การจัดระบบแฟ้มงานในกลุ่มส่งเสริมสถานศึกษาเอกชน

ดิฉันนางสาวชัญญากาญจน์  โคตรพัฒน์  ตำแหน่ง นักวิชาการศึกษา 5  ทำหน้าที่งานธุรการของกลุ่มส่งเสริมสถานศึกษาเอกชน สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษากรุงเทพมหานคร  เขต  2 ซึ่งเดิมปฏิบัติหน้าที่อยู่กลุ่มบริหารงานบุคคลเมื่อย้ายมาปฏิบัติหน้าที่ที่กลุ่มส่งเสริมสถานศึกษาเอกชน 

ลักษณะงาน ไม่เหมือนกันจึงต้องทำความเข้าใจกับงานและเนื้อหาของงานที่ปฏิบัติเพิ่มมากขึ้น  ยังไม่มีการจัดระบบของแฟ้มทำให้งานปะปนกัน  ไม่สะดวกในการค้นหา  หรือบางครั้งงานหายไป  จึงต้องหาวิธีการแก้ปัญหาด้วยการกำหนดรูปแบบการจัดเก็บแฟ้ม  โดยทุกแฟ้มจะทำสารบัญแฟ้มว่าภายในแฟ้มนั้น ๆ              มีเนื้อหาอะไรบ้าง และเมื่อเคลื่อนย้ายหรือถอดเอกสารออกจากแฟ้มจะต้องลงรายละเอียดไว้  โดยกำหนดแฟ้มว่าจะทำกี่แฟ้ม  ชื่อแฟ้มอะไรบ้าง และหนังสือเวียนดิฉันจะจัดทำโดยคุมแฟ้มย่อยเป็นรายเดือน  ซึ่งหนังสือที่เวียนให้ทุกฉบับจะลงสารบัญที่แฟ้มนี้ก่อน  แล้วเมื่อย้ายไปจัดเก็บที่แฟ้มใดก็จะลงรายละเอียดว่าเรื่องดังกล่าวอยู่แฟ้มอะไร 
            นอกจากนี้ยังกำหนดตัวเลขแทนเอกสารภายในแฟ้ม เพื่อจัดทำสลิป (ดัชนี) ทำให้แฟ้มดูเป็นระเบียบเพราะการใช้ตัวเลขแทนตัวอักษรจะสามารถประหยัดพื้นที่  และค้นหาง่าย