การแลกเปลี่ยนการจัดการความรู้ (KM) ปี 2567 สำหรับเจ้าหน้าที่สายสนับสนุน เรื่อง “สายสนับสนุนมืออาชีพสู่การบริหารจัดการโครงการ”

การแลกเปลี่ยนการจัดการความรู้ (KM) สำหรับเจ้าหน้าที่สายสนับสนุน
เรื่อง “สายสนับสนุนมืออาชีพสู่การบริหารจัดการโครงการ”

วันที่ 17 มกราคม 2567 เวลา 13.00 - 16.30 น.

ห้องประชุมพวงผกา อาคารเรียน1 ชั้น 6

วิทยากร คุณณิชาวรางค์  สุทธพันธ์ ตำแหน่ง นักจัดการงานทั่วไป วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี แพร่

“เจ้าหน้าที่สายสนับสนุนมีบทบาทอย่างไรในการบริหารโครงการฯ”

      การบริหารจัดการโครงการ คือ การดำเนินการโครงการให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเริ่มตั้งแต่ศึกษาหาความรู้และทำความเข้าใจเกี่ยวกับแนวทาง หลักเกณฑ์ วิธีการจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อขอรับการจัดสรรงบประมาณเพื่อให้สามารถบริหารจัดทำโครงการและบริหารแผนงานโครงการให้ประสบผลสำเร็จ โดยเขียนโครงการให้แล้วเสร็จภายใน 3 สัปดาห์โดยผ่านการตรวจสอบความถูกต้องของฝ่ายการเงิน  งานแผนฯ และตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมดโดยหัวหน้างานบริหาร/รองบริหารฯ   จัดซื้อจัดจ้างยืมเงินภายในระยะเวลา 7 วันก่อนดำเนินโครงการ ประเมินผลสรุปโครงการให้เสร็จสิ้นภายใน 2 สัปดาห์ และเสร็จสมบูรณ์ภายใน 30 วัน

        1.การให้บริการ รับผิดชอบโครงการประจำไม่พบปัญหาเพราะดำเนินการได้ตามที่มีการจัดทำโครงการ “โดยได้รับการกระตุ้นจากผู้บริหารให้สายสนับสนุนต้องทำหน้าที่ support อาจารย์เพื่อให้มีเวลาในการผลิดผลงานวิชาการได้อย่างมีประสิทธิภาพ สายสนับสนุนทุกคนจึงต้องรับผิดชอบการทำหน้าที่ของตนเองให้มีประสิทธิภาพ” โดยยึดหลักการอยู่ร่วมกันด้วยกันด้วยความเข้าใจเหมือนครอบครัว จะช่วยกันทำงานร่วมกันทุกงาน เมื่อมีปัญหาจะมีหน้าที่จะต้องรับผิดชอบจึงทำให้งานเกิดประสิทธิภาพในการทำงาน
        2. สนับสนุนในการบริหารจัดการโครงการ คือ การรับผิดชอบดำเนินงาน “สนับสนุนให้อาจารย์สามารถบริหารจัดการโครงการให้ได้ตามแผนที่วางไว้ ” โดยเมื่ออาจารย์ส่งเอกสาร เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การเบิกจ่ายงบประมาณ เจ้าหน้าที่สายสนับสนุนจะทำหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการเรื่อง เอกสารตามขั้นตอนการจัดทำโครงการ
ให้สะดวก รวดเร็ว

