Monitoring & Evaluation (M&E) ด้วย OM ตอนที่ 11

OM ขั้นตอนที่  8  การจัดลำดับความสำคัญของการติดตามงาน

OM ขั้นตอนที่  9  แบบบันทึกการติดตามผลลัพธ์ (outcome journal)

OM ขั้นตอนที่ 10 แบบบันทึกการติดตามยุทธศาสตร์ (strategy journal)

              แบบบันทึกแบบที่ 3 คือ แบบบันทึกการติดตามการดำเนินงาน (performance journal) 

   ประโยชน์ของบันทึกนี้
•  เพื่อบันทึกข้อมูลการดำเนินงานของแผนงาน ตามพันธกิจ รวมถึงสารสนเทศของการปฏิบัติการ
•  ช่วยให้แผนงานเข้าใจถึงวิธีการดำเนินงานภายในของแผนงาน
•  สะท้อนข้อมูลกลับเพื่อใช้ในการวางแผนการทำงานต่อไป

 

              พึงตระหนักว่า แบบบันทึกการติดตามการดำเนินงานนี้ สร้างขึ้นเพื่อบันทึกการดำเนินงานระดับองค์กร เพื่อให้ได้มาซึ่งวิสัยทัศน์และภารกิจ

             จะสังเกตได้ว่า ทั้ง แบบบันทึกการติดตามยุทธศาสตร์ และ แบบบันทึกการติดตามการดำเนินงาน มีสิ่งที่ได้จากการเรียนรู้ที่ควรแก่การบันทึกไว้เป็นบทเรียน ในการต่อยอดพัฒนางาน

             ในรูป เป็นการสะท้อนให้เห็นว่า เรากำลังเดินอยู่บนเส้นทางของ Accountability ร่วมกับ Learning  ซึ่งเราจะต้องสานฝันของ Accountability ที่เป็นทุนเดิมคือ สิ่งที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว รู้อยู่แล้ว เห็นผลแล้ว  เดินทางข้างหน้าเพื่อให้บรรจบกับ Learning ให้ได้ คือ ต้องเรียนรู้สิ่งใหม่เพิ่มเติม พัฒนาต่อยอดความรู้ เกิดเป็นองค์ความรู้ใหม่

              ที่สำคัญ จะต้องสร้างสมดุล ระหว่าง Accountability และ Learning เพื่อจะได้เดินอย่างสง่าผ่าเผย  เพราะหากขาดสมดุล  ทั้ง Accountability และ Learning จะกลายเป็นภาระไปในทันที เหมือนในรูป ที่เส้นทางเดินแอ่นลงเป็นท้องช้าง รับภาระมากเกินไป แล้วก็จะไม่ได้งานดังที่หวังไว้

เคล็ดลับในการติดตาม (monitoring)
1. ให้ผู้ที่จะใช้ข้อมูล เข้ามามีส่วนร่วมในการออกแบบติดตาม
2. ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ต้องเป็นข้อมูลที่ต้องการจริง ๆ  ไม่ใช่เพียงแค่อยากรู้ หรือเก็บไว้ก่อน เพื่อลดปริมาณการเก็บข้อมูล มิฉะนั้น จะกลายเป็นข้อมูลขยะมากมาย
3. วางระบบการติดตาม พร้อมทั้งระบุเวลาที่ต้องการไว้ด้วย
4. ระบุเฉพาะสิ่งที่ต้องการเท่านั้น  ไม่ต้องเผื่อ

              นอกจากแบบบันทึกทั้ง 3 แบบนี้แล้ว  ยังสามารถใช้เครื่องมืออื่นทางด้านสังคมศาสตร์ (social science methods)  มาประกอบการติดตามผลลัพธ์ได้ด้วย เช่น
        - most Significant Change methodology
        - social network analysis
        - wikis
        - handhelds
        - participatory Video
        - survey monkey
        - blogs
        - electronic whiteboards
        - skype

         ต่อไป เป็นตอนที่ 12 เรื่อง การประเมินผล (evaluation)