รูปแบบการจดบันทึกการประชุม
รายงานการประชุม
1. ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ฉบับแก้ไข พ.ศ.2539 ข้อ 25 ได้ให้ความหมายคำว่า “รายงานการประชุม” ไว้ว่า การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุมตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบ โดยมีรายละเอียดตามที่กำหนดไว้ในระเบียบข้อ 25 ดังนี้
1.1 รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือการประชุมของคณะนั้น เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ........
1.2 ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 1/2533 หรือจะลงครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้น ประกอบกับครั้งที่ประชุมเป็นรายปีก็ได้ เช่น ครั้งที่ 205-1/2533 เป็นต้น
1.3 เมื่อ ให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม โดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2533
1.4 ณ ให้ลงชื่อสถานที่ที่ใช้เป็นที่ประชุม
1.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุมในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่า เป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้น ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด
1.6 ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้
1.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด ถ้ามี
1.8 เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
1.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้
1.9.1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
1.9.2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
1.9.3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
1.9.4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
1.9.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
1.10 เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
1.11 ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุม ลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย
2. การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี
2.1 จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ
2.2 จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ
2.3 จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม
การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้กำหนด หรือให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุมปรึกษาหารือกันและกำหนด
3. การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี
3.1 รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
3.2 รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
3.3 รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาที่กำหนด
*****************************************************
ความเห็น (12)
น่าสนใจมากเลย
ขอบคุณที่ให้ความกระจ่างค่ะ
ขอบคุณมากมายค่ะ...หาเจอพอดีเลย
ดีจังเลย ที่ตัดเอาเฉพาะเรื่องมานำเสนอ เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่มีใครบางคนเค้าบอกว่า "ฅนไทยไม่ค่อยชอบอ่านหนังสือ"เลยไม่รู้ว่า มีอยู่ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ตั้งแต่ พ.ศ.2526 และมีการแก้ไขอีกเมื่อ พ.ศ.2539 และหากใครมีรูปแบบที่พิมพ์เป็นไฟล์Microsoft Word ไว้ ก็น่าจะนำมาเผยแพร่ด้วย จะได้ช่วยกันขยายความเข้าใจมากขึ้น โดยในส่วนความเห็นของผม ยังมีประเด็นที่น่าเพิ่มเติม ในระเบียบฯ กำหนดว่า
1.9.1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
1.9.2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
1.9.3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
1.9.4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
1.9.5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
แม้ในระเบียบ สนร. ไม่ได้กำหนดไว้ แต่ก็มีความจำเป็น คือ การประชุมน่าจะมีเรื่องที่สืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน เพื่อติดตามดูว่า ผลที่เคยประชุมและมีมติแล้วเนเช่นไร เรื่องนี้อ้างอิงโดยใช้ทฤษฎีการติดตามและประเมินผล ผมเห็นว่า จึงควรเพิ่ม ในหัวข้อระหว่าง 1.9.2 กับ 1.9.3 เป็นวาระ "เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว" ท่านที่เข้ามาอ่าน มีแนวคิดอย่างไร ดีมั๊ยครับ โปรดช่วยกันให้ความเห็น ไม่ควรแวะมาอ่านอย่างเดียว(อ่านกันตั้ง 2,430 ครั้ง มีผู้ให้ความเห็นและชื่นชมไว้เพียง 3 ราย คุณกัลยา จะได้ทราบว่า สิ่งที่นำมาเสนอควรต่อยอดอย่างไร) ความรู้จะได้แตกฉานครับ
เพิ่มหัวข้อการประชุม
เคยปฎิบัติงานด้านสารบรรณมานานกว่า20ปี สมัยก่อนจะมี เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว แต่ตอนนี้ทำไมไม่มียังงงอยู่ หากไม่มี เรื่องต่อเนื่องจากประชุมครั้งที่แล้ว นำไปไว้ไหน และตอนนี้ทราบมาว่าคำว่าระเบียบวาระการประชุม เขายกเลิกแล้ว ให้ใช้แต่เพียงคำว่า วาระการประชุม เท่านั้น ค้นหายังไม่พบคำตอบ
ขอบคุณครับ ผมไม่ค่อยมีความรู้ครับ ก็เลยได้แต่ขอบคุณ จะอ่านเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานอีกที
อยากทราบว่านอกจากจะจดบันทึกวาระประชุมลงในสมุดแล้วสามารถทำได้วิธีใดบ้างครับ -จดบันทึกวาระประชุมแต่ละครั้งนำมาพิมพ์แล้วบันทึกเป็นเอกสารลงกระดาษ A4 วิธีนี้ถือว่าผิดระเบียบมั้ยครับ? ช่วยตอบหน่อยครับโปรดส่งมาทาง mail [email protected] จักขอบพระคุณมากครับ
อยากทราบรูปแบบการจัดประชุมเวียน ว่าจะต้องทำอย่างไรบ้าง ขอคำแนะนำด้วยค่ะ
Thank you so much
ขอบคุณมากเลยค่ะ จบเอกวิชาจิตรกรรม ไม่เคยทำงานงนธุรการเลย แต่ได้รับมอบหมายให้บันทึกการประชุมของกลุ่มงาน ที่ ร.ร. ก้มีเรื่องสืบเนื่องนะคะ แต่ไม้รู้จริงๆเลยค่ะ ว่ารูปแบบที่ถูกต้องจริงๆ เป็นแบบไหน
สำหรับโรงเรียน หรือสถาบันการศึกษา นับครั้งที่การประชุมอย่างไร นับตามปีปฏิทิน หรือ ปีการศึกษา
วาระการประชุม ที่เคยทำมา ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ จะต้องเป็นเรื่องเกี่ยวเนื่องกับการประชุมครั้งที่ผ่านมา เช่น มีมติ หรือเห็นชอบไปแล้ว …เจ้าของเรื่องได้ทำอะไร อย่างไร ไปแล้ว ถึงไหนแล้ว (ซึ่งก็อันเดียวกันกับเรี่องสืบเนื่อง) ไม่ควรเพิ่มเพราะระเบียบไม่มี
- ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (จิปาถะ)