         3. ปัญหา อุปสรรค และแนวทางการแก้ไขปัญหา

กลุ่มงาน	ปัญหาและอุปสรรค	แนวทางแก้ไขปัญหา
ด้านวิจัยและบริการวิชาการ	ปรับเปลี่ยนโครงการฯ เนื่องจากมีนโยบายเร่งด่วน จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนงบประมาณระยะเวลา กิจกรรม ฯลฯ	1.มีแบบฟอร์มปรับเปลี่ยนโครงการให้สะดวกต่อผู้รับผิดชอบปรับเปลี่ยนโครงการฯ 2.มีคู่มือการดำเนินงานและแจ้งให้ทราบในที่ประชุมประจำเดือนเพื่อให้ทราบแนวทางการปฏิบัติ
ด้านกิจการนักศึกษา
ด้านวิชาการ	เอกสารการเบิกจ่ายค่าสอนไม่ถูกต้องและเบิกจ่ายล่าช้า	ผู้บริหารมอบหมายให้งานเทคโนโลยีฯ จัดทำโปรแกรมคีย์ค่าสอนและสามารถพริ้นออกมาเพื่อให้คณะกรรมการโดยอาจารย์ตรวจสอบความถูกต้อง และโปรแกรมนี้จะสัมพันธ์กับฐานข้อมูลที่กรอก มคอ.งานเทคโนโลยีฯจึงสามารถดึงข้อมูลมาคำนวณโปรแกรมคิดค่าสอนได้
ด้านบริหารและยุทธศาสตร์
งานพัสดุ	การจัดซื้อจัดจ้างให้ทันเวลาตามความต้องการของผู้รับบริการ	ประชาสัมพันธ์ให้แจ้งความต้องการล่วงหน้าอย่างน้อย 3 สัปดาห์ก่อนใช้งาน
งานการเงินและบัญชี	1.งานด้านการรายงานการเบิกจ่ายงบประมาณรายไตรมาศ : รายงานยอดเงินเบิกจ่ายไม่ทันตามไตรมาส ที่กำหนด 2.การเบิกจ่ายค่าตอบแทนของเจ้าหน้าที่จ้างเหมาบริการล่าช้า	พิจารณาหมวดเงินและวางแผนการเบิกจ่ายให้ทันตามไตรมาส1-2 ตามที่กำหนด วางแผนการใช้เงินทุกหมวดเงินไม่ให้ค้างเบิก พยามทำเบิกจ่ายให้ได้ตามแผนที่กำหนด หากมีการเบิกจ่ายล่าช้าจะต้องทบทวนว่าปัญหาอยู่ตรงจุดใดและต้องแก้ไขร่วมกันระหว่างงานการเงินและงานแผนฯและมีการรายงานเกี่ยวกับเปอร์เซ็นการใช้เงินจากงานด้านต่างๆในคณะกรรมการประชุมบริหารวิทยาลัยฯ  และเพื่อให้บริหารงบประมาณที่ได้รับแบบเร่งด่วนมาใหม่ได้ทัน งานการเงินจะตรวจสอบตารางงานของผู้อำนวยการเพื่อจัดทำเอกสารการเบิกจ่ายเงินค่าตอบแทนเจ้าหน้าที่จ้างเหมาบริการเสนอให้ผู้อำนวยการเซ็นเอกสารได้สอดคล้องกับตารางการทำงานของท่าน และจะแจ้งให้เจ้าหน้าที่จ้างเหมาบริการทราบว่าจะได้รับเงินภายใน 1 สัปดาห์หรือหากมีการปรับเปลี่ยนจะประชาสัมพันธ์และสื่อสารให้เจ้าหน้าที่จ้างเหมาบริการรับทราบทุกครั้ง
งานทรัพยากรบุคคล	งบพัฒนาของอาจารย์ไม่เป็นไปตามแผนการพัฒนาอาจารย์	วางแผนจากข้อมูลปีที่แล้วมาปรับแผน/งบการพัฒนาของอาจารย์ที่เปลี่ยนแปลงไปจากแผนเดิม และเมื่อระยะเวลาผ่านไป 6 เดือนก็จะนำปัญหาอุปสรรคมาทบทวนอีกครั้ง เพื่อแก้ไขให้ได้มากที่สุด

[จันทร์จิรา ขันทะยศ]

สายสนับสนุนที่มีศักยภาพช่วยพัฒนาหน่วยงานในการจัดทำโครงการได้ดี

[เกศกาญจน์ ทันประภัสสร]

สายสนับสนุนสามารถช่วยให้อาจารย์ได้พัฒนาผลงานวิชาการได้เต็มที่ เมื่อสายสนับสนุนมีความรู้ความสามารถในงานที่รับผิดชอบแสวงหาความรู้ และลงมือปฏิบัติจนเกิดทักษะความชำนาญ มีจิตบริการที่เยี่ยมยอด(service mind)และ มีความสามัคคีร่วมแรงร่วมใจในการทำงาน