เมื่อมีการตั้งกลุ่มแล้ว ก็ต้องให้ความรู้พื้นฐานด้านการจัดการความรู้ ทางหน่วยงานก็จะให้ทีมงานเรา ซึ่งก็มีผมและคุณศิริวัฒน์ เก็งธรรมเป็นวิทยากร ไปจัดอบรมให้ความรู้ทางด้าน Concept และ Tools ของ KM และทำ Workshop โดยมีคุณศากุน ปิติไกรศร ซึ่งก็เป็นคุณอำนวยใหญ่คอยประสานและจัด Schedule การอบรมให้
เมื่อถึงเวลานัดหมายทีมเราก็จะไปดำเนินการ
โดยการอบรมเราจะจัด 2 วัน
วันแรกก็จะเป็นการบรรยายในห้องอบรม หัวข้อการบรรยายก็จะเริ่มจาก Concept KM แล้วก็ตามด้วย Tools ที่ใช้ในการจัดการความรู้ โดยจะลงท้ายที่เรื่องเล่า ซึ่งในการใช้เครื่องมือนี้ก็จะพูดเกี่ยวกับการเล่าเรื่องว่าจะทำอย่างไร เราก็ใช้ เนื้อหาของท่านอาจารย์ประพนธ์ และหลายๆ อาจารย์ ในแนวทาง ของ สคส ซึ่งก็ใช้หลักการ KM คือนำไปปรับใช้ให้เข้ากับสถานการณ์ของเรา
และก่อนจะจบการอบรมในวันแรก ก็จะมอบหมายให้ทุกคนกลับไปทบทวน ว่าช่วงเวลาที่ผ่านมา ท่านได้ทำงานอะไรที่ประสบความสำเร็จและประทับใจแม้นว่างานนั้นจะเป็นเรื่องเล็กๆ แต่ได้ทำสำเร็จจากความคิดและความสามารถของท่าน เพื่อจะได้นำมาเล่าในวันต่อไป
วันที่ 2 ก็จะเป็นการทำ Workshop โดยก่อนเริ่ม ก็จะให้ผู้เข้าอบรมทุกท่านเข้าห้องอบรมตามปรกติ แล้วทีมวิทยากรก็จะพูดปลุกเร้าถึงเรื่องเล่าพร้อมยกตัวอย่างเรื่องเล่าที่เข้าใจง่ายต่อไปก็จะพูดทบทวนให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจถึงกติกาในการเล่าเรื่องอีกครั้งว่า
เรื่องเล่าต้องเป็นเรื่องที่ทำสำเร็จมาแล้วหรือเรื่องที่เคยทำล้มเหลวมาแล้ว เราจะไม่นำเรื่องที่ยังทำไม่สำเร็จหรือเรื่องที่เกิดจากความคิดหรือคาดเดา มาเล่ากันและ
กติการของคุณกิจผู้ฟังก็จะพูดทบทวนให้คุณกิจผู้ฟังขอให้ฟังอย่างตั้งใจ โดยคิดว่านี่เป็นครั้งแรกที่ได้ฟังเรื่องนี้ อย่ามีใจคิดคัดคาน เพราะเรื่องที่ผู้เล่าเป็นเรื่องที่ทำสำเร็จมาแล้วซึ่งอาจจะคนละแนวทางกับที่เราคิดแต่ถ้าฟังเราก็อาจจะได้แนวทางอีกวิธีหนึ่ง
และห้ามถามขณะที่ผู้เล่ากำลังเล่าเพราะจะทำให้สมาธิในการเล่า ขาดตกบกพร่องได้ ขอให้ผู้เล่า เล่าเรื่องจบก่อน จึงค่อยถาม
สำหรับคำถามที่จะถามขอให้เป็นคำถามที่สร้างสรรค์ และให้นึกถึงผู้เล่าด้วยว่าคำถามที่ถามจะทำให้ผู้เล่ารู้สึกหดหู่ใจหรือไม่
เมื่อทุกคนทราบกติกาแล้ว ก็จะให้ในกลุ่มทำการคัดเลือกคนที่จะทำหน้าที่คุณ อำนวยในกลุ่ม หรือประธานกลุ่มเพื่อทำหน้าที่กระตุ้นให้บรรยากาศในการเล่ามีความเป็นกันเองไม่เครียด และคัดเลือกคุณลิขิตเพื่อทำหน้าที่บันทึก ความรู้ของผุ้เล่าแต่ละคนโดยทีมงานจะแจ้งให้คุณลิขิตไม่ต้องกังวล เพราะเราจะมี Video ที่ถ่ายไว้ในคุณลิขิตสามารถนำไปถอดความรู้ได้ในภายหลัง
บุคคลทั้ง 2 นี้สำคัญมากในการทำกลุ่ม
