KM เกิดจาการค้นพบว่าองค์กรต้องสูญเสียความรู้ไป กับตัวบุคลากรเมื่อมีการย้าย การออก การเษียณอายุราชการ ดังนั้นการบริหารจัดการความรู้ภายในองค์กร เป็นกระบวนการที่ให้บุคลากรในอง์กรถ่ายทอดความรู้ และแลกเปลี่ยนความรู้กับผู้อื่น ซึ่งในขั้นตอนสุดท้ายองค์กรต้องหาเทคนิคการจัดเก็บความรู้เฉพาะไว้อับองค์กรอย่างมีระบบเพื่อที่จะนำออกมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืนต่อไป