แนวทางในการเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับองค์กร
ในปัจจุบัน ได้มีการขยายนิยามของคำว่า ERP ไปเป็น Extended ERP หรือ ERP Plus ซึ่งหมายถึงการครอบคลุมความสามารถอื่น ๆ ในระบบ คือระบบ CRM ซึ่งหมายถึงการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรที่เกี่ยวข้องทั้งก่อนขาย เช่น ระบบการขายเชิงรุก (Sales Force Automation) และหลังการขาย เช่น ระบบสนับสนุนลูกค้า (Customer Support) ระบบ ERP Plus ใช้ในการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ (Business Processes) ภายในองค์กรเกือบทุกจุดไม่ว่าองค์กรจะมีการทำธุรกรรมแห่งเดียวหรือหลายแห่ง ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตการจัดจำหน่ายและการเงิน และรวมไปถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร (Executive Information System) ดังแสดงในรูปภาพที่ 1 Extended Enterprise Solution and Customer Service
การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองต่างก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป แต่จากอดีตจนถึงปัจจุบันพบว่า การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะเมื่อพิจารณาจากในอดีตที่ผ่านมาบริษัทที่เลือกการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองพบกับความล้มเหลวในการนำระบบ ERP ไปปฏิบัติเป็นส่วนใหญ่อันเนื่องมาจาก
- ผู้ประกอบการไม่ใช่ผู้ที่คลุกคลีอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ธุรกิจจึงทำให้การออกแบบระบบไม่ครบถ้วน
- ผู้ประกอบการขาดความรู้เรื่องเทคโนโลยีใหม่ ๆ มากพอจึงทำให้ระบบที่ได้ล้าหลัง ไม่ทันสมัย และไม่รองรับอนาคต
- ใช้เวลานานจึงทำให้งบประมาณบานปลาย สิ้นเปลืองทั้งเวลาและบุคลากรตลอดจนค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม
2. เทคโนโลยีและการออกแบบสถาปัตยกรรมของ ERP
ปัจจัยด้านเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์ คือ การพิจารณาถึงองค์ประกอบของซอฟต์แวร์อันหมายถึง ระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล ภาษาที่ใช้ในการพัฒนา เป็นต้นสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เราเรียกว่าเป็น สถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมของการใช้งานของระบบ ERP ในการพิจารณาเลือกสถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ควรเลือกที่เป็นระบบเปิด (Open System) เนื่องจากแรงกดดันจากการค้าอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันรวมถึงอนาคตคุณจะต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้าของคุณมากขึ้นจึงควรพิจารณาถึงระบบที่เปิดและสามารถเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้อย่างง่าย ๆ อีกส่วนหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ สถาปัตยกรรมจะต้องมีเสถียรภาพและความปลอดภัยมากพอที่จะรองรับธุรกิจของคุณได้ สำหรับในปัจจุบันสถาปัตยกรรมที่ได้รับการยอมรับอย่างสูงคือเทคโนโลยีของ Microsoft ระบบ ERP บน Windows 2000 จึงเป็นทางเลือกที่แพร่หลายสาเหตุหนึ่งเป็นเพราะความง่ายในการใช้งาน การหาบุคลากรและที่สำคัญมักจะมีค่าใช้จ่ายในการลงทุนต่ำกว่าระบบปฏิบัติการอื่น
3. ฟังก์ชั่นของ ERP จะต้องตอบสนองและสร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจขององค์กร
