๙๔๑. การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน


การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน

การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน

การเขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน ถือได้ว่าเป็นสิ่งแรกที่มหาวิทยาลัยและพนักงานจะต้องทราบว่า เมื่อมหาวิทยาลัยรับพนักงานเข้ามาปฏิบัติงานแล้ว พนักงานจะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไรบ้าง ซึ่งจะแบ่งออกเป็น การปฏิบัติงานหลัก การปฏิบัติงานรอง และการปฏิบัติงานอื่นที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา และงานนั้น ๆ จะต้องมีตัวชี้วัดของงาน คือ อะไรบ้าง มีขอบเขตของงานอย่างไร ที่งานนั้นต้องมีความรู้ ความสามารถ ทักษะที่ควรใช้ เพื่อที่จะได้นำไปเป็นส่วนในการฝึกอบรมที่จำเป็นให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นควรที่จะต้องมี และคุณสมบัติของพนักงานที่สำคัญต่อไป…โดย การกำหนดหน้าที่งานในแต่ละตำแหน่งนั้น ต้องสัมพันธ์กับค่าจ้าง หรือเงินเดือนที่จำเป็นต้องจ้าง รวมถึง Competency ที่ต้องใช้ในแต่ละตำแหน่งของงานนั้น

สิ่งที่กล่าวมาข้างต้น คือ สิ่งที่ต้องบรรจุไว้ในแบบกำหนดหน้าที่ของงาน ประโยชน์ในการจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานที่เป็นไปตามมาตรฐาน จะช่วยให้งานทรัพยากรบุคคลประสบผลสำเร็จได้…ซึ่งเป็นข้อตกลงกันระหว่างผู้บังคับบัญชา หรือหัวหน้ากับพนักงาน…เมื่อหน่วยงานรับพนักงานเข้ามาทำงานแล้ว สิ่งแรกที่สำคัญของการที่จะทราบถึงรายละเอียดของงาน ก็คือ แบบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละตำแหน่งที่หน่วยงานได้จัดเตรียมทำเอาไว้ เพื่อให้พนักงานและหัวหน้างานได้ทำความเข้าใจกันตั้งแต่ต้นว่า พนักงานในตำแหน่งนั้นจะต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง มีตัวชี้วัดอะไร เมื่อได้ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว

การประเมินผลการผ่านทดลองงาน เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาสู่มหาวิทยาลัย อันดับแรกต้องทำความเข้าใจตั้งแต่ต้นว่า พนักงานมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง การบอกกล่าวด้วยวาจาเพียงอย่างเดียว คงไม่พอ ต้องอาศัยแบบกำหนดหน้าที่งานเป็นแบบยืนยันให้เป็นลายลักษณ์อักษร…เพราะในแบบกำหนดหน้าที่งานนั้น จะมีลายเซ็นต์ทั้งหัวหน้า ผู้บังคับบัญชา และพนักงาน กำกับไว้เป็นข้อตกลงร่วมกันด้วย ซึ่งจะเป็นหลักฐานแสดงอย่างชัดเจนว่า พนักงานได้รับทราบข้อตกลงทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว การประเมินผลการผ่านการทดลองงานในแต่ละส่วนราชการ ก็จะมีระยะเวลา ความแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับแต่ละมหาวิทยาลัย ระบุไว้ในข้อบังคับของแต่ละมหาวิทยาลัยที่ได้เขียนไว้

แบบกำหนดหน้าที่งาน ใช้เป็นแนวทางในการรับพนักงานใหม่เข้าสู่มหาวิทยาลัย อาจมีระบุไว้ เช่น เพศชาย หรือหญิง อายุตัว ประสบการณ์ วุฒิการศึกษา และความสามารถพิเศษ ซึ่งในรายละเอียด ควรมีการเขียนไว้ในขั้นต่ำของตำแหน่งงานนั้น ๆ เพื่อให้ทางเจ้าหน้าที่สรรหา ได้ใช้เป็นแนวทางในการเปิดรับสมัครพนักงานเข้าสู่มหาวิทยาลัยได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนา และฝึกอบรมพนักงาน เมื่อรับพนักงานเข้ามาในมหาวิทยาลัยแล้ว สิ่งที่ต้องทำอันดับแรก คือ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ และฝึกอบรมในสิ่งที่จำเป็นสำหรับพนักงานจะต้องทราบก่อนลงปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ เช่น ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน วัฒนธรรมองค์กรของมหาวิทยาลัย กฎหมาย ระเบียบต่าง ๆ ที่พนักงานควรทราบ เป็นต้น

หากมหาวิทยาลัยมิได้กำหนดแบบกำหนดหน้าที่งานในแต่ละตำแหน่งนั้น จะทำให้เกิดปัญหาต่อการปฏิบัติงานขึ้นได้ เพราะพนักงานจะไม่ทราบหน้าที่ที่ตนเองต้องมีความรับผิดชอบว่าต้องทำอะไรบ้าง และจะไม่ทราบข้อตกลงเบื้องต้นว่าส่วนราชการให้ตนเองมาทำอะไร ผลสัมฤทธิ์ของงานที่ออกมานั้น คือ สิ่งใด และตนเองควรที่จะพัฒนาตนเองอะไรบ้างเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน ที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงาน

ที่มา : ศึกษาจาก Job Description การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานบนพื้นฐาน Competency, ดร.กฤติน กุลเพ็ง และหน้าที่ที่ผู้เขียนได้ทำการปฏิบัติงาน นำมาประยุกต์เพื่อใช้ในการทำงานของภาครัฐ

*********************************

ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาในบันทึกนี้ค่ะ

บุษยมาศ แสงเงิน

๒๔ พฤศจิกายน ๒๕๖๔

 

หมายเลขบันทึก: 693540เขียนเมื่อ 24 พฤศจิกายน 2021 14:55 น. ()แก้ไขเมื่อ 26 พฤศจิกายน 2021 14:31 น. ()สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี