ตัวแบบ 5 ส ในการสกัดความรู้ไปพัฒนางาน
การดึงหรือสกัดความรู้ที่ฝังอยู่ในคนควรจะเน้นการจูงใจให้เกิดความสมัครใจจะถ่ายทอดความรู้ มากกว่าการบังคับโดยกฎ ระเบียบ อันจะทำให้ได้ความรู้ที่หลายหลาย และมีคุณค่าต่อการนำไปใช้ในการพัฒนางาน ทั้งนี้หน่วยงานจำเป็นที่จะต้องเข้าใจสภาพพื้นฐานของตัวเองและปรับสภาพเพื่อสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยต่อการถ่ายทอดความรู้เสียก่อน จึงจะเริ่มมีกิจกรรมการสกัดความรู้ที่ขึ้นกับคุณลักษณะของแต่ละบุคคลว่า จะสามารถเล่าเรื่องได้เอง หรือต้องมีคนคอยถามให้พูด อย่างไรก็ตามท้ายที่สุดทุกคนจะสามารถจัดทำบันทึกการเรียนรู้ได้เอง ความรู้ที่สกัดได้จะต้องถูกกลั่นกรองและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการพัฒนางาน และสร้างสรรค์นวัตกรรม จนเกิดแรงบันดาลใจให้มีการดำเนินการอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน
และด้วยแนวคิดข้างต้น ทำให้สามารถสังเคราะห์ตัวแบบ ตัวแบบ ๕ ส. ในการดึงเอาความรู้ที่ฝังอยู่ภายในคน (Tacit Knowledge) เพื่อนำออกมาใช้ในการพัฒนางาน ดังนี้
สำรวจหน่วยงาน
สร้างสรรค์บรรยากาศ
สกัดความรู้
สู่การพัฒนางาน
สานต่อนวัตกรรม
แนวทางการสร้างโมเดลจะเริ่มที่การวิเคราะห์ปัญหาและหาแนวทางการแก้ปัญหาก่อน| ปัญหา | แนวทางแก้ปัญหา |
| ๑. คนไม่รู้ว่าตัวเองรู้ | ๑. ทำให้เขารู้ว่าตัวเองรู้ |
| ๒. ถ่ายทอดความรู้ไม่เป็น ๒.๑ เล่าได้เขียนไม่ได้ ๒.๒ เล่าไม่ได้ เขียนไม่ได้ แต่ทำให้ดูได้ | ๒. ส่งเสริมให้สามารถถ่ายทอดความรู้ ๒.๑ ให้เขาเล่าแล้วหาคนบันทึก ๒.๒ ให้เขาทำให้ดู แล้วบันทึกด้วย วีดิทัศน์ หรือกระดาษ รวมทั้งพยายามถามกระตุ้นให้เกิดการเล่าเรื่อง |
| ๓. ไม่มั่นใจว่าคนอื่นอยากฟังการถ่ายทอดความรู้หรือไม่ | ๓. สร้างแรงจูงใจ เพื่อจัดตั้งกลุ่มที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน (Community of Interest : CoI) |
| ๔. ไม่ต้องการให้คนอื่นรู้ในเรื่องที่ตัวเองรู้ | ๔.๑ สร้างแรงจูงใจโดยให้คำชมเชย และรางวัล ๔.๒ กำหนดเป็นนโยบายของหน่วยงาน |
| ๕. ไม่มีเวลาถ่ายทอดความรู้ | ๕. ปรับระบบงานให้สามารถจัดสรรเวลามาทำกิจกรรมการถ่ายทอดความรู้ได้ เช่น การลดขั้นตอนการทำงาน และการกระจายอำนาจ |
| ๖. ไม่มีสถานที่ถ่ายทอดความรู้ | ๖. จัดเวที (Platform) รูปแบบต่าง เพื่อเอื้ออำนวยในการถ่ายทอดความรู้ เช่น เว็บไซต์ วารสาร แผ่นพับ นิทรรรศการ |
| กิจกรรม | ผลที่คาดว่าจะได้รับ |
