นโยบายการจัดการ (management policies) คืออะไร? มีประโยชน์อะไรสำหรับการบริหาร?

เป็นธรรมดาอยู่เอง เมื่อองค์กรธุรกิจเติบโตและขยายตัวมากขึ้น มีจำนวนผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่หลากหลาย ซึ่งมักจะมาพร้อมกับการเพิ่มขึ้นของจำนวนหน่วยงาน จำนวนผู้บริหารรวมถึงพนักงานที่เพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเติบโตมาจากธุรกิจครอบครัว หรือจากองค์กรที่มีผู้ถือหุ้นร่วมกันบริหาร แม้นว่าจะได้มีการกำหนดพันธกิจ (องค์กรจะเป็นอะไรและเป็นอย่างไรในอนาคต) มีการระบุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ตลอดจนคุณค่า (value) ที่นอกเหนือจากการทำกำไร รวมถึงได้กำหนดกลยุทธ์ทุกระดับแล้วก็ตาม แต่กลับพบว่ามีองค์กรเป็นจำนวนมากที่มักจะละเลย หรือมองไม่เห็นความสำคัญในเรื่องการจัดทำนโยบายการจัดการ (management policies) 

จริงอยู่ แม้มีแนวทางกลยุทธ์ที่ชัดเจนก็ตาม แต่ในการปฏิบัติจริงแล้วยังคงมีความจำเป็นในเรื่องการกำหนดกติกา กฎเกณฑ์ เพื่อความชัดเจน เนื่องจากมีทั้งผู้บริหารและพนักงานเป็นจำนวนมาก ในหลายกรณีการที่ขาดหรือมีนโยบายการจัดการที่ไม่ชัดเจน อาจนำพาให้ผู้บริหารอีกหลายท่านโดยเฉพาะในระดับกลางใช้วิจารณญาณหรือสื่อสารไปยังผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ได้ตรงหรือสอดคล้องไปกับสิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงต้องการ ซึ่งอาจส่งผลเสียหายที่คาดไม่ถึงได้ 

ดังที่ได้เคยให้นิยามและความหมายไปแล้วว่า นโยบายในเชิงการจัดการเป็นอย่างไร แบ่งออกได้เป็นกี่ประการ แต่ขอกระชับรวบรัดแบบสั้นๆ ว่า นโยบายเรื่องการจัดการมีหลายมิติ ตั้งแต่นโยบายการจัดการหลักของผู้บริหารระดับสูง นโยบายทางด้านการตลาดและการขาย นโยบายในเรื่องการจัดซื้อจัดจ้าง และนโยบายที่เกี่ยวกับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น 

ใน spectrum หากนโยบายการจัดการมีความชัดเจนและจำเป็นที่จะต้องออกไปในทางอนุรักษ์ จะกลายเป็นเรื่องของกฎเกณฑ์ที่จะต้องปฏิบัติ แต่ถ้าอยู่ตรงกลางของ spectrum จะกลับกลายเป็นส่วนหนึ่งของ Corporate governances ผมไม่ใช้คำว่า good นำหน้า เนื่องจากแต่ละองค์กรต่างก็มีหลักการอันเหมาะสมเป็นของตัวเอง ตัดสินไม่ได้ว่า good หรือ not good และ อีกปลายสุดอีกด้านของ Spectrum ในกรณีที่ดำเนินธุรกิจแบบครอบครัว ไม่จำเป็นต้องเป็นกฎเกณฑ์ เป็นเพียงกติกา หรือระเบียบที่ผู้บริหาร ซึ่งเป็นผู้ถือหุ้นแสดงเจตจำนงร่วมกันที่จะใช้นโยบายนี้  

ทั้งนี้มักจะมีการถามกันค่อนข้างมากว่า แล้วหลักเกณฑ์ในการกำหนดนโยบายธุรกิจที่เหมาะสมหรือสามารถใช้ในทางปฏิบัติได้ควรต้องมีเกณฑ์อะไรบ้าง วันนี้ขอตอบคร่าวๆ และจักได้อธิบายในตอนต่อๆ หากมีเวลา 