ระบบ ERP มักจะมีฟังก์ชั่นการใช้งานมากมาย การนำซอฟต์แวร์ ERP ไปปฏิบัติให้ประสบความสำเร็จไม่ใช่การที่จะต้องนำฟังก์ชั่นต่าง ๆ เหล่านั้นมาใช้ทั้งหมดเพราะนอกจากจะเป็นการสร้างงานส่วนเพิ่มให้กับพนักงานแล้วยังเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่าอีกด้วย ผู้บริหารควรมีนโยบาย โดยคำนึงถึงเป้าหมายหลักของธุรกิจของตัวคุณเอง พิจารณาจากกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง เช่น ที่ปรึกษา คู่ค้า หรือคู่แข่ง ตลอดจนเทคนิคการบริหารผลิตต่าง ๆ อันเป็นที่น่ายอมรับของคุณและคู่ค้า และนำนโยบายนั้นกำหนดเป็นเป้าหมายของการวางระบบ ERP และมีนโยบายในการทบทวนนโยบายดังกล่าวอยู่ตลอดเวลาถือเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญในการวางระบบ ERP ขององค์กร เนื่องจากเป็นกระบวนการทำให้สำเร็จ ปัจจัยที่สำคัญที่มีการพิจารณาคือ
- ฟังก์ชั่นการดำเนินงานของ ERP ตรง ใกล้เคียงกับนโยบาย และแนวทางธุรกิจสามารถพัฒนากระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้ ความหมายคือ ฟังก์ชั่นของระบบ ERP จะต้องมีทิศทางที่รองรับและแก้ไขปัญหาให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างตรงจุดตรงประเด็น เช่น ระบบ ERP สำหรับผู้ประกอบการชิ้นส่วนรถยนต์ต้องรองรับเทคนิค JIT (Just in Time) หรือ Kanban เป็นต้น
- ระบบ ERP จะต้องใช้งานง่าย ลดเวลาในการทำงาน ลดระยะเวลาการปฏิบัติ ควรเป็นERP แบบไร้กระดาษ (Paperless) ลดต้นทุนการปฏิบัติทั้งทางตรงและทางอ้อม
- ที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ ทีมงานที่ปรึกษาซึ่งเป็นผู้ที่มีส่วนร่วมในการวางระบบ ERP จะต้องมีความรู้ความเข้าใจในฟังก์ชั่นของ ERP ที่จะสามารถพัฒนาธุรกิจที่คุณดำเนินงานอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยพิจารณาจากประวัติ ผลงานเด่น ฯลฯ
4. การแก้ไขซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง (Customization)
ต้องยอมรับว่าไม่มีระบบ ERP สำเร็จรูปที่มีอยู่จะมีกระบวนการทำงานและสามารถพิมพ์เอกสารทุกประเภทที่คุณใช้งานอยู่ออกมาได้ตรงกับคุณ 100 % เต็ม บริษัททุกบริษัทมีรูปแบบของเอกสารการดำเนินงานต่างกัน เช่น เอกสารคำสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขโปรแกรมให้เข้ากับองค์กรไม่มากก็น้อยทุก ๆ บริษัท เป็นเหตุให้องค์กรต้องพิจารณาความสามารถในการแก้ไขซอฟต์แวร์ ว่ามีความยากง่ายสำหรับการแก้ไขมากเพียงใด ERP ที่ดี ควรจะสามารถทำการแก้ไขได้ง่าย และยังคงปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพของ ERP คือหลังจากแก้ไขแล้วสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงต่อเวอร์ชั่นใหม่ได้ด้วย ดังที่ทราบกันในยุคปัจจุบันเป็นยุคของเทคโนโลยีแบบ Open Source การแก้ไขบางอย่างจำเป็นต้องใช้ Source Code เพื่อแก้ไข คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนซื้อว่า ERP ที่คุณซื้อนั้นมี Source Code มาด้วยหรือไม่? มิฉะนั้นในอนาคตคุณจะมีปัญหาในการแก้ไข หากว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณเปลี่ยนหรือแม้แต่คุณจะสร้างรายงานขึ้นมาเฉพาะทาง
5. การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software maintenance)
การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์คือ การแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP หลังจากองค์กรวางระบบ ERP เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะติดตั้งระบบ ERP
- ผู้บริหารควรจะต้องคำนึงถึงบุคลากรที่จะทำหน้าที่รักษากระบวนการทำงานของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ให้คงประสิทธิภาพสม่ำเสมอ ดังเช่นที่กล่าวมาในหัวข้อที่ 2 ความง่ายของเทคโนโลยีของ ERP เป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึงเพราะหากคุณเลือกใช้เทคโนโลยีที่ง่ายและแพร่หลายก็จะหาบุคลากรได้ง่ายและสามารถที่จะพัฒนา ERP ได้ต่อไปในอนาคต
-