| ๑. สำรวจ แสวงหาความรู้ที่ต้องการ นำมาบันทึก จัดเก็บ และทำให้พร้อมใช้ | ๑. มีองค์ความรู้ต่างๆ เพียงพอที่จะสนับสนุนการดำเนินงานตามกิจกรรมต่างๆ |
| ๒. สำรวจว่าเป้าหมายในการทำงานของหน่วยงานคืออะไร และต้องการองค์ความรู้อะไรมาสนับสนุนบ้าง | ๒. ทราบองค์ความรู้ที่จำเป็นต้องใช้ในการพัฒนางาน |
| ๓. สำรวจว่าใครรู้อะไร ด้วยการสังเกต (จากคุณภาพงาน) สัมภาษณ์ และสาธยาย(ให้เขาลองบอกเอง) | ๓. บุคลากรรู้ว่าตัวเองรู้อะไร และมีความพร้อมที่จะถ่ายทอดให้คนอื่นรู้ |
| ๔. จัดหมวดหมู่ความรู้ที่บุคลากรมี โดยใช้ความสอดคล้องกับการพัฒนางาน เป็นเกณฑ์ | ๔.ลำดับความสำคัญในการดึงความรู้ |
|
๕. สร้างบรรยากาศการถ่ายทอดความรู้ ๕.๑ สร้างค่านิยมการใฝ่เรียนรู้ในองค์กร ๕.๒ กำหนดเป็นนโยบายของหน่วยงาน ให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ให้ความร่วมมือด้วย ๕.๓ จัดสรรเวลา โอกาส และสถานที่ ให้บุคลากรสามารถแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน ๕.๔ จัดตั้งกลุ่มที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน (Community of Interest : CoI) ๕.๕สร้างแรงจูงใจโดยให้คำชมเชย และรางวัล |
๕. บุคลากรมีแรงจูงใจที่จะก่อให้เกิดวัฒนธรรมการถ่ายทอดความรู้ |
|
๖. การดึงความรู้แบบง่าย ๖.๑ ท่านเล่าให้เราบันทึก (สำหรับผู้ที่เล่าเรื่องได้) ๖.๒ ท่านทำ เราถาม ตามด้วยบันทึก (สำหรับผู้ที่เล่าเรื่องไม่เป็น) |
๖. บุคลากรสามารถถ่ายทอดความรู้ ในขั้นต้น โดยอาศัยการเร้าจากผู้อื่น |
| ๗. การให้บุคลากรถ่ายทอดความรู้เอง จาก Tacit Knowledge ให้เป็น Explicit Knowledge เริ่มตั้งแต่แบบง่ายโดยใช้รูปแบบของแฟ้มสะสมงาน จนถึงการบันทึกในระบบฐานข้อมูลผ่านเว็บบอร์ด | ๗. บุคลากรสามารถถ่ายทอดความรู้ด้วยตนเอง อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งหน่วยงาน |
| ๘. ตั้งคณะกรรมการเพื่อกลั่นกรององค์ความรู้ทั้งหมด จัดหมวดหมู่ให้สะดวกต่อการเข้าถึงและนำไปใช้ในการพัฒนางาน | ๘. หน่วยมีฐานข้อมูลองค์ความรู้ต่าง ๆ ที่จำเป็นในการพัฒนางาน |
| ๙. ประชาสัมพันธ์ให้บุคลากร เข้าใช้บริการฐานข้อมูลองค์ความรู้ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน และร่วมแสดงความคิดเห็น/แลกเปลี่ยนเรียนรู้ | ๙. มีการนำความรู้ที่ดึงออกมาจากตัวคนได้ไปใช้พัฒนางาน และส่งเสริมให้มีการถ่ายทอดความรู้มากยิ่งขึ้นบุคลากร |
| ๑๐. จัดเวทีประกวดนวัตกรรมในการสร้างชิ้นงานใหม่ มีการชมเชย/ให้รางวัล | ๑๐. สามารถดำรงให้เกิดการถ่ายทอดความรู้ เพื่อนำมาพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง |
