้มีโอกาสพิจารณาภาพใหญ่ ภาพอนาคต   พิจารณายุทธศาสตร์ ขององค์กร     รวมทั้งตรวจตราหรือประเมินการทำงานของสภาฯ เองด้วย   

       คุณประไพ เบญอาหลี เจ้าหน้าที่ของ มอ. ส่ง อี-เมล์ ถามว่า การประชุมแบบ retreat เป็นอย่างไร    ทำให้ผมตระหนักว่าคนมหาวิทยาลัยไม่คุ้นเคยกับการประชุมแบบนี้     จึงคิดว่าน่าจะเขียนบันทึกใน บล็อก เพื่อแลกเปลี่ยนความเห็นของผม     ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นความเห็นที่ถูกต้อง 

       ผมลองค้นด้วย Google ด้วยคำค้น “การประชุมแบบ retreat” จึงได้คำไทยว่า “การประชุมแบบไม่เป็นทางการ” ไม่มีวาระประชุม    บางคนเรียกว่า “การประชุมแบบระดมสมอง”     และผลของการค้นนั้นก็พบบันทึกของผมที่เอ่ยถึงการประชุมแบบ retreat อยู่ด้วย ที่  http://gotoknow.org/blog/thaikm/151244 

       จากผลการค้นด้วย Google อีกนั่นแหละ ผมได้ เว็บไซต์นี้    http://www.itie.org/eqi/modules.php?name=Forums&file=viewtopic&t=1545&view=previous  ซึ่งก็คัดลอก บล็อก ของผมนั่นเองมาลง     ถ้าทนอ่านให้จบก็จะเห็นได้ว่า ทำไมสภามหาวิทยาลัยจึงควรมีการประชุมแบบ retreat สักปีละครั้ง 

       จุดอ่อนที่พบบ่อยที่สุดของสภามหาวิทยาลัย และกลไกกำกับ (Governance) หน่วยงานทั้งหลาย     คือโดนเรื่องด่วนและเรื่องงานประจำดึงดูดเวลาไปหมด     ไม่มีเวลาพิจารณาเรื่องที่สำคัญจริงๆ     ทำให้กลไกกำกับดูแล ดูแลแต่เรื่องด่วนและเรื่องงานประจำ ไม่ได้ดูแลเรื่องที่สำคัญจริงๆ     โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำคัญต่อความก้าวหน้าและความมั่นคงระยะยาวขององค์กร   จึงต้องการการประชุมที่หนีหรือฉีกแนวไปจากวิธีการประชุมเดิมๆ     ให้คณะกรรมการมีเวลาและสมองพิจารณาเรื่องสำคัญ เรื่องเชิงยุทธศาสตร์ หรือเชิงอนาคต     มักจะใช้สถานที่ที่ไม่ใช่ ห้องประชุมสภา เพื่อลดความจำเจ    อาจไปใช้สถานที่ที่มีธรรมชาติร่มรื่นสวยงามเพื่อกระตุ้นสมองซีกขวา     ที่จริงผมกำลังจะไปประชุมแบบ retreat ของคณะกรรมการธนาคารไทยพาณิชย์ ระหว่างวันที่ ๑๔ – ๑๖ ธ.ค. ๕๐ ที่หัวหิน    การประชุมนี้มีการกำหนดวาระประชุม    แต่จะเน้นเอาวาระที่เป็นยุทธศาสตร์ และเน้นระยะยาว     แต่ SCB ได้รวบเอาเป้าหมายอื่นๆ เข้าไว้กับการเดินทางไปประชุมต่างจังหวัดด้วย  

       ผมคิดว่า การประชุมแบบ retreat ไม่มีรูปแบบตายตัว     เป็นการประชุมที่มีเป้าหมายเพื่อให้เกิด creativity เป็นสำคัญ 

วิจารณ์ พานิช

๑๓ ธ.ค. ๕๐