1. state of problem หมายถึง ปัญหาที่เกิดขึ้นมาในอดีตที่ทำให้การจัดการไม่ได้เป็นไปอย่างราบรื่น ทั้งในเรื่องความคิดเห็น วิธีการตัดสินใจหรือวิธีการปฏิบัติในการจัดการ ในส่วนนี้จำเป็นต้องรวบรวมและจัดประเด็นปัญหา มากำหนด ตีกรอบ จัดหมวดหมู่ ก็จะได้เห็นแก่นของปัญหาว่ามาจากสาเหตุใด และเป็นเรื่องใด 
2. Identify key objectives ต้องชัดเจนและเข้าใจก่อนว่าวัตถุประสงค์รวมถึงความจำเป็นในการจัดทำนโยบายการจัดการ
3. Revise mission, corporate objective and strategies at all levels ทบทวนอีกครั้งหนึ่งว่านโยบายการจัดการนั้นสนับสนุนหรือเกื้อหนุนและมีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์ (relate and relevance) ต่อเรื่องและสอดคล้องกับพันธกิจและกลยุทธ์หรือไม่ ในหลายกรณีได้พบว่านโยบายการจัดการมักจะยึดติดอยู่กับรูปแบบการเติบโตในอดีตหรือใช้วิจารณญาณของผู้บริหารระดับสูงเป็นหลัก  ไม่ได้คำนึงถึงสภาพแวดล้อมหรือบริบทที่เปลี่ยนไป ดังนั้นการออกแบบนโยบายการจัดการในลักษณะนี้จะยิ่งกลับกลายเป็นอุปสรรคขัดขวางความสำเร็จและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ 
4. Details of policies and their implications คือการร่างนโยบายการจัดการและศึกษาทบทวนผลกระทบที่อาจจะตามมา ไม่ว่าจะในทางบวกหรือทางลบ ส่งผลต่อทั้งธุรกิจต่อการรับรู้ของพนักงานในระดับถัดลงมา  โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นโยบายการจัดการถือเป็นนโยบายระดับสูง มักจะจัดทำขึ้นโดยผู้บริหารระดับสูง (top management) เท่านั้น จากนั้นนโยบายอื่นๆ ค่อยออกตามมา (เปรียบเทียบง่ายๆ เสมือนศักดิ์ของกฎหมาย รัฐธรรมนูญถือเป็นกฎหมายสูงสุด มีศักดิ์สูงสุด กฎหมายฉบับอื่นมีศักดิ์รองลงมา) 
5. How to communicate to the lower level and cascade to the all employees นโยบายการจัดการจากผู้บริหารระดับสูงสุด ในทางปฏิบัติไม่ควรมีจำนวนข้อมาก แต่ที่เป็นปัญหาก็คือ ผู้บริหารต้องสามารถชี้แจงและอธิบายเพื่อส่งมอบนโยบายนี้ต่อไปดำเนินการต่ออย่างถูกต้อง สอดคล้องกับเจตนาของการออกนโยบาย เหตุนี้รูปแบบและวิธีการสื่อสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก 
6. Monitor and directing and find out why they work or not work เมื่อได้ทำการประกาศนโยบายและใช้ไปแล้วสักพักหนึ่ง จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำการติดตามกำกับและประเมิน เพื่อหาช่องว่าง จุดอ่อนและปรับแก้ให้เหมาะสมต่อไป  นโยบายบางประการอาจขัดหรือแย้งกับวิธีการปฏิบัติจริง 

การที่ไม่มีนโยบายการจัดการหรือมีแต่คลุมเครือและไม่ชัดเจน อาจทำให้เกิดความเสียหายแก่องค์กรอย่างคาดไม่ถึงนะครับ  

สสรณ์ โสรัตน์