เมื่อทุกคนรับทราบกติกากันดีแล้ว ก็มาถึงจุดที่สำคัญ มากอย่างหนึ่ง คือว่า ทีมงานเราจะนำ Video ของท่านอาจรย์หมอ วิจารณ์ ที่ท่านได้พูดไว้เมื่อวันที่ 21 กรกฎาคม 2549 ที่โรงแรม มิราเคิล เรื่อง Km กับกระบวนการเรียนรู้
ซึ่งเนื้อหาของท่านอาจารย์พูด จะเกี่ยวกับวิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทำอย่างไรวิธีการเล่าว่าควรจะเอาเรื่องอะไรมาเล่า และเล่าอย่างไร คุณกิจผู้ฟังควรจะฟังอย่างไรให้เข้าใจ คุณลิขิตควรจะทำอย่างไร และทุกคนควรให้เกียรติกันอย่างไร
ซึ่งเมื่อได้ชม Video ชุดนี้ เหมือนกับว่า ผู้ที่จะทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้สามารถเข้าใจได้ทันทีเลยเมื่อทุกคนได้ชม Video ของท่านอาจารย์หมอ จบแล้ว ก็เปิดโอกาสให้ถาม
แล้วให้แยกทำกลุ่ม โดยจะจัดแยกกลุ่มให้อยู่กลุ่มละห้องเพื่อไม่ให้ได้ยินเสียงรบกวนซึ่งกันและกันโดยรูปแบบของการทำกิจกรรมจะใช้วิธีนั่งล้อมวงเป็นวงกลม ซึ่งแต่ละกลุ่มจะมีประมาณ 6-8 คน โดยจะจัดวาง Clip Chart ไว้ให้คุณกิจซึ่งเป็นผู้เล่าสำหรับเขียนอธิบายการเล่า
และมีคุณอำนวยกับคุณลิขิตนั่งอยู่ข้างๆ และที่สำคัญในด้านตรงข้ามกับคุณกิจผู้เล่าเราก็จะมีกล้องถ่ายวีดิโอหรือกล้องถ่ายรูปที่ถ่ายวีดิโอได้ ทำการถ่ายวีดิโอของคุณกิจผู้เล่าขณะทำการเล่าเรื่อง
โดยก่อนจะเริ่มทำ workshop ทีมงานจะเรียกคุณอำนวยและคุณลิขิตของทุกกลุ่มมาพบและชี้แจ้งหน้าที่อีกครั้ง ดังนี้
-เริ่มต้นด้วยการสร้างบรรยากาศ ความคุ้นเคย โดยผลัดกันแนะนำตัว ชวนคุยเรื่องทั่วๆ ไป ถามความเป็นอยู่ เพื่อให้เกิด ความอบอุ่น สบายใจ เป็นกันเอง และเกิดความไว้วางใจต่อกัน
- ชี้แจ้ง กติกา ของผู้เล่าและผู้ฟังให้คุณกิจทุกคนเข้าใจก่อนเริ่มการเล่าเรื่อง
- เมื่อเริ่มการเล่าเรื่องคุณอำนวยควรเริ่มเล่าเป็นคนแรกเพื่อให้เรื่องที่เตรียมมาได้นำเสนอและจะทำให้สบายใจขึ้นไม่ต้องกังวลอีก
- คุณอำนวยต้องคอยระวังอย่าให้มีการถามในขณะที่ผู้เล่ากำลังเล่า นอกจากว่าเป็นคำถามที่ส่งเสริมการเล่า หรือเป็นการถามว่าตอนที่ทำตรงนี้เคยมีใครแนะนำหรือรู้มาจากใครก่อนหรือไม่ เพื่อกระตุ้นให้ผู้เล่าได้นึกถึงและกล่าวถึงผู้ที่เคยให้ประสบการณ์ความรู้กับเขา เพราะถ้าคำถามเป็นคนละส่วนจะทำให้ผู้เล่าเสียสมาธิได้
- เมื่อผู้เล่า เล่าจบคุณอำนวยต้องสอบถามคุณกิจคนอื่นๆว่า ท่านใดมีเรื่องที่เคยทำในทำนองเดียวกันหรือ มีผลลัพธ์ออกมาคล้ายกันบ้างเพื่อกระตุ้นให้มีการแลกเปลี่ยนกัน
- ถ้าไม่มีใครเสริมแล้ว คุณอำนวยเปิดโอกาสให้มีการซักถามด้วยความชื่นชม ไม่ถามแบบซักค้าน ต้องคอยป้องกันไม่ให้หลงเข้าสู่การอภิปรายโต้แย้ง ใช้คำถามปลายเปิด เช่น อย่างไร เพราะอะไร? มีแรงบันดาลใจอย่างไร? ได้แนวคิดมาอย่างไร? หรือ คิดได้ไง? ถามด้วยความชื่นชมเพื่อกระตุ้นผู้เล่า ให้ได้คำตอบที่ลึกถึงเหตุปัจจัย เงื่อนไขของความสำเร็จ กรณีมีผู้ถามไม่เกี่ยวกับประเด็นหลักของเรื่อง คุณอำนวยต้องตัดบทอย่างสุภาพ
