๙๓๘. การวางแผนอัตรากำลัง

การวางแผนอัตรากำลัง

การวางแผนอัตรากำลัง (Human Resource Planning) มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพราะเป็นกระบวนการสำรวจความต้องการทรัพยากรมนุษย์เพื่อให้ได้จำนวนบุคลากรที่มีทักษะ ที่ต้องการและสามารถจัดหาได้เมื่อจำเป็นต้องใช้

ดังนั้น การวางแผนอัตรากำลังเป็นการวางแผนบุคลากร โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่เพื่อกำหนดจำนวน และประเภทของบุคลากรที่ต้องการเพื่อให้ส่วนราชการสามารถวางแผน การสรรหา การคัดเลือก การฝึกอบรม และเนินการในส่วนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างถูกต้อง

การวางแผนอัตรากำลังจะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายของส่วนราชการนั้น ๆ โดยต้องมีการพิจารณากำลังคนที่ต้องการว่ามีมาก น้อยเพียงใด และมีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ นอกจากพิจารณาถึงจำนวนอัตรากำลังคนแล้ว ยังต้องคำนึงถึงการทำให้บุคลากรเกิดความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน และมีโอกาสก้าวหน้าในอาชีพ เพื่อลดการลาออก เพราะจะส่งผลให้ไม่เกิดปัญหาเกี่ยวกับการขาดแคลนบุคลากรที่ปฏิบัติงานอีกด้วย

ประโยชน์ของการวางแผนอัตรากำลัง

๑. ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถวางแผนการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ทำให้มองเห็นภาพรวมเกี่ยวกับความจำเป็นในการใช้ทรัพยากรมนุษย์ในมหาวิทยาลัย ทำให้บุคลากรที่เข้ามาทำงานในมหาวิทยาลัยมีคุณค่า เกิดประโยชน์แก่มหาวิทยาลัยอย่างแท้จริง

๒. ทำให้การจัดกำลังคนและเป้าหมายของมหาวิทยาลัยมีความสอดคล้องกัน

๓. ทำให้เกิดความสะดวกในการจัดหน่วยงานต่าง ๆ ให้ทำงานประสานสัมพันธ์กันตามความเหมาะสมของปริมาณคน ปริมาณงาน ปริมาณเวลา ในการทำงานและคุณภาพของผลงานที่ต้องการ

๔. เป็นการควบคุมบุคลากรให้ทำงานภายในขอบเขตอันเหมาะสมและอย่างเต็มความสามารถของแต่ละคน ไม่ทำให้เกิดการสูญเปล่าของแรงงานและค่าใช้จ่าย

๕. การกำหนดจำนวนบุคลากรไว้ล่วงหน้าทำให้สามารถดึงเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ได้ถูกจังหวะ และถูกเวลาที่ต้องการ เพราะบุคลากรได้ถูกเตรียมพร้อมไว้แล้ว

๖. การจัดกำลังคนและงานให้เกิดการสมดุล ทำให้บุคลากรมีงานทำอย่างทั่วถึง ไม่เกิดปัญหาบางคนมีงานมาก บางคนมีงานน้อย

๗. ปัญหาความขาดแคลนบุคลากรจะไม่เกิดขึ้น หากมีการกำหนดกรอบอัตรากำลังไว้ล่วงหน้า

การวิเคราะห์ภาระงานของสายสนับสนุน

๑. คิดจากการปฏิบัติงาน ตามภาระงานของแต่ละงาน (ตามโครงสร้างฯ) โดยเขียนรายละเอียดของงานที่ต้องปฏิบัติ ในปริมาณงาน/ปี ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงาน/หน่วย เช่น นาที ชั่วโมง วัน การคิดปริมาณงาน คิดปริมาณงานรวมใน ๑ ปี

๒. กำหนดให้ การทำงาน ๑ วัน เท่ากับ ๗ ชั่วโมงทำการ

๓. กำหนดให้ การทำงาน ๑ คน ทำงาน ๒๓๐ วัน/ปี

๔. อัตรากำลังที่พึงมี = ระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานรวมทั้งหมด (วัน) / ๒๓๐

เมื่อดำเนินการคิดอัตรากำลังเรียบร้อย จะทำให้ได้จำนวนอัตรากำลังในภาพรวมของแต่ละหน่วยงาน และภาพรวมของมหาวิทยาลัย

หมายเหตุ : 

         ๑. ในการเขียนรายละเอียดของการปฏิบัติงานในแต่ละงาน และรายละเอียดในการปฏิบัติงานนั้น พึงระวัง!!! จงเขียนตามความเป็นจริง และเป็นไปได้ของการปฏิบัติงาน เพราะหากเขียนไม่เป็นไปตามความจริง จะทำให้ได้อัตรากำลังที่ไม่เป็นจริง และจะทำให้ได้อัตรากำลังที่เกินตามความเป็นจริงได้

         ๒. อาจทำตารางเวลาของงานแต่ละประเภทไว้ เพื่อใช้ในการนำมาคำนวณเวลาในการปฏิบัติงาน เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกันก็ได้ แต่ก็มีข้อเสีย คือ งานแต่ละงาน อาจจะปฏิบัติด้วยการใช้เวลาไม่เท่ากันก็เป็นไปได้

         ๓. ในการเขียนภาระงาน ควรเขียนตามความเป็นจริง และนึก คิดให้ออกว่าในแต่ละวันนั้นเขียนภาระงานครบถ้วนแล้วหรือไม่ มีส่วนใด เรื่องใด ขาดตกบกพร่อง หรือเขียนภาระงานเกินความเป็นจริง

          ทั้งหมดตามข้างต้น เป็นการคำนวณอัตรากำลังของบุคลากร สายสนับสนุน ฯ เพื่อให้ได้อัตรากำลังตามความเป็นจริง และคุ้มค่าต่อการจ่ายค่าตอบแทนของส่วนราชการ ซึ่งสามารถนำมาเขียนภาระงาน จัดทำคู่มือในการปฏิบัติงานหลักต่อไปได้ รวมทั้งการเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น เป็น Career Path ของรายตำแหน่งอีกได้

ที่มา : ศึกษาจาก คู่มือการปฏิบัติงาน เรื่อง การวางแผนอัตรากำลังทรัพยากรบุคคลอุดมศึกษา สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา และหน้าที่ที่ผู้เขียนได้ทำการปฏิบัติงาน นำมาประยุกต์เพื่อใช้ในการทำงานของภาครัฐ

****************************

ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาในบันทึกนี้ค่ะ

บุษยมาศ แสงเงิน

๒๔ พฤศจิกายน ๒๕๖๔