และสำหรับกรณีที่บุคลากรในองค์กรไม่สามารถแก้ปัญหาเองได้ ซึ่งจำเป็นต้องให้บริษัทที่ปรึกษาทำการแก้ปัญหา องค์กรควรเลือกบริษัทที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการแก้ปัญหา และสามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มี Hot Line หรือบริการ Customer Support คอยตอบคำถามอย่างเป็นระบบอยู่ตลอดเวลา
6. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP (Cost of Ownership)
แน่นอนว่าองค์กรใหญ่และเล็กจะมีการพิจารณาค่าใช้จ่ายในการลงทุน ERP ไม่เท่ากันผู้ประกอบการควรคำนึงถึงความเหมาะสมในการเลือก ERP ที่เหมาะกับตนเองจากปัจจัยทั้ง 5 ข้อด้านบนที่กล่าวมาในการพิจารณาต้นทุนของระบบ ERP จะต้องพิจารณาต้นทุนทั้งหมดขององค์การที่ต้องลงทุน และต้องคำนึงถึงต้นทุนทั้งในระยะสั้นและระยะยาวด้วย ต้นทุนในที่นี้ประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ต้นทุนการนำระบบ ERP ไปปฏิบัติ (Implement) ต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software Maintenance) หลังจากนั้นผู้ประกอบการควรวิเคราะห์ถึงเวลาที่ใช้ไปในการอบรมและพัฒนาบุคลากร เมื่อนำปัจจัยทั้งหมดมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับรวมถึงผลที่จะได้รับโดยเนื้องานในแต่ละส่วนแล้ว ต้นทุนทั้งหมดในการติดตั้งระบบ ERP ของท่านจะเป็นเท่าไรจึงเหมาะสม ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ หากท่านเป็นองค์กรที่ไม่ใหญ่มากแต่เลือกที่จะใช้ ERP ที่มีฟังก์ชั่นมากมายเต็มไปหมดเกินความจำเป็นก็จะทำให้ท่านมี Cost of Ownership สูงกว่าคนอื่นที่เลือกติดตั้ง ERP ที่มีฟังก์ชั่นเหมาะสมกับบริษัทของตนเอง
บทสรุป
ระบบ ERP เป็นระบบที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรมทุกขนาดในปัจจุบัน หากไม่มี ERP ท่านจะไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกในอนาคตอันใกล้ การตัดสินใจเลือก ERP ของผู้บริหารควรเลือกระบบ ERP ที่เป็นระบบเปิด (Open Source) ใช้งานง่าย มีฟังก์ชั่นรองรับกับเทคนิคการบริหารการผลิตทั้งแบบ Push และแบบ Pull เช่นระบบ PowerCerv JIT (Just in Time) และคัมบัง (Kanban) ตลอดจนจะต้องหาบุคลากรได้อย่างไม่ลำบากเพื่อองค์กรจะได้ไม่มีปัญหาต่อการหาเจ้าหน้าที่
ERP ในปัจจุบันถูกนิยามใหม่เป็น ERP Plus ดังนั้นจะต้องรองรับระบบ CRM (Customer Relationship Management) การใช้ระบบ ERP ให้มีประสบความสำเร็จนั้นมิใช่เพียงติดตั้งคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ หากแต่ต้องนำความสามารถของ ERP นั้นปรับปรุงการทำงานขององค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง เจ้าหน้าที่ผู้ขายตลอดจนบริษัทที่ติดตั้ง ERP จะต้องมีความรู้เชี่ยวชาญในธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง ช่วยให้คุณและองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด หากผู้บริหารนำปัจจัยที่กล่าวมาทั้งหมดมาพิจารณาอย่างรอบคอบจะสามารถตัดสินใจเลือกระบบ ERP ได้อย่างถูกต้องสำหรับองค์กรของคุณ
ผู้เขียน: ชนะ สุพัฒสรยงยุทธ ลิขิตพัฒนะกุล
บริษัท เอ็มโฟกัส จำกัด (กลุ่มล็อกซเล่ย์) Bangkok, Thailand
ความเห็น (2)
SME มีปัญญาใช้ ERP กับเขาไม๊ ค่ะ
เป็นคำถามที่ถามมามากครับ เพราะบ้านเราเองมีกลุ่ม SME เยอะ และก็เล็งเห็นประโยชน์ของการใช้ IT เพื่อทำ ERP แต่ก็ติดส่วนใหญ่แล้ว ระบบ ERP มักจะมีราคาแพงมาก และดูไม่คุ้มค่าในการลงทุนทั้งทางการเงิน บุคคล และเวลา
แต่ในปัจจุบันนี้ ก็ได้มีกลุ่มนักวิชาการ ร่วมกับกลุ่มตัวแทนภาคอุตสาหกรรม ได้หยิบเอา Open Source ERP มาพัฒนาต่อ ทั้งในด้านฟังก์ชั่นการทำงาน และการแปลภาษาไทย เพื่อช่วยลดต้นทุนในส่วนของตัวซอฟต์แวร์ เหลือเพียงลงทุน Hardware และด้านตัวบุคคลเรื่องการ Implementation และการอบรมผู้ใช้งานในส่วนต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น Tiny ERP เป็นต้นครับ