การนำตัวแบบ ๕ ส.ไปใช้
๑. ขั้นการสำรวจหน่วยงาน เป็นการปรับพื้นฐานและเตรียมความพร้อมของหน่วยงานและบุคลากร ก่อนที่จะมีการถ่ายทอดความรู้หรือสกัดความรู้ โดยมีการสำรวจสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
๑.๑ สิ่งที่จะต้องรู้ก่อนทำ คือความรู้พื้นฐานต่าง ๆ ที่จำเป็นในการสกัดความรู้ เช่น เทคนิคการเล่าเรื่อง เทคนิคการดึงความรู้จากคนอื่น เป็นต้น
๑.๒ สิ่งที่หน่วยงานเราจะต้องรู้เพื่อพัฒนางานได้
๑.๓ สิ่งที่บุคลากรของเรามีความรู้อยู่ เป็นการสำรวจแค่ให้รู้ในระดับหัวข้อเรื่อง โดยการสังเกตคุณภาพงานที่เขาทำ สัมภาษณ์ และให้เขาสาธยายว่าเขารู้อะไรบ้าง
๑.๔ สิ่งใดที่เป็นความจำเป็นของหน่วยงานที่จะต้องสกัดความรู้ ก่อน-หลัง เพื่อสามารถทำแผนในการสกัดความรู้ได้ ในขั้นนี้อาจพิจารณาความยาก-ง่ายในการสกัดความรู้เรื่องนั้น ๆ ประกอบด้วย
๒. ขั้นการสร้างสรรค์บรรยากาศ เป็นการสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรเต็มใจที่จะถ่ายทอดความรู้ เช่น การสร้างค่านิยมการใฝ่เรียนรู้ในองค์กร การกำหนดเป็นนโยบายของหน่วยงานให้มีการถ่ายทอดความรู้ การจัดสรรเวลา โอกาส และสถานที่ ให้บุคลากรสามารถแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน การ จัดตั้งกลุ่มที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน (Community of Interest : CoI) เพื่อเกิดแรงขับในการหาคนมาถ่ายทอดความรู้ และสร้างแรงจูงใจโดยให้คำชมเชย และรางวัล เป็นต้น
๓. ขั้นการสกัดความรู้ เมื่อพื้นฐานและบรรยากาศพร้อม จะสามารถดำเนินการสกัดความรู้ในขั้นต้น จะพิจารณาผู้ที่จะมาถ่ายทอดความรู้ว่าเล่าเรื่องได้เอง หรือต้องการให้มีคนคอยถาม นอกจากนี้ยังจะต้องมีการพัฒนาให้บุคลากรสามารถถ่ายทอดความรู้ได้ด้วยตนเองต่อไป
๔. ขั้นสู่การพัฒนางาน เป็นการนำความรู้ที่สกัดได้มากลั่นกรอง และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อสะดวกต่อการเข้าถึง โดยจะต้องส่งเสริมให้เกิดการนำไปใช้ในการพัฒนางาน ซึ่งจะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของผู้ที่นำความรู้ไปใช้ กับผู้ที่เป็นคนถ่ายทอดความรู้เดิม
๕. ขั้นการสานต่อนวัตกรรม เป็นการกระตุ้นให้มีการคิดใหม่ ทำใหม่ เพื่อพัฒนางาน มีการจัดประกวด และให้รางวัล เพื่อให้การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จนแปรสภาพจากแรงจูงใจในการถ่ายทอดความรู้ เป็นแรงบันดาลใจ ให้มีความยั่งยืนถาวรต่อไป
ความเห็น (0)
ไม่มีความเห็น