FAQ
10 คำถามกับงานหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
1. เอกสารจดหมายเหตุคืออะไร
เอกสารจดหมายเหตุ คือ เอกสารอันเกิดจากภารกิจที่หน่วยงานทุกหน่วยภายในมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ผลิตขึ้นหรือรับไว้เพื่อการดำเนินงาน เอกสารเหล่านี้ที่มีคุณค่าทางด้านหลักฐานประจักษ์พยานและด้านการเป็นข้อมูลทางประวัติศาสตร์ต้องเก็บรักษาตลอดไปสำหรับหน่วยงานเจ้าของเอกสารและนักวิจัยทั่วไป
ลักษณะสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุ
· เกิดขึ้นตามธรรมชาติตามภารกิจของหน่วยงาน มีวัตถุประสงค์เพื่อความสำเร็จตามภารกิจ
· เอกสารจดหมายเหตุมิได้ผลิตขึ้นเพื่อคนทั่วไป
· มีจำนวนจำกัดเพียงชุดเดียว และมีเนื้อความคงที่ ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
· เป็นต้นฉบับ และมีความเที่ยงตรง
2. หน่วยงานของเรามีเอกสารจดหมายเหตุไหม
ทุกหน่วยงานต้องผลิตและรับเอกสารไว้ในการปฏิบัติงานเป็นประจำวัน เอกสารเหล่านี้กลายเป็นเอกสารจดหมายเหตุต่อไป หน่วยงานทุกแห่งมีความสำคัญเสมอกัน ดังนั้นเอกสารจดหมายเหตุย่อมสำคัญเท่าเทียมกันด้วย
3. ควรจะจัดการเอกสารจดหมายเหตุของเราอย่างไร
กรณีที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ไม่มีหอจดหมายเหตุของหน่วยงานตนเอง จะต้องติดต่อประสานงานกับหอจดหมายเหตุแห่งชาติส่วนภูมิภาค คือ หอจดหมายเหตุเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ สงขลา ในการถือปฏิบัติตามระเบียบเช่นเดียวกับส่วนราชการต่างๆ ระเบียบที่เกี่ยวข้องคือ
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรณ 2526
กำหนดให้หน่วยงานราชการต่างๆ ว่า ก่อนการทำลายเอกสารต้องขอความเห็นจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ รวมทั้งส่งมอบเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว 20 ปีให้หน่วยงานดังกล่าวด้วย
พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารราชการ พ.ศ. 2540 กำหนดให้ส่งเอกสารที่ปฏิบัติแล้วครบ 20 ปี หรือเอกสารประวัติศาสตร์ต่างๆ ให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติตามกำหนดเวลา
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ. 2544กำหนดให้มีการปลดชั้นความลับของเอกสารตามระยะเวลา หากเอกสารใดไม่ปลดชั้นความลับ เมื่ออายุเอกสารครบ 20 ปี ชั้นความลับจะถูกปลดโดยอัตโนมัติ ในการทำลายเอกสาร ต้องปฏิบัติตามระเบียบฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ 2526 ระเบียบเหล่านี้ใช้กับรัฐวิสาหกิจด้วยในกรณีที่ไม่กำหนดระเบียบเกี่ยวกับเอกสารเป็นอย่างอื่น
ในกรณีหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มีสถานภาพเป็น
Ø หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหาวิทยาลัยของรัฐและอยู่ในกำกับของรัฐบาลที่ได้รับพระมหากรุณาธิคุณจากพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว พระราชทานชื่อว่า " มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ " อันเป็นสร้อยพระนามในสมเด็จพระเจ้าลูกเธอ เจ้าฟ้าจุฬาภรณวลัยลักษณ์อัครราชกุมารี
Ø หอจดหมายเหตุสถาบันอุดมศึกษานอกระบบแห่งที่สองของประเทศไทย
