การประชุม : เครื่องมือของนักบริหาร (3)

             การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม       

                 การเตรียมการประชุม  ส่วนใหญ่อยู่ในความรับผิดชอบของเลขานุการที่ประชุม หรือบางหน่วยงานอาจมีผู้ช่วยเลขานุการเพิ่มอีกหนึ่งคนก็ได้ ในการเตรียมการก่อนการประชุมมักมีงานที่เกี่ยวข้องดังนี้       

      1. การออกหนังสือเชิญประชุม ไปยังคณะกรรมการหรือสมาชิกผู้เข้าประชุมนั้นๆ ซึ่งอาจจะต้องเตรียมเชิญ ล่วงหน้า ประมาณ 5 วันทำการ หรือ 1 สัปดาห์

     2.จัดเตรียมเอกสาร ระเบียบวาระการประชุม เรียงลำดับเรื่อง จัดทำร่างเค้าโครงเรื่องของแต่ละเรื่อง เพื่อความสะดวกสำหรับการประชุม   สำเนาเอกสาร   เข้าปก-เย็บเล่ม ให้เรียบร้อย และต้องจัดเตรียมหนังสือ หรือเอกสารส่วนอื่นที่เกี่ยวข้อง ในกรณีที่ต้องอาศัยข้อมูลในการพิจารณาเพิ่มเติม

      3.  จัดเตรียมสถานที่ประชุม  ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละชุดอาจแตกต่างกัน  เช่น  จำนวนสมาชิก  ลักษณะการประชุม หน้าที่ของเลขานุการจะต้องจัดเตรียมห้องให้เหมาะสม  นอกจากนั้น ต้องตรวจเช็คความเรียบร้อย เช่น โต๊ะ-เก้าอี้ จำนวนที่นั่ง ความสะอาด ไฟฟ้า  แสงสว่าง เครื่องปรับอากาศ  โทรศัพท์   โทรสาร รูปแบบของการประชุม ให้เหมาะสม  ซึ่งการจัดที่นั่งการประชุมในตำราหลายเล่ม ได้กล่าวไว้ มีหลายรูปแบบด้วยกัน ดังนี้

a.      จัดแบบรูปตัว U  หรือแบบเกือกม้า

b.      จัดแบบรูปไข่ หรือวงรี

c.      จัดแบบโต๊ะกลม

d.      จัดแบบตัว T

e.      จัดแบบเวที

f.       จัดแบบโต๊ะเรียน            

          4. การจัดเตรียมอุปกรณ์  โสตทัศนศึกษา  ไมโครโฟน   ตรวจเช็คระบบเสียง  คอมพิวเตอร์   โปรเจ็กเตอร์ (กรณีจำเป็นต้องใช้)  อุปกรณ์สำนักงาน  เช่น ปากกา  ดินสอ กระดาษ และที่จะลืมเสียมิได้ อาจเตรียมปฏิทินไว้ในห้องประชุมเพื่อความสะดวกในการนัดหมายของการประชุมครั้งต่อไป         

          5. การจัดเลี้ยง  อาหารว่าง   เครื่องดื่ม  สำหรับสมาชิก ผู้เข้าร่วมประชุม       

           6. ทะเบียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม  หรือป้ายชื่อสำหรับการประชุมที่เป็นพิธีการ        

           7. ซักซ้อมเตรียมความพร้อมแก่พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ประชุมฝ่ายที่ดูแลการจัดประชุม       

            8.  ประสานงานรถรับ-ส่ง กรณีมีความจำเป็นต้องใช้       

            9. รายงานการประชุมหรือระเบียบวาระการประชุมควรจัดส่งให้สมาชิกหรือคณะกรรมการได้ไปศึกษาล่วงหน้า 

       เทคนิคการเตรียมการประชุม       

                 1.   กำหนดวันประชุม เวลาเริ่มต้น และเวลาที่คาดว่าจะเสร็จสิ้นการประชุม เพื่อความสะดวกของสมาชิก  วัน เวลาที่นิยมนัดหมายในการประชุม คือ วันอังคาร หรือวัน พุธ และช่วงเวลาควรเป็นช่วงเช้า  และไม่ควรนัดประชุมวันจันทร์ ตอนเช้า และวันศุกร์ ตอนบ่าย

        2. ไม่ควรกำหนดระยะเวลาการประชุมนานเกินไป เพราะประสิทธิภาพการประชุมจะลดลง และสมาชิกจะเริ่มเบื่อหน่าย

                 3.    ในการจัดวาระการประชุม ควรระบุเรื่องให้มีความสัมพันธ์กันเพื่อการพิจารณาที่ต่อเนื่องจะช่วยให้การประชุมกระชับขึ้น 

                4.      การแจ้งการประชุมล่วงหน้า ทำให้สมาชิกได้มีเวลาเตรียมตัว และลงเวลานัดหมายของตนเองเลือกเวลา และสถานที่ให้เหมาะสม และไม่ปล่อยให้การประชุมยืดยาว 

                5.      เลือกเวลา และสถานที่ให้เหมาะสม และไม่ปล่อยให้การประชุมยืดยาวเกินไป โดยไม่ได้สาระ

           6.      ประชุมตามหัวข้อเรื่องหรือตามระเบียบวาระการประชุมและดำเนินการประชุมไปตามนั้น

ตัวอย่าง  จดหมาย/หนังสือเชิญประชุมหน่วยงานที่ออกหนังสือ วันที่.......................

เรื่อง.........................

เรียน.........................               

                   ด้วยประธานคณะกรรมการ.......................มีเรื่องที่จะปรึกษาหารือในที่ประชุมคณะกรรมการ.......................จึงขอนัดประชุมในวันที่......................เวลา.................ณ.ห้อง........................อาคาร.............

ระเบียบวาระที่จะประชุม ดังนี้

ระเบียบวาระที่1  เรื่องแจ้งเพื่อทราบระเบียบวาระที่

2  เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่.../......

ระเบียบวาระที่3   พิจารณาเรื่องสืบเนื่อง

ระเบียบวาระที่ 4   เรื่องพิจารณา                                4.1..................                               

4.2..................

ระเบียบวาระที่5   เรื่องอื่นๆ                      

           จึงเรียนมาเพื่อขอเชิญเข้าร่วมประชุม ตามกำหนด วัน  เวลา และสถานที่ดังกล่าวด้วย  จักขอบคุณมาก  ขอแสดงความ

                             นับถือ                                                 

                             ลงชื่อ.................                                                       

                                     กรรมการและเลขานุการ

 

 

 

 

 

 

 

[อาภาพรรณ]

ขอขอบคุณ ที่ได้ให้ความรู้เกี่ยวกับการเตรียมการก่อนประชุม

อาภา...