- เมื่อจบการซักถาม คุณอำนวยต้องให้ทุกคนช่วยกันสรุปสาระสำคัญของเรื่องเล่าออกเป็นประเด็น ๆ เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพตรงกัน ทำให้ความเข้าใจคมชัดขึ้น ลึกขึ้น
- เมื่อผู้เล่าแต่ละคนเล่าจบ คุณอำนวยต้องนำทุกคนปรบมือให้เกียรติกับผู้เล่าเพื่อแสดงความชื่นชม- เมื่อทุกคนได้เล่าเรื่องจนครบแล้ว ให้แต่ละคนตอบคำถาม AAR และให้แต่ละคนได้พูดหากมีเวลามากพอ ซึ่งคุณอำนวยต้องช่วยสัมภาษณ์เพื่อให้แต่ละคนบรรยายความรู้สึกออกมาได้ดีขึ้น
- หลังการ AAR คุณอำนวยอาจโยงให้เห็นถึงกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ได้ว่าจะนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในหน่วยงานของแต่ละคนอย่างไรได้บ้าง
- คุณอำนวยสอบถามในกลุ่มว่าเรื่องเล่าเรื่องใดเป็นเรื่องเด่นของกลุ่มเพื่อคัดเลือกมา หนึ่งเรื่องแล้วนำไปเล่าที่ห้องอบรมรวมหลังจากการทำ workshop เสร็จแล้วและทุกกลุ่มมารวมกัน
เมื่อคุณอำนวยเข้าใจบทบาทหน้าที่แล้วก็ให้คุณอำนวยเชิญสมาชิกเข้ากลุ่ม และเริ่มดำเนินการทำ workshop หลังจากคุณกิจผู้เล่าเล่าจบทุกคนแล้ว คุณอำนวยก็ชักชวนคุณกิจทุกท่านทำ AAR ของกลุ่ม แล้วนำ AAR มาเล่าให้คุณกิจทุกท่านฟังอีกครั้ง
ในการรวมห้องก่อนจะปิดการทำ Workshop โดยให้คุณอำนวยคัดเลือกเรื่องที่ดีเด่นประจำกลุ่มมาเล่าให้คุณกิจท่านอื่นๆ ได้ฟังด้วยก่อนจะปิดการเล่าทำ Workshop
สำหรับกิจกรรมในการทำ Workshop เราได้ให้แต่ละกลุ่มทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันประมาณ 3-4 ช.ม. แล้วช่วงบ่ายก็ให้ทุกท่านมารวมกันในห้องอบรมเพื่อนำมาเล่าสรุปในกลุ่มของตัวเองให้กลุ่มอื่นๆ ฟัง
จากการที่ผมและทีมงานได้ดำเนินการทำ Workshop ตามแนวทางที่เล่านี้ พวกเรารู้สึกว่าได้เดินทางการทำกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การเริ่มต้นได้ถูกทางแล้ว และจากการรับฟัง AAR ของแต่ละกลุ่มจะบอกว่าเป็นครั้งแรกที่รู้สึกภูมิใจที่ได้มีโอกาสนำสิ่งที่ตัวเองทำมาเล่าให้เพื่อนๆ ฟังและได้รับความรู้จากเพื่อนๆ ที่ทำงานด้วยกันมานาน แต่ไม่เคยรู้เลยว่าเพื่อนๆ มีความสามารถขนาดนี้
อีกรวมทั้งหน่วยงานก็ได้ เอกสารความรู้จากการเล่าเรื่อง ซึ่งการจัดอบรมครั้งหนึ่งก็ประมาณ 30-40 คน เมื่อจบการอบรมก็จะได้เรื่องเล่าเท่ากับจำนวนผู้อบรม ซึ่งหน่วยงานก็ยิ้มแย้มดีใจด้วย
เป็นอย่างไรบ้างครับ เมื่อได้อ่านมาถึงตรงนี้รู้สึกเบื่อไหมครับ ผมคิดว่า ถ้าหน่วยงานใดที่กำลังจะจัดทำกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มอย่างไรก็ลองใช้วิธีนี้ดูนะครับ แค่กิจกรรมวันที่สอง ถ้าลองทำก็คิดว่าสามารถทำได้ครับ อย่ามลืมนะครับ “ ไม่ทำ ไม่รู้”
ไม่มีความเห็น