Ø หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยแห่งแรกที่เกิดขึ้นจากชาวนครศรีธรรมราชรณรงค์เรียกร้องให้มีการจัดตั้งมหาวิทยาลัย ดังนั้นมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ซึ่งมีหอจดหมายเหตุของตนเอง มหาวิทยาลัยจะมีระเบียบในการจัดการเอกสารในสำนักงานเช่นเดียวกับหน่วยงานราชการของรัฐศูนย์จัดเก็บเอกสารกลางมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ในส่วนสารบรรณและอำนวยการจะดูแลการรับฝากเอกสารกึ่งกระแสใช้งานก่อนจะส่งมอบให้งานหอจดหมายเหตุประเมินคุณค่าตามกำหนดเวลา ส่วนเอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคล การมอบเอกสารให้แก่หน่วยงานหรือให้กับผู้ใดขึ้นอยู่กับความสมัครใจ บุคคลที่มีชื่อเสียงในการร่วมก่อตั้งมหาวิทยาลัยหลายท่านได้มอบเอกสารจดหมายเหตุให้แก่มหาวิทยาลัย ได้แก่ นพ.บัญชา พงษ์พานิช ศจ.ดร. วิจิตร ศรีสอ้าน ฯลฯ
4. การตั้งหอจดหมายเหตุเพื่ออะไร
หอจดหมายเหตุ คือ หน่วยงานที่ทำหน้าที่ในการดูแล เก็บรักษา และให้บริการเอกสารสำคัญที่มีคุณค่าทั้งในปัจจุบันและอนาคต เพื่อให้ประโยชน์ด้านหลักฐาน และข้อมูลแก่หน่วยงานและองค์กรอื่นๆ เพื่อใช้ปฏิบัติงาน รวมทั้งบุคคลทั่วไป เพื่อการศึกษาวิจัย นอกจากนี้หอจดหมายเหตุยังสร้างประสิทธิภาพให้แก่หน่วยงาน ที่มีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและยังมีข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของสมบัติทางวัฒนธรรมที่เชื่อมอดีตกับปัจจุบัน
5. การตั้งหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เริ่มต้นอย่างไร
งานหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ก่อตั้งขึ้นในรูปแบบโครงการต่อเนื่องโครงการหนึ่งในชื่อโครงการหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เกิดขึ้นพร้อมกับโครงการพิเศษต่างๆ ใน โครงการอุทยานการศึกษาเทอดพระเกียรติ เนื่องในวโรกาสเฉลิมฉลองพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดชทรงครองสิริราชสมบัติครบ 50 ปี พ.ศ. 2539วัตถุประสงค์เพื่อประเมินเอกสารมหาวิทยาลัย จัดเก็บรวบรวมเอกสารมหาวิทยาลัย วัสดุสิ่งของที่ระลึก ทุกประเภทตามระบบจดหมายเหตุสากล ให้บริการสืบค้นข้อมูลและเผยแพร่ไว้ในศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา สงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุและหนังสือหายาก รวมถึงบริหารจัดการโครงการพิเศษที่จัดตั้งเกี่ยวข้องกัน อันได้แก่
§ โครงการอุทยานการศึกษาเทิดพระเกียรติ จัดเก็บและให้บริการข้อมูลเกี่ยวกับพระบาทสมเด็จพระปรินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ทรงครองสิริราชสมบัติครบรอบ 50 ปี ปีกาญจนาภิเษก
§ โครงการสารสนเทศเทิดพระเกียรติสมเด็จพระเจ้าลูกเธอ เจ้าฟ้าจุฬาภรณวลัยลักษณ์ จัดเก็บและให้บริการข้อมูลเกี่ยวกับสมเด็จพระเจ้าลูกเธอ เจ้าฟ้าจุฬาภรณวลัยลักษณ์ อัครราชกุมารี ซึ่งพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวพระราชทานสร้อยพระนามเป็นชื่อมหาวิทยาลัยแห่งจังหวัดนครศรีธรรมราช
§ โครงการอุทยานธรรมนิทัศน์ จัดเก็บและให้บริการข้อมูลเกี่ยวกับธรรมะ ปรัชญา คำสอน ศาสนา โดยเฉพาะข้อมูลท่านพุทธทาสภิกขุ ซึ่งยูเนสโก ยกย่องให้เป็นบุคคลสำคัญของโลก
§ โครงการเอกสารทักษิณคดีและหนังสือหายาก จัดเก็บและให้บริการข้อมูลท้องถิ่น โดยเฉพาะโครงการพัฒนาพื้นที่ลุ่มน้ำปากพนังตามพระราชดำริ จังหวัดนครศรีธรรมราช
§ โครงการสิ่งพิมพ์วิชาการ จัดเก็บและให้บริการสิ่งพิมพ์มหาวิทยาลัย และผลงานทางวิชาการบุคลากรมหาวิทยาลัยโครงสร้างการบริหารงานสังกัดฝ่ายห้องสมุด สำหรับคณะกรรมการจดหมายเหตุ ซึ่งตั้งจากผู้ทรงคุณวุฒิต่างๆ เพื่อการกำหนดนโยบาย และมาตรการต่างๆ รวมทั้งให้คำปรึกษาการดำเนินงานด้านบริหารและวิชาการ สนับสนุนกิจกรรมต่างๆ อยู่ในระหว่างดำเนินการ
6. ทรัพยากรสำคัญในการดำเนินงานหอจดหมายเหตุ มีอะไรบ้างทรัพยากรได้แก่
ü บรรณารักษ์ปฏิบัติงานจดหมายเหตุ คือ บุคลากรที่ได้รับการศึกษา การฝึกอบรม มีประสบการณ์และคุ้นเคยกับการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ อันได้แก่ การประเมินคุณค่า การกำจัดเอกสาร การรับมอบ การจัดเรียงและการทำคำอธิบายเอกสาร การดูแลรักษา การบริการและเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุ ปัจจุบันหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์มีบรรณารักษ์ปฏิบัติงานจดหมายเหตุ 1 คนü อาคารสถานที่ และเครื่องใช้ สำหรับใช้ในการดำเนินงานและจัดเก็บเอกสาร ü สถานที่จัดเก็บและให้บริการจดหมายเหตุในปัจจุบันแยกเป็น 2 ส่วนคือ สถานที่จัดเก็บ ณ ห้องจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุชั่วคราว ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ชั้น 1 สถานที่บริการคือ บริเวณศูนย์บรรณสารฯ ชั้น 3
ü งบประมาณ
7. เอกสารจดหมายเหตุมาจากไหน
หอจดหมายเหตุได้เอกสารจดหมายเหตุ โดย
1. การรับมอบจากหน่วยงาน ลักษณะเอกสารตามนโยบายที่กำหนดไว้ โดยจะมีระเบียบหรือคำสั่งกำหนดให้ส่วนต่างๆ ในหน่วยงานส่งมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งาน และมีคุณค่ามาเก็บรักษาในหอจดหมายเหตุ
2. รับบริจาคจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง
3. การขอยืมเอกสาร เพื่อภารกิจพิเศษ เช่น เพื่อจัดแสดงนิทรรศการ เพื่อการวิจัยเฉพาะเรื่อง ฯลฯ
8. การจัดการเอกสารจดหมายเหตุมีวิธีการอย่างไร
เอกสารจดหมายเหตุจะได้รับการจัดการตามลำดับ คือ
v การประเมินคุณค่า ควรจะดำเนินการตั้งแต่ก่อนการรับมอบเอกสาร ซึ่งมีหลักเกณฑ์การพิจารณาดังนี้
คุณค่าด้านการบริหาร คือเอกสารที่แสดงถึง ภารกิจ และเป็นหลักฐานของหน่วยงาน เช่น การจัดโครงสร้าง ระบบงบประมาณ นโยบาย กฎระเบียบต่างๆ เอกสารการประชุมที่สำคัญ ฯลฯ
อายุของเอกสาร เอกสารก่อน พ.ศ. 2540 ซึ่งมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เข้าดำเนินงาน ณ ที่ตั้งมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์อำเภอท่าศาลา จังหวัดนครศรีธรรมราชในช่วงนี้นับเป็นเอกสารที่หาได้ยากจะประเมินว่ามีคุณค่าไว้ก่อน
สภาพเอกสาร ต้องเป็นเอกสารที่คงสภาพที่ใช้ประโยชน์ได้
ประเภทของเอกสาร แสดงความสำคัญในตัวเอง เช่น สมุดบันทึก เอกสารโต้ตอบปริมาณเอกสาร เป็นข้อมูลสำหรับการประเมินคุณค่าด้วยความโดดเด่นและไม่อาจทดแทนได้ เป็นเอกสารต้นฉบับ
เงื่อนไข เป็นเอกสารปกปิด เป็นเอกสารข้อมูลส่วนตัว ฯลฯ
การใช้ จะให้บริการใครบ้าง เอกสารเป็นประโยชน์ด้านใดบ้าง
v การจัดเรียงและการทำคำอธิบาย คือกระบวนการควบคุมเอกสารให้ครบถ้วน ปลอดภัยสำหรับการเก็บรักษา การอนุรักษ์และการบริการ ซึ่งวิธีการดำเนินงานได้แก่
การควบคุมเอกสารด้านเนื้อหา คือการศึกษาโครงสร้างและภารกิจของกลุ่มเอกสารแต่ละกลุ่ม จัดเรียงเอกสารตามโครงสร้างและภารกิจดังกล่าว หรือตามระบบการจัดเอกสารเดิมของหน่วยงานเจ้าของแฟ้มเอกสาร ทำคำอธิบายตามลำดับ ตั้งแต่ประวัติหน่วยงาน กลุ่มเอกสาร ชุดเอกสาร เอกสารแต่ละแฟ้ม และแต่ละรายการ รวมทั้งประวัติการรับมอบ สภาพเอกสาร เงื่อนไข (ถ้ามี) และเอกสารที่เกี่ยวข้อง กำหนดรหัสเอกสาร ระยะเวลาเอกสารทั้งกลุ่ม แล้วจัดเรียงเอกสารตามลำดับ และจัดทำรายการเอกสาร ซึ่งอยู่ในรูปบัญชี ควบคุมชื่อ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยค้นชั้นต้นได้ หลังจากนี้อาจทำเครื่องมือช่วยค้นแบบอื่นๆ ต่อไป เช่น สาระสังเขปเอกสารเฉพาะเรื่อง หนังสือแนะนำเอกสาร ปฏิทินเอกสาร ฯลฯ การควบคุมเอกสารด้านกายภาพ คือการจัดเก็บเอกสารตามการจัดเรียงและตามรหัสข้างต้นในวัสดุ ครุภัณฑ์ และห้องเก็บที่เหมาะสม และปลอดภัย
การอนุรักษ์ คือ การนำเอกสารที่จัดเรียงแล้วและทำบัญชีเรียบร้อยแล้ว มาดำเนินการดูแลรักษา คือ
§ การซ่อม สำหรับเอกสารที่ชำรุด เสื่อมสภาพ โดยวิธีการรักษาเนื้อวัสดุที่ผลิตเอกสาร วิธีการที่ใช้นี้ต้อได้เป็นวิธีที่พิสูจน์แล้วว่าไม่ทำลายเนื้อหาในเอกสารและตัวเอกสารด้วย
§ การสงวนรักษา คือ การดูแลการเก็บรักษาให้ถูกหลักวิชาการ ทั้งวัสดุที่บรรจุเอกสาร ครุภัณฑ์ที่ใช้วางกล่องเอกสาร สถานที่เก็บที่ควบคุมอุณหภูมิ ป้องกันมลพิษ และภัยพิบัติต่างๆ ได้
§ การทำสำเนา ด้วยเครื่องมือที่สามารถเก็บเนื้อความได้ครบถ้วน แต่ไม่ทำอันตรายกับต้นฉบับ และวัสดุที่ใช้ทำสำเนาควรมีความคงทน อยู่ได้นาน
§ การบริการ คือ การนำเอกสารที่จัดเรียง ทำคำอธิบาย มีเครื่องมือช่วยค้นและอนุรักษ์เบื้องต้นแล้วออกให้หน่วยงานและผู้สนใจ ภายใต้เงื่อนไขและการควบคุมดูแลของบรรณารักษ์
9. เอกสารจดหมายเหตุใช้ประโยชน์อะไรได้บ้างเอกสารจดหมายเหตุ
§ เป็นหลักฐานของเจ้าของเอกสารทั้งด้านการดำเนินงานและประจักษ์พยาน§ ให้ข้อมูลในการดำเนินงานของหน่วยงานในปัจจุบันและการวางแผนงานในอนาคต
§ เป็นความทรงจำของอดีต ที่จะช่วยแก้ไขปัจจุบันให้ดีขึ้น
§ ให้ข้อมูลสำหรับการศึกษาวิจัย
§ ให้ข้อมูลสำหรับการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รูปแบบต่างๆ
§ เป็นสมบัติทางวัฒนธรรมที่เชื่อมอดีตและปัจจุบัน
10. อะไรคือปัญหาในการดำเนินงานจดหมายเหตุ
1. ขาดทรัพยากร
1.1 นักจดหมายเหตุที่มีความรู้และประสบการณ์ในหลักวิชา และศักยภาพในเบื้องต้น
1.2ขาดสถานที่
1.3 งบประมาณไม่เพียงพอ
2. การไม่ปฏิบัติตามระเบียบเกี่ยวกับเอกสารในขั้นตอนต่างๆ
3. ขาดความสนใจเรื่องราวที่ผ่านมา ไม่เอาใจใส่กับเรื่องราวในอดีต
**แก้ไขเพิ่มเติมจากเอกสารประกอบการสัมมนาอาจารย์ขนิษฐา วงศ์พานิชการฝึกอบรมทางวิชาการหลักสูตรการบริหารงานจดหมายเหตุ วันอังคารที่ 3- วันพฤหัสบดีที่ 5 เมษายน 2550 ณ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ท่าวาสุกรี กรุงเทพฯ
